女性の憧れの職業ランキングにも入っている秘書という職業!

秘書とはバリバリのキャリアタイプを想像しそうですが、実際どんな人が働いていてどんな職業でしょうか。

秘書の募集を探す上で、秘書業務の表から裏までを経験者目線で調べていきたいと思います。

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秘書の募集ではどんな求人が募集されているの?

様々な業界で秘書が活躍しており、社長や副社長、部長クラスの秘書や政治家の秘書、病院では院長秘書、教授秘書などの求人があります。

秘書が支える上司が違えば、仕事の難しさにも大きく違いがあります。

どんな時も臨機応変な対応が求められ、その部分に関しては共通して求められている募集内容であるかと思います。

秘書の募集でよくある仕事内容とは?

よくある募集内容にスケジュール管理や調整があります。

秘書が行う仕事の基本です。

こちらが上手く出来ないと、円滑に業務が進んで行きません。

個人個人で忙しさに違いがありますので、スケジュール管理と簡単に言ってもこの業務は結構難しいです。

外部からのアポイトメント依頼が入った場合は分かる場合は、即時に返答します。

会議や出張などと決してブッキングしてはいけません。

業務の優先順位を本人に代行で理想的なスケジュールを立てる必要があります。

電話や来客の応対

外部から掛った電話を秘書の付いた役員に直接つなぐ事は殆どの場合がありません。

一旦秘書が内容と電話主を確認し、状況に応じて本人に電話を代わります。

本人が不在の場合はある程度、どのような用件かを代わりに聞きます。

内容を正確に伝え、必要であれば秘書を通じて折り返しの電話連絡などをします。

来客応対も同様に、一旦秘書が対応し必要であれば案内します。

アポイトメンなどが取られていた場合はスムーズにお通しできますが、急な来客の場合には秘書がその場に応じた対応を取ります。

機転が効いたコミュニケーション能力が必要でしょう。

内部や外部に対しての文書作成

こちらの作業は、重要度にも異なりますが、簡単な案内の文書などは定型文章を事前に作っていたりして比較的に簡単です。

大切な文章の場合は内容の指示を貰えますので、指示通りの文書作成をします。

信頼関係が必要になってきますので、特に誤字脱字などは気を付けた上でスムーズに行う事が必要です。

正確な日本語、敬語を使える事が重要です。

日常的な英会語又はビジネス英語力

こちらは企業により必要度が大きく違います。

外資系や貿易などを取り行う職種や研究をしている医師などに付いている秘書には、英語が必要です。

英文のみでの対応が求められているのであれば、日常会話程度でも可能でしょう。

しかし、海外に取引がある企業であれば、通訳としての職務があります。

その場合は、求人欄に海外留学経験者やTOEIC 750点以上などと指定されていたりします。

このような求人は求められているスキルが高い為、高収入が期待されると言えるでしょう。

秘書求人の良い求人、悪い求人の見極め方とは?

秘書の求人内容だけでは、情報量が少なくてなかなか判断が付きにくいものですよね。

職場の雰囲気も個々に違いがありますし、秘書の業務内容は、忙し中に気使いも必要とされる職務です。

さて、良い、悪い求人の見極めとはどこで判断すれば良いでしょうか。

職務内容が明確で分かり易いかどうか?

まずは、秘書の主な仕事内容の記載が細かく書かれているかどうかだと思います。

例えば、来客、電話応対や書類作成、EーMailの送受信など、基本中の基本となる事から記載してくれていたりする求人を目にします。

1日に流れなどと題して職務説明を記載してくれている求人などもあります。

その企業は、会社のイメージが湧き易く、また現在いる社員の仕事を把握している企業であり、良い求人内容であると判断できます。

逆に悪い求人は業務内容の記載が簡素であり、求める人物像に重点が置かれているからです。

全て当てはまる人なんて、なかなか居ませんし就職活動時の心境には求められて居る人物像が多過ぎると引き気味になってしまいます。

秘書の経験がない者にも分かりやすく明記し配慮された求人内容が良いと言えるでしょう。

度々、求人が出されているかどうか?

