役員秘書の仕事に興味はあるけど、どんな仕事をするんだろう?と思っている人も多いと思います。

この記事では、役員秘書求人でよくある仕事の種類や、現役役員秘書の方が教える仕事とコツを紹介したいと思います。

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難しそうなイメージの役員秘書 実際にはどんな仕事をしているの?

役員の定義は”経営者であり従業員ではないこと”です。

多くは執行役員といって、取締役ではない外部の重要な使用人までを「役員」と呼ぶ会社がほとんどです。

役員秘書の仕事は主にスケジュール管理、お礼状の作成、会議の招集、議事録や資料の作成、経費精算、車両手配など、役員の行動に付随する手続きを先回りしてこなすことが使命です。

また、1人の秘書が2人以上の役員に就くこともあります。

昨今では、極秘事項を握る社長と副社長の秘書以外は、派遣でまかなわれている会社がほとんどです。

電話応対、来客応対

一般事務と大いに違うところは、役員の友人を語った営業電話が多いことです。

最初のころは戸惑いますが、いち早くこの営業電話に慣れて、自分なりに対応できるようにしましょう。

来客応対は、お茶出しをそつなくこなすことが重要です。

秘書検定2級でも出てきますが、基本的なお茶出しの順序は間違えないように。

役員クラスの秘書の間違いは、会社の印象に大いに影響します。

スケジュール管理、アポイントなどの社内外調整業務

スケジュール管理の方法は就く役員によって変わります。

自分で管理して秘書に伝える方と、秘書が予定を入れて役員に動いてもらうパターンにわかれます。

前後1時間は間を空けると、秘書も役員も気持ちに余裕を持てます。

アポイントの調整はあわただしくならないように気を付けましょう。

またスケジュールを役員へ伝えるときは「誰」「いつ」「どこ」「目的」「出席人数」をまとめてから相談しましょう。

出張の手配

飛行機や電車の手配は、役員自身で予約される方と、秘書に予約を任す方がいらっしゃいます。

事前に役員のスケジュールをチェックし、出発時刻を調べてから相談することがコツ。

何時ごろ現地に着くのかと何時発の便なのかは必ず把握しましょう。

万が一、事故などに遭ったときに対応するためです。

交通手段確保、公用車管理

会社にもよりますが、役員が公用車を使用して通勤している場合、車や運転手の手配やその管理も役員秘書が行います。

メール対応や郵便物の処理

メールは、ほとんどが来客前のアポイントの件です。

スケジュールの確認のために必要になります。

郵便物で気を付けなくてはいけないのが「親展」と書いてあるものです。

親展とは、宛名の人が開封してくださいという意味です。

また、お礼状は封筒をクリップで止めてから役員に提出するようにしましょう。

資料作成

役員自身がアポイントメントを取って、自ら営業先へ向かう場合があります。

その際は、パワーポイントなどの資料作成ソフトで作成を任されることがあります。

作成する資料は紙媒体とは限りません。

最低でもパワーポイントでアニメーションの設定くらいはできるようにしましょう。

また、役員は講演会・祝賀会・入社式など、役員ともなると人前で話をする機会が沢山あります。

場合によっては役員秘書が、過去の内容を元に、役員の考えを反映させた原稿を作ることもあります。

情報収集

新聞やネットなどで調べたものをまとめてと言われることがあります。

スクラップブックに切り取り、のりで貼り付けるという、アナログの手作業が発生することもあります。

新聞は必ずコピーしてから貼ることがコツ。

そのまま貼り付けると、のりのせいで裏の文字が透けて読みづらくなるからです。

このような手間ひとつで秘書の仕事ぶりが評価されます。

名刺管理や整理整頓など、役員のオフィス環境の整備

名刺の整理は名刺用のスクラップブックにあいうえお順に保管します。

昨今では、名刺スキャナという便利なものがあり、名刺を読み込んでデータ化してくれるものもあります。

その他の事務、雑務、庶務

企業によってかなり異なりますが、秘書課の中の庶務的な仕事も発生します。

特に新入社員や派遣社員などは、細々とした雑務を担当することもあるでしょう。

役員に頼まれる事務処理・雑務も、担当する役員によってはかなり多岐に渡ることもあります。

私は一度、老眼鏡を買ってくるように頼まれたことがあります。

どうして良いか分からずとても戸惑いました。

想定外の要求に応えるために、情報を多く持つ事、頼れる同僚に聞くなどするといいでしょう。

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未経験からチャレンジしたい方へ

そもそも未経験からでもなれるもの?

