役員秘書の仕事に興味はあるけど、どんな仕事をするんだろう?と思っている人も多いと思います。

この記事では、役員秘書求人でよくある仕事の種類や業務内容から気になる給料事情まで、現役役員秘書が仕事のコツもまとめてご紹介したいと思います。

未経験でも必要な知識や資格、スキルを身につけて役員秘書にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

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まずは「役員秘書」の仕事例をチェック

難しそうなイメージの役員秘書 実際にはどんな仕事をしているの?

役員とは、会社の方針や重要事項決定の権限を持つ、いわゆる経営する側にいる人です。

会社には執行役員も多く、執行役員はトップに立って会社の事業部門の業務執行を行い、取締役と兼務することもあります。

取締役ではない外部の重要な使用人までを「役員」と呼ぶ会社もあります。

役員秘書の仕事は主にスケジュール管理、そのスケジュールに関するあらゆる手配、お礼状の作成、会議の招集、議事録や資料の作成、経費精算、車両手配など様々あります。

役員の行動に付随する業務を先回りしてこなすことが使命です。

また、1人の秘書が2人以上の役員に付くこともあります。

昨今では、極秘事項を握る社長と副社長の秘書以外は、各事業部付きの社員が秘書業務を兼務したり、派遣でまかなわれている会社もあります。

次に、仕事内容を具体的に説明します。

朝の準備

まず出勤したら、役員のデスク周りを整えます。
机を拭いて役員宛に届いている書類や新聞などをセッティングします。

役員が使うものに不備がないかチェックしたり、植物に水をあげたり、役員が出社するまでに余裕を持って準備します。

電話応対、来客応対

一般事務と大いに違うところは、取引先の役員から役員の知り合いと語る方々まで様々な電話が多いことです。

最初のころは戸惑いますが、いち早くこの電話業務に慣れましょう。

役員に取り次ぐこともありますし、役員に代わって対応する時もありますので、丁寧な言葉遣いが大切です。

来客応対は、場合によってはお出迎えからすることもあります。

丁寧にご案内をしてスマートにお茶出しをします。

秘書検定2級でも出てきますが、基本的なお茶出しの順序は間違えないように。

役員クラスの秘書の間違いは、会社の印象に大いに影響します。

スケジュール管理、アポイントなどの社内外調整業務

スケジュール管理の方法は、付く役員によって変わります。

役員が管理して秘書に伝える場合と、秘書が予定を入れて役員に伝えスケジュールが決まる場合があります。

外部、内部様々なところからアポイントを受けて調整するので、慌しくならない様にスケジュールを入れられると良いですよね。

前後1時間は間を空けると、役員も秘書も気持ちに余裕が持てます。

また、スケジュールを役員へ伝えるときは「誰から」「いつ」「どこ」「目的」「出席人数」をまとめてから相談しましょう。

方法は多々ありますが、PCでアポイントを伝えることもあるでしょうし、アポイントノートなどで伝える人もいるかと思います。

どちらにしても、いつ伝えたか、伝え忘れている点はないかなどの確認ができるようにして、スケジュール帳にもきちんと記録しておくことが大切です。 

もちろん対面でスケジュールを確認し合うこともあります。

出張の手配(交通手段の確保、公用車手配)

