「人材派遣コーディネーターのお仕事」って具体的にイメージするのは難しいですよね。

なんとなくイメージで「こういう仕事」と想像できる方もいるかと思いますが、人材派遣コーディネーターとは想像以上に重要且つテクニックが必要とされる職種です。

この記事では、リアルな仕事内容を私の経験からお伝えさせて頂きます。

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まずは「人材派遣コーディネーター」の仕事例をチェック

人材派遣コーディネーターの仕事は大まかに3つの役割に分けられる

まず、人材コーディネーターの仕事は大きく三つに分けられます。

それぞれどのような仕事内容なのか見ていきましょう。

求職者の派遣登録やお仕事スタートまでの説明担当

まずは求職者に派遣登録会へ来て頂き、就業開始までの流れを説明します。

また、求職者にお仕事を紹介するために派遣会社は個人情報を確認します。

個人情報の確認を行い、秘密保持の誓約書にサインをして下さった方のみ、お仕事紹介=派遣先の勤務体系や企業名を明かすことができます。

その後、求職者の過去の経験を伺います。

これを行わなければベストな企業を紹介できないので、登録に来てくださった方に面談を実施し、希望条件や経験のヒアリングを行います。

この時に、求職者の性格・長所・短所や強み、ストレス耐性なども同時に把握できるようにしつつ、求職者に安心感を与えられるような話の仕方や内容を考える必要があります。

人それぞれ性格等異なるため、十人十色に合わせた提案をしていくことが大切です。

上記の役割は派遣会社として求職者に一番最初に接触することになるため、印象を第一に考えつつ伝えるべきところは明確にしっかりと相手に伝えることが何よりも大切です。

求職者にお仕事紹介

実際のお仕事内容・やるべき業務を具体的に説明し、実際の仕事とのギャップが出ないようにします。

求職者はどんな仕事を紹介してもらえるのか不安に感じています。

なぜ派遣の募集をしたのか、企業は何を求めているのか、どういう内容の仕事で、何が一番しんどいのか、何にやりがいを感じるのか、休みの頻度や勤務時間、休憩の過ごし方、人間関係など、求職者が最初に知りたい情報は極力、良いことも悪いこともきっちりと説明することで、求職者の不安も和らぎ、仕事のミスマッチも減ります。

マッチングさせたいがために良いことしか言わない派遣会社もありますが、結局これではミスマッチが発生し、早期退職に繋がりやすくなります。

お買い物するときも「良いですよー」しか言われないと疑いたくなりませんか?

でも、「こういう所もありますがこういう機能があるので、トータル的に便利です」と言われると納得して購入に至りやすくなりますよね。

お仕事を紹介する際も一緒です。

悪いことを知った上での決断だと、早期退職になりにくい傾向があります。

人材派遣コーディネーターの仕事をする上で、認識を誤ってはいけないのは「無理にマッチングすることが仕事ではない」ということです。

「いかにして事実をきちんと伝え、その上で求職者がその仕事をやりたいと思わせることができるか」ということが重要です。

だからこそ、クロージングのテクニックを要する仕事であり、責任の重い仕事であると言えるでしょう。

就業スタート後のフォロー

マッチングできお仕事がスタートした方に対して、実際に勤務してみてどうなのか、困ったことはないか、悩みなどはないかをヒアリングし、解決できるように導いてあげることが目的です。

実際に勤務してみてどうだったかということを確認し、コーディネーター側も誤って認識している部分はなかったか、答え合わせを行います。

中には、そんなことで悩まなくても…という内容で悩む方もいらっしゃいます。

そんな時にはあなたの経験から悩んでいる内容を回避させるにはどのようにしたら良いのかということをアドバイスし、解決できるように道しるべを示してあげることも必要です。

紹介した仕事がスタートしたら終わりではなく、お仕事スタート後も一番相談しやすい相手で在り続けることが重要です。

求職者の派遣登録やお仕事スタートまでの説明担当の3個の業務

上で3つに分けた役割について、もう少し細かく説明していきます。

登録作業

登録に来た方々へ、次の4点をご案内します。

  • 社内で必要となる書類の記入
  • 本人確認書類の確認とコピー
  • 給与の支払い方法などの説明
  • お仕事紹介までの流れの説明

特に本人確認書類などの確認業務は、確実に行わなければ求人をご案内することができない事態に成り兼ねないため、しっかりと本人確認書類を保管することを徹底しなければなりません。

