女性の憧れの職業ランキングにも入っている「秘書」という職業。

秘書とはバリバリのキャリアタイプを想像しそうですが、実際どんな人が働いていてどんな職業でしょうか。

ここでは、秘書の募集を探す上で、良い求人と悪い求人の見極め方、失敗しない為の求人探しのコツなどを経験者の目線でお伝えしていきたいと思います。

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秘書はどんな求人募集をされているの?

様々な業界で秘書が活躍しており、求人としては社長や副社長、部長クラスの秘書や政治家の秘書、病院では院長秘書、教授秘書などがあります。

秘書が支える上司が違えば、仕事の難しさにも大きく違いがあります。

どんな時も臨機応変な対応が求められるということに関しては共通していると思います。

秘書の募集でよくある仕事内容とは?

募集によく書かれている秘書の業務内容には、スケジュール管理や調整があります。

秘書が行う仕事の基本です。

こちらが上手くできないと、円滑に業務が進んでいきません。

個々で忙しさに違いがありますので、スケジュール管理と言ってもこの業務は結構難しいです。

外部からのアポイトメントが入った場合は、秘書が判断できる限り即時に返答します。

会議や出張など予定を重ねて入れてしまうようなことがあってはいけません。

業務の優先順位をつけながら、役員や上司に代わって理想的なスケジュールを立てる必要があります。

電話や来客の応対

外部からの電話に役員や上司が直接出ることは殆どありません。

一旦秘書が電話の相手と内容を確認し、状況に応じて役員や上司に電話を代わります。

役員や上司が不在の場合は、ある程度どのような用件かを代わりに聞きます。

そして内容を正確に伝え、必要であれば秘書を通じて折り返しの電話連絡などをします。

来客応対も同様に一旦秘書が対応し、必要であればご案内します。

アポイトメンなどが取られていた場合はスムーズにお通しできますが、急な来客の場合には秘書がその場に応じた対応を取ります。

機転の利いたコミュニケーション能力が必要でしょう。

内部や外部に対しての文書作成

こちらの作業は内容の重要度によっても異なりますが、簡単な案内の文書などは定型文書を作成します。

大切な文書の場合は、役員や上司から内容の指示を受けて、指示通りの文書作成をします。

信頼関係が必要になりますので、特に誤字脱字などは気をつけてスムーズに行うことが必要です。

正確な日本語、敬語を使えることも重要です。

日常的な英会語又はビジネス英語力

こちらは企業により必要度が大きく違います。

外資系や貿易などをとり行う職種や研究をしている医師などに付いている秘書には、英語が必要です。

英文のみでの対応が求められているのであれば、日常会話程度でも可能でしょう。

しかし、海外に取引がある企業であれば、通訳としての職務があります。

その場合は、求人欄に必要なスキルとして海外留学経験者やTOEIC 750点以上などと記載されていることもあります。

このような求人は求められているスキルが高いため、高収入が期待されます。

秘書求人の中で良い求人と悪い求人の見極め方とは?

秘書の求人内容だけでは、情報量が少なくてなかなか判断がつきにくいものですよね。

さて、求人の良し悪しの見極めはどこで判断すれば良いでしょうか。

職務内容が明確で分かりやすいかどうか?

まずは、秘書の主な仕事内容の記載が細かく書かれているかどうかだと思います。

例えば、来客、電話応対や書類作成、E-Mailの送受信など、基本中の基本となることから記載している求人を目にします。

秘書の1日の流れなどと題して業務内容を記載している求人などもあります。

その企業は、会社のイメージがしやすく、また現在いる社員の仕事を把握している企業であり、良い求人内容であると判断できます。

逆に悪い求人は業務内容の記載が簡素であり、求める人物像に重点が置かれているものです。

全て当てはまる人はなかなかいませんし、就職活動時の心境としては求められる人物像が多過ぎると自信を失い、引き気味になってしまいます。

秘書の経験がない者にも分かりやすく、配慮された求人内容が良いと言えるでしょう。

頻繁に求人募集をしているかどうか?

