「秘書」は憧れの職業ですよね。

そんな憧れの職業で、誰もが知っているようでありながら、意外と分からないことも多いのではないでしょうか。

そんな秘書に憧れている人、そして秘書採用を目指している人のために秘書求人について解説します。

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まずは「秘書」の仕事例をチェック

秘書の仕事にはどんな種類があるの?

一口に「秘書」と言っても、様々な種類があります。

役員秘書

一般企業の社長や役員の下で秘書をする人を役員秘書と言います。

社長や役員の仕事が円滑に進むように、あらゆるサポートをするのが秘書の仕事です。

議員秘書

議員秘書というととても仕事ができるイメージがあり、議員の不祥事があった時に責任を全て負わされるという少々マイナスなイメージもあります。

そんな議員秘書は通常資格がなくてもなれる他の秘書とは違い、国家試験に合格しなければなれません。

国会議員の補佐が主な仕事となり、公費で雇用することが認められている公設秘書と政策秘書はより責任が重い仕事で、誰もがなれるというわけではありません。

将来的に政界進出を目指している場合は、政界への一番の近道なのではないでしょうか。

男性が多いのもこの議員秘書の特徴です。

医療秘書

医師のサポートが主な仕事内容となります。

スケジュール管理はもちろん、学会資料などを手がけることもあります。

サポートのみならず、医療事務の内容にも精通する必要があります。

医療秘書の専門学校なはとても人気があり、秘書業務に加え医療事務も学べることから、将来的なことを考えて通う人が増えています。

学校秘書

主に大学の教授などのサポートをする仕事です。

研究の補佐をすることもあるため、教授と同じ学術を持ち合わせている人が好まれます。

事務処理としては研究情報の整理、研究費の管理など幅広い業務をこなします。

教授やそのまわりの研究チームの人々が研究に集中できる環境を作ることも、大切な業務の一つです。

弁護士秘書(司法秘書)

弁護士のサポートをする秘書です。

秘書まではいかなくても、パラリーガルと呼ばれる弁護士事務所で事務だけを行う人もいます。

弁護士を目指して司法試験の勉強をしながら弁護士のサポートをしているという方が多く見られます。

弁護士は膨大な資料を扱うのでその資料を迅速に処理したり、また依頼人へ資料のことで連絡を取るなど、多忙な弁護士の手となり足となる仕事です。

司法の現場にいずれ立ちたいと思っている場合は、目指してみてはいかがでしょうか。

秘書の求人が多い職種とは?

秘書の募集は前にご紹介したように、企業(役員)秘書、医療秘書、司法秘書、議員秘書など、働く場としては様々あります。

とりわけ、弁護士のサポートをする司法秘書は募集が多いです。

そのほか医療秘書は専門性が高く、また手に職をつけることが叶うことから求人も比較的多いです。

また昨今、医療クラークという仕事が注目されるようになり、医療秘書を学び、身につけた医療の専門性を医療クラークで活かすなど幅も広がっています。

また、新しい秘書の形として少しずつ注目され始めているのが在宅秘書です。

企業家が業務のサポートをオンラインによる指示で依頼をするというもので、雇う側からするとオフィスを設けるコストが削減できるというメリットがあり、また雇用される側も出勤することなく仕事ができるというメリットがあります。

新しい形での秘書業務で、この先業務として確立されていく可能性はとても大きいと思います。

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秘書の仕事でよくある募集内容とは?

秘書業務の内容が大体分かったところで、気になるのが就業形態ですよね。

給与や勤務状況、福利厚生など解説していきましょう。

給与相場

給与は普通の社員と相場はそう変わらず、年収にして250万円~350万円位です。

しかし、秘書の種類やどのような方につくのかによってかなり違ってきます。

例えば有名な敏腕弁護士につくとなればそれなりの実力が求められますが、それに見合った報酬も得られるでしょう。

企業のトップにつく経験豊富な秘書ともなると年収800万円という話もありますし、外資系の大企業のトップの秘書ですと年棒制となることも多く、能力がかなり反映される給料となります。

