華やかで花形の職業と思われがちな秘書業務。

秘書というととても仕事ができる人という印象を持つ方も多いのではないのでしょうか。

そんな秘書への転職を考えている方に読んでいただきたい、秘書として必要なことや仕事の内容などを解説します。

自分には「どんな仕事」が向いているか、診断するにはこちら →
(正社員希望の人限定)

秘書の仕事とは?

冒頭に述べた通り秘書は華やかなイメージを持たれがちですが、実は業務は地道な作業の連続です。

そんな秘書のある日の仕事をタイムスケジュールにしてみました。

8:30   秘書出社 役員室の掃除、新聞の整理、メールチェック、スケジュールの確認

10:00 役員出社 お出迎え、スケジュールの打ち合わせ、変更事項などの確認

11:00 資料作成

12:00 昼食準備・昼食

13:00 出張のための交通機関および宿泊ホテル予約

14:00 雑務

15:00 お茶準備、来客応対

16:00 本日の業務の振り返り、事務作業

17:00 翌日のスケジュール確認、役員お見送り

以上がおおよその流れとなります。

役員室には機密情報が多くありますので、秘書が掃除することが殆どです。

その際にお花の水を換えたり、机の上の書類を見やすい順番に整理して並べたり工夫をしながら役員の机まわりを整えます。

時間も限られていますので、手早く終わらせる必要があります。

庶務としては、慶弔手配や取引先へのお礼状の作成、名刺の管理などを行います。

出張同行については企業や役員の考え方によるところですが、求められない限り同行することはありません。

どちらかと言えば、役員が留守の間の対応とその報告業務が求められます。

そのため、出張中の役員のスケジュールもしっかり把握する必要があります。

留守中には他部署から問い合わせを受けることも多々あります。

秘書として大切なこと

清潔な身だしなみ 言葉遣い 笑顔

役員の傍らで仕事をすることが多い秘書にとって当然ですが、清潔な身だしなみ、正しく丁寧な言葉遣い、笑顔を常に心がけるというこの三つは基本です。

普段から心がけることが何よりも大切です。

秘密を守る

秘書の業務では会社の機密情報や役員の個人情報を知る機会が多々あります。

それをあちらこちらに洩らしてしまうようでは会社の損失となり、役員の人権侵害に繋がり訴訟問題にも発展しかねません。

守秘義務を守ることは 秘書の字のごとく最も大切なことです。

記憶力

これは、何よりもの武器となります。

大切な取引先の役員の名前や顔はもちろん、場合によっては趣味や好みまで覚えておくことで、気持ち良い応対をすることができます。

基本のビジネス能力

様々な書類を作成するため、パソコンをある程度使いこなせないと業務に支障が出てしまいます。

プラスα能力

独特の言い回しで分かりづらいかもしれませんが、これは私に秘書業務を叩き込んで下さった方がよく使っていた言葉です。

求められた仕事や頼まれた業務をこなすことは当たり前のことです。

その業務にいかにプラスαをつけられるかということが、秘書には求められます。

①先を読み、次に必要なものは何かを見極め、用意をできること。

例えば、一つ資料作成を頼まれたとします。

または、他部署から資料が上がってきたとします。

その資料を事前に目を通し、役員が必要としているであろうデータに印をつけ、一目で分かるようにしておきます。

②報告にミニ情報をさりげなく加える。

また、役員の外出中に突然取引先がアポイントなしでお見えになったとします。

その際に訪問があったことを報告するだけではなく、プラスαでその方がどのような様子だったかということも報告をします。

「たまたまお近くまでいらしたそうで、先日のご子息の結婚式へのお祝いのお礼を伝えにお見えになりました。とても気に入っていただけたとのことで、大変嬉しそうでした」など。

