役員秘書と聞いて、思い浮かぶイメージはどのようなものでしょうか?

素敵なレストランで接待、完璧なマナー、上品な物腰…など、人によって様々かと思います。

役員秘書正社員の仕事の実態を、出来るだけ詳しくご説明したいと思います!

正社員の役員秘書のおおまかな仕事内容

主な仕事内容を以下に挙げてみます。

①役員のスケジュール管理

会議、来客、打ち合わせ、決裁など、役員が滞りなく業務を遂行できるよう、スケジュールを管理します。

また、役員の体調やプライベートの予定に応じて、仕事量を調整することもあります。

②電話応対

役員とのアポイントメントや取り次ぎが主です。

相手によっては役員へ取り次がず、やんわりとお付き合いをお断りすることもあります。

③来客対応

役員を訪ねてきたお客様へのご挨拶、応接室でのお相手、お茶出しを行います。

役員とお客様の話に同席することは稀です。

④会社関係の情報収集

役員の要望にいち早く答えられるよう、社内外の情報収集を行います。

方法は様々ですが、社内関係は重役会議の資料や回覧から、社外関係は新聞やネットニュースから集めることが多くなります。

役員から集めた情報の提示を求められることもあります。

⑤役員の交通手段確保、公用車管理

会社にもよりますが、役員が公用車を使用して通勤している場合、車や運転手の管理も役員秘書が行います。

また、出張時の宿泊先や切符の手配も行います。

⑥講演の原稿作成

講演会、祝賀会、入社式など、役員ともなると人前で話をする機会が沢山あります。

過去の内容を基に、役員の考えを反映させた原稿を作ることもあります。

正社員の役員秘書は会社でどういう役割を求められる?

秘書として求められる役割は会社により様々ですが、共通して求められるのは「役員の意図を社内へ正しく伝える」という事です。

組織が大きくなればなるほど、トップの意図が各部署まできちんと伝わりづらくなります。

また、役員が現場に姿を現すことが非常に稀な場合、現場と役員との橋渡し役を務めるのも役員秘書の仕事になります。

正社員の役員秘書の年収はどのくらい?

秘書だからといって、特別な手当がつくわけではありません。

給与体系としては会社の事務職と同じになります。

しかしながら、役員が出勤してから退勤するまでが実質の業務時間となっていますので、残業時間は他部署より多くなります。

一例としては、社員5,000人規模の会社で正社員で6年、そのうち秘書として2年勤務した場合、残業手当を含めた月収が30万円程度、ボーナスとして50万円程度が年に2回支給され、年収としては約460万円程でしょうか。

正社員の役員秘書でよくある募集内容とは?

