社長秘書と聞いてどのようなお仕事内容をイメージするでしょうか。

どのような業務を実際にしているのか、実はあまりよく分かっていない方も多いかもしれません。

今回は、社長秘書の仕事内容を具体的に解説します。

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社長秘書の仕事は大きく3個の役割に分けられる

上司の仕事自体のサポート

秘書は、企業で重要な地位にいる人や上級社員について、その人の仕事が円滑に進むように陰で支えるのが主な役割で、多忙な上司に代わって仕事をサポートします。

上司自身が持っている仕事の負担を少なくすることが、秘書の大きな業務のひとつとなります。

対外的なサポート

上司の持っている仕事の中で、対外的な面でのサポートも秘書の仕事となります。

社外の重要なポストにいる方や取引先の大切なお客様などと接したり、面会のセッティングを取りまとめたりすることが主な業務です。

そのため時には企業の顔として、他社の人々と話をしたり対応したりすることがあります。

社内的なサポート

社内での対応も秘書の重要な仕事です。

部下との連絡事項のやり取りや情報共有、役員同士の会議や打合せ、また社内的に提出すべき資料や書類の作成など、秘書には上司の業務をサポートする機会が数多くあります。

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上司自身の仕事のサポートの4個の業務

メール・郵便物のチェック

上司宛に届く郵便物やメールはさまざまで多量です。

まず郵便物は、ダイレクトメールなど閲覧不要な郵便物との区別を明確にします。

親展以外の郵便物に関して宛名と中身を確認し、上司に見せるべきものは回して判断を仰ぎます。

また上司宛であっても、該当部署に回すべき郵便物が混ざっている場合もありますので、都度どこに回すべきかを判断し、的確な宛先に転送するなどの処理をします。

メールの場合は、さらに細分化されます。

重要な内容のメールや上司の判断が必要なメールに関しては判断を仰ぎ、秘書が判別できるものはすぐに対処して、上司の手を煩わせずとも業務が遂行するよう対応します。

ただメール確認については、企業や上司によっても対応の仕方が変わってきます。

秘書に上司メールの閲覧権限がある場合に限り、メール対応の幅が広がると心得ておきましょう。

スケジュール管理

資料の整理整頓やファイリング、スケジュール管理など細かい作業は秘書の主な業務となります。

上司が不在の間も、上司のスケジュール管理は必須です。

上司に代わり、メールや電話で出席可能な日時を提案したり、会議や打ち合わせの出欠などを連絡する必要があるので、上司がいなくてもスケジュールをチェックしながら秘書が対応をしなければなりません。

また不在中の上司の机はたくさんの書類などで溢れ、煩雑になりがちです。

必要書類の区分けやファイリング等の作業は、秘書がしておかなければならない大切な仕事のひとつです。

上司に、何がどこにあるか不意に尋ねられても即座に対応できるように、きちんとファイリングや整理整頓を心がけ、上司の仕事がスムーズに進むように手助けしましょう。

出張手配

多忙な上司ともなると、国内外問わず出張も多くなります。

出張の日数や場所にもよりますが、交通手段や宿泊の手配などは、秘書が手配することが多いです。

海外ならば企業が提携している旅行会社に一任することもありますが、その場合でもパスポートの有効期限など、聞かれたらすぐ答えられるよう、把握しておかなければならないプライベートな情報も多くありますので、秘密保持をしつつきちんと答えられるようにしておきましょう。