秘書は頭が良く事務作業ができるだけで務まるものではなく、上司と良好な関係も必要とされます。

そのためにはコミュニケーションがきちんと取れることや気が利くことが必要となるのですが、これらは生まれ持った性格や環境によっても異なり、すぐに身につくものではありません。

 

上司の個性や特徴によっては秘書との関係が上手くいかなくなり、秘書の退職が繰り返されることもあります。

従って、求人掲載の頻度が高い企業は良くないと言えるでしょう。

スキルを求めるばかりでなく、人材を育成してくれる企業

経験を重視されることが多い秘書業務ですが、中には未経験者を歓迎してくれる人物重視の企業もあります。

最低限のExcel、Wordの入力操作レベルは必要ですが、経験のある先輩がPowerPointや専門的なことなどは教えますので、勉強しながら経験積むこともできます。

このような企業は、学歴や経験よりも秘書業務に興味がある人や、やる気のある人の応募を求めていることがあります。

初めは誰しも秘書としての経験はありませんし、経験があっても職場の個性に違いがあります。

経験ばかり求められる企業より、実際にやる気のある人を重点に求めている企業の方が活力があり明るい職場ではないでしょうか。

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秘書の募集できちんとした仕事を探さないと大変なことに!

秘書の募集できちんとした職場を探すことは大切ですが、求人の掲載内容だけでは判断しづらいものです。

男性上司の秘書として付く場合の距離の取り方や気をつけた方が良いことを経験から書いていきたいと思います。

お断りしづらい出来事

女性秘書は男性の上司には甘く見られがちな場合があります。

特に医療機関は飲み会や会食などの機会が多くあります。

日頃は上司も仕事以外のプライベートなことを話す機会が少ない人もいるでしょうが、そういう場では、お酒の力を借りてプライベートな関係を誘ってくることもあります。

日頃から、その様な目で見られていたのかもしれません。

自分の振る舞いを考えるのも大切ですが、セクハラやパワハラなどを厳しく考えてくれている職場を探すべきです。

給料以上の働き方を求められる職場

採用時に確認した秘書の求人内容よりもハードな働き方を求められ、いつの間にか秘書以外の庶務課の仕事も任されたりすることがあります。

これは仕事ができると認められているケースもありますが、あくまでも秘書として採用されているので、それ以外の職務を強要されるのはおかしい話です。

余裕があるので手伝う場合や関連した業務でない限りは、企業に問題があると言えるでしょう。

秘書の給料は比較的安いのが現状です。

上手に働かされたり利用されてばかりで、間違いが起これば責任も取らされては、後々大変なことになります。

時間外の手当がつかない

秘書の仕事は一概には言えませんが、暇な日や余裕のある時間もあるでしょう。

そうかと思えば、定時になってから急に忙しくなったり、至急の書類作成などの仕事が入ることもあります。

上司のスケジュール管理は行っても自分のスケジュールは調整できないものです。

そんな場合に残業をしても、時間外の残業手当がつかないような企業は辞めておいた方が良いでしょう。

違法な時間外労働を当たり前とする企業や労働基準法36条に基づく36協定(サブロクキョウテイ)を結んでいない企業を選ぶことも気をつけた方が良いと思います。

秘書の募集で良い求人を探すための方法

秘書の求人は、掲載されている業務内容が良く似ているため、良い求人を探すとなるとなかなか難しいでしょう。

そこでより良い求人を選ぶために、ここでは的確な方法を説明しましょう。

1.口コミで探す

友達やママ友、知り合いなどの口コミの情報はかなり大きいです。

もし求人に出ている地域の企業に知り合いが勤めているなどの場合は職場の雰囲気やどのような上司がいるかなどの情報が分かるので、とても役立ちます。

秘書の仕事は企業の内外と付き合いの幅はとても広いです。

働く環境や企業の評判は秘書としての仕事のやりやすさに大きく影響してきます。

2.派遣で探す

まず、派遣を通して働いてみるのはとてもおすすめです。

紹介する企業について、社風や今までどんな業務があり、どんなタイプの人を秘書として派遣したかなどの情報を詳しく説明してくれますし、困った際の相談にも乗ってくれます。

一概には言えませんが、一定期間働くと直接雇用などの条件もありますので、そこで経験を積むも良いです。

3.ハローワークで探す

求人誌やwebの求人情報はより広く探せますが、何よりもハローワーク(公共職業安定所)は就労後もトラブルが起きた時など相談にも行けます。

ハローワークを通して就職した企業は採用後に健康保険、厚生年金、雇用保険、労災保険の加入をきちんとするので、その点が安心感にも繋がります。

ハローワークは求職者に不利益にならない情報を多く持っているので、そこも良いと思います。

他にもある!秘書の募集で自分に合った求人を探すコツ!

