数ある職業の中でも「秘書」という職種を聞いたことがある人は多いと思います。

では実際に秘書は、どのような仕事をしているのでしょうか。

この記事では、秘書を目指している人や憧れを持っている人に向けて、特に契約社員での秘書について解説します。

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秘書のおおまかな仕事内容

秘書の仕事としては、主に次のことが挙げられます。

おおまかな仕事内容

秘書は、企業などで主に役員につき、その人が業務をスムーズに進められるようにサポートをするのが仕事です。

具体的には電話応対や来客応対、上司が不在の時や忙しい時に代わってのメールチェック、スケジュール管理や調整、出張の手配や会議室の手配、お礼状作成や経費精算、上司に関わる様々な手配などをしています。

秘書は会社でどういう役割を求められる?

役員について、その人の仕事が円滑に進むように影で支えるのが秘書の役割です。

企業としてはなくてはならない存在ではありますが、影で支えるのが主な業務のため、ノルマや数字で評価される営業職などとは異なり、評価が目に見えにくい職種ではあります。

秘書の種類や働き先は?

一言で秘書と言っても、様々な業種に多くの秘書がいます。

具体的にどのような業種で秘書が働いているのでしょうか。

秘書の種類

役員秘書

企業の経営陣や役員にあたる人々を補佐する仕事です。

専属でつく個人秘書や、複数で担当するグループ秘書があり、企業によって形態は様々です。

場合によっては部長クラスで秘書を求めている企業もあり、様々な形で募集されています。

企業の秘書は限られた分野ではなく幅広く業務をこなす必要があるため、募集が最も多く行われています。

医療秘書

病院の医師のデスクワークをフォローする業務です。

主に会議や学会の準備、受付や会計、出張の手配やスケジュール管理を行います。

また、診療報酬明細書の作成など医療に特化した専門的な業務を行うので、医療分野のスペシャリストとしての働きが求められる場合もあります。

議員秘書

国会議員をサポートする業務で、スタッフの総称です。

私設秘書、公設秘書、政策秘書の3種類があり、公費で雇用できる公設秘書2名と政策秘書1名以外は議員の私費で雇用されます。

政策秘書は、国会議員の政策秘書資格試験等実施規定第30条に「資格試験合格者登録簿または審査認定者登録簿に登録された者の中から採用」と基準が厳しく定められています。

それ以外の私設秘書と公設秘書には特に採用制限はありません。

学者秘書

大学の教授や研究者を補佐する業務です。

教授や研究者のデスクワークのサポートや研究費公募の用意、身のまわりの補佐をします。

また電話応対や書類整理だけではなく、データの整理や実験の助手など専門的な業務もこなします。

芸術家などの秘書

専門的な職業であるアーティストなどをサポートします。

事務的な業務以外では、経理面でのサポートをする場合もあります。

弁護士秘書

法律事務所で弁護士の業務を補佐します。

事務処理が主な業務ですが、法律に関する仕事はリーガルアシスタントと呼ばれる人が行う場合もあります。

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秘書の契約社員求人でよくある募集内容とは?

