すべての事務の基礎となる庶務の仕事について紹介していきたいと思います。

庶務はどんな仕事?

事務と呼ばれる業務すべての基礎のなる仕事です。

基礎というと新入社員でもできる簡単な仕事と思うかもしれませんが、人によってその内容は大きくかわる仕事です。

いいかえれば各個人のスキルによって大きくその内容が変わる仕事といえます。

しかし、庶務をやっている方の中には部署全員の秘書的な役割をはたし、さらに営業事務的な役割を果たし、経理事務的な役割を果たしている方も多くいます。

なので一言では言い表せない仕事というのが庶務です。

オールランドプレーヤーといえる業務です。

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庶務の大まかな仕事内容

「庶務」=「一般事務」と思っていただいてほぼ間違いありません。

電話応対、来客応対、資料作成、データ入力、郵便発送、備品管理まで幅広い仕事内容です。

ただし、営業事務・総務事務・経理事務と違って各企業によってその範囲はかなり変わってきます。

庶務の仕事内容は、こちらの記事を参考に!

仕事上の役割とは?

所属部署の環境を整え、所属員が専門的な業務に専念できるようにフォローするのが庶務の役割です。

フォローするといっても理解するのは難しいかもしれません。

たとえば、言葉は悪いですが「面倒な作業」や「業務量の多い作業」「突発的な作業」「ルーチン作業」「イベントフルな作業」は、ほぼ庶務が担当するといってもいいかもしれません。

担当者は別の人であっても実際の担当は庶務が行っていることが多いと思います。

そういってしまえば影武者的な役割を果たしています。

専門性の高い業務を行っている人の隙間をうめているといってもいいかもしれません。

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庶務の仕事はどんな人に向いている?

庶務の仕事に向いている人1:マネージャーのような人。

しかし、ここでポイントとなるのが「みんなの」マネージャーというところです。

秘書は特定の方をサポートしますが、庶務は基本部署の方すべてをサポートします。

なのでその中で優先順位をつけ効率よくこなしていかなくてはならないのです。

先を予測して準備することが必要となるので

庶務の仕事に向いている人2:「念のため」ということが嫌でない人。

人によっては内容を確認せずに書類の作成を依頼してきたり書類の発送を依頼してくる人も意外と多くいます。

そんなとき「念のため」再確認をすることによって大事に至る前に訂正を依頼することができます。

そのためにも「念のため」確認を習慣化している人にはむいている仕事だといえるでしょう。

とにかくほかの人が快適に仕事をすすめられるように環境を整える

庶務の仕事に向いている人3:世話焼き女房的なことがすきな人

人それぞれ同じ仕事をするにしても方法が違います。

会議資料一つにしても好みがあり、作成方法やレイアウトが違うものです。

それを業務内で観察しそれぞれの人の好みにあう書類する努力を惜しまない人にはとてもむいている仕事です。

例えば、Aさんは必ず客先に持参する資料はクリアファイルに入れ、しかも必要部数プラス1部多く用意するようにしていたり、Bさんは会議ではプロジェクターを使用する頻度が高いので前もって準備をしておく…などといったことを覚えておきます。

指示されなくても実行することによりAさんもBさんも気持ちよくスムーズに仕事をすることができるのです。

あくまでもサポートすることが多いです。

庶務の仕事に向いている人4:評価や感謝を期待しない人。

サポートがあたりまえの仕事ですから感謝しててもなかなか自分の耳に入ることはないかもしれません。

あくまでも仕事として感謝や評価を期待しないで仕事と割り切って自分のためにサポートすることができる人に向いていると言えます。

評価や感謝を期待する人は「こんなにがんばっても誰も認めてくれない」と自ら潰れていってしまうかもしれません。

自己満足くらいの気持ちで仕事する人がいいでしょう。

多種多様な業務を依頼されることが多く、慣れてくると知っているものだと思われ細かい指示がない場合もあります

庶務の仕事に向いている人5:確認することを惜しまない人

仕事は正確であってこそ意味があります。

知らないことを「~であろう」という予測で行ってしまうと後々大きなクレームになったりすることは多々あります。

最初は小さなことからはじまり社内であればまだしも、社外に小さな間違いがいってしまうと会社そのものの信用にもかかわるので、細かいことでも確認をして正確に業務をこなすことが大切です。