飛行機や電車の手配は、役員自身で予約される場合と、秘書に予約を任す場合があります。

秘書が手配をする場合は、事前に役員のスケジュールをチェックし、往復の交通手段、時間を調べてから相談することがコツです。

宿泊の場合は、どこのホテルにするかも確認します。

役員の方々は多忙なので、会議ギリギリの到着も慌ただしいし、余裕を持ちすぎての早すぎる出発も避けたいですよね。

社用車を利用する役員もいるので、何時発の便なのか何時に到着するのか等、秘書部内やドライバーとの情報共有も必要です。

空港に到着したのに車がいないなど意外と行き違いがあるものです。

秘書は出張先まで共に行動するわけではないので、確実に手配して、必要なところにきちんと連絡をしておくことが大切です。

電話で予約をする場合は、相手の名前や予約した日を記録しておく方が良いと思います。

万が一、事故やトラブルに遭った時など適切に対応するためにも重要ですよね。

メール対応や郵便物の処理

メールは殆どが来客前のアポイントの件です。

スケジュールの確認のために必要になります。

郵便物で気を付けなくてはいけないのが「親展」と書いてあるものです。

親展とは、宛名の人が開封して下さいという意味です。

郵便物は案内状やお礼状や請求書など様々あります。

それらは封筒をクリップで留めてから役員に提出するようにしましょう。

資料作成

役員自身がアポイントメントを取って、自ら営業先へ向かう場合があります。

その際は、PowerPointなどの資料作成ソフトで作成を任されることがあります。

作成する資料は紙媒体とは限りません。

最低でもPowerPointでアニメーションの設定くらいはできるようにしましょう。

また役員は、講演会・祝賀会・入社式など、人前で話をする機会が多いです。

場合によっては、役員秘書が過去の内容を基に役員の考えを反映させた原稿を作ることもあります。

情報収集

新聞やネットなどで調べたものをまとめてと指示されることがあります。

スクラップブックに切り取り、のりで貼り付けるというアナログな手作業をすることもあります。

新聞は必ずコピーしてから貼ることがコツです。

そのまま貼り付けると、のりのせいで裏の文字が透けて読みづらくなるからです。

このような一手間で秘書の仕事ぶりが評価されます。

情報収集として新聞は必ず目を通します。

取引先の方の役職や担当が変わることはよくあるので、特に人事異動欄は見逃さずチェックします。

それは次で挙げる名刺管理でも必要になります。

名刺管理や様々なリストの作成・管理

名刺の整理は名刺用のスクラップブックにあいうえお順に保管します。

昨今では、名刺スキャナという便利なものがあり、名刺を読み込んでデータ化してくれるものもあります。

名刺交換している方が人事異動になった場合など、名刺に役職や担当を書き換えます。

整理した名刺をベースにお中元やお歳暮リスト、年賀状リストなども修正する必要があるので必ずチェックします。

お祝いごとや訃報などの対応

人事異動で昇進された場合などは祝電やお祝いの手配をすることもあります。

新聞や秘書部内からの情報で訃報の連絡があった場合、役員が弔問に行くこともありますので、正しく情報をキャッチし迅速な対応が求められます。

会食、接待などの手配

役員は取引先などとの会食や接待がありますが、その際に店の予約や

手土産の手配なども秘書がすることが多いです。

手土産も、日頃からどんなものが適しているかリサーチしたり秘書部内で情報共有をすると良いと思います。

お土産をいただいた時などはすぐにお礼状の作成もします。

その他の事務、雑務、庶務

企業によってかなり異なりますが、秘書部内の庶務的な仕事も発生します。

特に新入社員や派遣社員などは、細々とした雑務を担当することもあるでしょう。

秘書全員で分担し合う業務も、会社によってはあると思います。

役員に頼まれる事務処理・雑務も、担当する役員によってはかなり多岐にわたることもあります。

私は一度老眼鏡を買ってくるように頼まれたことがあります。

どうして良いか分からずとても戸惑いました。

想定外の要求に応えるために、情報を多く持つこと、頼れる同僚に聞くなどすると良いでしょう。

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未経験からチャレンジしたい方へ

そもそも未経験からでもなれるもの?

未経験からなる人が殆どです。

まずは派遣社員から始めるとなりやすいです。

また、男性の秘書は正社員の社長秘書しか求めていないことが殆どです。

応募時に身につけておきたい必要最低限のスキル

Excel、Powerpoint、Word、Outlookなどの基本操作はできたほうが良いでしょう。

外資系企業なら英語は必須となります。

電話応対などで必要最低限の英会話はできるようにしましょう。

活かせるスキルや資格

秘書検定2級以上を持っていると採用されやすいです。

特に派遣で応募の場合は競合との差別化に繋がります。

TOEICで評価されるのは730点以上です。

また、海外留学の経験があると断然有利です。

秘書をする上で大切なこと

他の社員とも連携をとることがキーポイントになります。

長く秘書をしていると、”役員秘書は偉い”と勘違いする人をよく見かけます。

秘書は職種が違うだけで一般事務員と同じ立ち位置です。

立場をわきまえることが非常に大切です。

その他にも求められる大切なことはまだありますが、求められる人物像の項目で後程ご紹介します。

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秘書になりたいと思っている方は、こちらの記事を参考に!

