庶務の業務領域は企業の規模などによって異なります。

ここでは一般的な庶務の仕事内容を説明します。

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庶務の仕事は大きく5個の役割に分けられる

電話応対

大企業などでは各個人にPHSを支給していて直通番号があるため他の人が電話にでる必要がない場合もありますが、一般的には所属部署にかかってきた電話は庶務担当者が対応することが多いのではないでしょうか。

内線もその席の人が不在であれば代理で応対します。

応対に関しては新入社員研修などでは電話は「2コールで応対するようにしましょう」と習っている人が多いのではないでしょうか。

来客応対

そもそも一括して会社の受付を設けている場合は応対の必要はありませんが、受付がない場合は、来訪者の対応をして、必要であれば応接室等に案内しお茶出しを行います。

お茶出しも、最近ではペットボトルをそのままだしたり、給茶機を使用したりする場合もありますが、昔ながらの会社では自分でお茶をいれてだすのできちんとした入れ方や、お客様に提供する際のマナーなど知っておく必要があるでしょう。

結構見逃しがちですが、お茶を入れる際、茶器にひびが入っていないかなどきちんとチェックすることも必要ですのでお忘れなく。

書類作成・ファイリング

書類作成といっても会社によって内容は違ってきますが、毎月決まった簡単な報告書の作成や内線表や座席表部内の電話番号簿の作成等行うことがメインとなると思います。

発信する文書があるということは受信する文書もあり、発信・受信それぞれの文書をファイリングすることも業務に含まれてきます。

ファイリンはただ綴じるばかりではなく、後々必要となったときに探しやすくする工夫も必要です。

保存文書があるということは保存期間の管理(最近では会社できちんと保存期間がきまっているのでそれに合わせて)を行い期間を過ぎたものを廃棄処分できるようにファイル自体の管理も必要となります。

簡単なように思われますが、きちんとルールに沿って保存することはとても大切なことです。

経費精算関係処理

大企業では、各自経費精算は社内システムにて行う企業が増えてきていますが、まだまだ、領収書を渡されて「処理お願い」なんて会社もあります。

(実際にはコーポレートカードを支給している会社もあるので現金での立替はかなりへってきてはいますね)あるいは「この研修受けたいんで事前に申請して受講料の振り込みをお願いします」なんてこともあるでしょう。

担当部署の交通費に精算から取引先企業への手土産の立替金の精算をできるだけはやめに処理してあげる必要があります。

渡された領収書をまずは不備がないかチェックしてから処理をしなければ経理や人事から指摘をうけて処理が遅延すると立替えることがおおいひとにとっては大変なことですからかなり大切な仕事ですね。

備品管理等

職場環境を整えるうえでは大切な仕事です。

会社によっては規定があり自由に備品を注文できない場合もありますが、きちんと管理してなくなってからではなくなくなる前に補充できるようにしておきましょう。

また、異動者がいる場合などは事前に必要な備品を準備しておくことも大切な仕事です。

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電話応対の2個の業務

会社の印象を左右する

電話応対はとても大切な仕事です。

電話の応対一つで会社のイメージがかわります。

クレームの電話も最初の電話の印象がよければ、相手も冷静になり後々大きなことにならないかもしれません。

クレームで電話をかけてさらに対応が横柄であったりしたら、もう収集がつかない状況になってしまうかもしれません。

スマートな対応で業務効率がアップする

事前に自分の所属する部内の人の行動や現在の仕事の状況を把握していれば、不在の社員にかかってきた電話でのベストなアクションを起こすことができます。

秘書がついているような人でなくても、「自分はみんなの秘書」だと思って日々色々なことに興味をもち行動を把握していることで不在の場合も「外出してます」の一言ではなく「〇〇時には帰社します」あるいは「お急ぎであればかわりにお伺いして、担当に確認後折り返しご連絡いたします」などといった一歩踏み込んだ行動をとることができるのです。