例えば人の名前「中島さん」という名前を「中嶋さん」と勘違いして名刺を発注したら最低でも100枚の使用できない名刺が納品されてしまうことになります。

また電話応対で聞いた取引先の連絡先電話番号を復唱せずに、まちがったまま折り返しの連絡を担当に伝えて急いでいるにも関わらず、なかなか連絡がとれないこともあるでしょう。

すべてが、庶務として大切な「スムーズな業務」を行えない状況となってしまうのです。

人のサポートをするべき業務でありながら、人に余計な仕事をしてもらわなければならない状況になりかねません。

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庶務の仕事で活かせる経験

庶務の仕事で活かせる経験1:アルバイトでもいいので色々な経験をしている人

色々な経験を生かすことができるのが庶務という業務です。

オールラウンドプレーヤーですので社会人として経験していることを活かすことはいくらでもできます。

その人次第で業務の幅が広くも狭くもなる仕事です。

庶務の仕事で活かせる経験2:筆耕

企業規模によりますが、取引先のパーティーの返信や慶弔関係で筆ペンで文字を書かなくてはならない場面もあります。

汚い文字よりも綺麗な文字であるにこしたことはないでしょう。

また、綺麗な文字は印象を良く与えるのでスキルとしては立派なものです。

こういうことから仕事の幅がひろがったりする場合もあります。

庶務の仕事で活かせる経験3:コールセンター

庶務は電話応対は必須です。

コールセンター等での電話応対の経験は活かすことができます。

また、クレーム対応等の経験があれば怒鳴ってかけてきた取引先の方への対応も心得ているので他の人からは頼りにされるでしょう。

もしかしたら、取引先の方からご指名で電話がかかってくることになるかもしれません。

そうなると益々職場での評判がよくなり自分自身にも自信がでてきてより上を目指したアクションを起こせるようになるかもしれません。

庶務の仕事で活かせる経験4:簿記3級資格

経費伝票等の入力を庶務が行う企業はおおいので簿記知識はあるに越したことはありません。

予算資料を作成する際にも経理の知識はいかすことができます。

予算作成や決算は会社にとってはかなり面倒な仕事であるものの締め切りが決まっていたりするため、サポートできる知識があれば頼りにされるでしょう。

庶務の仕事で活かせる経験5:秘書検定3級資格

名刺整理やファイリングで活かすことができます。

わかりやすいファイリングは職場の情報共有には必須です。

担当替えがあっても庶務担当が把握していればすぐに資料を取り出すことができるので無駄な時間を省くことができます。

また名刺の整理はとかく後回しになりがちですが、相手先の担当者がかわったりすることはよくあることなのでまめに整理して最新の情報にしておくことも必要です。

できれば名刺に相手の特徴などを簡単にメモすることで対面したときに、すぐに企業名を思い出すことができたりすると一目置かれる存在になるでしょう。

庶務の仕事で活かせる経験6:パソコンスキル

会社によっては庶務であっても大量のデータを扱う場合があります。

そんな時にパソコンスキルがあれば効率的にしかもミスを少なく作業を進めることができます。

ワードでの文書作成はもちろんですが、エクセルが得意な人はどこの企業でも大変重宝されます。

できれば大量のデータを扱うに必要な関数などを覚えておくことはとてもいいことです。

また営業部門などの庶務を担当するようであれば、パワーポイントを扱えればプレゼン資料の手直しだけでなく作成から依頼されることもあるでしょう。

こだわっている人は、より説得力のある資料をパワーポイントで作成するためにカラーコーディネートの資格を取得して製品イメージにあった色を使い説得力のある資料を作成する人もいるかもしれません。

たかが色と思うかもしれませんが、色の力は想像以上で同じ資料でもよい印象を与える色調をしることで思わぬ成果を発揮することもあるのです。

庶務の仕事で活かせる経験7:美しい身のこなし

来客応対時に美しい身のこなしで来客対応をすると企業のイメージは大変いいものとなります。

姿勢ひとつとってもそうですし、応接室への案内はもちろん名刺の受け渡しをスマートにすることは大変重要です。

社会人としての立ち振る舞いの基礎を学んでおくことは大変大切です。

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庶務の仕事で働くメリットとは?

