秘書ってどんな仕事?

憧れるけど、難しそう。。。

などと、一見ハードルが高い仕事に感じますが、一口に秘書と言っても仕事の内容は様々。

会社の規模、業務内容、担当する役職によって仕事内容と難易度は違いますが、一体秘書はどんな人が向いているのか?

大変そう、でもやりがいはどんな所にある?

そんな疑問にお答えしていきます。

「秘書の仕事」が自分に向いているか診断するにはこちら →

秘書はどんな仕事?

秘書というのは、担当の役員、上司がより良い仕事が出来る様に雑務を一手に引き受けるのが秘書の仕事です。

秘書の大まかな仕事内容

秘書の大まかな仕事内容は、スケジュール管理、メール手紙のチェック、書類作成、社内外への連絡、来客応対、電話対応と担当役員、上司の仕事の身の回りで必要なことの雑用は、全て秘書の仕事と言っても過言ではありません。

仕事上の役割とは?

それはもうズバリ、役員、上司にとって役に立つ人です。

役員、上司にとって事務仕事、情報管理、接客技術、気配りのエキスパートとして、そしてビジネスマナーを備えコミュニケーション能力を持ち、傍に控えて常に必要なことをテキパキとこなせるのが秘書です。

秘書の仕事はどんな人に向いている?

秘書の仕事に向いているのは、どんな人か箇条書きで解説していきますね。

冷静かつ機転を効かせられる人

秘書はあくまでサポートの仕事なので、予定通りに進まないスケジュールや無理な仕事の依頼にもいちいち顔に出ているようでは秘書の仕事としては、失格です。

常に冷静になって物事に対応し、突然のトラブルにも慌てずしっかりとした対応を取れる事が適性のポイントです。

かと言って、厳しい愛想のない顔で仕事をしていては秘書とは言えないでしょう。

秘書は、冷静かつ機転を効かせることはもちろんのことどんな時もそつなくこなし、あくまでもにこやかに対応する事が求められる秘書の資質です。

控え目な人

秘書という仕事柄、社会的にも地位のある方との接点が多くあります。

役員、上司に成り代わって仕事をしているうちに社会的地位のある方との接点が自分の地位のように勘違いする秘書も多く見受けられます。

社員に役員、上司の伝言を伝えるときや、取引先の役員の方や秘書の方に伝言をお伝えするときに相手が敬意を表して伝言を聞いたり受け答えをしてくださいますが、それは、秘書そのものに向けられたものではないということをきちんと理解し、同じように秘書にもそのような態度で接してくださることに敬意を持って対応できる事が必要です。

それから、長く担当させて頂いていると役員、上司も親しみのある態度で接してくださる場合があります。

その様な時、まるで自分自身も同じ地位にあるかのように勘違いするような言動をする秘書もいますが、あくまでも、秘書と役員、上司という立場の違いをわきまえて質問にお答えしたり、意見を述べさせてもらうことを心掛けられる事が大切です。

秘密を守れる人

秘書という仕事柄、まだ一般社員には知らされない機密事項に触れる機会も多くあります。

例え、あえて機密と言われない場合でも仕事中に耳にしたり目にしたことを一切人に話さない事が必要です。

自分では意識しなくても、「〇〇役員の秘書が話し事だから間違いない。」と、思われてしまう事が大きな問題に発展する事もあり得ます。

秘書の仕事というのは、全てが機密事項くらいの緊張感を持って仕事をする事が大切です。

覚える事が得意な人

秘書の仕事は、沢山の会社にとって大切な方とお会いする事が多くあります。

その方達のお名前お顔はもちろんのこと、会社名役職、お付き合いの深い方であればプロフィールや趣味までも記憶しいつでも臨機応変に対応できなければいけません。

毎日忙しい役員、上司からたくさんの質問や仕事の依頼を矢継ぎ早にされる事も、日常的にあります。

その際に、いちいちなんでしたっけ?となっていては秘書失格です。

いつでもお答えできる様、記憶して準備できている事が大切です。

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秘書の仕事をするために活かせる、今までの経験は?

