たくさんの職業の中でも、「秘書」という名前を聞いたことがある人は多いと思います。

では実際に秘書業務をしている人は、どのような仕事をしているのでしょうか。

秘書を目指している人や憧れを持っている人に、特に契約社員での秘書について解説いたします。

秘書のおおまかな仕事内容

秘書の仕事としては、主に次のことが挙げられます。

おおまかな仕事内容

秘書の仕事は、企業などで役職付きの人や上級社員に就き、その人が業務をスムーズに進められるように電話対応や来客対応、上司が不在の時や忙しい時に代わってのメールチェック、スケジュール管理、出張の手配や会議室の手配、お礼状作成や経費精算などデスクワークをメインにサポートする仕事です。

秘書は会社でどういう役割を求められる?

社内で重要な地位やポストにいる人に就いて、その人の仕事が円滑に進むように影で支えるのが秘書の役割です。

企業としてはなくてはならない存在ではありますが、ノルマや数字で評価される営業職などとは異なり、裏で支えるのが主な業務のため、気遣いができることが当たり前という、評価が目に見えにくい点があります。

秘書の種類や働き先は?

ひと言で秘書といっても、様々な業種にたくさんの秘書がいます。

具体的にどのような業種で秘書が働いているのでしょうか。

秘書の種類

役員秘書

企業の経営陣や役員に当たる人々を補佐する仕事です。

専属で就く個人秘書や、部署など複数であたるグループ秘書があり、企業によって形態は様々です。

通常「秘書」と呼ばれる仕事は、この役員秘書のことを指します。

医療秘書

病院の医師のデスクワークをフォローする業務です。

主に会議や学会の準備、受付や会計、出張の手配やスケジュール管理を行います。

また診療報酬明細書の作成など、医療に特化した専門的な業務を行うこともあります。

議員秘書

国会議員をサポートする業務で、スタッフの総称です。

私設秘書、公設秘書、政策秘書の3種類があり、公費で雇用できる公設秘書2名と政策秘書1名以外は、議員の私費で雇用されます。

政策秘書は、国会議員の政策秘書資格試験等実施規定第30条に「資格試験合格者登録簿または審査認定者登録簿に登録された者の中から採用」と基準が厳しく定められていますが、それ以外の私設秘書および公設秘書には特に採用制限はありません。

学者秘書

大学の教授や研究者を補佐する業務です。

教授や研究者のデスクワークのサポートや研究費公募の用意、身の回りの補佐をします。

また電話対応や書類整理だけではなく、データの整理や実験の助手など専門的な業務もこなします。

芸術家などの秘書

専門的な職業であるアーティストなどをサポートします。

事務的な業務以外では、経理面でのサポートをする場合もあります。

弁護士秘書

法律事務所で弁護士の業務を補佐します。

事務処理が主な業務ですが、法律に関する仕事はリーガルアシスタントと呼ばれる人が行う場合もあります。

秘書の契約社員の募集でよくある施設や事業形態のパターン

一般企業

一般企業では社長や重役などの経営陣のサポートをします。

場合により部長クラスで秘書を求めている企業もありますので、様々な形での募集があります。

限られた分野ではなく幅広く業務をこなす必要があるため、最も募集が多く行われているといえるでしょう。

病院

院長や医師の事務的サポートをします。

通常のデスクワークの他に、医療分野のスペシャリストとしての働きが求められる場合もあります。

法律事務所

弁護士や事務所のトップ陣に就いて業務をサポートします。

法律という専門分野を扱うため、その分野のスペシャリストとしての働きが求められることがあります。

秘書の契約社員求人でよくある募集内容とは?

