秘書に対して、みなさんはどんなイメージをお持ちでしょうか?

「プラダを着た悪魔」のアン・ハサウェイのように、ボスの命令は絶対で、時にはプライベートのお世話までする秘書。

年老いた人の好さそうな役員の話相手となり、その意向を他の社員に伝えるお手伝いさんのような秘書。

若くて素敵な社長の元、ヒールを鳴らしながら仕事をバリバリこなすセクシーな秘書。

などなど、「秘書」と聞いて思い浮かぶイメージは人それぞれかと思います。

医療系大学の役員秘書を務めている私が、秘書の仕事内容ややりがいなど、これから秘書を目指す人にとって参考になるよう、わかりやすく解説します!

秘書の9個の業務

そもそも、「医療系大学」といった単語自体、聞きなれないという方も多いかと思います。

大学には文系・理系だけでなく、医師や看護師になるための勉強を専門に行う医療系大学というものが存在します。

一般的な総合大学と大きく異なるのは、6年制であるということと、大学病院を有しているということです。

また、卒業生のほとんどが医療人になるため、大学の役員も医療系の職種、特に医師であることが多いです。

そのため、「大学の役員秘書」といっても、その大学が総合大学か医療系大学かによって求められる知識は異なります。

ちなみに、私自身も大学病院にて数年事務員として勤務した後、役員秘書として勤務するようになりました。

それでは早速、医療系大学の役員秘書の仕事を具体的に説明します。

会議の日程調整

個人秘書やグループ秘書など、1人の役員につき、何名の秘書が配置されているかによって業務の大変さは異なります。

今回は5名の役員に3名の秘書が付いている、いわゆるグループ秘書についてご説明します。

まず原則として、秘書同士では常に情報共有をしておき、どの役員や外部の部署から問い合わせがあっても、同様に答えられるようにしてきます。

役員が出席する会議については1年前から予定を押さえ、全て共有のスケジュール表に入力します。

突発的な予定が入った場合は関係各所への連絡や、事態によっては役員に代わり謝罪をすることもあります。

会議の優先度を考え、適切な対応を取ることが重要です。

出張の同行

同行が求められる出張は非常に稀です。

というのも、大学の役員ともなると、出張先でそれぞれお世話係を手配してくれているところがほとんどで、秘書が同行することはありません。

また、出張に行かず役員室で通常の業務をこなしている、他の役員のサポートがありますので、基本的には役員室もしくは秘書室内で常に待機しています。

原稿作成

大学の入学式、卒業式、祝賀会など、役員が出席する行事は多岐に渡ります。

出席する行事では祝辞や告辞を行うため、秘書は行事に合わせて原稿を作成します。

役員によって原稿をそもそも必要としない人や、必要であっても自分で作成する人もいます。

実際、私がサポートしている役員のうち、5人中3人は自分で作成し、1人はその場で思いついたことを話すというスタイルをとっており、私が原稿作成を依頼されているのは1人のみです。

原稿作成の手順としては、まず、昨年の原稿を元に内容を最新のものに修正します。

必要に応じて、図書館や他部署へ資料を依頼することもあります。

その上で、時事や昨今の大学の状況などを加筆していきます。

最終的に役員に内容を確認してもらい、OKが出たら完了です。

交通手段の確保

先程、役員の出張に同行することはほとんどないと述べましたが、往復の交通手段の確保は秘書の仕事になります。

出張のスケジュールを把握し、予定に間に合い且つ無駄な時間を過ごすことがないよう最適な手段を確保します。

役員の希望に応じて公務とプライベートの予定の調整を行うこともあります。

専属運転手の勤怠管理

役員の人数や大学の規模にもよりますが、役員の通勤や出張時の交通手段として、専用の車と運転手を雇っているところもあります。

その場合、専用車の運転ルートや運転手の残業管理、残業代の計算も秘書の仕事になります。

運転手は外部の業者に業務委託しているところが多いかと思いますので、その際は契約の更新等も業務に含まれてきます。

会議資料作成

役員の求めに応じて、該当する大学内の委員会や打ち合わせに適切な資料を提出します。

役員からの指示を正確に読み取り、会議体ごとに内容に見合った資料を作成することが求められます。

VIPの受診手配

医医療系大学ですと、大学病院と呼ばれる付属の病院を持っています。

そのため、過去に役員だった方や、役員の親族やお知り合いの方から受診のご相談を受けることがあります。

そういった場合、ただ予約を取るだけでなく、該当診療科の責任者への根回しや、会計で必要以上に待つことがないよう手配したり、役員の見舞いの時間を確保したりと、様々な配慮が求められます。