秘書の業務は、頭が良くて事務仕事だけが出来ても務まる業務ではありません。

仕事が出来た上で、上司と良好な関係も必要とされます。

嫌われては仕事が二人三脚で行えず、コミュニケーション能力が必要となります。

仕事は時間と共に慣れてきますし、家に帰ってパソコンのトレーニングだって出来ます。

気が効くタイプの人間像とか、コミュニケーションが取れる人というのは、生まれ持った性格や環境によって異なりがあり、直ぐに身に付くものではありません。

この辺が秘書として担当する上司の個性や特徴により、関係の摩擦で頻繁に退職が繰り返され、求人掲載の頻度が高い企業は良くないと言えるでしょう。

スキルを求めるばかりでなく、人材を育成してくれる企業

経験を重視される秘書業務ですが、中には未経験者を歓迎してくれる企業が実際にあります。

それには人物重視となります。

最低限のExcel、Wordの入力操作レベルは必要ですが、経験のある先輩がPowerPointや専門的な事などを教えますので勉強しながら経験積むこともできます。

このような企業は学歴や経験は問われておらず興味がある人や、やる気のある人の応募を希望している事があります。

始めは誰しも秘書としての経験はありませんし、経験があっても職場の個性に違いがあります。

経験ばかり求められる企業より、実際にやる気のある人を重点に求めている企業は活力があり明るい職場ではないでしょうか。

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秘書の募集でちゃんとした仕事を探さないと大変なことに!

秘書の募集で適切な職場を探さなければならないことは、数々あるでしょう。

けれども、求人の掲載内容だけで判断しずらいものです、男性上司の秘書として付く場合であれば、近い立場ですので、距離の取り方や気を付けて来た事などを経験から書いていきたいと思います。

お断りし辛い出来事

女性秘書は男性の上司には甘く見られがちな場合があります。

特に医療機関は飲み会や会食などの機会が多くあります。

日頃は仕事以外のプライベート事などを喋る機会などは少ない人も居るでしょう。

そんな場では、お酒の力を借りてプライベートな関係に誘われたりします。

日頃から、その様な目で見られて居たのかも知れません。

自分の振る舞いを考えるのも大切ですが、セクハラやパワハラなどを厳しく考えてくれている職場を探すべきです。

お給料以上の働き方を求められる職場

採用時の秘書求人業務内容よりもハードな働き方を求められいつの間にか、秘書以外の庶務課の仕事なども任せられて居たりするなどの事案があります。

これは仕事が出来ると認められているケースもありますが、あくまでも秘書として採用されているので、それ以外の職務を強要されるのは可笑しい話です。

暇なので手伝うとか関連した業務でない限りは、企業に問題があると言えるでしょう。

秘書のお給料は比較的安いのが現状です。

上手に働かされたり、利用されて居てばかりで、間違えが起これば責任も取らされては、後々大変なことになります。

時間外の手当てが付かない

秘書の仕事は一概ではありませんが、暇な日や余裕のある時間もあるでしょう。

上司のスケジュール管理は行っても自分のスケジュールは調整出来ない物です。

定時時刻になり急に忙しくなったり急な書類作成などの事務仕事が入ってきたりします。

そんな場合に残業をしても、時間外の残業手当が付かないなどの企業は辞めておいた方が良いでしょう。

違法な時間外労働を当たり前とする企業や労働基準法36条に基づく36協定(サブロクキョウテイ)を結んでない企業を選ぶ事も気を付けた方が良いと思います。

秘書の募集で良い求人を探すための方法

秘書の求人は沢山掲載されてますが、業務内容が良く似ている為、良い求人を探すとなると、なかなか難しいでしょう。

そこでより良い求人で秘書として就職をする為にここでは的確な方法を調べて行きましょう。

1.口コミで探す

友達やママ友、知り合いなどの口コミの情報はかなり大きいです。

もし求人に出ている地域の企業に知り合いが務めているなどの場合は職場の雰囲気やどの様な上司がいるかなどが分かるので、有力と言えます。

秘書の仕事は企業の内外と、付き合いの幅はとても広いです。

働く環境や企業の評判は秘書としての仕事のやり易さに大きく影響してきます。

2.派遣で探す

まず、派遣で働いて見るのはお試しとしては、とても良いですし仕事を紹介してくれる派遣企業は、大まかな社風について詳しいです。

今までどの様な業務があり、どんなタイプの人をその企業の秘書として派遣したなども詳しく教えてくれたり、困った時も相談に乗ってくれます。

一概ではありませんが、一定期間働くと、直接雇用などの条件もありますので、そこで経験を積むも良いです。

3.ハローワークで探す

求人誌やwebの求人情報はより広く探せますが、何よりもハローワーク職業安定所は就労後も何らかのトラブルなどの相談にも行けます。

採用後にきちんと健康保険、厚生年金、雇用保険、労災保険に入れてくれるかとかは、ハローワークを通して就職していたらこの辺は安心感があると言えます。

常識的な対応を企業がとってくれるのが明確であれば、この辺は拘らなくても良いですが、ハローワークも求職者に不利益にならない情報を知っている事が多いです。

他にもある!秘書の募集で自分にあった求人を探すコツ!

