「秘書」って憧れの職業ですよね。

そんな憧れの職業でありながら、誰もが知っているようで、意外と内容はふんわりとしかわからない方が多いのではないでしょうか。

そんな秘書に憧れがある人、そして秘書を目指している人のために秘書求人について解説いたします。

秘書の仕事にはどんな種類があるの?

一口に「秘書」といっても、様々な種類があります。

役員秘書

一般的に秘書といわれて多くの人が思い浮かべるであろう秘書は一つ目の「役員秘書」です。

その名のとおり、企業などで、役員についている秘書のことです。

社長以下、役員のお仕事のサポートがお仕事です。

議員秘書

とても仕事ができるイメージがありながらも、クリーンなイメージが大切な議員の不祥事のときなどに「秘書が勝手にやったことです」といわれて責任をすべて負っていたりと少々マイナスなイメージがあったりしてしまう議員秘書。

そんな議員秘書は、通常、資格がなくてもなれる他の秘書とは違い、国家試験をパスしなければなりません。

国会議員の補佐が主なお仕事となり、公費で雇用することが認められている公設秘書と政策秘書はより責任も重いお仕事で、誰もがなれるというわけではありません。

将来的に政界進出を目指している方などは、政界への一番の近道なのではないでしょうか。

男性が多いのもこの議員秘書の特徴です。

医療秘書

医師のサポートが主な仕事内容となります。

スケジュール管理はもちろん、学会資料などを手がけることもあります。

サポートのみならず、医療事務の内容にも精通する必要があります。

医療秘書の専門学校などは大変人気な進路先となっており、秘書業務に加え、医療事務も学べることから将来的なことを考えて通う人が増えています。

学校秘書

主に大学の教授などのサポートをする秘書です。

研究の補佐をすることもあるため、教授と同じ学術を持ち合わせている人が好まれます。

事務処理としては研究情報の整理、研究費の管理など幅広い業務をこなし 教授やその周りの研究チームの人々が研究に集中できる環境を作ることも大切な業務の一つです。

弁護士秘書(司法秘書)

弁護士のサポートをする秘書です。

秘書まではいかなくてもパラリーガルと呼ばれる、弁護士事務所での事務だけを行う人もいます。

弁護士を目指して司法勉強をしながら弁護士のサポートをしているという方が多くみられます。

弁護士は膨大な資料をあつかうので、その資料を迅速に処理したり、また、依頼人へ資料のことで連絡をとるなど、多忙な弁護士の手となり足となる多忙なお仕事です。

司法の現場にいずれは立ちたいと思っている方は目指してみてはいかがでしょうか。

秘書の募集でよくある職種

秘書の募集では「企業(役員)秘書」「医療秘書」「司法秘書」「議員秘書」などが主な種類であると前述したとおり、働く場としては様々です。

とりわけ、弁護士のサポートをする「司法秘書」は募集が多いです。

そのほか、医療秘書は専門性が高く、また手に職をつけることができることもあり求人も比較的多い部類です。

また、昨今、医療クラークという仕事が注目されるようになり、医療秘書を学び、身につけた医療の専門性を医療クラークで活かすなど幅がひろがります。

また、新しい秘書の形として 少しづつ注目されはじめたのが、「在宅秘書」です。

企業家が業務のサポートをオンラインによる指示で依頼をするというもので、雇う側からすると、オフィスを設けるコストが削減できるというメリットがあり、また雇われる側からすると、出勤することなく仕事をすることができるというメリットがあります。

新しい形での秘書業務でこの先、業務として確立されていく可能性は大変大きいと思われます。

秘書の仕事でよくある募集内容とは?