各種行事への同行

大学内で行われる行事に役員が出席する場合、その対応が求められます。

具体的には、座席への誘導、挨拶のタイミングのサポート、当日の流れの声かけなどです。

そのため、行事の主管部署並みに式次第や流れを頭に叩き込んでおくことが必要です。

役員室の整頓

多忙な役員の中には整理整頓が苦手な方もいます。

ご自身で何がどこにあるのか把握されていない方も多いので、定期的に身の回りだけでなく役員室や秘書室内の整頓をしておくことが大切です。

また、訪問された方が気持ち良く過ごせるよう、応接室の掃除や季節の花の飾りつけなども行います。

秘書の仕事の良いところ

やりがいを感じるポイント

秘書の仕事が想像以上に多く、驚かれた方もいるのではないでしょうか?

多岐にわたる業務をこなすのは慣れるまで大変ですが、やりがいも沢山あります。

上司から感謝されたとき

大学のトップの方と直接言葉を交わすことができるのは秘書の特権です。

そんな中、些細なことであっても感謝の言葉をかけられると、滅多にない機会だけに喜びも格別です。

また、役員の中には、日ごろの感謝の気持ちを観劇のチケットやお菓子といった、目に見える形で示してくださる方もいます。

役得だなあと思い、次の仕事の頑張りへとつなげることができます。

大きな仕事を任されたとき

立場上、他部署で働く職員より先に、会社の今後に関わる重要な情報を耳にすることがあります。

また、役員の意向を受けて内密に資料を作ったり、情報収集を行うこともあります。

そうして任された仕事が会社の方針を決定する会議の役に立ったり、自分が作った書類が多くの人の手に渡っていくのを見るとやりがいを感じます。

スケジュール調整が円滑に行えたとき

組織の規模が大きくなればなるほど、スケジュールの調整は難しくなります。

というのも、会社の役員も十数名にわたり、それぞれ異なる重要な仕事を行っているため、スケジュールが合う日程を探すのには毎回頭を悩ませています。

役員の意向を損なわず、他部署の方の要望もうまく取り入れた上でスケジュールの調整ができたときは、今までかけた時間とそれまでの苦労が多いだけに、やりがいを感じます。

秘書の仕事をするにあたって覚えなければいけないこと

重要な取引先の方の名前と顔

役員への来客は多いときで1日に5組を越えることもあります。

また、役員と長年懇意にしている方の中には、いわゆる「顔パス」が通じると思って来訪なさる場合があります。

そのため、先方が名前を名乗られる前に誰かを把握し、スムーズに応接室へご案内することが重要です。

今まで私が仕事をしてきた中で一番困ったパターンが、突然の来客だったのにも関わらず、先方の方はかなり役員に対して親しげなご様子だったことです。

突然の来客は原則としてお断りするのですが、役員とあまりに親しげだったので、「怪しいなあ」と思いながらもそっとお通しました。

これから訪れるすべての方の名前と顔を暗記するのは不可能なので、スケジュール調整をしていく上で、複数回お会いになっている方がいらっしゃれば、徐々に覚えていくとよいと思います。

上司の好き嫌い

上司や役員の食の好みや、花、旅行先などはある程度把握しておく必要があります。

役員が会食に出かける際に、お相手の方から苦手な食材を聞かれることがありますし、役員室の飾りつけをする際には、いくつかの花材の中から気に入りそうな花を選ぶこともあります。

また、遠方への出張が発生した場合は、近隣に役員が好みそうな娯楽施設や寺社仏閣等があるかを調べておき、さりげなく地図をお渡しすることもあります。

大学の規則

秘書室における重要な仕事の一つに、「大学の役員の人事に関する、選考委員会のサポート」があります。

大学によってやり方は様々かと思いますが、役職には任期があり、任期が切れる前に、該当する役職の後任を、正規な手続きにより選出する必要があります。

そのため、秘書は大学の規則を読み込み、現時点で何人の役職者がいて、いつその任期が切れるのかを常に把握しておく必要があります。

また、後任の選出にあたり、役員の思惑が反映されることもあるので、大学の規則を頭に叩き込んだ上で、早め早めに選考委員会のスケジュールを組み、役員の意向をそれとなく聞き出しておくこともあります。

