秘書の転職を成功させるためにやるべき3個のことと、上手な転職方法を解説します

華やかで花形の職業と思われがちな秘書業務。

秘書というととても仕事ができる人という印象を持つ方も多いのではないのでしょうか。

そんな秘書への転職を考えている方に読んでいただきたい、秘書として必要なことや仕事の内容などを解説します。

自分には「どんな仕事」が向いているか、診断するにはこちら →
（正社員希望の人限定）

秘書の仕事とは？

冒頭に述べた通り秘書は華やかなイメージを持たれがちですが、実は業務は地道な作業の連続です。

そんな秘書のある日の仕事をタイムスケジュールにしてみました。

8：30　  秘書出社　役員室の掃除、新聞の整理、メールチェック、スケジュールの確認

10：00　役員出社　お出迎え、スケジュールの打ち合わせ、変更事項などの確認

11：00　資料作成

12：00　昼食準備・昼食

13：00　出張のための交通機関および宿泊ホテル予約

14：00　雑務

15：00　お茶準備、来客応対

16：00　本日の業務の振り返り、事務作業

17：00　翌日のスケジュール確認、役員お見送り

以上がおおよその流れとなります。

役員室には機密情報が多くありますので、秘書が掃除することが殆どです。

その際にお花の水を換えたり、机の上の書類を見やすい順番に整理して並べたり工夫をしながら役員の机まわりを整えます。

時間も限られていますので、手早く終わらせる必要があります。

庶務としては、慶弔手配や取引先へのお礼状の作成、名刺の管理などを行います。

出張同行については企業や役員の考え方によるところですが、求められない限り同行することはありません。

どちらかと言えば、役員が留守の間の対応とその報告業務が求められます。

そのため、出張中の役員のスケジュールもしっかり把握する必要があります。

留守中には他部署から問い合わせを受けることも多々あります。

秘書として大切なこと

清潔な身だしなみ　言葉遣い　笑顔

役員の傍らで仕事をすることが多い秘書にとって当然ですが、清潔な身だしなみ、正しく丁寧な言葉遣い、笑顔を常に心がけるというこの三つは基本です。

普段から心がけることが何よりも大切です。

秘密を守る

秘書の業務では会社の機密情報や役員の個人情報を知る機会が多々あります。

それをあちらこちらに洩らしてしまうようでは会社の損失となり、役員の人権侵害に繋がり訴訟問題にも発展しかねません。

守秘義務を守ることは　秘書の字のごとく最も大切なことです。

記憶力

これは、何よりもの武器となります。

大切な取引先の役員の名前や顔はもちろん、場合によっては趣味や好みまで覚えておくことで、気持ち良い応対をすることができます。

基本のビジネス能力

様々な書類を作成するため、パソコンをある程度使いこなせないと業務に支障が出てしまいます。

プラスα能力

独特の言い回しで分かりづらいかもしれませんが、これは私に秘書業務を叩き込んで下さった方がよく使っていた言葉です。

求められた仕事や頼まれた業務をこなすことは当たり前のことです。

その業務にいかにプラスαをつけられるかということが、秘書には求められます。

①先を読み、次に必要なものは何かを見極め、用意をできること。

例えば、一つ資料作成を頼まれたとします。

または、他部署から資料が上がってきたとします。

その資料を事前に目を通し、役員が必要としているであろうデータに印をつけ、一目で分かるようにしておきます。

②報告にミニ情報をさりげなく加える。

また、役員の外出中に突然取引先がアポイントなしでお見えになったとします。

その際に訪問があったことを報告するだけではなく、プラスαでその方がどのような様子だったかということも報告をします。

「たまたまお近くまでいらしたそうで、先日のご子息の結婚式へのお祝いのお礼を伝えにお見えになりました。とても気に入っていただけたとのことで、大変嬉しそうでした」など。