契約社員として秘書になる場合、どのような募集があるのでしょうか。

給与相場

秘書の給料には基本となるような明確な目安はありません。

企業によって大きく異なります。

契約社員ならば、秘書という業務に限らず社内規定で決められた金額がもらえます。

未経験の場合は年収300万前後ですが、経験者になるとスキル次第で年収500万円以上になる場合もあります。

また昇給なども企業の社内規定により様々なので一概には言えませんが、一般的に外資系企業の方が給料水準は高いと思われます。

勤務時間や休日、残業

就いた上司により勤務時間は様々です。

上司より先に出社し、上司より後に帰宅する場合もあります。

休日は、基本的には企業の社内規定で定められている曜日が休日となります。

福利厚生

企業の規定に準じた福利厚生となるので、一概には言えません。

勤務場所

企業のトップ陣に就くことが多いため、基本的には本社あるいはメインオフィスに勤めることになります。

求められる人物像

ビジネスマナーが身についている人

上司に就いて業務をこなすので、理解しやすい報告や事前に準備しておくことなど、気遣いや細かな気配り、また先を読んで事前に用意しておく姿勢などが求められます。

取引先の重要な人や他企業で地位のある人と接する機会も多いので、丁寧な言葉遣いや身だしなみに気を配れる人という要素も重要です。

パソコンスキルがある人

仕事の優先順位と、やるべき業務を即座に判断して卒なくこなす情報処理能力が秘書には必要です。

そのため高いパソコンスキルが必須となります。

インターネット検索やメール送受信、両手でのタッチタイピングおよびブラインドタッチ、ワードやエクセルなどが的確に使えなければなりません。

明るい人、打たれ強い人

秘書は社外の人と接する機会が多い職種です。

そのため笑顔はマストアイテムとなります。

常に明るく笑顔で接していると、会社としての印象も良くなるからです。

また打たれ強さも必要です。

時には多忙な上司と上手く連携が取れず、情報が行き違いになることもあります。

自分のミスではなくても謝罪しなければならない場面に遭遇するかもしれません。

そういった時にも、いちいち落ち込んだり不満を言っていても前に進みません。

すぐに気持ちを切り換えて冷静な判断をしたり、前向きになれる強さが必要です。

手書き文字の綺麗さ

秘書はペンや筆ペンを使用する機会も多いです。

御礼状や慶弔時の宛名などを書くにあたって、手書き文字の綺麗さは重要となります。

くせ文字などを使わずに、綺麗で美しい文字が書けるように勉強しておきましょう。

口が堅い人

秘書は上司の分身となって、上司が忙しい時に細かい雑事をこなしていく仕事です。

見聞きする情報や資料は機密性が重要視されるものが多く、社外秘扱いの文書なども取り扱うことがあります。

そのため口が堅く、外部に漏らさないことが大前提となります。

外国語が堪能な人

企業によって異なりますが、海外と取引がある企業ならば、特に英会話のスキルや英文メールでのやり取りが必須となります。

英会話スキルが必要か、どれくらいのレベルが要望されているのか、専門性の高い英会話なのかなどはきちんと確認しておいた方がよいでしょう。

必要なスキルや資格、経験

資格は特に必要ありません。

資格よりも、社会人としてのマナーや冷静に対処できる判断力を身につけていた方が戦力になります。

秘書としての経験はあった方が遥かに有利です。

秘書のおすすめ求人のポイント

企業が秘書に求めているものや求人のポイントは、どういったものなのでしょうか。

気が利くこと

秘書は上司のサポートをするのが主な仕事なので、いかに上司の業務をスムーズに遂行できるかがポイントとなります。

そのため、気が利く人や気配りが上手な人は重宝されます。

その人が何を必要としているのかを事前に察知して、あらかじめ準備しておけるような人物が求められています。

アクシデントに動じないこと

どの仕事でもいえることですが、不測の事態はいつでも起こり得ます。

そういう事態に直面した時、動揺して何もできないような人は秘書としては厳しいです。

冷静に判断し、その場に応じて最良の対処をすることが求められます。

チームワークが取れること

秘書は上司との相性が最大のポイントです。

グループで秘書の仕事をする場合も、専属として仕事をする場合も、上司との連携は必須です。

上司との相性が良いと業務もよりスムーズに行うことができます。

報告や連絡を常に心がけ、情報共有を密にできる人は、秘書としてだけではなく一社員としても大きな戦力になります。

清潔感があり落ち着いた話し方をする人

秘書は社外の重役とも接する機会が数多くあります。

いわば企業の顔として他社の人々と話をする場合もありますので、身だしなみが整っていないと企業のイメージも悪くなります。

また甲高い声で話すと、そわそわしていて落ち着きがないように受け取られてしまいますので、ゆっくりと落ち着いた声で話すように心掛けると印象が良くなります。

秘書の雇用形態による違い

正社員や契約社員、派遣社員などの雇用形態による違いはありません。

むしろ上司との相性が大きいです。

個人付きの秘書だと、その役員が去ると契約終了となります。

また求められる資質や内容もその役員次第というところがあります。

グループ秘書だと契約社員や派遣社員が多いですが、秘書業務以外に総務業務も多く入ってくる、いわば「何でも屋」ともいえます。

秘書業務もこなしながら庶務雑務も進んでやっていけるような向上心が必要です。

秘書の契約社員求人についてよくある疑問

秘書の契約社員を見つけたいという人には、以下のようなことに気をつけるとよいでしょう

求人の見つけ方や応募方法は?