また個人情報をお預かりするための誓約書の確認と、企業情報を漏洩しないための誓約書は必ずサインと押印を頂くことを忘れてはいけません。

雇用保険や社会保険に関する説明

求職者側が不安に感じやすい、保険関係の加入要件や加入義務についてもしっかりと登録時にご案内するようにします。

給与の額や働き方によって保険額は変わり、且つ給与控除の大部分をため具体的な金額例を伝える必要があります。

雇用に関わる部分のため流れ作業にせず、相手が理解し納得できる説明を心掛ける必要があります。

希望条件のヒアリング

どのような仕事・給与・休みなどを希望するのか、求職者が理想とする働き方をヒアリングします。

このヒアリングの内容が濃ければ濃いほど、マッチング精度が高まります。

求職者は感覚で話をするケースが多くあります。

勤務時間なども「9時ぐらいスタートを希望」というように「ぐらい」というアバウトな内容で返答されることが多々あります。

何時スタートの勤務だったら問題ないのかということを明確にするため、掘り下げて考えなければなりません。

感覚は人によって異なります。

自分の感覚で判断してしまうと、大きな間違いに繋がる可能性もあります。

よくある例は、「普通」という言葉の認識の違いです。

自分にとっては普通だと思っていたことも、他人にとってはそうではないことが多々あります。

「事務経験は普通にあります」と求職者から聞いて紹介した仕事が、実はその人のスキルに合わずミスマッチになってしまうこともあります。

それだけにヒアリングの深掘りが重要となります。

お互いが共通の認識を持てるくらいのレベル、つまり数字で表せるくらいまで深掘りが出来ることが必要です。

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求職者にお仕事紹介の2個の業務

求職者の希望条件をヒアリングできたら、次はマッチングしそうな企業の求人をご案内していきます。

複数の求人があれば全て提示し、最終的に求職者側に選んで頂くというような体制を作ります。

ここで大事なのは、即決させる、又は数ある派遣会社の求人から自分が伝えた求人を選んでもらえるようにすることです。

求人のご提案

マッチングしそうな求人を探し、できる限り詳しく詳細をお伝えします。

勤務して頂く際の主な業務内容や付随する業務内容などを細かくお伝えし、時給や昇給のタイミング、休みの取り方、人間関係、指揮命令者(責任者)はどんな方々なのか、今回の人材募集の背景など、求職者が知りたいこと・不安に感じそうなことをお仕事の提案時に詳しく伝えてあげることが重要です。

求職者の意思確認

お仕事内容や職場の環境など、リアルな情報を求職者側にお伝えした後は、どのように感じているのかをヒアリングしなければなりません。

もちろん求職者側が本音を話しているのか、イヤだと感じていないかを言葉や雰囲気で察知しなければいけません。

また、求職者は明確にNGな理由・YESの理由を言わないことがほとんどです。

大抵、「なんとなく合わない」というような曖昧な表現をしてきます。

この曖昧な表現をそのまま受け入れてしまうと、求職者の本心が分かりません。

「どの部分が合わないと感じたか」をストレートに質問すると、そこでようやく「給料」「社風」「勤務シフト」など具体的な理由が出てきます。

この理由を明確にすることでミスマッチングを防ぐことになるため、少しでも疑問に感じたり、なぜ?と感じたらしっかりと相手に聞き、理由を明確にしましょう。

マッチングした仕事があれば企業さんへご提案し、お会い頂く日時まで決めて、最速でお仕事をして頂けるように手順を踏みます。

就業スタート後のフォローの3個の業務

ようやく派遣就業がスタートしたら、今度は契約修了期間までの間しっかりと派遣先企業に貢献できるようにサポートしなければなりません。

そのサポートをするタイミングと頻度がとても大事なのです。

連絡を頻度高く取る

実際に私が人材派遣会社に勤めていた時は、連絡頻度を次のようにルーティン化していました。

  • 初日の勤務、お仕事前とお仕事終了後に電話連絡
  • 勤務開始3日目の勤務終了後に電話
  • 勤務開始7日目の勤務終了後に電話またはメール(LINE)連絡
  • 勤務開始15日目の勤務終了後に電話またはメール(LINE)連絡
  • 勤務開始30日目の勤務終了後に電話またはメール(LINE)連絡

