社長秘書と聞いてどのようなお仕事内容をイメージするでしょうか。

どのような業務を実際にしているのか、実はあまりよく分かっていない方も多いかもしれません。

今回は、社長秘書の仕事内容を具体的に解説します。

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社長秘書の仕事は大きく3つの役割に分けられる

上司の仕事 全般のサポート

秘書は、企業の社長や執行役員など重要な地位に就いている方の仕事が円滑に進むようにサポートするのが主な役割です。

上司自身の仕事の負担が少しでも軽くなるようにすることが、秘書の大きな業務です。

対外的なサポート

社外の重要な地位にいる方や取引先のお客様と接したり、アポイントの調整をすることが主な業務です。

会食の手配や、手土産の準備することもあります。

その際には挨拶状やお礼状などを書くこともあるでしょう。

そのため、企業の顔として失礼のないように対応することが大切です。

社内的なサポート

部下との連絡事項のやり取りや情報共有、役員同士の会議や打合せ、また社内的に提出すべき資料や書類の作成など、社内での重要な仕事も数多くあります。

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上司自身の仕事のサポート 4つの業務

メール・郵便物のチェック

上司宛に届く郵便物やメールは量も多く、内容も多岐にわたります。

そのため、重要度や緊急度を判断して優先順位を考える必要があります。

親展以外の郵便物に関して宛名と中身を確認し、上司に見せるべきものは判断を仰ぎます。

中には上司宛であっても、該当部署に回すべき郵便物が混ざっている場合もあります。

どこに回すべきかを判断し、コピーを取って回覧をしたり、適切な部署に転送するなどの処理をします。

メールの場合も同様です。

重要な内容や上司の確認が必要なメールに関しては判断を仰ぎ、スケジュール調整など秘書で対応ができるものは上司の手を煩わせずに業務が遂行するよう対応します。

ただメール確認については、企業や上司によっても対応の仕方が変わってきます。

秘書に上司メールの閲覧権限がある場合に限り、メール対応の幅が広がると心得ておきましょう。

スケジュール管理

資料の整理整頓やファイリング、スケジュール管理など細かい作業は秘書の主な業務となります。

上司が不在の間も、上司のスケジュール管理は必須です。

上司に代わってメールや電話で出席可能な日時を提案したり、会議や打ち合わせの出欠などを連絡する必要があります。

また上司の机は沢山の書類などで溢れ、乱雑になりがちです。

必要書類の区分けやファイリング等の作業は、秘書がしておかなければならない大切な仕事の一つです。

上司に何がどこにあるか尋ねられても即座に対応できるよう、常にファイリングや整理整頓を心がけ、上司の仕事がスムーズに進むように心がけましょう。

出張手配

出張の内容にもよりますが、交通手段や宿泊の手配などを秘書が手配することもあります。

海外出張であれば、企業が提携している旅行会社に一任することもあります。

その場合でも、パスポートの有効期限など訊かれたらすぐ答えられるよう把握しておかなければならない情報も多くありますので、きちんと答えられるようにしておきましょう。

国内出張の場合は、交通手段が飛行機か新幹線か、選択肢が分かれることがあります。

上司と事前に情報共有をして、交通手段はどうするのか、飛行機や新幹線の時間、座席の好みなど、希望を把握しておかなければなりません。

また宿泊場所も、企業で規定される範囲内で希望に適ったホテルを予約する必要があります。

秘書の仕事はただ出張の手配をするというわけではなく、上司の好みや企業の規定に準じているかなど、細かな気配りが必要となるでしょう。

経費精算

企業により異なりますが、秘書が出張精算や経費精算を申請することがあります。

その場合、領収書等を上司から受け取り、企業の規定に則った経理事務の処理を行います。

経費処理について不明点があれば経理や財務の担当者に問い合わせをし、正しく精算されるように心がけましょう。

また会合などは、相手や人数、またはその内容により規定が細かく定められていることがあります。

交際費などは稟議書を提出する場合などもありますので、適切な書類を作成し、期限内に精算されるように処理する必要があります。

対外的なサポート 4つの業務

電話・来客対応

秘書の主な業務の一つとして、電話対応や来客対応があります。

取引先からのアポイントを受けるなど他社の秘書とやり取りをしますので、正しい日本語や敬語を使い、失礼のないように対応しなければなりません。

また、お客様が来社した際には応接室に通し、上司が来るまで対応します。

清潔感のある身なり、落ち着いた立ち居振る舞いを心がけ、相手に気持ちの良い印象を与えるようにしましょう。

また、笑顔でと気遣いも忘れないようにしておきましょう。

交際業務対応

上司は社外の人や取引先と会合をすることがあります。

その際には、事前に先方との日時などを決め、会合を開催する場所の手配をしなければなりません。

時にはアルコールを交えた懇親会にもなります。

レストランの場所や個室の有無、コース料金の確認など、その懇親会に見合った場所やグレードを設定する必要があります。

普段から周囲の情報やインターネット検索などで、ビジネス会合に適したレストランや個室などをいくつか選択肢に入れておき、予約が必要になった時にすぐに手配できるよう準備しておくことが大切です。