秘書業務の内容が大体わかったところで気になるのが就業形態ですよね。

給与や、勤務状況、福利厚生など解説していきましょう。

給与相場

給与としては、普通の社員と相場はそう変わらず、年収にして250万~350万くらいです。

しかし、秘書の種類やどのような方につくのか。

例えば、有名な敏腕弁護士につくとなればそれなりの実力が求められる代わりにそれなりの報酬が得られるでしょう。

企業のトップにつく経験豊富な秘書ともなると年収800万という話もありますし、外資系の大企業のトップの秘書ともなると年棒制となることも多く、能力が反映されるお給料となります。

能力に応じた勤務先を選択することで実力に応じたお給料をもらうことができます。

安定をとるか、能力評価をとるかは自分の実力と経験によって見極めましょう。

派遣社員としての勤務ですと、時給1500円~2000円といったところが相場となっております。

事務職の派遣社員よりも少々多いと思われます。

求められる条件に合致した雇用先に勤めることができると、もっと時給が上がる可能性は十分にあります。

特に、高い語学力を持っていると、2000円以上は望める可能性は大変高いです。

勤務時間や休日、残業

勤務時間、休日などは勤務をする会社によります。

ただし、秘書業務とは、サポート業務です。

ギリギリに出社するわけにはいきません。

担当する上司が出社するころには、上司が業務にすぐに取り組める準備を終わらせていなければなりません。

例えば、担当上司が出張のために早く出社するようなことがあれば、それよりも早く準備を整えておく必要があります。

また、会議などで上司の退社時間が遅くなれば、当然残業となり、上司が退社した後に片付け、翌日の準備なども行います。

ただし、これは担当する上司の考え方によるところも多く、上司がそのような業務まで求めないケースもありますので、やはり業務をおこなう企業、団体、または職種、そして担当上司によってさまざまとなります。

前述しましたが、在宅の秘書の場合は残業や早出を求められることはほぼありません。

ですが、在宅の秘書であっても、日中は連絡が取れるようにしていることが必要ですので、在宅といえ、自由な時間にお仕事ができるわけではないことが多いのが実情です。

福利厚生

福利厚生も勤める企業や団体によります。

有給休暇においては、個人秘書よりも、秘書室などに勤め、グループ秘書の一員として働くほうが取得はしやすい環境にあるといえるでしょう。

勤務場所

勤務場所は 企業秘書の場合、各企業の本社であることがほとんどです。

総務の中に位置づけられていることが多いです。

求められる人物像

基本的なマナーが身についている。

秘書は担当上司のサポート業務が大きな割合を占める仕事ですので、基本的なビジネスの知識は必須です。

担当上司の大切なお客様と接することも多いため、ビジネスマナーが身についているかは大変重要です。

お茶の出し方や正しい日本語で会話ができること、自然で美しい身のこなしなどは一朝一夕で身につくものではありません。

普段から好感のもてる行動を心がけて、好感のもてる接客ができる方は大いに求められます。

また、秘書をしていて会社のお付き合いのある方の慶弔ごとに関わることは大変多くあります。

そのようなときの手配などは秘書の大切なお仕事ですので一般教養として知っておきたいですね。

基本的なビジネス教養がある。

秘書業務では書類の作成などパソコンを使用することも大変重要な業務の一つです。

上司の求める資料をわかりやすくそして早く作ることができると大変重宝されます。

また大切な業務の一つにメールのチェックがあります。

上司がわかりやすいように、また見落としがないように、メールの設定でフォルダー分けをできたりすると、上司も自分自身も業務が行いやすいですよね。

そのような、一般的に必要とされるビジネス教養は身に付けておくとよいでしょう。

コミュニケーション能力が高い

秘書は、担当役員の窓口、担当役員といえば企業におけるトップの人間であったりするわけで、そうなると会社の顔といっても過言ではありません。

お得意先や重要取引先へ初めてお会いする際のアポイントをとったりする業務ももちろんありますので、秘書の対応によっては企業や担当役員の第一印象を印象付けることになる場合もあります。