秘書の仕事は、社会的に地位のある方との接点の多い仕事ですのでただ事務処理能力があればいいと言う訳にはいきません。

色々な分野の知識が秘書の仕事に役立ちます。

書道

役員、上司に代わってお手紙や伝言のメモを書く事の多い仕事ですので、字が綺麗であると言う事が大変重要です。

会席の芳名帳への記帳を代筆したり、祝儀不祝儀袋の表書きの代筆などと筆を使って文字を書く事も多くあります。

書道を習うのは大変役立ちます。

生け花や茶道

会社の受付や表玄関は専門の業者さんにお花をいけてもらう事もありますが、担当役員、上司のお部屋のお花は秘書が活ける事が多くあります。

大切なお客様を迎える応接間のお花が綺麗に活けられているのは、商談をする上で大切な要素の1つですね。

また、茶道などを嗜んでいる事でお茶をお出しする所作や物腰が優雅である事もお客様を接客する際に大切な要素となります。

語学

仕事の内容によっては語学が必須になる事もあります。

意外と知られていないのですが、秘書の中には留学経験のある人が多いのです。

海外での経験から幅広い知識を身に付けている事、そして語学力もあるという事が秘書業務を行う上で強みとなることもあります。

秘書の仕事をするにあたって覚えなければいけないこと

パソコン操作

書類作成や、データ管理、情報収集などでパソコンを使う事が多くありますが、朝からずっとデスクでパソコンの前で作業する訳にいかないのが秘書の仕事です。

短い時間の中で、効率よく書類を作成したり新しくお会いした方の情報を入力したり、また必要な情報をインターネットで検索してデータをまとめたりとパソコン操作に長けている事は、より良い秘書業務を行うのに必須です。

正しい日本語、敬語

外国人のお客様や取引先が多い場合は、英語などの外国語の能力も求められる事が多いでしょうが、まずは正しい日本語を使う事が何より必要です。

日本人だから日本語は話せると思っている人も多いですが、普段家族や友達と話す言葉はビジネスの社会的地位のある方との対応には不十分な事が多いので、ビジネスの場で必要なきちんとした日本語を話せる様になるには勉強が必要です。

そして、敬語に関しても会社の顔となる役員の秘書としてふさわしい正しい敬語を身につける事が必須です。

ビジネスマナー、一般常識

社会人としての一般常識や、ビジネスマナーが身に付いていなければ秘書の仕事は務まりません。

例え新卒であっても、ベテラン社会人であってもお客様にとっては大切な取引先お客様とのつなぎ役である秘書として扱って下さいますのでその自覚を持って、きちんとしたマナーを身につけましょう。

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その後のキャリアについて

この仕事についた後のキャリアアップの道は?

優秀な秘書であればあるほど、秘書業務で培ったキャリアを活かして自分で事業を始める方も多くいらっしゃいます。

たくさんの成功されたビジネスマンの方達との交流の中で、成功するビジネスの考え方や仕事の進め方を学べるチャンスが多くあり、自然とビジネススキルが身につく事と、多岐にわたる仕事を忙しい中テキパキとこなす中で自分自身の仕事の能力も抜群に上がり、事業を始める能力を身につけていく事でスムーズに起業への道筋を作っていけるのです。

他の仕事にもこの経験を活かせる?

秘書の仕事というのは、事務全般に始まり接客そして会社の顔である役員の代理で連絡等の業務も行う事で、この先どんな業務についても秘書の経験が活かせる事は間違いありません。