いきなり「役員秘書」としての募集は少ないです。

大抵は、採用した事務職のうち、適性を認められた方が秘書として勤務をスタートすることになります。

「役員秘書」というのは「秘書室に配属された事務職」と捉えていただくとわかりやすいです。

そのため、新人がいきなり秘書室勤務になったという事例は少なく、秘書を目指すのであれば事務職として基本的なスキルをいち早く身に付けることが近道になります。

役員秘書というのは事務としてのスキルを習得し、さらに秘書としての適性を持っている方がなるものです。

給与相場

年収について記載した上記の通り、手取り額として(残業代を含め)20万円~25万円が相場です。

総合職事務員の一般的な給与ですね。

勤務時間や休日、残業

基本的には土曜・日曜・祝日がお休みです。

ただし休みの日であっても、役員が出勤する場合は、休日出勤をしなければならない場合があります。

役員のスケジュールは秘書以外には伏せられており、休日出勤の際の対応は全て秘書が行うからです。

残業については年収の項目にも少し記載した通り、役員秘書の業務時間は「役員の出勤から退勤まで」になりますので、ほぼ毎日発生することになります。

例えば、8:30に出勤し、9:30頃役員を出迎え、 19:00頃退勤する役員をお見送りします。

7.5時間の勤務時間で考えると、業務時間は8:30~17:00までですので、ほぼ毎日2時間の残業が発生しています。

ただ、会食等で役員が早めに帰る場合や秘書が複数いる場合は、ローテーションで残業する場合もありますので、毎日残業というわけではありません。

福利厚生

前述した通り、「役員秘書」といっても「秘書室に配属された事務職」になります。

そのため、役員秘書用に特別な福利厚生があるわけではありません。

福利厚生としては会社によると思いますが、上記の残業手当に加え、結婚手当、産休・育休、忌引き休暇等は取得することができるでしょう。

また、会社によっては優待施設の利用が認められており、ホテルやレジャー施設を割引価格で使うことができます。

勤務場所

基本的には本社が勤務地となります。

会社には役員が業務を行う「役員室」があります。

会社の規模によるかと思いますが、役員が複数人いる場合(社長・副社長・常務・専務など)は、役員1人につき「役員室」を1室与えられており、複数の「役員室」をまとめた部署を「秘書室」と呼びます。

「役員秘書」は原則として「役員室」もしくは「秘書室」で勤務をします。

求められる人物像

役員秘書といっても人柄は様々ですが、共通して求められる人物像はある程度あります。

役員をはじめとする会社の重役達と接する機会が多い役員秘書には、下記のような方が向いています。

基本的なパソコンスキルがある方

役員のスケジュール表作成や会議資料作成、講演の原稿執筆やお礼状作成など、パソコンは毎日使用します。

ビジネス文書の書き方に慣れているとなおよいです。

また、年配の役員がいる会社ですと、役員の書いた直筆原稿を代理でデータ入力することもあります。

コミュニケーション能力が高い方

役員の相手はもちろんのこと、外部のお客様や他部署の上司とのやりとりを1日に何回も行うため、コミュニケーション能力は必須です。

ただ人見知りをしないというだけでなく、必要な情報を的確に相手に伝え、時には役員の意図を汲みとれるような能力が必要とされています。

特に、外部の方にとっては会社の顔とも言える存在なので、社を代表するに相応しい丁寧な対応ができる方が望ましいです。

一般常識、一般教養がある方

役員秘書が実際にお客様を接待することはあまりありませんが、上述した通り会社の顔として対応が常に求められるため、相手に応じて相応しい話題をそつなく話せるとよいです。

また、役員のプライベートな雑談に耳を傾けることもあり、気の利いた返答や情報提供が求められます。

必要なスキルや資格、経験

特別なPCスキルや専門資格等は必要ありませんが、ビジネスメールの書き方、接遇マナー(来客時のお茶の出し方、挨拶の仕方、名刺交換の仕方)、また上述した通り、Word・Excel・PowerPoint等は使える方がよいでしょう。

さらに、他部署とのやりとりの際に、秘書室以外での勤務経験があるとよりスムーズに仕事が進められます。

よく「秘書検定」は何級を取得するべきか?と聞かれますが、正直申し上げて、取得してもしなくてもよいというのが私の意見です。

秘書業務が全く想像できず、勤務する前に概要を掴みたいということであれば、勉強して損ではないと思いますが、ある程度の期間勤務すると、勉強した内容よりも経験が重要だということが、身にしみてわかります。

秘書検定ではあくまで秘書として共通する内容を網羅しているので、役員秘書として求められる、「会社のカラーに則した」「役員の意図に応じた」対応というのは、日々の業務をこなさないと身につきません。

