一般事務や事務補助のお仕事といえば、その業務内容は文書の作成にデータ入力、そして電話応対。

私も短大の学生課で事務のお仕事をしていましたが、当然電話応対もしてきました。

そこで、電話応対のバイトに着目してみたいと思います。

電話応対バイトはどんな仕事?

電話応対とは、まさに、かかってきた電話に出て応対をするということです。

会社にかかってきた電話に、会社の代表として出ることになりますので、バイトといえど最低限気を付けるべきことがあります。

どんな相手から、どんな内容でかかってきているのか、正確に把握しなくてはなりません。

そして必要な部署につないだり、伝言を確実に預かって伝えたりしなくてはいけないのです。

電話応対バイトの大まかな仕事内容

職場によって、かかってくる電話の内容もさまざま。

たとえば、私の勤めていた短大では、施設の貸出に関しての問い合わせや、印刷屋さんからポスターについての確認の電話などがかかってきていました。

学校ならではと言えるのが、学生からの体調不良による欠席の申告電話。

また、提携校の先生からの電話もありました。

一般の企業であれば、取引先や一般のお客様からの、商品の発注や商品についての問い合わせなどが多いかもしれません。

電話応対バイトでよくある募集内容とは?

では、電話応対を含むバイトの募集はどんな内容で求人が出ているのでしょう?

一般事務・事務補助・受付などの職種で出ている求人を見てみると、必ずとは言わないまでも、かなりの高確率で電話応対が入っています。

事務職の職務内容として電話の応対が必要とされることは多くなっているようです。

時給相場

アルバイト・パートから、派遣まで、事務補助的なお仕事はいろいろあります。

特に資格やスキルを要件とせず、専門的な業務の割合が低ければ、時給としてはそう高いものではありません。

それでも、一般に、量販店のレジなどの販売系職種よりは時給の水準は高いようです。

シフトの入れ具合

慣れないと電話に出るのにもドキドキしてしまいますよね。

いきなり事務所に一人きりで電話応対をすべて任される、などという事態は避けたいものです。

できれば、社内のことに詳しい方についていただいて質問等できればよいのですが、不可能な場合もあります。

そのような時にどんな対応をすればよいのか、しっかり確認をしておく必要があります。

基本的には、・いつ・誰から・どんな用件で・誰あてにかかってきたのか、そしてすぐに連絡を取らなくてはいけないのか、遅くなっても折り返せばよいのか、伝言だけでよいのか…といった必要事項を聴いて、正確なメモを残します。

そして伝えるべき相手に確実に伝えます。

求められる人物像

基本的なコミュニケーションがしっかりとれることは、やはり重要になってきます。

また、間違いなく内容を聴き取り伝える必要があるので、正確さも求められます。

メモを取る準備をして、落ち着いて受話器を取れば大丈夫ですよ。

必要なスキルや資格、経験

資格などは特に必要ではありません。

電話を使ったことがないという方もきっといないと思いますので、気をつけるべき事柄さえ押さえておけば大丈夫です。

電話機の使い方は機種によって異なりますので、マニュアルに目を通しておくようにしましょう。

電話応対バイトをする上で知っておくべきこと

事務補助・一般事務のお仕事の中の電話応対、どんなことを知っておくと良いのでしょうか。

今回は3点ほどご紹介させていただきます。

電話応対は基礎的スキル

前述のとおり、電話応対は基本的なパソコン操作と同じく、基礎的な要件の中に入っていることが多いです。

専門的な技術や知識はほとんど求められることはありません。

高度なことを求められないかわりに、即戦力になることを期待されている面がありますが、ある程度の職歴があれば、特に問題にはならないと思います。

大切なのは正確さ

かかってくる電話を確実につなぐ、ということが求められます。

電話をかけてきた相手の名前や会社名などをきちんとメモを取りながら聴くようにします。

取り次ぐ際に簡潔に伝わるように気をつけましょう。

正確であることを意識しながら、手順よく物事を進められる人にはおすすめです。

顔が見えない接客

電話応対は顔こそ見えませんが、コミュニケーションであり接客であることにほかなりません。

顔が見えないがゆえに、声の調子や表現など、対面しての接客以上に気をつけなくてはならないことがあります。

難しいことではないですが、いつもどこかにそういった意識を持っておく必要があります。

接客・販売のお仕事から事務職への転職を希望している場合などは、電話応対の部分に焦点を合わせてアピールするのもいいですね。

電話応対バイトのおすすめ求人2個の特徴とは?

では、数ある電話応対バイトの中で、どんな求人がおすすめなのでしょうか?