そんな秘書が、お相手の心象を害するようなことがあると、相手としては、「こんな秘書を雇う見る目のない人」となりうることも無きにしもあらず。

そんなことにならないためにも、コミュニケーション能力は秘書にとって大切なスキルといえるでしょう。

窓口としてよい印象を与え、担当役員への窓口を開き、また、フォローをする際にも存分に発揮することができると、担当役員の印象だけではなく、ひいては、企業の好印象にもつながります。

秘書というととっつきにくい印象をもたれやすいものですが、重宝されるのは、忙しい担当役員にかわって人間関係のフォローができるコミュニケーション能力に長けた人物だといえるでしょう。

必要なスキルや資格、経験

秘書の転職をするにあたって経験の多さはやはり大きな武器となります。

どのお仕事についてもいえることですが、いろんな考え方の人がいます。

ということは、人によって対応の仕方も様々です。

たくさんの方と接し、たくさんの対応をしてきた人ほど落ち着いた対応ができることは、想像するにもたやすいことだと思います。

秘書にとってあわてず落ち着いた対応ができるということは大変重要なことですので、そういう対応をするにはやはり経験がものをいいます。

よって秘書として経験を積んできた人というのは重宝されますので、経験はあるにこしたことはないでしょう。

また、前述しましたが、ある程度のビジネススキル、最低限のビジネスマナーは必要不可欠でです。

そのようなビジネススキルやビジネスマナーも「知っている」という程度では困りますので、知っている知識を発揮できるだけの経験を必要だといえます。

秘書の雇用形態による違い

正社員での長期契約

秘書としての成長を望んでいるような新卒での就職を考えている方などにおすすめです。

雇う方も長期間での雇用を考えているわけですから、育てるつもりで雇用してくれています。

そのため、秘書とは・・・の入り口からいろんなことを学ぶことができます。

そのかわり、学ぶ姿勢でいくわけですから、想像しているような秘書業務に最初から就けるわけではなく、最初はいわゆる下積み的なお仕事がほとんどです。

しかしながら、経験を積んでいく上で下積みというものは一番大切なことだと筆者は考えていますので、まず、秘書になりたい!というかたは、長期で契約をすることをおすすめします。

ただ、普通に就職するわけですから、企業も大変慎重な採用となります。

秘書として育てていこうという観点での採用となるため、人柄であったり、清潔感(見た目)を見られます。

経験やスキルがない分そのような部分は大変大切になってきますので、立ち居振る舞いなどしっかり身につけましょう。

短期での派遣社員や契約社員

企業にとっての繁忙期や、担当秘書が突然の退職をしてしまった、など即戦力としての人材が求められます。

そのため、多くの経験、スキルは必要となってきます。

一つの企業で縛られたくないという方には向いていると思います。

その反面、雇用に安定はありません。

短期での雇用を目的としていますので、会社のニーズに不適合な部分があると、是正をして育てようというよりも、次の人材を探すといった手を選択する可能性もあります。

秘書の契約社員求人を探す時は、こちらの記事を参考に!

在宅秘書(オンライン秘書)

先に少しだけ述べましたが、最近注目度が上がってきているのが在宅秘書です。

必要なときに必要な期間だけ(短期契約よりももっと短期なことがほとんど)働くシステムです。

例えば、普段秘書を雇っていない規模的に小さな企業において、海外出張や長期間の休業で長いこと連絡がとれない状態になる方などがその期間の対応のために雇うなど、雇用理由は様々です。

秘書のデリバリーかレンタル秘書のような感覚でしょうか。

子育て中や介護、またはその他の理由により、企業に勤めることは難しいという方が、気軽にスキルを活かして働くことができるというシステムです。

そのため、やはり短期と同じように雇用の安定はありません。

しかし、その分気軽に働くことができるというメリットはあります。

自分にあった秘書の求人の選び方や注意点

では、秘書として働くにあたってどのように求人を見極めればよいのでしょうか

雇用形態から探す

先に述べましたが、長期、短期、在宅三つの方法から、探す方法があります。

  • 長期間契約、正社員:自分自身が秘書として学びスキルをこれから身につけていきたい
  • 短期契約社員、派遣社員:スキルや経験は持ち合わせたうえで、企業が求める能力をすぐに発揮したいが、一つの企業にとどまらず働いていきたい。
  • 在宅秘書(オンライン秘書):企業に赴くことなく、在宅で自分のスキルをいかした働き方がしたい