庶務の仕事で働くメリット1:全ての事務の基礎となる仕事

すべての仕事の基礎となる仕事なので事務をするにあたっては是非とも経験しておくべきです。

庶務の仕事で働くメリット2:幅広く業務を経験することができる

専門性が低い業務ではありますが、バランスよくすべてをこなさなくてはならないので自分で時間配分を考えて効率よく進めていくスキルが身に付きます。

庶務の仕事で働くメリット3:色々な人とかかわることができる

社外の人はもちろんですが、社内でも経理、総務、人事の方など色々な方とかかわりを持つことができる業務です。

その後のキャリアについて

この仕事についた後のキャリアアップの道は?

幅広く経験するなかで自分がもっともあっていると思うものを探すことができます。

例えば、経理伝票処理や決算資料作成の補助をして経理に興味をもったならば、経理を勉強するのもいいでしょう。

また人をサポートすることが得意であれば秘書を目指すチャンスもあるでしょう。

他の仕事にもこの経験を活かせる?

庶務で経験したことは事務のすべての基礎となります。

無駄な経験はないといっても過言ではないと思います。

向いてる業務がわからない人にこそ経験してほしい仕事です。

事務をやりたいが事務の何をしたいのか迷っている方にはぜひ経験してほしい仕事が「庶務」です。

事務の中でも専門性に欠けるので簡単な仕事と思われがちですが、守備範囲が広く色々なことを同時進行していかなくてはならない業務です。

効率的にすすめながら自分にあった事務を探すのには格好の仕事といってもいいでしょう。

AIに各業務が移行したとしても残るであろう隙間業務

今後世の中でAIへ移行していく業務が多数発生するでしょう。

しかし、まずは専門的な業務・法則のある業務から移行されていくことでしょう。

そうなると隙間業務の多い庶務は残っていくことになります。

AIで処理をするほどでない内容や業務量の仕事を益々庶務担当の人は行っていくことになります。

そうなったときに今まで以上に業務の幅が広がりサポートする内容が多くなった時に備えて、柔軟な発想や対応ができるように色々なことに興味をもちトライしておくことが大切となるでしょう。

「今までは〇〇でした」という思想はすて、「今後は〇〇するのですね」といった気持ちをもつことによってさらなるスキルアップを図ることができると思われます。

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自分にあった庶務の求人の選び方や注意点

企業によって業務の内容がかなり違ってくるのが庶務です。

自分にあった求人を選ぶためにはこだわりすぎずに色々な角度から求人を探すことをおすすめします。

【選び方①】雇用形態から探す

新卒以外で正社員で探すのは難しいかもしれません。

雇用形態にこだわらず「派遣」や「アルバイト」などで探すこともおすすめします。

【選び方②】職種から探す

一般事務とかかれていれば「庶務」と思っていただいていいでしょう。

また企業の規模によっては単に「事務」と記載している場合もあるでしょう。

【選び方③】会社の業態から考える

会社の業態から考えるよりもやはり規模で考えたほうが適切かもしれません。

規模が小さくなればなるほど業務範囲は広がり、規模が大きくなればなるほど縦割りとなるので業務範囲は小さくなるでしょう。

【選び方④】給与や雇用条件から考える

給与や雇用条件から考えると専門性に欠けるので、他の経理事務や総務事務といった専門性をもった事務にくらべるといいとは言えないのが現状でしょう。

【選び方⑤】エリアから考える

やはり企業の多い首都圏には経験の有無にかかわらず求人は多いでしょう。

まとめ

追及すれば深くなり個に左右される仕事ですが、とかく簡単に思われ評価されにくい仕事です。

同じ庶務でスキルアップを目指して転職することは難しいかもしれません。

若いうちに庶務で経験をつみ自分にあった専門性の高い事務職に移行していくことで、スキルアップをしていくこは可能でしょう。

ぜひ、庶務の経験をいかして次なるステップアップを目指してください。

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