役員秘書の仕事のおすすめ理由

役員秘書としての勤務を希望される方に、採用された後に得られるメリットをお伝えします。

転勤が少ない

役員室のある本社に勤務する場合と各事業部にいる役員の下で勤務する場合がありますので、支店等に異動になることはありません。

また、一般の事務職への配置転換も少ないです。

秘書業務にマニュアルはなく、秘書としての経験を積み重ねていくことで役員との信頼関係も作れるようになり、その都度適切な対応もできるようになるのです。

そのため、短い期間で異動してしまっては意味がありません。

丁寧な物腰、接遇マナーが身につく

秘書業務をこなしていく中でTPOに応じた言葉遣い、重役たちと接する中で自然と丁寧な物腰が身につきます。

一度身につければ一生ものの知識なので、今後の人生においても非常に役立ちます。

社内の有益な情報をいち早くキャッチできる

組織の中枢に近いところで勤務するため、会社の動きや経営方針の転換など重要な情報がどこよりも早く入ってきます。

もちろん、その情報を基に適切な対応が求められているわけですが、仕事をする上で他の社員よりも優位な立ち位置にあるとも言えます。

企業のトップたちと間近に接することができる

大企業のトップの秘書を経験すると、財界の大物と遭遇することもしばしばあります。

私に気さくに話しかけてくれた某企業の役員が、後に経団連の会長になっていたということがありました。

普通に接していると「気の良いおじさん」といった感じでも、実は日本を動かすような人物であったりするのです。

魅力に溢れた企業のトップの方達を間近に見ることができるのは、秘書をしていく中で大きな特権の一つです。

憧れる人の多い職種で、誇りを持って仕事に取り組める

女性の場合は特に、秘書という仕事に憧れる人は多いようです。

私の勤めていた企業でも、秘書室というと特別な雰囲気がありました。

「秘書室の〜さん」という言葉には、ブランドのような力があるように思います。

他の職場とは切り離された環境ということもあり、余計に憧れが強まるのかもしれません。

役員秘書の大変なところ

役員秘書のおすすめ理由を紹介しましたが、逆に大変なところもあります。

実際に働いてみて大変だったことをお伝えします。

全て役員の都合で動く

自分の予定やタイミングではなく、担当する役員に合わせなければなりません。

変な話ですが、役員が社内にいる時はいつ呼ばれるかわからないため、トイレに行くのも気を遣います。

ほんの少しの時間であっても席を外す際は秘書の同僚に声をかけ、代わりに対応してもらうようにしなければいけません。

また、基本的には役員が帰るまでは帰れません。

私の同僚は、遅くまで仕事をする役員の秘書だったので、仕事後のプライベートな予定はなかなか入れられないと話していました。

楽しみにしていた予定を泣く泣くキャンセルしたこともあるようです。

自分で完結することができる仕事であれば前もって片付けておいたり翌日に持ち越したりして調整可能かもしれませんが、秘書の場合は役員の動きに左右され、先が読めないのが難点です。

緊張する場面が多い

社運を左右する会議を運営したり、大事なお客様をご案内したり、緊張する場面は数多くあります。

緊張感のある方が良いという人には向いていると言えます。

秘書室での人間関係

大企業の秘書室となると、数十人規模の秘書が働いています。

基本的に女性が多いです。

私の勤めていた企業は室長が男性で、それ以外は全員が女性という環境でした。

他部署とはあまり関わりがなく閉鎖された職場でもあるので、女性ばかりの人間関係に悩むという話は少なからずありました。

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役員秘書の年収はどのくらい?