職種から探す

雇用形態をさることながら、職種にこだわることで自分の経験やスキルをより一層発揮することができます。

例えば、まったく自分が知らない職種の企業に勤めるよりも、以前に勤めたことのある職種であると、身につけた経験が活きる場面がある可能性は大きいです。

例えば、新しい就職先にとって新規顧客であっても、以前に勤めていた会社にとってはすでにお客様で取引があったとなると、そのお客様の特徴、企業理念などを知りえた上での対応をすることができますよね。

そうなると、お仕事は格段に行いやすいと思います。

そのように、職種にこだわるというのも、一つの手ではないでしょうか。

給与や雇用条件から考える

今から秘書として学んでいきたいという人にとってはなかなか雇用条件を交渉することは難しいかもしれません。

しかし、十分な経験やスキルがある人は、それを武器に雇用の条件や給与の条件を交渉することは十分にできると思います。

先にのべましたが、秘書は会社の窓口ですので、役員を十分にサポートすることができると企業側に判断されれば、会社のとっては大きな利益となりうるわけですから。

とくに議員秘書などは秘書選びを間違えると足元をすぐにすくわれてしまいます。

議員秘書はスキルにこだわる思考が特に強いので、目に見える資格、経験などは大きな武器です。

自分の能力に十分な自信がある方は交渉の余地ありです。

エリアから考える

秘書は担当役員よりも先に出社して後に退社する。

最近ではあまりこだわらない企業もあるようですが、多くの場合はこれは原則です。

そうなると当然、朝は早い出勤となりますし、夜は遅くなることもしばしば。

それなのに、勤務先が遠く通勤に時間がかかっていては自分自身も大変ですし、近いよりもより遅刻のリスクは高くなります。

時間を守れない秘書は言語道断なので、そのリスクは減らせるだけ減らしたいものです。

通勤に時間も体力も奪われていては、自分自身のコンディションも崩れがちとなり、業務のミスにもつながります。

通勤距離は30分ないし1時間圏内が妥当でしょう。

また、公共交通機関で通えると時間の予測も大変つきやすいです。

なるべく都心の方がおすすめです。

秘書のおおまかな仕事内容

おおまかな仕事内容

秘書の仕事内容は業態によってもことなります。

企業秘書であれば企業におけるサポート。

医療秘書であれば医療における知識の下でのサポート。

弁護士秘書であればクライアントと弁護士の間にたち、業務のサポート。

大学秘書であればけんきゅうの環境整備。

議員秘書であれば政治に関する専門的な知識を携えての業務サポート。

それぞれではありますが、ここでは共通する内容として紹介いたします。

スケジュールの管理

上司にとって効率よくお仕事していただくためのスケジューリングを行い、それをしっかりと伝達します。

スケジュールの把握は最も重要です。

間違ってもダブルブッキングなどないように細やかな気配りが必要です。

この業務においては、顔を合わせない方がよいお得意先同士は時間帯を話してアポイントするなど、ただ業務として行うだけでなく、気遣いや会社としての約束事の把握も必要となる、大切な業務です。

メール・電話応対・来客対応・アポイント

企業のトップともなるとものすごい数のメールが一日に送られてきます。

その中で、返信できるものには返信をし、ダイレクトメールは必要なもの以外破棄をするなど選別を行い上司へ報告します。

情報の管理

新聞や雑誌、郵便物、WEBでの情報など上司がもとめるであろう情報はファイリングなどをしておき、求められたときに提供できるように準備しておきます。

また、情報を下にわかりやすい資料を作成しておくなど、情報を管理するだけでなく、情報をわかりやすく整理するところまで行います。

身の回りの環境整備

上司が机に座ればすぐに仕事に取り掛かることができるように、環境を整えておきます。

これは、清潔に片付けておくことはもちろんですが、私の経験上、ただ片付ければいいというわけではなく、ほしい情報は手が届くところにわかりやすいように出しておくことも大切です。

仕事がしやすい環境というものは人によって求めるものが違いますので、上司をしっかり把握し、好みの環境に整えておくことが必要です。

秘書は会社でどういう役割を求められる?