自分の仕事が忙しい時などは面倒かもしれませんが、一歩踏み込んだ行動をすることで業務知識が増え自分の仕事が面白くなることもありますよ。

来客応対の2個の業務

来訪者を応接等に案内する

来客応対は会社の顔です。

イメージを左右するものです。

「顔はさぁーあんまりなんだけど、ほんと気持ちいいし、いいひとなんが多いんだよね、あの会社」とい言葉も聞いたことがあります。

そう、容姿の評価さえも変えてしまうくらい重要なんです。

きちんとした敬語が話せて、ビジネスマナーもきちんとしているこれだけでぐっと会社のイメージはよくなるんです。

お茶出しをする

お茶出しを廃止している会社もありますが、まだまだ行っている会社もあります。

新入社員研修では習ったことだけやっていればいいというわけでもありません。

例えば夏だからといって冷たいお茶がいいというわけでもありません。

中には温かい飲み物がお好みの方もいるので、そのような情報があれば夏であっても温かい飲み物をだしたすることも気遣いのひとつです。

最近では、カフェインが苦手な方もいるのでそういった情報を前もって担当者に聞いておくこともいいでしょう。

また事前にわかっている来訪には、少し早めに応接の温度を適温にしておいたりすることも一つです。

そして、これはよくあることですが、担当が外出や会議で約束の時間に間に合わあない時などはあらかじめ目安となる時間を告げてあげることも必要です。

書類作成・ファイリングの2個の業務

書類を作成する

庶務が作成する書類といえば毎月の実績報告の手伝いや座席表、内線番号簿がメインかもしれません。

でも、Excelのスキルを磨いて「こんな風にすれば簡単に実績が管理できる」と提案したり、PowerPointのスキルがあれば外出先から手直しの依頼が来た時に対応できたりします。

PCスキルをアップすることで書類作成の仕事はかなりかわってきますよ。

どこの会社にもPCが苦手な方は必ずいますから。

ファイリングする

ファイリングと一言で言ってもおくが深く。

だれが見てもわかりやすくというのが大切です。

また自分が異動しても後任者が作業しやすいようにファイリングしておくことも重要です。

最近では紙のファイルだけでなく電子ファイルの整理も必要になってきますのできちんと管理することで誰でもわかりやすくなります。

ファイリンはファイルすればいいというわけではなく、後で閲覧しやすいというのも大切なことです。

経費精算関係処理の2個の業務

処理をする前に不備を確認する。

実際に処理をする前に、不備がないか確認しておくことが大切です。

不備があった場合は提出者に確認をして訂正しておくことで後々の処理がスムーズに運びます。

正確に処理する。

経理システムなどで伝票を起票する場合は正確に行うことが大切です。

大半の会社では〆というのが設けられていて、〇日までに処理を行ったものは〇日に振込みと運用スケジュールがあるはずですから、正確に期日までに処理をすることはとても大切です。

備品管理等の2個の業務

滞りなく業務を行うために必要

備品をきちんと管理しておくことは、業務を滞りなく行うためにとても大切なことです。

例えば、会議資料を大量にコピーしなくてはならないときにコピー用紙がなくなったらどうでしょうか?