契約社員として秘書になる場合、どのような募集内容になっているのでしょうか。

給与相場

企業によって大きく異なりますが、契約社員は秘書という業務に限らず社内規定で決められた金額が支給されます。

未経験の場合は年収300万円前後ですが、経験者の場合スキル次第で年収500万円以上になることもあります。

また昇給なども企業の社内規定により様々なので一概には言えませんが、一般的に外資系企業の方が給与水準は高いと思います。

勤務時間や休日、残業

ついた上司により勤務時間は様々です。

上司の業務のサポートをするのが仕事ですので、上司より先に出社し、上司より後に帰宅する場合も多いです。

休日は、基本的には企業の社内規定で定められている曜日となります。

福利厚生

企業の規定に準じた福利厚生となるので、一概には言えません。

勤務場所

企業の経営陣につくことが多いため、基本的には本社に勤めることになります。

求められる人物像

ビジネスマナーが身についている人

上司について業務をこなすので、簡潔で分かりやすい報告ができることや上司が必要としていることを事前に準備しておくことなど、気遣いや細やかな気配りが求められます。

取引先や他企業で地位のある人と接する機会も多いので、丁寧な言葉遣いや身だしなみに気を配れる人という要素も重要です。

パソコンスキルがある人

仕事の優先順位を常に考えながら業務を行うので、高い情報処理能力が必要となります。

そのため、パソコンスキルは必須となります。

情報を取るためにインターネットで検索をしたり、メールの送受信やWord・Excelなども頻繁に使いますので、両手でのタッチタイピングおよびブラインドタッチなど練習しておくと良いですね。

明るくポジティブになれる人

秘書は社外の人と接する機会が多い職種です。

社内でももちろんですが、常に笑顔で対応できることは大切です。

上司の代わりにお客様をお迎えする時など、秘書のおもてなし一つで会社の印象を左右することにもなります。

そのため、常に笑顔を心がけるようにしましょう。

また、ポジティブな姿勢も必要です。

時には多忙な上司と上手く連携が取れず、情報が行き違いになることもあります。

自分のミスではなくても謝罪しなければならない場面もあります。

そのような時に、その都度落ち込んだり不満を言っても物事は良い方向に進みません。

すぐに気持ちを切り替えて冷静な判断をしたり、前向きになれる強さが必要です。

手書き文字の綺麗さ

秘書はペンや筆ペンを使用する機会も多いです。

お礼状や慶弔時の宛名などを書くにあたって、手書き文字の綺麗さは重要となります。

くせ文字などを使わずに、綺麗で美しい文字が書けるように勉強しておきましょう。

気が利く人

上司が業務をスムーズに進めるためにサポートするのが仕事ですので、気が利く人や気配りができる人は重宝されます。

『ビジネスマナーが身についている人』のところでも少し述べましたが、上司が何を必要としているのか事前に察知して予め準備しておけるような人が求められます。

慌てず落ち着いた行動を取れる人

どの仕事でも言えることですが、不測の事態はいつでも起こり得ます。

そういう事態に直面した時、動揺して何をしたら良いのか分からなくなってしまうようでは秘書として失格です。

まずは自分が落ち着いて冷静に判断し、その場に応じて最良の対処をすることが求められます。

チームワークが取れる人

グループで秘書の仕事をする場合も、専属の秘書の場合も上司との連携は必須です。

上司との相性が良いと業務もよりスムーズに行うことができます。

報告や連絡を常に心がけ情報を共有できる人は、秘書としてだけではなく一社員としても信頼され、大きな戦力となります。

口が堅い人

秘書が見聞きする情報や資料は機密性の高いものが多く、社外秘扱いの文書なども取り扱うことがあります。

そのため口が堅く、外部に洩らさないことが大前提となります。

清潔感があり落ち着いた話し方ができる人

『ビジネスマナーが身についている人』の項目でも少し触れましたが、企業の顔として社外の方と話をする機会も多いので、身だしなみをきちんと整えておくことはとても大切です。

また甲高い声で話すと落ち着きがないような印象を与えてしまうので、ゆっくりと落ち着いたトーンで話すように心がけることが必要です。

外国語が堪能な人

企業によって異なりますが、海外と取引がある企業の場合、特に英会話のスキルや英文メールでのやり取りが必須となります。

英会話スキルが必要か、どれくらいのレベルが求められているのか、専門性の高い英会話が必要なのかなどきちんと確認しておいた方が良いです。

必要なスキルや資格、経験

資格は特に必要ありません。

資格よりも、社会人としてのマナーや冷静に対処できる判断力を身につけていた方が戦力になります。

秘書としての経験はあった方が遥かに有利です。

秘書の雇用形態による違い

正社員や契約社員、派遣社員などの雇用形態による秘書の仕事に関しての違いはありません。

どんな形で雇用されたとしても、上司との相性が大きいです。

秘書として求められる資質や内容も、その役員次第というところがあります。

個人についている秘書の場合、その役員が退任などで去ると契約終了となります。

グループ秘書の場合は契約社員や派遣社員が多いですが、秘書業務以外の仕事もします。

秘書業務もこなしながら庶務雑務も積極的にやっていけるような向上心が必要です。

秘書の契約社員求人についてよくある疑問

秘書の契約社員を見つけたいという人には、以下のようなことに気をつけると良いでしょう

求人の見つけ方や応募方法は?未経験でも応募できる?