以上のように役員がスムーズに業務にとりかかれるように、また気持ち良く仕事に専念できるように秘書が下準備をどれだけすることができるかに尽きると思います。

そのために、地道に調べたり、役員の疲れがたまっていないか様子を見ながらスケジュール管理をしたり、なかなか地味な作業です。

きちっと仕事をこなすことはもちろんなのですが、どこかで役員が心休まるタイミングでゆるめたり、気配りのできる人になることが一番大切なことですね。

自分には「どんな仕事」が向いているか、診断するにはこちら →
（正社員希望の人限定）

秘書業務のメリット・デメリット

メリット

人としてのマナーがランクアップできる。

慶弔の手配、ビジネスマナーなど自然に身につけることができます。

お料理以外の花嫁修行ができる感じですね。

人との出会いで得るものが大きい

秘書をしていると、企業の中で地位の高い方々と出会うことが多いです。

人生で自分だけでは経験できない貴重な話を聞けたり、そのような方々の振る舞いを目にすることで、大変勉強になることが多いです。

デメリット

不規則な勤務時間

役員のスケジュールによっては、残業になることも多いです。

会議が長引くこともありますし、お休みの日に弔事があったりすると急ぎの手配を行わなければいけません。

このように自分の都合で業務を終えて、定時に帰れるということは少ないです。

秘書へ転職する上で有利なこと・有利にするための対策

①秘書業務経験者ですか？

秘書になりたい！と言って秘書の求人に手当たり次第応募してもなかなか採用されることは難しいです。

何故なら、秘書の求人を出している＝即戦力を求めているからです。

秘書は役員に仕えることが殆どです。

ということは、失敗やミスは許されません。

経験を積んでいて、緊急事態にも臨機応変に対応できる人を求めていることが多いため、未経験では採用は難しいと思います。

②資格はありますか？

資格をもっているかどうかは大変重要です。

秘書検定はもちろん、海外の業者との取引があるような企業では国際秘書（CBS）検定を持っていれば格段に採用の確立は上がると思います。

その他、ビジネス英語検定などは持っていると有利です。

転職先は本当に今までより良い会社？

資格も経験もあり、転職を考えている上で勤める会社の見極めはとても気になるところですよね。

会社の見極めとして、採用試験を受けようとしている会社の取引先を調べてみることが重要な判断材料となると思います。

秘書になる上での注意点

前に述べたように、正社員の秘書として即採用！というのは大変な難関です。

従って、まずは採用→総務や人事などに配属→その後秘書として採用

というのが一般的な流れのようです。

なぜなら、まずは会社のことを知ることが必要だからです。

その期間に役員や人事による査定があり、秘書としての技量を判断されていると言っても過言ではありません。

それでもすぐに秘書になりたいあなた

派遣登録をおすすめします。

まず派遣会社に登録をして秘書としての技量を派遣会社に判断してもらい、企業に売り込んでもらう方法です。

この場合、派遣登録をしてのお勤めの経験がある方はご存知だと思いますが、正社員ほどの給与を稼ぐことは難しいです。

もちろん賞与もありません。

派遣登録の良さについては後程、秘書求人の選び方の項目で詳しく説明します。

転職を成功させるためには何をすれば良い？

転職エージェントにサポートやアドバイスをもらう

転職サイトやエージェントに登録をしましょう。

登録をした人しか見られない求人情報があり、更に採用されるためのアドバイスなどを受けることができる心強いサービスもあります。

また、自分自身の詳細な情報を登録することで、企業側からのスカウトを受けることもできます。

転職を考えるならば、転職エージェントへの登録は絶対におすすめです。

転職希望先の情報はしっかり調べておく

自分自身でインターネットを利用してリサーチすることはとても大切です。

面接は企業側だけが判断するものではありません。

充分にリサーチした情報を持った上で実際に面接することで、あなた自身が判断する場でもあるのです。

どういった条件で転職したいのか考えておく

なかなか条件の提示というのはじづらいものなのですが、はっきり条件を提示することは転職をする上では大事なことです。