お礼状・電報等作成

秘書は上司に代わり取引先や社外の人にお礼状を書く場合があります。

その際には手書きとなりますので、癖のない読みやすい美しい文字を書けるようにしておかなければなりません。

また慶弔時には、電報や供花の手配をすることもあります。

電報は文例サンプルをいくつか用意しておき、言葉遣いの間違いがないよう手配しなければなりません。

供花の際には一律の料金設定が存在する場合もありますので、事前に会場に問い合わせる必要があります。

後々失礼になったり上司が恥をかくことがないよう、手間を惜しまず心と気を配ることが大切です。

慶弔時対応

上司が関連会社の結婚式や葬儀に参加することがあります。

結婚式は事前の準備が可能ですが、告別式や葬儀は突然ですので、黒ネクタイや袱紗、香典袋などをあらかじめしておくことが大切です。

いざ必要となった時に慌てないように、薄墨ペンなども用意しておきましょう。

社葬をする場合には、秘書もスタッフの一員として手伝いをすることがあります。

社内に喪服を一着用意しておき、必要になった時にすぐに対応できるようにしておきましょう。

社内的なサポート 3つの業務

会議室手配

社内会議や打合せの際に利用する会議室やお茶の手配は秘書がすることになりますので、事前に人数や時間を把握するよう心がけます。

参加者への招集通知の発信や出欠確認・リマインド、当日の資料やお茶などのセッティングも、秘書が確認しておかなければならない事項です。

直前に慌てることがないように、しっかりとチェックしなければなりません。

書類作成

会議や打合せに使用する書類作成のサポート、期限までに提出しなければならない書類の作成など、秘書はデスクワーク業務も多いです。

ワードやエクセルはもちろんのこと、パワーポイントやブラインドタッチなどのパソコンスキルも高度なものが要求されることもありますので、日頃からスキルアップをしておきましょう。

また物事の進捗状況をきちんと把握し、上司に確認を仰ぐなど、コミュニケーションがスムーズに取れるように報告や伝言の優先順位をつけ、簡潔で理解しやすい連絡を心がけるなど細やかな気配りが大切です。

スケジュール対応

スケジュール調整は上司が不在の時でも行わなければなりません。

早急に上司とアポイントを取りたい、相談をしたいという社内外の人からの連絡が秘書のもとへ集まります。

その際には上司のスケジュールを確認して、スムーズにアポイントが入れられるように手配しなければなりません。

またアポイントが入った時点で上司に連絡し、忘れずに情報共有しなければなりません。

役員付秘書と部署付秘書との仕事内容の違い

役員付秘書と部署付秘書との仕事は、どのような点が違うのでしょうか。

役員付秘書は、企業の経営陣について業務をこなすため、業務内容も機密度が高く、社外の重要なポストにいる人との接点も多くなります。

一方、部署付秘書は主に部長や部門について業務をこなすため、謂わば中間管理職的な立場の上司のサポートや部署全体のサポートをすることになり、より現場に近い業務のサポートをすることが多くなるでしょう。

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社長秘書の仕事の良いところ

やりがいを感じるポイント

社長秘書の仕事において、やりがいを感じるポイントを解説します。

企業の決断や最先端を目にすることができる

秘書は企業のトップや経営陣の方々と接する機会が多いため、勉強になることが沢山あります。

通常では知り得ない経営陣が企業的な判断を下す瞬間を目の当たりにすることもあり、企業や社会の動きを身近に感じることができます。

自身のスキルアップに繋がる

秘書は上司のそばで業務をするため、華やかな場に共に参加することもあります。

そこでは、各業界のトップの方や著名な方が参加していることもあるでしょう。

様々な人と関わることがあり、立ち居振る舞いが磨かれ、視座が高まる可能性もあります。

まずは秘書としての意識をしっかり持ち、どのような場でも恥ずかしくない振る舞いを身につけることが大切です。

マルチリクエストに臨機応変に対応

秘書は業務を通して、他企業の秘書の方の応対の仕方に学ぶ機会にも恵まれます。

他社の秘書の応対を知ることは、自分自身の対応を振り返ることができる絶好のチャンスであり、言葉の選び方や対応の仕方など参考になることが数多くあります。

他の秘書の心遣いや温かい対応、日本の文化の知識、マルチリクエストに対応する術を実感しながら学べる貴重な機会でもあります。

コミュニケーション能力の幅が広がる

秘書は、相手が何を望んでいるのかを察したり、気を配ることを常に心がける仕事です。

上司はもちろん、社内外の沢山の人と接する機会が多いため、人とコミュニケーションを取ることに長けていきます。

業務を通して、自分自身の人間性もスキルアップできる楽しい仕事です。

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まとめ

今回は社長秘書の仕事内容について具体的に解説しました。

秘書は上司の仕事を陰ながら支えることが基本業務です。

そのため、上司の仕事内容や人柄に左右されやすい職種と言えます。

大変な仕事ですが、他の職種にはない貴重な経験が沢山できるという面もあります。

日々自己研鑽して知識やスキルを蓄えることで、秘書としてだけではなく人間性も高められる仕事です。

企業に求められる人材になれるよう頑張ってくださいね。

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