能力に応じて勤務先を選択することで、実力に応じた給料を貰うことができます。

安定を取るか能力評価を取るかは自分の実力と経験によって見極めましょう。

派遣社員としての勤務ですと、時給1,500円~2,000円といったところが相場となっております。

事務職の派遣社員よりも少々多いと思います。

求められる条件に合致した雇用先に勤めることができると、更に時給が上がる可能性はあります。

特に高い語学力を持っていると、時給2,000円以上を望める可能性はとても高いです。

勤務時間や休日・残業

勤務時間や休日などは勤務をする会社によります。

ただし、秘書業務とは上司のサポート業務です。

担当する上司が出社する頃には、上司が業務にすぐに取り組める準備を終わらせていなければなりません。

例えば担当上司が出張のために早く出社するようなことがあれば、それよりも早く準備を整えておく必要があります。

また、会議などで上司の退社時間が遅くなれば当然残業となり、上司が退社した後に片付け、翌日の準備なども行います。

ただし、これは担当する上司の考え方によるところも多く、上司がそのような業務まで求めない場合もあります。

在宅の秘書の場合は残業や早出を求められることはほぼありませんが、日中は連絡が取れるようにしていることが必要です。

在宅とは言え、自由な時間に仕事ができるわけではありません。

福利厚生

福利厚生も、勤める企業や団体によって異なります。

有給休暇においては、個人秘書よりも秘書室の中でグループ秘書の一員として働く方が、取得しやすい環境にあると言えます。

勤務場所

勤務場所は、企業秘書の場合各企業の本社であることが殆どです。

求められる人物像

基本的なマナーが身についている

秘書は担当上司のサポート業務が主な仕事です。

担当上司の大切なお客様と接することも多いため、ビジネスマナーが身についていることはとても重要です。

お茶の出し方や正しい日本語で会話ができること、自然で美しい身のこなしなどは一朝一夕でできることではありません。

基本的なマナーを勉強することも大切ですが、普段から笑顔を絶やさず、ちょっとした気遣いや心配りができるように相手のことを考えながら行動してみましょう。

もちろん失敗もありますが、予期せぬ時に自分の行動を褒められることがあるものです。

そうしたことの繰り返しで、自ずと好感の持てる接客が身についてきますし、上司もきちんと見ていて、より深い信頼関係が築けると思います。

また、秘書をしていて取引先などの慶事や弔事の手配をすることはよくあります。

そのような時にも慌てずしっかり対処できるように、日頃から一般教養として勉強しておくと良いと思います。

基本的なビジネススキルがある

秘書業務では、書類の作成などパソコンを使用することもとても重要な業務の一つです。

上司の求める資料を分かりやすく、そして早く正確に作成することが大切です。

また、大切な業務の一つにメールのチェックがあります。

上司が分かりやすいように、また見落としがないように、メールの設定でフォルダー分けをしておくと、上司も自分自身も業務を行いやすいですよね。

そのような一般的に必要とされるビジネススキルは身につけておくと良いでしょう。

コミュニケーション能力が高い

役員と言えば企業におけるトップです。

秘書は役員の窓口であるわけですから、会社の顔と言っても過言ではありません。

お得意先や重要取引先へ初めてお会いする際のアポイントをとったりする業務ももちろんあります。

秘書の対応は企業や役員の第一印象を決める大きな要素になる場合もあります。

例えば秘書の言動でお相手の心象を害するようなことがあれば、役員が恥をかくのです。

そんなことにならないためにも、コミュニケーション能力は秘書にとって大切なスキルと言えます。

必要なスキルや資格・経験

秘書が転職をするにあたって、経験の多さはやはり大きな武器となります。

どの仕事についても言えることですが、様々な考え方の人がいて、対応の仕方もそれぞれです。

秘書はその都度慌てずに、そして臨機応変に対応することが求められますが、それにはやはり経験も必要となってきます。

また、前に述べたようにある程度のビジネススキルとビジネスマナーを身につけておくことも大切です。

秘書の雇用形態による違い

正社員での長期契約

新卒で入社し、何れ秘書となって成長したいと考えているような方におすすめです。

雇う側も長期間での雇用を考えているわけですから、育てるつもりで雇用します。