自分に合った求人を探すコツは、憧れな職場環境を探すことです。

綺麗で快適な施設環境で働ければ、辞めたくなくなるからです。

その他は男性と女性の人数の割合が同じ位が働きやすいかと思います。

雇用形態から探す

先程も少し触れましたが、非常勤職員や派遣社員で働くのは、初めて秘書として働く場合には好都合だと思います。

それはスキルも学べて時給も高く、職場が自分に合わなければ満了期間になれば辞められるからです。

それに秘書を希望としていれば、秘書業務を自動的に紹介してくれます。

その経験を活かしてより良い条件の正社員を目指すのも良いと思います。

会社の業態から考える

業態から考えますと、一概には言えませんが、政治・経済・団体などの業態ですと特殊な環境でありそうです。

特別な知識や法律などが絡み高度な業務内容の分野です。

時間外の活動にも従事しなければいけないと思います。

また、公務を業態とする秘書は定時で終われるというメリットがあり、有利な環境であると思います。

給与や雇用条件から考える

理想の給与をもらうことはもちろん大切です。

秘書業務で月給20万円以上であれば理想的と言えるでしょう。

まずは、土日祝が休みであったり、夏季、年末年始、有給もあり、残業がなく、プライベートも充実できると書かれている企業は、社員のことを考えてくれていると思います。

世間では「プレミアムフライデー」とか週休3日制を取り入れた企業もあります。

長く勤めるならば、気苦労が多い職種ですので、プライベートを重点的に考えてくれる企業はおすすめです。

そのように条件が良ければ、企業も働く側にとってもお互いに利益になりますので、正社員としての働き方を選んだ方が良いでしょう。

エリアから考える

エリアについて考えてみますと、首都圏で生活をしている人は、秘書の求人条件と給料が平均して高い水準と言えます。

通勤距離が遠いと交通費負担が大きくなるので考えものですが、せめて駅近などを優先した方が歩いてランチに行けるなどメリットもあります。

関西と地方で条件を比較しますと、秘書求人の条件はそれ程差がないと言えます。

やはり各地の中心部のエリアを選んだ方が良いと言えます。

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これから秘書になるため人のために!秘書になるにはどうしたらいい?

特別なスキルがなくても、業界を選ばなければ秘書という職業はできます。

これから秘書になりたい人のためにどのようなことを考えて実践していけば良いか説明します。

秘書として就職するために

秘書は第一にコミュニケーション能力が高くなければならず、笑顔で対応ができて精神の強い人が向いていると思います。

まずは、就職する前に日常生活でコンビニとか外食チェーン店などでも笑顔で対応してみるよう心がけましょう。

誰しも笑顔で接してくれると気持ちが良いものですよね。

それを日常的に自然にできるようになれば面接でも好印象ですし、適応能力が高いと評価されます。

資格は必要?

より高度な秘書の仕事に就くには英会話が身についていたら良いです。

秘書検定などの資格はありますが、実際には資格がなくても秘書はできます。

採用者は人物重視というところもあるのです。

テキパキと仕事をこなし、積極性がある人が適任と言えます。

必要なスキルや経験は?

どこの企業も必要なのはパソコンスキルです。

Excel、Wordはもちろんのこと、PowerPointもできれば尚良いと思います。

また秘書の経験があることを求める企業も多くあります。

それは、どんな人の下で働くかは選べませんが、誰に付いても、配置換えで上司が変わっても、適応能力があり即戦力となる人を必要とするからです。

まとめ

いかがでしたか?

向いていないと思った方もいるかもしれませんが、確かに適材適所という言葉が当てはまる職業です。

企業や各業界を率いている人物のサポートを行う重要なポジションの業務です。

「ありがとう」の一言で頑張れる仕事でもあります。

迷っている人は是非一度経験してみて下さい。

自分の自信となり、今後の職務でも飛躍できることでしょう。



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