以上のように役員がスムーズに業務にとりかかれるように、また気持ち良く仕事に専念できるように秘書が下準備をどれだけすることができるかに尽きると思います。

そのために、地道に調べたり、役員の疲れがたまっていないか様子を見ながらスケジュール管理をしたり、なかなか地味な作業です。

きちっと仕事をこなすことはもちろんなのですが、どこかで役員が心休まるタイミングでゆるめたり、気配りのできる人になることが一番大切なことですね。

自分には「どんな仕事」が向いているか、診断するにはこちら →
(正社員希望の人限定)

秘書業務のメリット・デメリット

メリット

人としてのマナーがランクアップできる。

慶弔の手配、ビジネスマナーなど自然に身につけることができます。

お料理以外の花嫁修行ができる感じですね。

人との出会いで得るものが大きい

秘書をしていると、企業の中で地位の高い方々と出会うことが多いです。

人生で自分だけでは経験できない貴重な話を聞けたり、そのような方々の振る舞いを目にすることで、大変勉強になることが多いです。

デメリット

不規則な勤務時間

役員のスケジュールによっては、残業になることも多いです。

会議が長引くこともありますし、お休みの日に弔事があったりすると急ぎの手配を行わなければいけません。

このように自分の都合で業務を終えて、定時に帰れるということは少ないです。

秘書へ転職する上で有利なこと・有利にするための対策

①秘書業務経験者ですか?

秘書になりたい!と言って秘書の求人に手当たり次第応募してもなかなか採用されることは難しいです。

何故なら、秘書の求人を出している=即戦力を求めているからです。

秘書は役員に仕えることが殆どです。

ということは、失敗やミスは許されません。

経験を積んでいて、緊急事態にも臨機応変に対応できる人を求めていることが多いため、未経験では採用は難しいと思います。

②資格はありますか?

資格をもっているかどうかは大変重要です。

秘書検定はもちろん、海外の業者との取引があるような企業では国際秘書(CBS)検定を持っていれば格段に採用の確立は上がると思います。

その他、ビジネス英語検定などは持っていると有利です。

転職先は本当に今までより良い会社?

資格も経験もあり、転職を考えている上で勤める会社の見極めはとても気になるところですよね。

会社の見極めとして、採用試験を受けようとしている会社の取引先を調べてみることが重要な判断材料となると思います。

秘書になる上での注意点

前に述べたように、正社員の秘書として即採用!というのは大変な難関です。

従って、まずは採用→総務や人事などに配属→その後秘書として採用

というのが一般的な流れのようです。

なぜなら、まずは会社のことを知ることが必要だからです。

その期間に役員や人事による査定があり、秘書としての技量を判断されていると言っても過言ではありません。

それでもすぐに秘書になりたいあなた

派遣登録をおすすめします。

まず派遣会社に登録をして秘書としての技量を派遣会社に判断してもらい、企業に売り込んでもらう方法です。

この場合、派遣登録をしてのお勤めの経験がある方はご存知だと思いますが、正社員ほどの給与を稼ぐことは難しいです。

もちろん賞与もありません。

派遣登録の良さについては後程、秘書求人の選び方の項目で詳しく説明します。

転職を成功させるためには何をすれば良い?

転職エージェントにサポートやアドバイスをもらう

転職サイトやエージェントに登録をしましょう。

登録をした人しか見られない求人情報があり、更に採用されるためのアドバイスなどを受けることができる心強いサービスもあります。

また、自分自身の詳細な情報を登録することで、企業側からのスカウトを受けることもできます。

転職を考えるならば、転職エージェントへの登録は絶対におすすめです。

転職希望先の情報はしっかり調べておく

自分自身でインターネットを利用してリサーチすることはとても大切です。

面接は企業側だけが判断するものではありません。

充分にリサーチした情報を持った上で実際に面接することで、あなた自身が判断する場でもあるのです。

どういった条件で転職したいのか考えておく

なかなか条件の提示というのはじづらいものなのですが、はっきり条件を提示することは転職をする上では大事なことです。

転職エージェントのアドバイスを基に自分自身のスキルに合った条件提示ができるように、しっかり整理しておきましょう。

転職するにあたり、『何を一番重要視しているのか…』自分自身でしっかり考えをまとめておくと良いでしょう。

収入増が一番なのか。

スキルアップが一番なのか。

休日の多さや融通が利くなど会社の処遇が一番なのか。

給料は少なくともいくら必要なのかをしっかり提示できるようにしておきましょう。

秘書の転職で年収を上げるためにやるべきこととは?