大学の規則に従うのは原則ですが、例外的な事象が発生することもあるので、柔軟に頭を働かせることが必要です。

大学の歴史、沿革

先に述べた「原稿作成代行」のお仕事とも少し関わりがあります。

大学の役員ともなると、大きな式典や表彰式、また、会食での雑談等でも、大学の歴史や沿革を話す機会が増えてきます。

そのため秘書に必要なのは、大学の創立者やゆかりの地、沿革などの大枠を把握しておき、役員が言葉に詰まった際はサポートすることです。

大枠といっても、組織が大きくなればなるほど歴史も複雑になります。

例えば、私が勤める大学は附属施設として複数の研究所、専門学校、大学病院、クリニックなどを有しており、役員はそれら全ての行事に出席する可能性があります。

毎年決まっている行事がほとんどですが、その都度、施設の歴史を確認し、伝え間違いや伝え漏れがないようにしています。

大学の役員秘書に求められるスキルとは?

ここまで読んでいただいて、役員秘書の仕事が「少し難しそうだなあ」とお感じになられてはいないでしょうか?

正直、仕事が複雑で、一つの仕事に対して何通りもの答えが発生することもあるため、私自身も毎度頭を悩ませています。

しかしながら、仕事の根幹部分は秘書以外のどんな仕事にも通じる以下の4つの力です。

これさえあれば、秘書としての活躍も間違いなし?かもしれません。

臨機応変に対応できる力

先に述べたように、この仕事に正しい答えはありません。

今までお伝えしてきた「大学の規則」「会社のルール」等に従わなければならないのはもちろんですが、大学によってはそういった決め事よりも「役員の意向」が優先されることがあります。

そのあたりのさじ加減は、慣れるしかないというのが正直なところですが、経験を積むことによって適切な対応ができるようになります。

一般的な事務員であっても、型通りではなく時節や事情に応じた対応が求められますから、仕事の大小は違うとはいえ、共通する点かと思います。

コミュニケーション能力

これはなくてはならない能力です。

役員秘書というとデスクワークと役員との会話が主であると思われがちですが、メインの仕事は「話すこと」と「聞くこと」です。

私の1日の仕事の中を例に挙げてみましょう。

  • 役員との打ち合わせで、その日の予定や注意事項を「伝える」
  • 電話や直接口頭で依頼が入るアポイントメントについて、適切な時間の確保ができるよう調整して、日時を「伝える」
  • 役員からの要請を「聞き取り」、求められた資料を他部署へ「依頼し」、回答を役員へ「伝える」

このように、1日中何かしらの言葉を発していると言っても過言ではありません。

秘書として勤務する上で特別なスキルは必要ないと思いますが、「人と話すのが苦手」「連絡手段はメールをメインにしたい」というような方には向いていないかと思います。

読解力

役員の仕事で多いのは、主に以下の3点です。

  • 文書決裁
  • 来客応対
  • 会議への出席

それぞれにかかる時間は、文書決裁に1時間、来客応対に30分/1組、会議への出席に1時間/1会議です。

1日にいらっしゃるお客様は平均して3組、多くて5組以上、さらに、会議は1日2回はありますから、かなりタイトなスケジュールを毎日強いられています。

多忙な中で、常に最新の情報を手に入れたり、次期役職者の候補などについて頭を悩ませているわけですから、1日何時間あっても仕事が終わらないような状況で、役員たちは仕事をしています。

秘書である私たちが少ないながらもお手伝いできるポイントとしては、「書類を読み解くこと」があげられます。

具体的には、新聞やネットニュースをチェックして、自分の大学に関わる記事があればスクラップしておいたり、役員の改選スケジュールについて大学の規則を読み込み、役員が探すのに先んじて資料を用意しておいたりすることです。

特に、大学の規則は数十件存在し、矛盾していることも多々ありますので、規則の抜け道や例外がないかといった点について目をこらして探すことは、かなり頻繁に発生します。

失敗しても、めげない力

上記項目でも述べた通り、役員は私たち以上に多忙で過酷な状況で仕事をしています。

また、医療系大学の役員となると役員自身も医師ですから、当たり前のように医療用語(英語やドイツ語)が飛び出してきたり、医療界での常識をさも知っていて当然であるかのように聞かれたりします。

役員秘書として勤務してからしばらくになりますが、未だに役員が何をおっしゃっているのかを捉えかねたり、聞き返して怒らせてしまうことも多々あります。

役員によっては、多忙極めている中に秘書から質問を受けたことに対して機嫌を損ねたり、悪いときは秘書を怒鳴る方もいます。

今までの職場では、会社の役員や幹部と言葉を交わすことはおろか、接することなどほとんどありませんでしたから、直接指導を受けたり怒られたりすることに、かなり抵抗がありました。

しかしながら、そこで諦めたり、愚痴を言ったりするのではなく、次はこうしよう、というように仕事のやり方を改善したり、より良い方向に考えられる力が必要です。

特に、秘書という仕事は経験すればするほどできる仕事の範囲が広がりますから、一度怒られたからといって「仕事をやめよう」と考えるのではなく、「一度失敗したから、次はできることが増えた」くらいに前向きに捉えて行動しましょう。

できる秘書はここが違う!

