秘書ってどんな仕事?

憧れるけど、難しそう…

などと一見ハードルが高い仕事に感じますが、一口に秘書と言っても仕事の内容は様々。

会社の規模、業務内容、担当する役員の役職によって仕事内容と難易度は違いますが、一体秘書はどんな人が向いているのか?

大変そうだけど、やりがいはどんなところにある?

そんな疑問にお答えしていきます。

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まずは「秘書」の仕事例をチェック

秘書はどんな仕事?

秘書というのは役員、上司がより良い仕事ができるようにあらゆる面でサポートすることが仕事です。

秘書の大まかな仕事内容

秘書の大まかな仕事内容は、スケジュール管理、メールや手紙のチェック、書類作成、社内外への連絡、来客応対、役員、上司の業務に関わるあらゆる手配です。

身のまわりで必要なことは全て秘書の仕事と言っても過言ではありません。

仕事上の役割とは?

事務、情報管理、接客技術、ビジネスマナー、コミュニケーション能力、細かい気くばりなどのスキルを充分に活かし、役員や上司が業務に専念できるよう全面的にサポートすることが役割です。

故に役員、上司にとってはなくてはならない存在です。

秘書の仕事はどんな人に向いている?

秘書の仕事に向いているのは、どんな人か箇条書きで説明していきますね。

冷静かつ機転が利く人

予定通りに進まないスケジュールや無理な仕事の依頼など思うようにいかないことやハプニングは日々起こります。

それに対して一つ一つ感情が顔に出ているようでは、秘書としては失格です。

突然のトラブルにも慌てず、常に冷静に且つ機転を利かせてしっかり対応できることが適性のポイントです。

また、厳しい愛想のない表情で仕事をしていては秘書とは言えません。

いつもにこやかに対応することが大切です。

控え目な人

秘書という仕事柄、社会的に地位のある方との接点が多くあります。

役員、上司の代理でそのような方々と接点を持つ内に、自分も同じ地位になっているかのように勘違いする秘書も多く見受けられます。

役員や上司からの伝言を社員や取引先の方々に伝える時に、相手は敬意を払った受け答えをしてくれますが、それは秘書そのものに向けられたものではないということをきちんと理解します。

また役員、上司も親しみのある態度で接して下さる場合があります。

そのような時も勘違いせず、あくまでも秘書と役員、上司という立場の違いをわきまえて質問に答えたり、意見を述べさせてもらうことが大切です。

秘密を守れる人

秘書はまだ一般社員には知らされない機密事項にいち早く触れる機会が多くあります。

例え機密と言われなくても、仕事中に耳にしたり目にしたことは一切人に話さないことが必要です。

自分では意識しなくても、「〇〇役員の秘書が話したことだから間違いない」と思われてしまうことが大きな問題に発展する可能性もあります。

秘書の仕事は全てが機密事項である、という緊張感を持って仕事をすることが大切です。

覚えることが得意な人

秘書は仕事柄、多くの方とお会いします。

その方々の名前や顔はもちろんのこと、会社名や役職、また懇意にしている方であればプロフィールや趣味までも記憶して、いつでも臨機応変に対応できるようにしておきます。

また日常的に役員や上司から多くの質問や仕事の指示などがあります。

秘書が調べて報告するべきことや各部署に役員からの指示として伝えるべきものなど、内容は多岐にわたります。

その一つ一つに「なんでしたっけ?」となっていては秘書失格です。

いつでも返答できるように記憶して準備できていることが大切です。

補足ですが、記憶に頼るだけでなくメモを必ずとり整理をしておくと、急に役員から訊かれても慌てないと思います。

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秘書の仕事をするために活かせる、今までの経験は?

秘書前にも述べた通り社会的に地位のある方との接点が多い仕事ですので、ただ事務処理能力があれば良いというわけにはいきません。

様々な分野の知識が秘書の仕事に役立ちます。

書道

役員や上司に代わって手紙や伝言のメモを書く機会が多いので、字が綺麗であることはとても重要です。

また会席の芳名帳への記帳を代筆したり、祝儀不祝儀袋の表書きの代筆など筆で書くこともあります。

書道を習うのは大変役立ちます。

生け花や茶道

会社の受付や表玄関は専門業者にお花を活けてもらうこともありますが、担当役員、上司の部屋のお花は秘書が活けることが多いと思います。

大切なお客様を迎える応接間のお花が綺麗に活けられているのは、商談をする上で大切な要素の一つですね。

また、茶道なども嗜んでいることで身につく所作や優雅な物腰が、お客様をおもてなしする上でとても役立つと思います。

語学

仕事の内容によっては語学が必須になる事こともあります。

意外と知られていないのですが、秘書の中には留学経験のある人が多いのです。

海外での経験から幅広い知識を身につけていることや語学力があることが、秘書業務をする上で強みとなります。

秘書の仕事をするにあたって覚えなければいけないこと

パソコン操作

書類作成やデータ管理、情報収集などでパソコンを使う機会が多いですが、朝からずっとパソコンの前で作業するわけにいかないのが秘書の仕事です。

短い時間の中で効率よく書類を作成したり、新しくお会いした方の情報を入力したり、また必要な情報をインターネットで検索してデータをまとめたりしますので、パソコン操作に長けていることは、より良い秘書業務を行うのに必須です。

正しい日本語、敬語

外国のお客様や取引先が多い場合は英語などの外国語の能力も求められることが多いでしょうが、まずは正しい日本語を使えることが大切です。

日本人だから日本語は話せると思っている人も多いですが、普段家族や友達と話す言葉とビジネスで社会的地位のある方との会話にはかなりの違いがあります。

ビジネスの場に必要なきちんとした日本語を話せるようになるには、勉強が必要です。

そして、敬語に関しても会社の顔となる役員の秘書として相応しく、正しい言い方を身につけることが必要です。

ビジネスマナー、一般常識

社会人としての一般常識や、ビジネスマナーが身についていなければ、秘書の仕事は務まりません。

例え新卒であっても、ベテラン社会人であってもお客様にとっては同じです。

その会社の役員との繋ぎ役である秘書として対応されるので、自覚を持ってきちんとしたマナーを身につけましょう。

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その後のキャリアについて

この仕事に就いた後のキャリアアップの道は?