国内出張の場合は、交通手段が飛行機か新幹線か、選択肢が分かれることがあります。

上司と事前に情報共有をして、何時の飛行機あるいは新幹線がよいのか、窓際なのか通路側が好みなのか、詳細を把握しておかなければなりません。

また宿泊場所も上司により千差万別ですので、企業で規定された範囲内で上司の希望に適ったホテルを予約する必要があります。

秘書の仕事はただ出張の手配をするというわけではなく、上司の好みや企業の規定に準じているかなど、細かな気配りや秘密保持も必要となる重要な役割を果たしています。

経費精算

出張や会合などに出席すると、経費精算が発生します。

企業により異なりますが、秘書がいる上司の場合は、秘書が出張精算や経費精算をすることもあります。

上司から領収書やレシートを受け取り、企業の規定に則った経理事務の処理を行う必要があります。

時には経理や財務の部署に内容の確認を問い合わせる作業も加わります。

分からないことは分からないままにしておかず、担当者にきちんと問い合わせをしてコミュニケーションを取り、仕事を正しく遂行できるように心がけましょう。

また会合などは相手方や人数により、経費精算の規定が細かく定められていることが多いです。

特に交際費などは稟議書を提出する場合などもありますので、適切な書類を作成し、期限内に経費精算できるように処理する必要があります。

対外的なサポートの4個の業務

電話・来客対応

秘書の主な業務のひとつとして、電話対応や来客対応など対外的なサポート業務があります。

取引先の重要な人とのアポイントや、他社の秘書とのやり取りなどもします。

正しい日本語と敬語を使い、失礼のないように応対しなければなりません。

また、お客様が来社した際には応接室に通して接客するなど、上司が来る間の対応をする必要もあります。

清潔感のある身なりと、落ち着いた立ち居振る舞いを心がけ、相手に良い印象を与えるように気を配りましょう。

笑顔で対応し、何ごとにも冷静に振る舞えるよう常に視野を広く持ち、気遣いを忘れないようにしておきましょう。

交際業務対応

上司は社外の人や取引先と会合をすることがあります。

その際には、事前に先方との日時などを決め、会合を開催する場所の手配をしなければなりません。

相手方にもよりますが、時にはアルコールを交えた懇親会にもなりますので、レストランや個室の選択と場所の設定、コース料金の確認と予約など、その懇親会に見合った場所やグレードを設定する必要があります。

常日頃から、周囲からの情報やインターネット検索で、ビジネス会合に適したレストランや個室などをいくつか選択肢の幅に入れておき、予約が必要になった時にはすぐに手配できるよう準備することが大切です。

お礼状・電報等作成

秘書は上司に代わり、取引先や社外の人にお礼状を書く場合があります。

その際には手書きとなりますので、癖がなく読みやすい美しい日本語を、ペンで書けるようにしておかなければなりません。

また慶弔時には、電報や献花の手配をすることもあります。

相手により変わりますが、電報のいくつかの文例サンプルを用意しておき、言葉遣いの間違いがないよう手配しなければなりません。

献花の際には一律の料金設定が存在する場合もありますので、事前に会場に問い合わせる必要があります。

事前準備のひと手間を省いたために後々失礼になったり上司が恥をかくことがないよう、ひと手間を惜しまず気を配ることが大切です。

慶弔時対応

上司が関連会社の結婚式や葬儀に参加することがあります。

結婚式は事前の準備が可能ですが、告別式や葬儀は突然ですので、黒ネクタイや袱紗、香典袋などをあらかじめしておくことが大切です。

いざ必要となった時に慌てないように、薄墨ペンなども用意しておきましょう。

社葬をする場合には、秘書もスタッフの一員として手伝いをすることがあります。

自宅に喪服を一着用意しておき、何かあった時すぐに対応できるようにしておきましょう。

社内的なサポートの3個の業務

会議室手配

上司の仕事は社外だけではなく、社内の業務もあります。

社内会議や打合せの際に利用する会議室やお茶の手配は、秘書がすることになりますので、事前に人数と時間を把握しておく必要があります。

また参加者への会議招集通知の発信や出欠確認、当日の資料やお茶・椅子の数などのセッティングも、秘書が確認しておかなければならない事項です。

抜ける項目がないように、しっかりとチェックしなければなりません。

書類作成

会議や打合せに使用する書類作成のサポート、また社内において期限までに提出しなければならない書類作成など、秘書はデスクワーク業務も多いです。

ワードやエクセルはもちろんのこと、パワーポイントやブラインドタッチなどのパソコンスキルもかなり高度なものが要求されるため、常日頃からスキルアップをしておく必要があります。