未経験からなる人がほとんどです。

まずは、派遣社員から始めるとなりやすいですね。

また、男性の秘書は正社員の社長秘書しか求めていないことがほとんどです。

応募時には身につけていたい、必要最低限のスキル

Excel,Powerpoint,Word,Outlookなどの基本操作はできたほうがいいでしょう。

外資系なら英語はできるほうがベター。

電話応対などで必要最低限の英会話はできるようにしましょう。

あったら活かせるスキルや資格

秘書検定2級以上を持っていると採用されやすいです。

特に派遣応募の場合は競合との差別化に繋がります。

TOEICで評価されるのは730点以上だけです。

また海外留学の経験があると断然有利です。

向いているのは、こんな人

内面的に向いている人は、気が利く人、アクシデントで動じない人。

チームワークが取れ口が堅い人。

外見的には清潔感があり、甲高い声で話さない人。

年齢や顔のつくりは関係ありません。

秘書をするうえで、大切なこと

他の社員とも連携をとることがキーポイントになります。

長く秘書をしていると、”役員秘書は偉い”と勘違いする人をよく見かけます。

秘書は職種が違うだけで一般事務員と同じ立ち位置です。

立場をわきまえることが非常に大切です。

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秘書になりたいと思っている方は、こちらの記事を参考に!

役員秘書の仕事のおすすめ理由

役員秘書として勤務を希望される方に、採用された後に得られるメリットをお伝えします。

転勤が少ない

役員室のある本社に勤務するので、支店等に異動になることはありません。

また、一般の事務職への配置転換も少ないです。

秘書業務にマニュアルはなく、その都度適切な対応が求められるため、経験が非常に重視されるからです。

丁寧な物腰、接遇マナーが身につく

秘書業務にマニュアルがないのは前述した通りですが、秘書業務をこなしていく中でTPOに応じた言葉遣い、重役たちと接する中で自然と丁寧な物腰が身につきます。

一度覚えしまえば一生ものの知識なので、今後の人生においても非常に役立ちます。

社内の有益な情報をいち早くキャッチできる

組織の中枢に近いところで勤務するため、会社の動きや経営方針の転換など、重要な情報がどこよりも早く入ってきます。

もちろん、その情報をもとに適切な対応が求められているわけですが、仕事をする上で他の社員よりも優位な立ち位置にあるとも言えます。

企業のトップたちと間近に接することができる

大企業のトップの秘書を経験すると、財界の大物と遭遇することもしばしばあります。

私に気さくに話しかけてくれる某企業の役員さんが、後に経団連の会長になっていたということがありました。

普通に接していると、気のいいおじさんといった感じでも、実は日本を動かすような人物であったりということがあります。

そういった人たちを間近に見ることができるのは、秘書の仕事の大きな特権の一つです。

憧れる人の多い職種で、誇りを持って仕事に取り組める

女性の場合は特に、秘書という仕事に憧れる人は多いようです。

私の勤めていた企業でも、秘書室というと特別な雰囲気がありました。

「秘書室の〜さん」という言葉には、ブランドのような力があるように思います。

他の職場とは切り離された環境というのもあり、余計に憧れが強まるのかもしれません。

役員秘書の大変なところ

役員秘書のおすすめ理由を紹介しましたが、逆に大変なところもあります。

実際に働いてみて大変だったことをお伝えします。

全て役員の都合で動く

自分の予定やタイミングではなく、担当する役員さんに合わせなければならないので、自分の都合では動けません。

変な話ですが、役員さんが社内にいる時はいつ呼ばれるかわからないため、トイレに行くのもはばかられます。

ほんの少しの時間であっても、席を外す際は秘書課の同僚に声をかけ、代わりに対応してもらうようにしなければいけません。

また職場によっては、役員が帰るまでは帰れないということもあります。

私の同僚は、遅くまで仕事をするタイプの役員さんに当たってしまい、仕事後に習い事や約束を入れられないと嘆いていました。

楽しみにしていた予定を泣く泣くキャンセルしていたこともあるようです。

自分で完結することができる仕事であれば、前もって片付けておいたり翌日に持ち越したりして調整可能かもしれませんが、秘書の場合は役員の動きに左右され、先が読めないのが難点です。