それが残業をしていて翌日朝一番の会議で使用するものであったら…。

そういったことが内容に常に在庫を管理しておくことで気持ちよく仕事をすることができます。

無秩序にしないために管理する

備品は管理する人がいなければ、各個人たのみたいものを頼んだりして余計な経費を遣うことになります。

備品を管理するものがいれば、趣味嗜好で備品を頼んだりすることを防止できるので経費削減になります。

少し嫌な役割ですが「〇〇さん、このタイプのもにはすべて〇〇に統一していますから。こちらを使ってください」などということも仕事の一つです。

営業事務との仕事内容の違い

営業事務と被る部分もおおいのですが、大きく違うのは一般的に営業事務といわれる業務は「受発注」を伴うものが多いですね。

また見積書の作成や請求書の作成といった業務も含まれることが一般的です。

その他の仕事はほぼ同じですので、庶務を経験して少しスキルアップしてみたいとなったら営業事務をやってみるのもお勧めです。

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庶務の仕事の良いところ

やりがいを感じるポイント

縁の下の力持ちでみんなの秘書的存在です。

オリジナリティをだせる

表舞台にたつことはあまりありませんが、自分次第で仕事の範囲は左右されます。

守備範囲をきめずにどんどんやれることをやったり、工夫をすることで自分ならではのオリジナリティをだせる仕事です。

実はみんなの秘書

「ここまで」ときめてしまえばそれまでの仕事ですが、守備範囲を広げることで電話応対ひとつからかわってきます。

究極はみんなの秘書。

なくてはならない存在に慣れる仕事です。

新入社員を独り立ちさせるにはやはり会社の手続きのルールを教えてあげる庶務の存在は大きいでしょう。

「あの人には頭が今でも上がらないよ」などと結構偉くなった人が庶務のベテラン社員さんのことを言っているのを聞きます。

面白いポイント

何事にも興味を示してホスピタリティがあってで真面目に業務をこなせばあればかならず成功する。

すぐに評価がでるわけではありませんが、唯一無二の存在になれる。

縁の下の力持ちですから、すぐに評価されるわけではありません。

コツコツみんなが仕事をしやすいように備品を管理して環境を整えたり、することで「〇〇さんがいないと本と困る」という言葉をきくとができる存在になります。

ホスピタリティがある人にはとてもおすすめです。

自分がルール

備品の管理や経費精算の提出など、実際に業務をする自分が〆切りをつくり自分が運用しやすいルールを作ることが可能です。

それを周知することで自分自身の仕事もスムーズになります。

業務を処理するうえで自分である程度のルールを作ることができます。

庶務は他部署特に経理部や人事部などとやりとりが多いのできちんと仕事をすることで他部署からの評価もあがります。

「あの人が出してくる書類は不備が少ない」と言ってもらえるようになればもし将来的に「異動希望」を出した時にも後押ししてもらえる可能性があります。

すべてにおいて基本となる仕事

「庶務」はとても守備範囲が広い仕事です。

データ入力やコールセンターなどでの仕事では「これ」といった仕事しかしません。

人によって範囲が違うので、「ここまで」ときめてしまえば成長はそこまでで終了です。

やったらやっただけ経験となりますので是非頼まれごとは「NO」といわずに請けてほしいものです。

庶務には電話応対・来客応対といった新入社員研修でならうすべてが含まれます。

社会人としてのすべての基本となる仕事なのですからぜひ自信をもってやっていただきたいと思います。

まとめ

多くの人は「庶務」を簡単な誰でもできる仕事だと思っているかもしれません。

というか「庶務って?」と質問されて「〇〇な仕事です」と答えることができる人はあまりいないでしょう。

そのかわりに「簡単なんじゃない?庶務なんてだれでもできそうじゃない?」という答えがかえってくるかもしれません。

そう簡単なのかもしれません。

ひとつひとつの仕事は。

そして誰でもできる仕事なのかもしれません。

よく考えてみれば、ほとんどの仕事は誰でもできる仕事なんです。

特定の語学力や体力が必要なものでなければ…。

誰でもできる仕事だからこそ、個人差がでて内容が人によって代わってしまうのです。

電話・来客応対では敬語をはじめとするビジネスしマナーが問われます。

OA入力をしながら、電話にも素早くでるといった作業を並列でこなし、ミスなく、速く処理するといった高い事務処理能力が求められます。

また、英語での電話がかかってくる可能性のある会社であれば「庶務担当は英語力不問」となっていても自主的に語学を学んで対応できるようにしたりと個人差がとても出やすい業務なのです。

「これでいい」ということがない業務なんです。

誰でもできる「庶務」に魅力を見出して自分磨きをすればどの会社でも通用する社会人になることは間違いありません。




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