優秀な秘書であればある程、秘書業務で培ったキャリアを活かして自分で事業を始める方も多くいらっしゃいます。

成功された多くのビジネスマンとの交流の中で、成功するビジネスの考え方や仕事の進め方を学ぶチャンスに恵まれ、自然とビジネススキルも身につき、自分自身の仕事の能力も抜群に上がります。

こうして事業を始めるための能力を身につけていくことで、スムーズに起業への道筋を作っていけるのです。

他の仕事にもこの経験を活かせる?

秘書の仕事というのは『仕事上の役割』のところでも説明したようにあらゆるスキルを以て業務を行うので、この先どんな業務に就いても秘書の経験が活かせます。

優秀な秘書を目指すということは、事務、営業、企画、広報等どの業務にも対応できる人材になれるということです

自分にあった秘書の求人の選び方や注意点

秘書の仕事は、会社の規模や業種によって仕事内容が変わってきます。

個人秘書、グループ秘書でも仕事内容は全く異なります。

自分に合う業務を見極めて、より良い仕事環境を選ぶことが大切ですね。

【選び方①】雇用形態から探す

雇用形態は大きく分けて、正社員と派遣社員に分かれます。

正社員であれば収入も安定し長期で働けるので、会社の業務や役員、上司の仕事内容を把握しスムーズに業務に取り組むことができます。

また、徐々に信頼を得ていくので、やりがいのある秘書ライフを目指せます。

派遣社員の場合は即戦力が期待されるため、経験や迅速な対応が求められます。

短期で働くので、契約と契約の間をあけて旅行に行くこともできますし、契約ごとに違う職種の会社の秘書の経験もでき、自身のスキルアップを図れます。

派遣社員の場合は長期間で見た場合、収入は安定していません。

ただし、資格、経験があり優秀な秘書の場合は正社員よりもお給料の良い場合もあります。

【選び方②】職種から探す

基本的に担当する役員、上司の補佐役という仕事ですが法律事務所、大学教授、外資系企業では個人秘書が一般的です。

グループ秘書は一般企業に多く見られ、秘書室に配属されて複数のチームで役員の補佐を務めます。

勤務時間、残業、休日出勤、出張などは役員や上司のスケジュールや業務内容によって異なりますので、事前に確認してみると良いですね。

【選び方③】会社の業態から考える

秘書の勤務先は、一般企業、外資系企業、大使館、大学、研究所、病院、法律事務所、議員事務所と広範囲に及びます。

一般企業、外資系企業であっても会社の規模や業種で仕事内容は異なりますので採用の内容をよく確認することが大切ですね。

【選び方④】給与や雇用条件から考える

平均年収は300万円〜700万円と経験や資格によってかなり異なります。

未経験から始めてどんどんスキルアップすることで、信頼を得てお給料アップを図ることもできます。

雇用条件で大切なのは、勤務時間や社会保健等の福利厚生面です。

働く上で大切な条件です。

規模の大きな企業であれば、社会保険等は問題ないと思いますが、個人企業や個人事務所の場合は事前に確認することが大切ですね。

【選び方⑤】エリアから考える

秘書の仕事は都心部であれば、企業や法律事務所、大使館など華やかな職場のイメージがありますよね。

ビジネスの中心地であればバリバリと働く役員を支える秘書の仕事も自ずと忙しくそしてやりがいのある充実した仕事が考えられますが、病院や研究所、大学でじっくりと働くという働き方もまた魅力的です。

自身の今後のスキルアップのビジョンを考えて、エリアを選択すると良いですよね。

【選び方⑥】将来の計画から考える

秘書は一般企業であれば経営のこと、議員事務所であれば政治、医師であれば最新医療情報のことなど、それぞれ専門分野に特化したエキスパートと毎日行動を共にします。

その方々と話したり実際に最先端の現場を経験することで、仕事の考え方や進め方を毎日学ぶことになります。

議員秘書を経験した後、政治家になる方や法律事務所で勤めながら弁護士の資格をとる方が多く見られるのはそういった理由です。

もし将来自分で起業しようと思っている場合、実際に経営をしている現場で学ぶことが大きな武器になることは間違いないですよね。

まとめ

秘書というとニコニコと素敵な笑顔で働いている人という華やかなイメージですが、実はその笑顔も仕事の一つであり、プロフェッショナルに働いている人達なのです。

「どうすれば役員、上司が仕事に専念できるか?」秘書は言われる前に様々なことに気づき、考え、実行することを心がけています。

そして、控え目でうっかりとしたミスをしないよう常に心配りをして仕事をこなす凄技スーパービジネスマンなのです。

コミュニケーション能力やビジネスマナー、書類作成能力、などと全ての分野においてそつなくこなすことを求められる背景には、秘書の仕事のできがそのまま役員、上司の面目に関わってくると言っても過言ではないからです。

自分で考え実行したことが役員や上司の役に立って感謝されると、やはりやりがいがありますよね。

また、企業や政治の最先端に身を置き実際に目にしたり経験することはとても勉強になることが多く、やりがいもあります。

大変であればある程、やりがいとスキルアップが確実に狙える仕事です。

自分に合った秘書の仕事を見つけて、将来のためにぜひスキルを磨いてくださいね。