今回は2つに絞ってご紹介致します。

「同職種従事者○名」「研修制度あり」の記載があるか

募集内容に「同職種従事者○名」のような記載があれば、すでにその業務をこなしている先輩がいるということになりますので安心です。

ただ、ある程度規模の大きな会社でないと難しいかもしれません。

もし同じ職種に従事している人がいなくても、電話を受けた際の処理の仕方は積極的に確認しておきましょう。

また研修制度も同じく大きな会社でないと実施しているところは少ないかもしれません。

入社から1か月程度の「新人」でいられる間にどんどん質問をして、自主的な「研修」に取り組みましょう。

シフト制

上記とも重なりますが、シフトで入るお仕事の場合、同職種に従事する人が何人かいるということになります。

電話応対バイトに限ったことではありませんが、一般にシフトに入る時間が短いほど、休みなどは取りやすくなる傾向があります。

短時間のパートのシフトをやりくりして人員を確保しているからですね。

休みや勤務時間について融通が利くことを重視する場合は、短時間のシフトを組み合わせた求人に注目してみるのもいいかもしれません。

また、勤務時間や勤務日数等について「相談に応じます」という記載のある求人もありますので、注意してみてください。

電話応対バイトはこんな人に向いている!

募集の要項を見ても、業務内容の説明としてあっさりと「電話応対」と書いてあるだけのことが多いですね。

どんな人が電話応対の業務に向いているのでしょうか。

落ち着いた人

しっかり電話の内容を聞き取って伝える必要がありますので、基本的には落ち着いた人に向いています。

焦る必要はありません。

もし聴き取れなくても、落ち着いて尋ね返せばいいのです。

その際は「恐れ入りますが、お電話が遠いようですのでもう一度お名前ちょうだいできますか」というような表現をします。

声の通りがいい人

アナウンサーのように、とまでは言いませんが、相手にきちんと伝わるように、はきはきと明るい声で話せる人がよいでしょう。

持って生まれた声がいい声でなくてはならないということではなく、いかに意識した発声ができるかということです。

電話だと顔の表情は見えません。

コールセンターなどで実践されている「笑声(えごえ)」は、聞く人に笑顔を想像させるような声で話すという考え方です。

事務職での電話応対でも、この笑声を意識できればいいですね。

気配りができる人

ほかのどんな仕事でもそうかもしれませんが、相手の立場に立った対応ができることが望ましいです。

特に、電話だと顔を合わせての応対ではありませんので、より細かい気遣いが必要になる場合があります。

表現などにも気を配ります。

婉曲な表現を用いて、ソフトなものにしましょう。

逆に電話応対バイトに向いていないのはこんな人!

電話に出るのは苦手…ということで電話応対のあるお仕事を敬遠する人もいるでしょう。

苦手意識がある、抵抗がある、というわけではなくても向き不向きというのはあるようです。

ただし「向いていない」からとあきらめる必要はありません。

ほんの少しの心がけで、改善できることがほとんどです。

ぶっきらぼうな人

先にも述べましたが、電話では顔が見えません。

努めて明るい声で、またソフトな表現をするようにします。

電話をかけてきた人が最初に聞く声になりますから、会社名を名乗って電話に出る以上は単なる取り次ぎの立場でも、会社の代表のつもりで丁寧な応対をしましょう。

落ち着きがなく慌ててしまう人

誰から誰あてにどんな用件でかかってきたのか、ということをしっかり聴き取って、きちんとメモをしなくてはなりません。

聴き取れなくても、慌てずにもう一度言ってもらうようお願いします。

訊き返すことは失礼に当たりません。

間違った情報を伝えたり、曖昧にしてしまったりする方が失礼です。

日ごろから、聞き取れなかった場合に尋ね返す表現を頭に入れておくといいでしょう。

また、利き手に筆記具を持ち、利き手でない方で受話器を取るようにします。

手元に筆記具とメモ用紙を常に準備しておいてください。

これは、受話器を持ち替えずにメモをとれるようにしておくためです。

優先順位の整理ができない人

電話は3コール以内にとることを基本的なビジネスルールと定めている会社が多いのではないかと思います。

会社によっては2コール以内、1コール以内にとるべし!というところもあるでしょう。

他にどんな仕事をしていても、相手を待たせないよう一番に電話を取るようにします。

電話をかけてきている相手にはこちらが何をしているかは見えないですし、出てみないことには受け手側としてもにもどんな重要な電話かはわかりません。

電話応対がとにかく最優先と覚えておきましょう。

電話応対バイトのやりがいとは?

電話応対自体は、基本的に目に見える成果を生む仕事ではありません。

それでも、やりがいを感じられることはあるはずです。

ほかの人の手助けになる

手を止めて電話に出るのがなかなか難しいほど忙しい同僚もいるでしょう。

外出していて在席していないということもありますね。

具体的な成果にはならなくても、その電話に出られない人に代わって応対することで確実に役に立っているのです。

会社の代表になれる

電話をかけてきた人が最初に聞く声は、受話器を取って応対した人の声になりますね。

その声が感じのいいものであれば、会社全体のイメージが上がることは十分にあり得ます。

逆もしかりです。

印象の悪い対応だと、会社全体のイメージを損ないかねません。

電話に出るときは、会社の代表だという意識を持って応対するよう心掛けるようにしましょう。

電話応対バイトのやりがいは、こちらの記事も参考に!

まとめ

電話応対バイトのお仕事について解説をしてみました。

難しい仕事ではありませんが、気をつけるべきことはあります。

目に見える成果は生み出しにくい仕事でも、気配りと心構えで十分やりがいを感じられますよ。

記事を参考に、よりスムーズに電話応対のお仕事をしていただければいいなと思います。