秘書に求められのはサポート力です。

一見華やかそうに見える秘書ですが業務の多くはサポートとして影ながら、上司をサポートすることにあります。

人のために惜しみない努力をすることが一番求められることです。

秘書についてよくある疑問

秘書についての素朴な疑問にお答えします。

応募方法は?

雇用形態によって応募方法も変えることをおすすめします。

正社員

転職エージェント等に登録する。

就職サポートなどもあり面接対策もあるため、長く働きたい会社を選ぶには心強いサポートを受けることができます。

派遣社員

派遣会社に登録をする。

雇用の安定がない分、派遣会社に登録しておけば契約満了にあわせて次の就業先を紹介してもらうことができるため安心です。

在宅秘書

サイトに登録をします。

そこで契約交渉成立すれば働くことができます。

デメリットとしては雇い主との契約交渉はほとんどが自分自身で行うわずらわしさや、悪徳サイトに用心をしなければならなかったり、サイトへ支払うシステム手数料が必要な場合もあります。

いずれにしろ、自己責任において下調べをしっかり行うことで、時間に縛られることの少ない、自宅での秘書業務を実現することはできます。

面接でよく聞かれることは?面接合格の秘訣!

面接で聞かれることで最も多いのは、人とのコミュニケーションに自信があるかということと、経験の有無です。

経験がたくさんある方は、職務経歴書にまとめるなどしっかり自分の経験を把握した上で、スキルとあわせてアピールできるようにしておきましょう。

未経験でも応募できる?

雇う側が、未経験でも人柄を重視した上で、育てるスタンスをみせているような求人内容であれば、未経験であっても十分に採用される可能性はあります。

即戦力としての募集なのか、未経験でもOKなのかは求人内容や転職サポートの方のお話などからしっかり読み取ることが必要だといえます。

会社の雰囲気は?

会社によって様々です。

こればかりは業務形態によるところも大きいですし、勤める先の雰囲気にもよります。

大学の秘書となれば、研究が主になることが多いため、大変静かな環境でしょうし。

面接をしたときに大体の雰囲気を質問した上で判断するのもよいかと思います。

働く環境が自分にあっているか否かは大変重要なことですので、質問もし、転職エージェントなどに聞くもよし、その上で総合的に自分にあっているかを判断しましょう。

正社員、派遣社員、アルバイトの募集があるの?

それぞれ企業のニーズによって募集の内容が違います。

どのように働きたいかということと、自分の働きたい雇用形態と、企業側のニーズの三つがなるべくあった状態で働くことがベストです。

雇用形態によって給与体系はどう違う?

正社員であれば月給 相場は180,000円~200,000円

派遣社員であれば 時給1500~2,000円前後

在宅であれば、スキルや契約内容、契約期間によって様々です。

上記はだいたいミニマムの金額ですので、スキルや経験による金額交渉でアップは望むことができるでしょう。

残業って多いの?

企業や上司によるところが大きいとおもわれますが、定時で帰れるということはほとんどなく、少ない多いはあれど、残業はするものと考えた方がよういかと思われます。

資格って必要なの?

先に述べたとおり、議員の公設秘書においては国家試験が必要ですが、どうしても必要というよりも、もっていたほうが就職もしやすく、業務も行いやすいです。

秘書が向いている人とは?