学ぶこと自体は良いと思いますが、学んだ内容が全てではないということを知っておいていただきたいです。

役員秘書正社員のおすすめ求人のポイント

役員秘書として勤務を希望される方に、採用された後に得られるメリットをお伝えします。

転勤が少ない

役員秘書が「秘書室に配属された事務職」のこと、というのは前述した通りですが、秘書としての適性を認められた後はほぼ転勤はありません。

役員室のある本社に勤務するので、支店等に異動になることはありません。

また、一般の事務職への配置転換も少ないです。

秘書業務にマニュアルはなく、その都度適切な対応が求められるため、経験が非常に重視されるからです。

丁寧な物腰、接遇マナーが身につく

秘書業務にマニュアルがないのは前述した通りですが、秘書業務をこなしていく中でTPOに応じた言葉遣い、重役たちと接する中で自然と丁寧な物腰が身につきます。

一度覚えしまえば一生ものの知識なので、今後の人生においても非常に役立ちます。

社内の有益な情報をいち早くキャッチできる

組織の中枢に近いところで勤務するため、会社の動きや経営方針の転換など、重要な情報がどこよりも早く入ってきます。

もちろん、その情報をもとに適切な対応が求められているわけですが、仕事をする上で他の社員よりも優位な立ち位置にあるとも言えます。

正社員の役員秘書として求められることは?

役員秘書に求められることは、「求められる人物像」の項目でも書いていますが、具体的にはどのようなことを心掛ければよいのでしょうか?

実際に役員秘書として勤務しながら気をつけていることは下記の通りです。

相手の求めることを先回りして行動する

これは、日々の業務に忙殺される役員をサポートする上で非常に重要です。

指示を出されてからではなく、得た情報から何が必要か判断し、準備を行わなければいけません。

例えば、役員とある社員の面談がある場合、その社員の履歴書、会社での立ち位置、昇進する上での社内規定などの資料を準備します。

全ての資料が必要なることはほぼないですが、面談中、役員がいずれかの資料を要求してくる可能性があると予想して行動するのです。

また、面談の結果をそれとなく役員から聞き出し、今後の準備につなげることも重要です。

このように、言われる前にどのくらいの働きができるかが、秘書としての力の見せ所と言ってもいいでしょう。

相手にとって最適な伝え方ができる

役員の考えを他の職員に伝えるシーンは多々あります。

ここで忘れてはいけないのが、役員秘書はあくまで役員の言葉を代理で伝えるのであり、伝える相手の社員に対して、決して上から目線で接してはいけないということです。

役員秘書という立場上、どんなに低姿勢でいても、他の社員から生意気だと思われてしまうケースが多くあります。

そのため、相手によって最適な伝え方を常に選択できることが必要です。

情報管理ができる

どこの会社でも社外秘の情報はあるかと思いますが、役員秘書の場合はほぼ全ての情報が社外秘どころか部外秘です。

役員と役員秘書のみしか知らない情報がほとんどと言ってよいでしょう。

そのため、他部署の方と話をする際も何をどこまで話してよいか、常に頭を働かせる必要があります。

また、仕事の愚痴を言う上でも、例え同期入社の社員であっても仕事内容については一切話してはいけません。

プライベートでの飲み会であっても気が抜けないのは、少々辛いところです。

また、あの手この手で役員秘書から情報を聞き出そうとする社員もいますので、オンもオフも意識的に他の部署とは一線を画しています。

非正規雇用との違いは?

会社によっては秘書業務のみを委託会社に業務委託しているところもあるようですが、本記事で紹介しているような役員秘書の場合は、正規雇用がほとんどです。

臨機応変な対応が身につくまで長く勤務して経験を積む必要がありますし、重要な情報を扱うため、万が一情報漏洩などが発生した際に、非正規雇用だと責任の所在が曖昧になってしまうためです。

まとめ

ここまでお読みいただきありがとうございます。

役員秘書というお仕事について少しは皆様に伝わりましたでしょうか?

責任ある立場の方と常に接するため、気の抜けない仕事ではありますが、経験を積み「〇〇さんが秘書でよかった」と言われると、本当にこの仕事をしていて良かった、と思えます。

また、社会人として適切なマナーを身につけたことでより女性らしく、より上品に振る舞えるようにもなりました。

本記事をお読みになった1人も多くの方が、役員秘書という仕事に興味を持っていただけると幸いです。


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