私自身、まだまだ秘書として修業中の身で、「できる秘書」について語るなどおこがましい限りですが、秘書を目指す皆さまの参考になるよう、「憧れの秘書像」についてご説明します。

求められること以上のことを常に考えている

ただでさえ複雑かつ多忙を極める秘書の仕事をこなす上で、求められる以上のことを考える時間があるのか?とお思いの方もいらっしゃるかと思います。

秘書として仕事を始めた2~3年は、とにかく仕事を覚え、経験を積むことに専念すべきです。

まずは基本的なことを覚えないと、仕事になりませんから。

ただ、先にも述べてきたように、秘書という仕事は長く勤めれば勤めるほど、経験を積めば積むほどできることが増えてきます。

そうすると、仕事をこなす上でプラスアルファのことも考える余裕ができてくるはずです。

「できる秘書」になるには、役員の癖や意向を把握し、役員が次に言い出しそうなこと、要請しそうなことに対して資料を用意したり、調べたりしておくことが必要です。

心配りができる

秘書としての仕事にがむしゃらに取り組んでいると、「役員も一人の人間」ということをついつい忘れがちになります。

実際、私はスケジュールをぴったり組むことに専念するあまり、役員の休む時間を確保できなかったことがあります。

他部署や外部からのアポイントメントが集中する日で、役員ではなく依頼者からの要望に完璧に答えようと躍起になりすぎて、役員から「今日は休む暇もないなあ」と言われてハッとしたことがあります。

「できる秘書」を見ていると、役員が外出先から帰って来たときに冷たいお茶を出したり、声がかすれ気味の時には主治医に電話して薬を取り寄せたりしていました。

役員がただ仕事をするのではなく、「気持ちよく」仕事をしていただける環境を作れるのが「できる秘書」だと思います。

字がキレイ

手書きの文章を書く機会が減ってきている昨今ですが、役員あてのメモやお礼状の宛名、お祝いのお金を包む際の宛名書きなど、秘書として文字を書く機会は意外と頻繁にあります。

特に、ご祝儀袋に書く際の筆ペンは慣れてないと扱いが難しいので、普段使用されないようであれば、練習しておくとよいかもしれません。

常に笑顔

秘書は大学の顔といっても過言ではありません。

人数は少なくとも、外部のお客様を最初にお迎えするのは私たち秘書の役目です。

そのため、第一印象は非常に重要です。

身だしなみに気を使うのはもちろんですが、常に笑顔ができると相手にも好印象です。

また、仮に笑顔を作れる心境でなくても、口角を上げてさえおけば、意外と相手には綺麗な笑顔に見えているものです。

整理整頓が上手い

秘書の仕事の中で「役員室の整理整頓」と述べましたが、「できる秘書」は役員室だけでなく、自分たちが仕事をするスペース(秘書室)も綺麗に整えています。

役員からの要望に素早く的確に答えるためには、秘書である私たちの仕事環境も常に整理整頓しておかなければなりません。

当たり前のことだと頭でわかっていても、度重なる電話や、役員からの呼び出し、スケジュール調整などの急を要する仕事を行っているうちに、ついつい整理整頓や清掃が後回しになってしまいます。

「できる秘書」となるためには、業務の合間に毎日こつこつ整理整頓を行わなければなりません。

秘書の仕事に興味がある方へ

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。

秘書の仕事に対する今までのイメージに対して、少しは具体的に仕事の様子を思い描くことができたでしょうか?

もちろん、ここに書いたこととは違う仕事をしていたり、人と話す仕事よりもデータの入力や資料の整理が主だったりと、一口に「役員秘書」と言っても、組織によって任される仕事は異なると思います。

しかしながら、ここで書いた秘書として働く上で重要なことや求められるスキルは、本当に基本的なもので、これから秘書を目指す方達であれば今から身につけておいて損ではないものばかりです。

あまり先入観を持たずに、まずは役員秘書を目指してみてはいかがでしょうか。

秘書を目指す方は、こちらの記事を参考に!


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