緊張する場面が多い

社運を左右する会議を運営したり、大事なお客様をご案内したり、緊張する場面は数多くあります。

緊張感がある方がいいという人には向いていると言えます。

秘書室での人間関係

大企業の秘書室となると、数十人規模の秘書たちが働いています。

基本的に女性が多いようです。

私の勤めていた企業は、室長が男性で、それ以外は全員が女性という環境でした。

他部署とはあまり関わりがなく、閉鎖された職場であることも多いので、女性ばかりの人間関係に悩むという話は少なからずありました。

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役員秘書の年収はどのくらい?

秘書だからといって、特別な手当がつくわけではありません。

給与体系としては会社の事務職と同じになります。

しかしながら、役員が出勤してから退勤するまでが実質の業務時間となっていますので、残業時間は他部署より多くなります。

一例としては、社員5,000人規模の会社で正社員で6年、そのうち秘書として2年勤務した場合、残業手当を含めた月収が30万円程度、ボーナスとして50万円程度が年に2回支給され、年収としては約460万円程でしょうか。

役員秘書経験者のホンネ

秘書の仕事は、こんなところが面白い!

自分の仕事ぶりが役員に認められた時にもっと頑張ろうと思えるはずです。

特に先回りしてスムーズに次の行動が進んだときは、何とも言えぬ充実感を感じられます。

さらに人脈作りには最適です。

秘書をしていて、大変に思うこと

スケジュール管理が一番大変です。

思うようにいかなくても必ず抜け道があるはずです。

冷静に対処しましょう。

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役員秘書求人のおすすめの選び方

派遣会社を通せば、希望に合った求人を見つけやすく、相談もできる

秘書は上司との相性の良さが必須です。

会社も上司の人柄もよく分からないで就職したものの、相性が合わず2か月で退職…

など悲劇的なことになるよりは、派遣会社を通すほうがおススメです。

さらに新卒では難しくて入れない会社も、派遣から横入りで入ることが可能です。

語学が得意なら、外資系や大手企業だと、活かせるチャンスも多い

英語ができると、日本語しか話せない秘書に比べて給料が1.5倍くらい変わります。

外資系は必要最低限の英会話は必須となります。

興味がある業界を選べば、より楽しく働ける

業界によって求める人物像が変わります。

興味のある分野を選べばより楽しくなるでしょう。

社員登用がある企業なら、正社員になる前に自分で環境を確かめられる

「紹介先予定派遣」という制度をご存知ですか?

正社員で採用されることを前提に、派遣で数か月働いて双方の同意の元で正社員化されるというものです。

このシステムはかなりお勧めで、万が一自分には相性が合わない場合はお断りもできます。

実際に私は、この紹介先予定派遣から正社員になりました。

経験がある業種なら、秘書業務にも知識が活かせる

銀行や旅行会社、不動産業界など特殊な業界は、業界での経験が必須となることもあります。

実際には秘書職とは関係が無くても、知識が生かせることが多々あります。

勤務条件も、もちろん大事!給与・休日・待遇などは、しっかりチェック

会長付け秘書によくあるお話ですが、毎月1日だけ朝7:30出勤ということがあります。

また隔週で土曜日の出勤を求める業界もあります。

かならず待遇はチェックしましょう。

役員秘書でよくある募集内容とは?