社員としての中途採用は、未経験者では難しいです。

また上司との相性もあるので、せっかく秘書になっても上司とそりが合わず、数か月で退職という可能性も否定できません。

まずは契約社員や派遣社員といった形で経験を積んだ方が、フォローしてくれる人々も多く、自らの経験値も上げられるでしょう。

面接でよく聞かれることは?面接合格の秘訣!

正社員や契約社員にかかわらず、秘書の募集はまず長期雇用が前提となります。

またフルタイムの勤務がほとんどですので、短期でやりたい人、あるいは残業をせずに帰りたいという人には不向きな職種となります。

接遇力に自信があり、また上司に従って何でも卒なくこなす人が向いているので、その点をアピールするとよいでしょう。

未経験でも応募できる?

企業により異なりますが、未経験でも応募可能な企業もあります。

ですが、やはり秘書業務経験者が圧倒的に有利になります。

もし秘書の仕事を本当にやりたいと希望するのならば、多少条件は悪くてもまずは経験を積むことが大事です。

どのような形であれ秘書の仕事を経験していれば、別の企業で秘書の仕事をしたいと思った時に、仕事ができるチャンスが増えるからです。

正社員、派遣社員、アルバイトの募集があるの?

正社員としての秘書は経験やスキルがないと難しいですが、契約社員や派遣社員ならば未経験の人でも秘書になれるチャンスはあります。

まずは契約社員や派遣社員から秘書業務に慣れていき、徐々にステップアップしていくとよいでしょう。

企業の経営陣をサポートするという仕事内容のため、アルバイトでの採用はないと考えた方がよいかもしれません。

残業って多いの?

企業により異なります。

また個人秘書かグループ秘書かによっても変わってきます。

秘書は上司に左右される仕事なので、残業や早朝出勤も上司の業務次第となる場合が多いです。

有給休暇などの休みの取りやすさはどう?

企業の規定内であれば、基本的には問題なく有給休暇を取ることは可能です。

ただ上司に就いている仕事なので、上司のスケジュール状況を考慮した上できちんと休みの許可をもらうことが必要となります。

資格って必要なの?

秘書の検定としてよく知られているのが「秘書技能検定試験」です。

文部科学省が主催していましたが、現在は公益財団法人 実務技能検定協会が実施している検定で、試験は1級から準1級、2級、3級までの4つのレベルに分かれています。

基本的にはどのレベルにも理論と実技がありますが、1級と準1級には面接試験も加わります。

合格率は2級までならば半分以上なので、独学で問題集などを使い勉強することはできますが、準1級以上は合格率が30%~40%となるため、スクールなどで講習を受けた方が試験対策はできるでしょう。

他にもパソコンの技能である「マイクロソフトオフィススペシャリスト」や、経理財務でも必要な「日商簿記検定」などが挙げられます。

また「CBS(国際秘書)検定」もあります。

これらの検定は合格するに越したことはありませんが、実際には検定を受けていなくても仕事はできます。

検定は今の自分がどれくらいの知識や技術を持っているかの指標にはなりますが、検定に合格する以上に幅広い知識と実務を身につけることが、実際に仕事をする上で必要となります。

まとめ

秘書は上司の仕事をサポートするという性質上、上司の仕事内容や人柄に非常に左右される職種です。

そのため、資格取得よりも社会人としてのマナーや向上心など、より幅広い知識や心構えが必要な仕事といえるでしょう。

大変な仕事ですが、取引先との接待で高級レストランに同席したり、重要なポストに就く人々と会話ができたり、他の職種にはない貴重な経験ができる良い点も数多くあります。

毎日が変化に富んだ楽しい仕事でもありますので、皆さん頑張ってくださいね。



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