転職エージェントのアドバイスを基に自分自身のスキルに合った条件提示ができるように、しっかり整理しておきましょう。

転職するにあたり、『何を一番重要視しているのか…』自分自身でしっかり考えをまとめておくと良いでしょう。

収入増が一番なのか。

スキルアップが一番なのか。

休日の多さや融通が利くなど会社の処遇が一番なのか。

給料は少なくともいくら必要なのかをしっかり提示できるようにしておきましょう。

秘書の転職で年収を上げるためにやるべきこととは？

上場企業をねらう。

資格も経験も充分にあり自信がある場合は、上場企業に絞って求人申し込みをしましょう。

資格の取得をしましょう。

語学力があると、企業としては大変重宝してくれます。

資格取得には資金がかかる、という場合は、派遣登録をしてみてください。

ビジネスマナーやOA資格など無料の勉強会があったり、格安で資格勉強をできるサポートが受けられます。

自分に合った秘書求人の選び方や注意点

秘書として働くにあたって、どのように企業を選べば良いのでしょうか。

【選び方①】雇用形態から探す

秘書は大変責任の重い仕事です。

そのため、採用＝即秘書というのは難しいと言われています。

前にも述べましたが、それでもすぐに秘書として働きたい！という場合は派遣社員として働くことをおすすめします。

派遣会社を通していることで企業側としても採用しやすいですし、コストも抑えられ、また派遣期間に人材の見極めが可能なため比較的採用されやすいと思います。

派遣社員から正社員への道は自身の頑張りだけでなく企業の状態やタイミングにもよるところですが、派遣から正社員を目指すというのは大いにあると思います。

【選び方②】職種から探す

求人を選ぶ上で、経験のある職種だとかゆいところに手が届くサポートに繋がるので、秘書業務も行いやすいです。

例えば他部署からあがってきた書類を秘書が役員用に作成する場合でも、経験のある職種なので内容を理解しやすく、一から勉強する必要もなく、短時間で仕上げることができます。　

【選び方③】会社の業態から考える

リスペクト精神があってこそのサポートが秘書業務の基本だと考えます。

そのため、どんなに給与や雇用条件が良くても、自分自身が違和感を感じる会社の体制の下では仕事は長続きしません。

ホームページを見て、沿革を調べることは大切なことです。

【選び方④】給与や雇用条件から考える

豊富な経験や様々な資格を持ち自信がある場合は、給与や雇用条件から選ぶのも良いと思います。

しかし経験が少なく資格もないという場合は、別の選び方が適しているのではないでしょうか。

【選び方⑤】エリアから考える

秘書は残業になることも多いため、あまり遠い通勤距離では続けることが難しいと思います。

また、車通勤で著しく渋滞する場所を通らなければならないようなルートでは、万が一渋滞に巻き込まれ役員の後に出社なんてことになりかねません。

無理のない所要時間で公共交通機関で通える距離で選ぶのが妥当です。

まとめ（秘書を目指す皆さんへ）

秘書業務は営業などと違い、成果が分かりやすく数字に出てくるものではありません。

そのため、頑張りが成果として現れるまでにはある程度の時間を必要とします。

細やかな気配りを持って地道な努力を繰り返すことで、役員との信頼関係を徐々に築けるようになるのです。

そのためにはリスペクト精神を持って、いかにサポートに徹することができるかに尽きます。

仕事ですので給料は大切ですが、何より人の役に立ちたいという方、それを実感することを喜びに感じられる方には大変向いていると思います。

秘書になるための努力はビジネスマンとしてはもちろん一般的にも役に立つことばかりで、仕事のための努力のはずが、人間としてのスキルアップにも繋がり、大変やりがいのある仕事です。

役員や取引先からの「ありがとう！助かったよ！」という言葉は何物にも代えがたいものですし、自分の心の自信の貯金となります。

役員の力になりたいという気持ちと努力が会社のためになり、その結果自分のためにもなります。

そんなすばらしい仕事を目指したいと思う皆さん、ぜひ秘書として活躍できることを心より祈っています。

自分には「どんな仕事」が向いているか、診断するにはこちら →
（正社員希望の人限定）