上場企業をねらう。

資格も経験も充分にあり自信がある場合は、上場企業に絞って求人申し込みをしましょう。

資格の取得をしましょう。

語学力があると、企業としては大変重宝してくれます。

資格取得には資金がかかる、という場合は、派遣登録をしてみてください。

ビジネスマナーやOA資格など無料の勉強会があったり、格安で資格勉強をできるサポートが受けられます。

自分に合った秘書求人の選び方や注意点

秘書として働くにあたって、どのように企業を選べば良いのでしょうか。

【選び方①】雇用形態から探す

秘書は大変責任の重い仕事です。

そのため、採用=即秘書というのは難しいと言われています。

前にも述べましたが、それでもすぐに秘書として働きたい!という場合は派遣社員として働くことをおすすめします。

派遣会社を通していることで企業側としても採用しやすいですし、コストも抑えられ、また派遣期間に人材の見極めが可能なため比較的採用されやすいと思います。

派遣社員から正社員への道は自身の頑張りだけでなく企業の状態やタイミングにもよるところですが、派遣から正社員を目指すというのは大いにあると思います。

【選び方②】職種から探す

求人を選ぶ上で、経験のある職種だとかゆいところに手が届くサポートに繋がるので、秘書業務も行いやすいです。

例えば他部署からあがってきた書類を秘書が役員用に作成する場合でも、経験のある職種なので内容を理解しやすく、一から勉強する必要もなく、短時間で仕上げることができます。 

【選び方③】会社の業態から考える

リスペクト精神があってこそのサポートが秘書業務の基本だと考えます。

そのため、どんなに給与や雇用条件が良くても、自分自身が違和感を感じる会社の体制の下では仕事は長続きしません。

ホームページを見て、沿革を調べることは大切なことです。

【選び方④】給与や雇用条件から考える

豊富な経験や様々な資格を持ち自信がある場合は、給与や雇用条件から選ぶのも良いと思います。

しかし経験が少なく資格もないという場合は、別の選び方が適しているのではないでしょうか。

【選び方⑤】エリアから考える

秘書は残業になることも多いため、あまり遠い通勤距離では続けることが難しいと思います。

また、車通勤で著しく渋滞する場所を通らなければならないようなルートでは、万が一渋滞に巻き込まれ役員の後に出社なんてことになりかねません。

無理のない所要時間で公共交通機関で通える距離で選ぶのが妥当です。

まとめ(秘書を目指す皆さんへ)

秘書業務は営業などと違い、成果が分かりやすく数字に出てくるものではありません。

そのため、頑張りが成果として現れるまでにはある程度の時間を必要とします。

細やかな気配りを持って地道な努力を繰り返すことで、役員との信頼関係を徐々に築けるようになるのです。

そのためにはリスペクト精神を持って、いかにサポートに徹することができるかに尽きます。

仕事ですので給料は大切ですが、何より人の役に立ちたいという方、それを実感することを喜びに感じられる方には大変向いていると思います。

秘書になるための努力はビジネスマンとしてはもちろん一般的にも役に立つことばかりで、仕事のための努力のはずが、人間としてのスキルアップにも繋がり、大変やりがいのある仕事です。

役員や取引先からの「ありがとう!助かったよ!」という言葉は何物にも代えがたいものですし、自分の心の自信の貯金となります。

役員の力になりたいという気持ちと努力が会社のためになり、その結果自分のためにもなります。

そんなすばらしい仕事を目指したいと思う皆さん、ぜひ秘書として活躍できることを心より祈っています。

自分には「どんな仕事」が向いているか、診断するにはこちら →
(正社員希望の人限定)




秘書求人についてもっと深堀りした情報を見る

医療秘書求人の募集内容は?医療事務との違いは?仕事内容や求人選びのポイントをご紹介!