秘書だからと言って、特別な手当がつくわけではありません。

給与体系としては会社の事務職と同じになります。

しかしながら、役員が出勤してから退勤するまでが実質の業務時間となっていますので、残業は多少あります。

一例としては、社員5,000人規模の会社で正社員で6年、その内秘書として2年勤務した場合、残業手当を含めた月収が30万円程度、ボーナスとして50万円程度が年に2回支給され、年収としては約460万円程でしょうか。

役員秘書経験者のホンネ

秘書の仕事は、こんなところが面白い!

自分の仕事ぶりが役員に認められた時にもっと頑張ろうと思えるはずです。

特に先回りしてスムーズに次の行動が進んだときは、何とも言えぬ充実感を感じられます。

更に人脈作りには最適です。

秘書をしていて、大変に思うこと

スケジュール管理が一番大変です。

思うようにいかなくても必ず抜け道があるはずです。

冷静に対処しましょう。

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役員秘書求人のおすすめの選び方

派遣会社を通せば、希望に合った求人を見つけやすく相談もできる

秘書は上司との相性の良さが必須です。

会社も上司の人柄もよく分からないで就職したものの、相性が合わず2ヶ月で退職…など悲劇的なことになるよりは、派遣会社を通す方がおすすめです。

更に新卒では難しくて入れない会社も、派遣から横入りで入ることが可能です。

語学が得意な場合は外資系や大手企業で活かせるチャンスも多い

英語ができると、日本語しか話せない秘書に比べて給料が1.5倍位変わります。

外資系企業は必要最低限の英会話は必須となります。

興味がある業界を選べばより楽しく働ける

業界によって求める人物像が変わります。

興味のある分野を選べばより楽しくなるでしょう。

社員登用がある企業は正社員になる前に環境を確かめられる

「紹介先予定派遣」という制度をご存知ですか?

正社員で採用されることを前提に派遣で数ヶ月働いて、双方の同意の上で正社員化されるというものです。

このシステムはかなりおすすめで、万が一自分に相性が合わない場合はお断りもできます。

実際に私は、この紹介先予定派遣から正社員になりました。

経験がある業種なら秘書業務にも知識が活かせる

銀行や旅行会社、不動産業界など特殊な業界は、業界での経験が必須となることもあります。

実際には秘書業務とは関係がなくても、知識が活かせることが多々あります。

勤務条件はもちろん大事!給与・休日・待遇などしっかりチェック

会長付き秘書によくある話ですが、毎月1日だけ朝7:30出勤ということがあります。

また隔週で土曜日の出勤を求める企業もあります。

待遇は必ずチェックしましょう。

役員秘書でよくある募集内容とは?

勤務時間や休日、残業

基本的には土曜・日曜・祝日がお休みです。

ただし休みの日であっても、役員が出勤する場合は休日出勤をしなければならない場合があります。

なぜなら役員のスケジュールは秘書以外には伏せられており、休日出勤の際の対応は全て秘書が行うからです。

残業については年収の項目にも少し記載した通り、役員秘書の業務時間は「役員の出勤から退勤まで」になりますので、ほぼ毎日発生することになります。

例えば8:30に出勤し、9:30頃役員を出迎え、19:00頃退勤する役員をお見送りします。

7.5時間の勤務時間で考えると業務時間は8:30~17:00までとなるので、このような場合は2時間の残業が発生しています。

ただ、国内外の出張もありますし、会食等で役員が早めに会社を出る場合もあります。

また、秘書が複数いる場合はローテーションで残業する場合もありますので、毎日残業というわけではありません。

勤務場所

基本的には本社が勤務地となります。

会社には役員が業務を行う「役員室」があります。

会社の規模によるかと思いますが、役員が複数(社長・副社長・専務・常務など)いる場合は、役員1人につき「役員室」を1室与えられており、複数の「役員室」をまとめた部署を「秘書室」と呼びます。