優秀な秘書を目指すというのは、優秀な事務、営業、企画、広報等々のどの業務にも対応できる人材になるという事です。

自分にあった秘書の求人の選び方や注意点

秘書の仕事は、会社の規模や業種によって仕事内容が変わってきます。

個人秘書、グループ秘書でも仕事内容は全く異なります。

自分に合う業務を見極めて、より良い仕事環境を選ぶ事が大切ですね。

【選び方①】雇用形態から探す

雇用形態は大きく分けて、正社員と派遣社員に分れます。

正社員であれば、収入も安定し長期で働く事で会社の業務や担当役員、上司の仕事内容の全てを把握しスムーズに業務をこなす事が出来ます。

また、信頼を得て働くというやりがいのある秘書ライフを目指せます。

派遣社員の場合は、即戦力が期待される為経験や迅速な対応が求められます。

短期で働くので、契約と契約の間をあけて旅行に行く事も出来ますし、契約ごとに違う職種の会社の秘書を経験する事で自身のスキルアップを図る事も出来ます。

ただ、派遣社員の場合は長期間で見た場合収入の安定はありませんが、資格、経験があり優秀な秘書の場合は正社員よりもお給料の良い場合があります。

【選び方②】職種から探す

基本的に担当する役員、上司の補佐役という仕事ですが法律事務所、大学教授、外資系起業では個人秘書が一般的です。

グループ秘書は、一般企業に多く秘書室に配属されて組織の管理者の下で複数人のチームで上司の補佐を務めます。

勤務時間、残業、休日出勤、出張などのスケジュールは上司のスケジュール仕事内容によって異なりますので、事前に確認してみるといいですね。

【選び方③】会社の業態から考える

秘書の勤務先は、一般企業、外資系企業のほか、大使館、大学、研究所、病院、法律事務所、議員事務所と広範囲に及びます。

一般企業、外資系企業であっても会社の規模や業種で仕事内容は異なりますので採用の内容をよく確認する事が大切ですね。

【選び方④】給与や雇用条件から考える

お給料の平均年収は、300万から700万と経験や資格によってかなり異なります。

未経験から初めてどんどんスキルアップする事で、信頼を得てお給料アップを図る事も出来ます。

雇用条件で大切なのは、勤務時間や保健等の福利厚生面は働く上で大切な条件です。

規模の大きな企業であれば、保健等は問題ない事が多いですが個人企業や個人事務所の場合は事前に確認する事が大切ですね。

【選び方⑤】エリアから考える

秘書の仕事は都心部であれば企業や、法律事務所、大使館などと華やかな職場のイメージがありますよね。

確かに、ビジネスの中心地であればバリバリと働くビジネスマンを支える秘書の仕事も自ずと忙しくそしてやり甲斐のある充実した仕事が考えられますが、病院や研究所、大学でじっくりと働くという働き方もまた魅力的です。

自身の今後のスキルアップのビジョンを考えて、エリアを選択すると良いですよね。

【選び方⑥】将来の計画から考える

秘書という仕事は企業であれば経営のこと、議員事務所であれば政治、医師であれば最新医療情報と要人と呼ばれる職責の方にはそれぞれ特化した専門分野のエキスパートです。

その方達と行動を共にすることで、実際に最先端の現場を経験したりそのエキスパートの方と話す事で考え方や仕事の進め方を毎日学ぶ事になります。

議員秘書を務めた後、政治家になる方や法律事務所で務めながら弁護士の資格をとる方が多く見られるのはそう言った理由です。

もし将来自分で起業しようと思っていた場合、実際に経営をしている現場で学ぶ事が大きな武器になることは間違い無いですよね。

まとめ

秘書というとニコニコと素敵な笑顔で働いている人という華やかなイメージですが、実はその笑顔も仕事の1つとしてプロフェッショナルに働いている人達なのです。

「どうすれば役員、上司がもっといい仕事ができるのか?」を言われる前に考え、気づき、実行する事が大切です。

それでいて、出しゃばらず、そして忘れていた、うっかりしたなどというミスの無いように心配りを忘れずに補佐という仕事をやりこなす凄技スーパービジネスマンなのです。

コミュニケーション能力や、ビジネスマナー、書類作成能力、などと全ての分野においてそつなくこなすことを求められる背景には、秘書の仕事の出来がそのまま役員、上司の仕事の出来に関わってくると言っても過言ではないからです。

自分で考え実行した事が役員、上司に役立って感謝されるとやはりやり甲斐がありますよね。

また、秘書の仕事上企業の最先端、政治の最先端の場所を実際に目にし経験する事で勉強できる事もたくさんあるのもやり甲斐の1つです。

大変であればあるほど、やり甲斐とスキルアップが確実に狙える仕事です。

自分にあった秘書の仕事を見つけて、将来のために是非スキルを磨いてくださいね。


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