自分にあった求人を探すコツは、憧れな職場環境を探す事です。

綺麗で快適な施設環境で働ければ、辞めたくなくなるからです。

その他は男性と女性の人数の割合が同じくらいが働き易いかと思います。

雇用形態から探す

先程も少し触れましたが、非常勤職員や派遣社員で働くのは、初めて秘書として働く場合には好都合だと思います。

それはスキルも学べて時給も高く職場が自分に合わなければ満了期間になれば辞められるからです。

それに秘書を希望としていれば、秘書業務を自動的に紹介してくれます。

その経験を活かしてより良い条件の正社員を目指すのも良いと思います。

会社の業態から考える

業態から考えますと、一概には言えませんが、政治・経済・団体などの業態ですと特殊な環境でありそうです。

特別な知識や法律などが絡み高度な業務内容の分野でありそうです。

時間外の活動にも従事しなければ行けないと思います。

また、公務を業態とする秘書は定時時間で終われるというメリットがあり、有利な環境であると思います。

給与や雇用条件から考える

理想の給与を貰うことは勿論大切です。

秘書業務で20万円以上であれば理想的と言えるでしょう。

まずは、土日祝が休みだとか、夏季、年末年始、有給もあり、残業がなく、プライベートも充実!出来ると書かれている企業は社員の事を考えてくれていると思います。

世間では、「プレミアムフライデー」だとか週休3日制を取り入れた企業もあります。

長く勤めるならば、気苦労が多い職種ですので、プライベートを重点的に考えてくれる企業はお勧めです。

その様に条件が良ければ、企業も働く側にとってもお互いに利益になりますので、正社員としての働き方を選んだ方が良いでしょう。

エリアから考える

エリアについて考えてみますと、首都圏で生活をしている人には、秘書の求人条件とお給料は平均して高い水準と言えます。

通勤距離に無理しすぎて交通費負担が大きくなるのは考えものですが、せめて駅近などを優先した方が歩いてランチに行けるなど便利なメリットもあります。

それに気分転換にもなりますので長く勤めていけるでしょう。

関西と地方で条件を比較しますと、秘書求人の条件はそれ程差がないと言えます。

やはり各地の中心部のエリアを考慮した方が良いと言えます。

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これから秘書になるため人のために!秘書になるにはどうしたらいい?

特別なスキルがなくても、業界を選ばなければ秘書という職業は出来ます。

これから秘書になりたい人の為にどの様な事を考えて行けば良いか?

実践していけば良いのかを調べていきたいと思います。

秘書として就職するために

秘書は第一にコミュニケーション能力が高くなければならず、笑顔で対応が出来て精神の強い人が向いていると思います。

まずは、就職する前に日常生活でコンビニとか外食チェーン店などでも笑顔で対応してみる様にすると簡単に身に付いてお勧めです。

誰しも感じよく接してくれると気持ちが良いものですよね。

それを日常的に自然に出来る様に成れば面接でも好印象ですし、適応能力が高いと評価されます。

資格は必要?

より高度な秘書の仕事に着くには英会話が身についていたら良いです。

しかし、秘書検定などの資格はありますが、実際には資格は必要とされていません。

採用者は人物重視となりそうです。

テキパキと仕事をこなし、積極性がある人が適任と言えそうです。

必要なスキルや経験は?

何処の企業も必要なスキルはパソコンが必須の様です。

Excel、Wordは勿論の事、PowerPointも出来ると尚良いと思います。

スキルはその辺ですが、秘書として従事した経験が必要な企業が多くあります。

それは、どんな人の下で働くかは選べませんから、誰に付いても配置換えで上司が変わっても適応能力がある即戦力が必要だからです。

まとめ

秘書の仕事如何でしたか?

向いてないと思った方もおられるかも知れませんが、確かに適材適所という言葉が当てはまる職業です。

企業や各業界を率いている人物のサポートを行う重要なポジションの業務です。

「ありがとう」の一言で頑張れる時もあります。

迷っている人は是非一度経験してみて下さい。

自分の自信となり今後の職務でも飛躍出来るで事でしょう。


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