勤務時間や休日、残業

基本的には土曜・日曜・祝日がお休みです。

ただし休みの日であっても、役員が出勤する場合は、休日出勤をしなければならない場合があります。

役員のスケジュールは秘書以外には伏せられており、休日出勤の際の対応は全て秘書が行うからです。

残業については年収の項目にも少し記載した通り、役員秘書の業務時間は「役員の出勤から退勤まで」になりますので、ほぼ毎日発生することになります。

例えば、8:30に出勤し、9:30頃役員を出迎え、 19:00頃退勤する役員をお見送りします。

7.5時間の勤務時間で考えると、業務時間は8:30~17:00までですので、ほぼ毎日2時間の残業が発生しています。

ただ、会食等で役員が早めに帰る場合や秘書が複数いる場合は、ローテーションで残業する場合もありますので、毎日残業というわけではありません。

勤務場所

基本的には本社が勤務地となります。

会社には役員が業務を行う「役員室」があります。

会社の規模によるかと思いますが、役員が複数人いる場合(社長・副社長・常務・専務など)は、役員1人につき「役員室」を1室与えられており、複数の「役員室」をまとめた部署を「秘書室」と呼びます。

「役員秘書」は原則として「役員室」もしくは「秘書室」で勤務をします。

求められる人物像

役員秘書といっても人柄は様々ですが、共通して求められる人物像はある程度あります。

役員をはじめとする会社の重役達と接する機会が多い役員秘書には、下記のような方が向いています。

基本的なパソコンスキルがある人

役員のスケジュール表作成や会議資料作成、講演の原稿執筆やお礼状作成など、パソコンは毎日使用します。

ビジネス文書の書き方に慣れているとなおよいです。

また、年配の役員がいる会社ですと、役員の書いた直筆原稿を代理でデータ入力することもあります。

コミュニケーション能力が高い人

役員の相手はもちろんのこと、外部のお客様や他部署の上司とのやりとりを1日に何回も行うため、コミュニケーション能力は必須です。

ただ人見知りをしないというだけでなく、必要な情報を的確に相手に伝え、時には役員の意図を汲みとれるような能力が必要とされています。

特に、外部の方にとっては会社の顔とも言える存在なので、社を代表するに相応しい丁寧な対応ができる方が望ましいです。

一般常識、一般教養がある人

役員秘書が実際にお客様を接待することはあまりありませんが、上述した通り会社の顔として対応が常に求められるため、相手に応じて相応しい話題をそつなく話せるとよいです。

また、役員のプライベートな雑談に耳を傾けることもあり、気の利いた返答や情報提供が求められます。

相手の求めることを先回りして行動する人

これは、日々の業務に忙殺される役員をサポートする上で非常に重要です。

指示を出されてからではなく、得た情報から何が必要か判断し、準備を行わなければいけません。

例えば、役員とある社員の面談がある場合、その社員の履歴書、会社での立ち位置、昇進する上での社内規定などの資料を準備します。

全ての資料が必要なることはほぼないですが、面談中、役員がいずれかの資料を要求してくる可能性があると予想して行動するのです。

また、面談の結果をそれとなく役員から聞き出し、今後の準備につなげることも重要です。

このように、言われる前にどのくらいの働きができるかが、秘書としての力の見せ所と言ってもいいでしょう。

相手にとって最適な伝え方ができる人

役員の考えを他の職員に伝えるシーンは多々あります。

ここで忘れてはいけないのが、役員秘書はあくまで役員の言葉を代理で伝えるのであり、伝える相手の社員に対して、決して上から目線で接してはいけないということです。

役員秘書という立場上、どんなに低姿勢でいても、他の社員から生意気だと思われてしまうケースが多くあります。

そのため、相手によって最適な伝え方を常に選択できることが必要です。

口が堅い人。情報管理ができる人

どこの会社でも社外秘の情報はあるかと思いますが、役員秘書の場合はほぼ全ての情報が社外秘どころか部外秘です。

役員と役員秘書のみしか知らない情報がほとんどと言ってよいでしょう。

そのため、他部署の方と話をする際も何をどこまで話してよいか、常に頭を働かせる必要があります。

また、仕事の愚痴を言う上でも、例え同期入社の社員であっても仕事内容については一切話してはいけません。

プライベートでの飲み会であっても気が抜けないのは、少々辛いところです。

また、あの手この手で役員秘書から情報を聞き出そうとする社員もいますので、オンもオフも意識的に他の部署とは一線を画しています。

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