人は誰でも、初日から3日目までが一番辛く、3日耐えることができれば7日目までは問題なく勤務できる傾向にあります。

その頃から徐々に職場で会話もできるようになり、話せる相手が見つかることで緊張状態が少しずつ緩和してきます。

そして15日目頃は、職場の人間関係で不安を感じ始めたり業務上のスキル不足などに直面するタイミングになります。

30日目になると、現状の職場や仕事内容が面白いと感じられているかどうかで今後の流れが大きく変わります。

だからこそ、節目で話を聞いてあげたりフォローしてあげることで気持ちが楽になったり、誰かに話をしたりすることで気持ちが整理できるようになったりするものです。

この周期で連絡漏れがないよう、ルーティン化することが大事だと考えていました。

2ヶ月目に就業先へ訪問

実際に勤務開始して1ヶ月が過ぎた頃に派遣スタッフさんの顔を見て話すことができるように派遣先まで行くと、派遣スタッフさんも安心します。

また実際の勤務先に行くことで就業先の責任者とも話ができるようになるので、派遣スタッフの評価や勤務態度なども確認できるようになり、企業側にも安心感を与えることができます。

派遣先への訪問は基本的に営業担当が行っています。

仕事を紹介したコーディネーターも同行することで、派遣スタッフ・派遣先企業の担当者双方からの更なる信頼獲得に繋がるのです。

勤務開始2ヶ月目以降からは月1回連絡

2ヶ月目以降も安定して仕事をしている方には月1回の電話連絡を行い、存在をしっかりと覚えていることや気にしているということを相手に伝えます。

また併せて、近況を知ることができます。

もし退職を考えている方がいれば、退職抑止やほかの求人を提案することもできます。

だからこそ、月1回の連絡は非常に重要です。

人材派遣コーディネーターの仕事の良いところ

人材派遣コーディネーターは思っている以上にストレスが溜まりやすい仕事です。

割合10の内7割はストレスが溜まる部分で、3割が面白さややりがいになるかと思います。

ここからはその3割の部分をお伝えします!

やりがいを感じられるポイント

安定稼働になったとき

数多く存在する派遣会社の中からエントリーし登録をしてもらった内の1社に自分自身がいて、自分の紹介した仕事が合っていると派遣スタッフから聞くと、やはり嬉しいものです。

時々派遣スタッフさんが会社に来て「お久しぶりです」と声を掛けてきてくれた時には、やりがいを感じました。

派遣会社の印象が変わったと言われたとき

コーディネーターの方は、派遣スタッフさんが初めて会う人材派遣会社の人となります。

謂わば会社の顔として印象強く残ります。

派遣スタッフさんは派遣会社に対して「固そう」「話しにくそう」「ビジネス的な対応をされる」というイメージを持っている方が大半です。

話やすく雰囲気も柔らかいと、安心して自己開示できるようになります。

「〇〇さんだから話しやすかったです」と言われることがやりがいに繋がります。

面白いポイント

コミュニケーションスキルが上がる

毎日様々な人と会ったりコミュニケーションを取らなければならないため、人の癖や性格を見抜くことも徐々にできるようになります。

この見抜くことができるようになることで、自分自身の話し方やお仕事を紹介するタイミング、どういう仕事を求めているのかということを聞かなくても察知することができると、自分で着地させたい部分に話を進めることができます。

テクニックの一つとなるため、習得すると人と会話することが今までより面白く感じるでしょう。

スタッフさんと仲良くなる

かなり稀なケースではありますが、コーディネーターとしてお仕事を紹介した方が1年以上の勤務や正社員で登用されて感謝され、プライベートでも仲良く遊びに行くような関係になることがあります。

担当しなければ会うこと話すことは勿論遊びに行くということもなかった人と、仕事を通して出会い仲良くなることができる職業でもあります。

こういう出会いがあるからこそ、人材派遣コーディネーターという仕事は魅力的です。

まとめ

人材派遣コーディネーターの仕事は、決して楽ではありません。

マニュアルというものが存在せず、感覚や相手の話し方などに臨機応変に対応しなければ成り立たない仕事です。

だからこそ、場数や経験で対応能力がどんどん上がっていきます。

一方で毎日様々な人と話をしなければならないため、ストレスは非常に溜まりやすいでしょう。

しかし、得られるスキルは一生ものとなり、資格ではないものの仕事でもプライベートでも活かすことができます。

人材派遣コーディネーター職は求職者の意向と企業側の希望を汲み取り、調合させる大切な役割です。

もちろん、完璧に双方の意見が一致することはほとんどありません。

だからこそ、辛いこともやりがいも感じ自身の成長へと繋がるのではないでしょうか。

私は人材派遣コーディネーターをしていて、後悔したことはありません。

この仕事が気になっている方の参考になれば嬉しいです。

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