また進捗状況をきちんと把握し、上司に確認を仰ぐなどの連携も必須なので、コミュニケーションがスムーズに取れるように、報告や伝言の優先順位をつけ、簡潔で理解しやすい連絡を心がけるなど細かな気配りが大切です。

スケジュール対応

スケジュールは上司が不在の時でも動いています。

早急に上司とアポイントを取りたい、相談をしたいという社内外の人からの連絡が秘書宛に来ることもよくあります。

その際には上司のスケジュールを確認して、スムーズにアポイントが入れられるように手配しなければなりません。

またアポイントが入った時点で、それを上司に連絡し、忘れずに情報共有しなければなりません。

役員付秘書と部署付秘書との仕事内容の違い

役員付秘書と部署付秘書との仕事は、どのような点が違うのでしょうか。

役員付秘書は、企業の経営陣について業務をこなすため、業務内容も秘密保持扱いが多く、社外の重要なポストにいる人との接点も多くなります。

部署付秘書は主に部長について業務をこなすため、いわば中間管理職的な立場の上司のサポートをすることになり、経営戦略というよりは現場に近い業務のサポートをすることが多くなります。

役員や部署内の部下・部員、部長同士の接点など、社内での業務が大幅に増えると考えてよいでしょう。

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社長秘書の仕事の良いところ

やりがいを感じるポイント

社長秘書の仕事において、やりがいを感じるポイントを解説します。

企業の決断や最先端を目にすることができる

秘書は企業のトップや経営陣の方々と接する機会が多いため、勉強になることもたくさんあります。

また秘書には、企業のさまざまな事項を知る機会もあります。

通常では知り得ない企業的な判断に、身近に触れるチャンスに恵まれたり、経営陣がどのように考え判断を下すのか目の当たりにすることができます。

自身のスキルアップにつながる

秘書は上司のそばで業務をするため、自分では機会がない華やかな場へ参加させてもらえることがあります。

また、分野の違う人や自身では会えないような人に会える機会もあります。

そのため秘書業務をするうちにネットワークが広がり、さまざまな人と接点を持つことができ、人脈が作れるというメリットがあります。

そのことでスキルアップだけではなく、視座が高まる可能性もあります。

マルチリクエストに臨機応変に対応

秘書は業務を通して、他企業の秘書の方の応対の仕方を感じる機会にも恵まれます。

自分自身を磨く絶好のチャンスでもあり、また秘書のお手本を見ることで参考になることも数多くあります。

他の秘書の心遣いや温かい対応、日本の文化のことなど、マルチリクエストに対応する術を実感しながら学べる、貴重な機会を得られる職種です。

面白いポイント

社長秘書の仕事をすることで、興味深いポイントや面白い点について解説します。

美味しいご馳走や高価なお菓子をいただける

秘書は他社の重役の方々や、上司の来客に接する機会が多いため、お客様からいただいた高価な手土産や、貴重なお菓子などのおすそ分けを受けることもあります。

また会食に同席した際には、美味しいものが食べられるチャンスにも恵まれます。

コミュニケーション能力の幅が広がる

秘書は、相手が何を望んでいるのかを察したり、気を配ることを常に心がける仕事です。

上司はもちろん、社内外のたくさんの人と接する機会が多いため、人とコミュニケーションを取ることに長けていきます。

業務を通して、自分自身の人間性もスキルアップできる楽しい仕事です。

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まとめ

今回は社長秘書の仕事内容について具体的に解説しました。

秘書は上司の仕事を陰ながら支えることが基本業務です。

そのため、上司の仕事内容や人柄に左右されやすい職種といえます。

大変な仕事ですが、他の職種にはない貴重な経験がたくさんできるという面もあります。

日々研鑽して知識やスキルを蓄えることで、秘書としてだけではなく人間性も高められる仕事です。

企業に求められる人材になれるよう頑張ってくださいね。

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