医療秘書という職業はマイナーではあるものの、病院にとってはとても必要な仕事です。大きな病院や一部のクリニックや薬局には医療秘書がおりますが、殆どの人には関わりがないので、どのような仕事をしているのか知られていません。どちらかと言えば仕事内容が医療事務と似ているのでは?と思う方もいると思うので、医療秘書の求人内容や募集に関して疑問に感じることを解決させて頂きます。医療秘書の仕事内容とは?医療秘書の仕事内容は医療事務と似ているところが多いです。具体的には来客の応対、医師や看護師のスケジュール管理、出張の手配など秘書的な業務を行います。また、レセプトと呼ばれる診療報酬明細書の作成から提出までを、月末

秘書の採用はどんな会社がしてる?7個の会社のタイプや、会社から求められていること

秘書の採用をしている会社について今回は詳しくお話しさせていただきます。事務系求人の人気職種の1つである秘書という職業ですが、一部の限られた会社で特別な資格を持っている人がなるものという印象が多いかもしれません。では、実際に採用している会社のタイプや、会社から求められることってどんなことなのか、これからご紹介していきます。秘書に就職したいという方は必見ですので、ぜひ参考にしていただけたらと思います。秘書を採用をしている会社はどんな求人募集をしているの?秘書というのは、大きく分けてグループ秘書、個人秘書に分けられます。「グループ秘書」は、一般企業で多く取られている形で、秘書室に配属されて、その会社

役員秘書正社員求人の年収や仕事内容、おすすめ求人の特徴とは?よくある募集内容や正社員として求められることを解説!

役員秘書と聞いて、思い浮かぶイメージはどのようなものでしょうか?素敵なレストランで接待、完璧なマナー、上品な物腰…など、人によって様々かと思います。役員秘書正社員の仕事の実態を、出来るだけ詳しくご説明したいと思います!正社員の役員秘書のおおまかな仕事内容主な仕事内容を以下に挙げてみます。①役員のスケジュール管理会議、来客、打ち合わせ、決裁など、役員が滞りなく業務を遂行できるよう、スケジュールを管理します。また、役員の体調やプライベートの予定に応じて、仕事量を調整することもあります。②電話応対役員とのアポイントメントや取り次ぎが主です。相手によっては役員へ取り次がず、やんわりとお付き合いをお断り

社長秘書の仕事内容や11個の業務。経験者が教えます!

社長秘書の仕事内容とはどのようなことをするイメージでしょうか。簡単に言えば、会社を支える方たちのサポートを主に行う「社長秘書」ですが、その業務には3つの役割があるんです。今回はそんな社長秘書の仕事は実際にどのような業務をしているのかを役割ごとに詳しく経験者が解説していきたいと思います。あまりよく分かっていなかった秘書の仕事内容をここで詳しく知って、就職・転職活動に役立てていただけたら嬉しいです。社長秘書の仕事は大きく3つの役割に分けられる上司の仕事 全般のサポート秘書は、企業の社長や執行役員など重要な地位に就いている方の仕事が円滑に進むようにサポートするのが主な役割です。上司自身の仕事の負担が

秘書のやりがいとは?経験者の私が感じる6個のやりがいを感じる瞬間を紹介します

女性の憧れの職業にランクインしている秘書!毎日どのような仕事をこなし、どのような才能を発揮できる人が活躍しているのでしょうか?私も秘書という響きに憧れを持ち、軽い気持ちで就職した一人です。秘書は、どのようなマナーを身につけて、どのような振る舞いをすれば良いかを業務を通して学び、理想の秘書になることを目指して頑張っていました。そして、試行錯誤して日々努力を重ねた結果思ったことは、『秘書の仕事はとても魅力的でやりがいのある職業』ということでした。そんな秘書のやりがいとは何かを紹介していきたいと思います。秘書の仕事ってどんな仕事?秘書の仕事とは、どんな仕事でしょうか?秘書は、経験のない人にとっては少