社員としての中途採用は、未経験者では難しいです。

企業により異なりますが、契約社員や派遣社員としてならば応募可能なところもあります。

多少条件が悪くても、まずは契約社員や派遣社員で秘書業務に慣れて経験を積むことが必要です。

そのような形で経験を積んだ方がフォローをしてくれる人々も多く、自らの経験値も上げられます。

やはり秘書業務経験者は圧倒的に有利になりますので、どのような形でも経験値を上げることで、もっと良い条件の下で仕事ができるチャンスにも恵まれます。

徐々にステップアップしていくと良いと思います。

また上司との相性もあるので、せっかく秘書になっても上司とそりが合わず、数ヶ月で退職という可能性も否定できません。

それを考えても契約社員や派遣社員がおすすめです。

面接でよく訊かれることは?面接合格の秘訣!

正社員や契約社員に関わらず、秘書の募集はまず長期雇用が前提となります。

またフルタイムの勤務が殆どですので、短期でやりたい人、あるいは残業をせずに帰りたいという人には不向きな職種となります。

接遇力に自信があり、また上司に従って何でも卒なくこなす人が向いているので、その点をアピールすると良いでしょう。

正社員、派遣社員、アルバイトの募集があるの?

正社員としての秘書は経験やスキルがないと難しいですが、前にも述べたように契約社員や派遣社員ならば未経験の人でも秘書になれるチャンスはあります。

企業の経営陣をサポートするという仕事内容のため、アルバイトでの採用はないと考えた方が良いと思います。

残業って多いの?

企業により異なります。

また個人秘書かグループ秘書かによっても変わってきます。

秘書は上司のスケジュールによって左右される仕事なので、残業や早朝出勤も多少はあります。

有給休暇などの休みの取りやすさはどう?

企業の規定内であれば、基本的には問題なく有給休暇を取ることは可能です。

ただ上司についている仕事なので、上司のスケジュール状況を考慮した上できちんと休みの許可をもらうことが必要となります。

資格って必要なの?

資格はなくても秘書の仕事はできます。

ただし持っていれば自分のアピールポイントにはなります。

具体的にどんなものがあるかご紹介します。

秘書の検定としてよく知られているのが「秘書技能検定試験」です。

文部科学省が主催していましたが、現在は公益財団法人 実務技能検定協会が実施している検定で、試験は1級から準1級、2級、3級までの四つのレベルに分かれています。

基本的にはどのレベルにも理論と実技がありますが、1級と準1級には面接試験も加わります。

合格率は2級までならば半分以上なので独学で問題集などを使い勉強することはできますが、準1級以上は合格率が30%~40%となるためスクールなどで講習を受けた方が試験対策はできるでしょう。

他にもパソコンの技能である「マイクロソフトオフィススペシャリスト」や、経理財務でも必要な「日商簿記検定」などが挙げられます。

また「CBS(国際秘書)検定」もあります。

検定は今の自分がどれくらいの知識や技術を持っているかの指標にはなりますが、検定に合格する以上に幅広い知識と実務を身につけることが、実際に仕事をする上で必要となります。

まとめ

秘書は上司の仕事をサポートするという性質上、上司の仕事内容や人柄に非常に左右される職種です。

そのため、資格取得よりも社会人としてのマナーや向上心など、より幅広い知識や心構えが必要な仕事と言えるでしょう。

大変な仕事ですが、取引先との接待で高級レストランに同席したり、重要なポストに就く人々と会話ができたり、他の職種にはない貴重な経験ができる良い点も数多くあります。

毎日が変化に富んだ楽しい仕事でもありますので、やりがいを持って頑張ってくださいね。

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