もちろん秘書業務に最初からつけるわけではなく、まずはいわゆる下積みの仕事が殆どです。

しかし、経験を積むという意味での下積みは一番大切なことだと筆者は考えていますので、秘書になりたいと思う方は長期で契約をすることをおすすめしたいです。

ただ、普通に就職するわけですから、企業も大変慎重な採用となります。

秘書として育てていこうという観点での採用試験となるため、人柄や清潔感(見た目)も見られます。

経験やスキルがない分そのような部分はとても大切なポイントになってきますので、立ち居振る舞いなどしっかり身につけましょう。

短期での派遣社員や契約社員

企業にとっての繁忙期や、担当秘書の突然の退職など様々な理由で募集をするので、即戦力としての人材が求められます。

そのため、多くの経験やスキルは必要となってきます。

一つの企業で縛られたくないという方には向いていると思います。

その反面、雇用に安定はありません。

短期での雇用を目的としていますので、会社のニーズ合わないと評価された時は、企業側も是正をして育てようというよりも次の人材を探すといった手を選択する可能性があります。

秘書の契約社員求人を探す時は、こちらの記事を参考に!

在宅秘書(オンライン秘書)

前にも少しだけ述べましたが、最近注目度が上がってきているのが在宅秘書です。

必要なときに必要な期間だけ(短期契約よりも更に短期なことが殆どです)働くシステムです。

例えば、普段秘書を雇っていない規模の企業において、役員が海外出張や長期間の休業で長いこと連絡がとれない状態になる場合など、その期間の対応のために雇うことがあります。

ただ、雇用理由は様々です。

子育て中や介護、またはその他の理由により企業に勤めることが難しいという場合、気軽にスキルを活かして働くことができるシステムです。

そのため、やはり短期と同じように雇用の安定はありません。

しかし、その分気軽に働くことができるというメリットはあります。

自分に合った秘書の求人の選び方や注意点

では、秘書として働くにあたって、どのように求人を見極めれば良いのでしょうか

雇用形態から探す

前に述べたように、長期、短期、在宅と探す方法は三つあります。

長期間契約・正社員→自分自身が秘書として学び、これから身につけ長いスパンで働きたい場合。

短期契約社員・派遣社員→スキルや経験を持ち合わせた上で、企業が求める能力をすぐに発揮したいが、一つの企業に留まらず働きたい場合。

在宅秘書(オンライン秘書)→企業に出社することなく在宅で自分のスキルを活かした働き方をしたい場合。

職種から探す

職種にこだわることで自分の経験やスキルをより一層発揮することができます。

自分が全く知らない職種の企業に勤めるよりも、以前に勤めたところと同じ職種であると、身につけた経験が活かせる可能性は大きいです。

例えば、新しい就職先では新規の顧客であっても以前に勤めていた会社ですでにそのお客様と取引があった場合、お客様の特徴や企業理念などはすでに理解ができていてその上で対応をすることができ、格段に仕事がしやすいと思います。

そう考えると、職種にこだわるというのも一つの手ではないでしょうか。

給与や雇用条件から考える

今から秘書として学んでいきたいという人にとっては、雇用条件を交渉することはなかなか難しいかもしれません。

しかし経験やスキルがある人は、それを武器に雇用の条件や給与の条件を交渉することは充分にできると思います。

議員秘書はスキルにこだわる思考が特に強いので、目に見える資格、経験などは大きな武器となります。

自分の能力に充分な自信がある方は交渉の余地があります。

エリアから考える

秘書は担当役員よりも先に出社して後に退社します。

最近ではあまりこだわらない企業もあるようですが、多くの場合はこれは原則です。

そうなると当然朝は早い出勤となりますし、夜は遅くなることもしばしばあります。

勤務先が遠く通勤に時間がかかっていては毎日のことなので自分自身も負担になりますし、遅刻のリスクも高くなります。

時間を守れない秘書は言語道断なので、そのリスクは減らせるだけ減らしたいものです。

通勤に時間も体力も奪われていては自分自身のコンディションも崩れがちとなり、業務のミスにも繋がります。

通勤距離は30分ないし1時間圏内が妥当でしょう。

また、公共交通機関で通えると、時間の予測もつきやすいです。

なるべく都心の方がおすすめです。

秘書についてよくある疑問

秘書についての素朴な疑問にお答えします。

応募方法は?