役員秘書は原則として役員室もしくは秘書室で勤務をします。

また、各事業部の担当役員はその事業部に役員スペースが設けられていることが多いので、その側で秘書は勤務することになります。

求められる人物像

役員秘書と言っても人柄は様々ですが、共通して求められる人物像はある程度あります。

役員をはじめとする会社の重役と接する機会が多い秘書には、下記のような方が向いています。

気配りができ、冷静に対応できる人

スケジュールが変わる、急な来客が入る等々ハプニングはつきものですが、その都度慌てないで落ち着いて行動することが大切です。

忙しい役員が少しでも働きやすいようにサポートするわけですから、役員に対してはもちろん、仕事に関わる全てのことに心配りができると良いです。

そのためにも時間も含めて余裕を持たせて様々なところに気づけるようにしましょう。

基本的なパソコンスキルがある人

役員のスケジュール表作成や会議資料作成、講演の原稿執筆やお礼状作成など、パソコンは毎日使用します。

ビジネス文書の書き方に慣れていると尚良いです。

また年配の役員がいる会社ですと、役員の書いた直筆原稿を代理でデータ入力することもあります。

コミュニケーション能力が高い人

役員の相手はもちろんのこと、外部のお客様や他部署の上司とのやりとりを1日に何回も行うため、コミュニケーション能力は必須です。

必要な情報を的確に相手に伝え、時には役員の意図を汲みとれるような能力が必要とされています。

特に外部の方にとっては会社の顔とも言える存在なので、社を代表するに相応しい丁寧な対応ができる方が望ましいです。

一般常識、一般教養がある人

役員秘書が実際にお客様を接待することはあまりありませんが、先に述べた通り会社の顔として対応が常に求められるため、相手に応じて相応しい話題をそつなくできると良いです。

また、役員のプライベートな雑談に耳を傾けることもあり、気の利いた返答や情報提供が求められます。

相手の求めることを先回りして行動する人

これは、日々の業務に忙殺される役員をサポートする上で非常に重要です。

指示を出されてからではなく、得た情報から何が必要か判断し、準備を行わなければいけません。

そして、報告する時はまずは結論から、その上で必要なことをポイント立てて話すことが重要です。

例えば、役員とある社員の面談がある場合、その社員の履歴書、会社での立ち位置、昇進する上での社内規定などの資料を準備します。

全ての資料が必要となることはほぼないですが、面談中に役員がいずれかの資料を要求してくる可能性があると予想して行動するのです。

また、面談の結果をそれとなく役員から聞き出し、今後の準備に繋げることも重要です。

このように、言われる前にどのくらいの働きができるかが、秘書としての力の見せどころと言っても良いでしょう。

相手にとって最適な伝え方ができる人

役員の考えを他の社員に伝えるシーンは多々あります。

ここで忘れてはいけないのが、秘書はあくまで役員の言葉を代理で伝えるのであり、伝える相手の社員に対して決して上から目線で接してはいけないということです。

役員秘書という立場上、どんなに低姿勢でいても他の社員から生意気だと思われてしまうケースが多くあります。

そのため、相手によって最適な伝え方を常に選択できることが必要です。

口が堅く、情報管理ができる人

どこの会社でも社外秘の情報はあるかと思いますが、役員秘書の場合はほぼ全ての情報が社外秘どころか部外秘です。

役員と秘書のみしか知らない情報が殆どと言って良いでしょう。

そのため、他部署の方と話をする際も何をどこまで話して良いか、常に頭を働かせる必要があります。

また、例え同期の社員であっても、仕事内容については一切話してはいけません。

プライベートでの飲み会であっても気が抜けないのは、少々辛いところです。

また、あの手この手で役員秘書から情報を聞き出そうとする社員もいますので、オンもオフも意識的に他の部署とは一線を画しています。

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まとめ

いかがでしたでしょうか?

気配りや気遣いを求められる仕事ではありますが、最初から手際良くできる秘書はいません。

毎日の業務の中で、どのようにしたら役員の方がスムースに仕事が捗るのか、どこまで準備しておけば良いのかなど、試行錯誤しながらやってみることが大事です。

社内でコミュニケーションを取ることも大切ですし、社外の方々との出会いも貴重な経験です。

秘書は、自分の世界だけでは到底経験できない広い世界を知ることで視野も広がり、考え方も変わり、自分を成長させてくれるやりがいのある仕事だと思います。

興味のある方は是非チャレンジしてみて下さい。

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