気が利く人

秘書にとって物事を先回りして行える能力というものは大変必要です。

いろいろな想像力を働かせることができる人ですね。

しかしながら、そうやって次に行うであろう業務を見出すまでは必要なのですが、なんでもかんでも先回りして行動に移してよいかというとそうではないと筆者は思っています。

なぜなら、考え方は人それぞれで、そういう行動を「気が利く」と考える人もいれば「先走った行動をする人」ととらえる人もいるからです。

このようなことをふまえると、ただ単に気が利くというだけでなく、上司の状況、性格を総合的に判断して行動に移せる人という方を総称して「気が利く人」というくくりになるのではないかと考えます。

柔軟な対応ができる人

とてもまじめで気が利くけど、四角四面な人。

まわりによくいますよね。

秘書にはそのような気質は大変大切ですが、もう一つ、そこに柔軟性が必要です。

同じような境遇でも対処の仕方のいうものは、いくつかあるものです。

前回はこうやったから、これが正解。

と決め付けてしまっては、周りに迷惑をかけてしまうことになりかねません。

「正論だけが正解ではない」常々、私はこう思い業務にあたっています。

この対処方法が本当なら正論であるが、この人にとっては正解とは限らない。

というような場面というのは秘書をする上で多々遭遇する事案です。

いくつかの選択肢から、「正論」ではなく「正解」を見いだせる柔軟さが求められます。

サポートに徹することができる

秘書は実はとても地味な業務で、思い描いていた印象とはかけ離れている。

といった話はよくききます。

影で地味で大変な作業をおこない、上司を支えるのが本業であって表立つのはあくまで上司。

上司が何かの成果を生み出したときに「あ~ささえてきてよかった」と影で喜べる人。

これが本当の秘書気質です。

健康で明るい人

上司のサポートをするにあたって、しょっちゅう病気で休んでいてはサポートどころではありません。

また、顔色が悪かったりするような自分の管理もままならない人にサポートされたのでは上司もお仕事に専念できません。

明るく、はつらつとした雰囲気は健康な肉体から生み出されます。

そんな秘書は環境も明るくしまう。

その環境を生み出すこと自体が、一つのサポート業務です。

秘書が向いていない人

自分が主役でありたい人

何度も申し上げているとおり、秘書のお仕事はサポート業務です。

影で上司を支えるために行う業務は大変地味な作業の連続です。

そして秘書業務は営業成績のように成果を数字で見ることはできません。

自分が主役でありたい人はそんな業務にあきがきてしまうことでしょう。

守秘義務が守れない人

秘書は、会社や上司の様々なことが耳から入ってきたり、知りえる立場です。

それをべらべらしゃべってしまう人は、サポートどころか足を引っ張ってしまう可能性大なため、決して向いているとはいえないでしょう。

秘書の転職で年収を上げるためにやるべきこととは?

企業の規模が前職より大きいところに転職する。

全部が全部とはいえませんが、往々にして企業規模の大きさは、給料の金額にも反映します。

特に、賞与の金額で大きな差がでできますので、年収をあげることを一番の大きな目的とするならば、前職よりも大きな企業に就職を目指しましょう。

自分が持ち合わせているスキルを求めている企業に転職をする。

企業側が欲しているスキルを持っているのであれば、そこを大いにアピールして金額交渉もできます。

貿易会社や海外との取引が多い会社で自分の多様な語学力を活かすなど、スキルにあった企業への転職をすることは年収を上げる上では一番の近道だといえます。

といっても、企業の経営状態が一番の重要ポイントですので、そこはしっかり見極めましょう。

まとめ

以上、秘書についてまとめてみましたがいかがでしたでしょうか。

秘書としての業務は、サポートという部分がとても大きく、人間関係を円滑に築いていく上で大変必要なことです。

結婚してからの夫婦関係もしかり、義実家との付き合いもしかり、子供の学校関係の付き合いもしかり・・・。

生きていく上で知っておけば得すること間違いなしです。

お仕事をしながら人間力も磨かれる秘書。

このお仕事で成功する方がでてきてくれることを心から願っています。

実際に秘書の求人募集を探す時は、こちらの記事を参考に!


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