雇用形態によって応募方法も変えることをおすすめします。

正社員

転職エージェント等に登録をします。

就職サポートなどもあり面接対策もあるため、長く働きたい会社を選ぶのに心強いサポートを受けることができます。

派遣社員

派遣会社に登録をします。

雇用の安定がない分、派遣会社に登録しておけば契約満了に合わせて次の就職先を紹介してもらうことができるため安心です。

在宅秘書

サイトに登録をします。

そこで契約交渉成立すれば働くことができます。

デメリットとしては雇い主との契約交渉は、殆ど自分自身で行わなければなりません。

また、悪徳サイトにも用心をする必要があります。

登録サイトへ支払うシステム手数料が必要な場合もあります。

いずれにしても、自己責任において下調べをしっかり行うことで、時間に縛られることが少ない自宅での秘書業務を実現することはできます。

面接でよく訊かれることは?面接合格の秘訣!

面接で訊かれることで最も多いのは、人とのコミュニケーションに自信があるかということと、秘書経験の有無です。

秘書経験がある方は、しっかり自分の経験を把握した上でスキルと共にアピールできるようにしておきましょう。

未経験でも応募できる?

雇う側が、未経験でも人柄を重視した上で育てるスタンスを示しているような求人内容であれば、充分に採用される可能性はあります。

即戦力としての募集なのか未経験でも大丈夫なのかは、求人内容や転職サポートの方の話などからしっかり読み取ることが必要だと言えます。

会社の雰囲気は?

会社によって様々です。

こればかりは業務形態によるところも大きいですし、勤める先の雰囲気にもよります。

大学の秘書となれば、研究が主になる職場であるため大変静かな環境です。

働く環境が自分に合っているか否かは大変重要なことですので、面接の時に大体の雰囲気を質問しても良いでしょうし、転職エージェントなどに訊いても良いと思います。

その上で総合的に自分に合っているかを判断しましょう。

正社員、派遣社員、アルバイトの募集があるの?

それぞれ企業のニーズによって募集の内容が違います。

どのように働きたいかということと、自分の働きたい雇用形態と、企業側のニーズの三つがなるべく合致した状態で働けることが良いと思います。

雇用形態によって給与体系はどう違う?

正社員であれば月給の相場は18万円~20万円です。

派遣社員であれば時給1,500円~2,000円前後です。

在宅であれば、スキルや契約内容、契約期間によって様々です。

上記はだいたい最低限の金額ですので、スキルや経験による金額交渉でアップは望むことができるでしょう。

残業って多いの?

企業や上司によるところが大きいと思いますが、定時で帰れるということは殆どなく、多少は残業もあるものと考えた方が良いと思います。

資格って必要なの?

前に述べたように、議員の公設秘書においては国家試験が必要ですが、その他の秘書についてはどうしても必要ということはありません。

ただし資格を持っていた方がより就職もしやすく、業務も行いやすいです。

秘書の転職で年収を上げるためにやるべきこととは?

企業の規模が前職より大きいところに転職する

全てとは言えませんが、往々にして企業規模の大きさは給料の金額にも反映します。

特に賞与の金額で大きな差が出てきますので、年収を上げることを一番の大きな目的とするならば、前職よりも大きな企業に就職を目指しましょう。

自分が持ち合わせているスキルを求めている企業に転職をする

企業側が求めているスキルを持っているのであれば、そこを大いにアピールして金額交渉もできます。

貿易会社や海外との取引が多い会社で自分の語学力を活かすなど、スキルに合った企業への転職をすることは年収を上げるためには一番の近道だと言えます。

とは言え、企業の経営状態が一番の重要ポイントですので、そこはしっかり見極めましょう。

まとめ

以上、秘書についてまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか。

秘書の業務はサポートという部分がとても大きく、人間関係を円滑にする上でとても必要なことです。

結婚してからの夫婦関係もしかり、義実家との付き合いもしかり、子供の学校関係の付き合いもしかり…。

生きていく上で役立つことばかりです。

仕事をしながら人間力も磨かれる秘書。

この仕事で成功する方が出てきてくれることを心から願っています。

実際に秘書の求人募集を探す時は、こちらの記事を参考に!

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