秘書募集はココを見て!良い求人、悪い求人の見極め方を教えます

女性の憧れの職業ランキングにも入っている「秘書」という職業。秘書とはバリバリのキャリアタイプを想像しそうですが、実際どんな人が働いていてどんな職業でしょうか。ここでは、秘書の募集を探す上で、良い求人と悪い求人の見極め方、失敗しない為の求人探しのコツなどを経験者の目線でお伝えしていきたいと思います。秘書はどんな求人募集をされているの?様々な業界で秘書が活躍しており、求人としては社長や副社長、部長クラスの秘書や政治家の秘書、病院では院長秘書、教授秘書などがあります。秘書が支える上司が違えば、仕事の難しさにも大きく違いがあります。どんな時も臨機応変な対応が求められるということに関しては共通していると

秘書の年収はどれくらい?相場感や給料を上げるための転職術を教えます

秘書という言葉からどのような人物像を連想するでしょうか。少し敷居が高くて、格好良いイメージがあるかもしれません。企業には必ずと言って良いほど必要な秘書ですが、年収は一体どれくらいなのでしょうか。また、昇給するためにはどのようなことが必要なのでしょうか。秘書の年収や転職術について解説します。秘書の年収の相場はどのくらい?正社員で新卒入社した場合の秘書の年収相場秘書の月給は推定で、20代ならば20万円強、30代ならば25万円前後、40代ならば30万円強ほどとなるのではないでしょうか。20代は一般社員クラス、30代はリーダークラス、40代は役職者クラスの平均給料です。以上のことから算出すると、平均年

病院秘書が向いている人の4個の特徴や必要なスキル・適正とは?

病院秘書とは実際はどのような仕事をしているか?採用される人はどのような人なのか?気になりますよね!医師の近くで仕事をする人気の職業の一つである病院秘書。若い人の中では、秘書になるのは結婚相手を探すためと思う人もいるでしょうし、バリバリのキャリアウーマンと思う人もいるかもしれません。この記事では、秘書経験者の私から、病院秘書について深く話をさせていただきます。病院秘書の仕事内容一言で言うと『雑用係』です。秘書と言えばスケジュール管理をするイメージがありますが、基本的にスケジュールは医師個人で管理することが多いです。ただし外部から医師のスケジュールを訊かれることもありますので、全員のスケジュールを

秘書が向いている人の8個の特徴や必要なスキル・適正とは?

「秘書」というと、どのような人を思い浮かべるでしょうか。華やかなイメージがあり、企業の重役のそばに控え冷静沈着に仕事をこなしている印象が強い秘書ですが、実際にはどのような業務を行っているのでしょうか。どのような人が秘書に向いているのか、具体的な特徴や必要なスキル、適正について解説します。秘書とはどんな仕事?仕事の管理をする時間もないほど忙しい役職付きの方たちの業務をサポートし、その人が仕事をスムーズに進められるようにサポートするのが秘書の仕事です。秘書の大まかな仕事内容具体的な業務内容は会社や業界によって異なりますが、一般的には上司のスケジュール管理、メールや郵便物のチェック、書類の作成、来客

秘書契約社員求人でよくある募集内容や働き先の種類・おすすめ求人のポイント、気になる疑問について解説します

数ある職業の中でも「秘書」という職種を聞いたことがある人は多いと思います。では実際に秘書は、どのような仕事をしているのでしょうか。この記事では、秘書を目指している人や憧れを持っている人に向けて、特に契約社員での秘書について解説します。秘書のおおまかな仕事内容秘書の仕事としては、主に次のことが挙げられます。おおまかな仕事内容秘書は、企業などで主に役員につき、その人が業務をスムーズに進められるようにサポートをするのが仕事です。具体的には電話応対や来客応対、上司が不在の時や忙しい時に代わってのメールチェック、スケジュール管理や調整、出張の手配や会議室の手配、お礼状作成や経費精算、上司に関わる様々な手

秘書になるには?必要な資格や勉強すべきことは何?仕事に就くためのルート教えます!

秘書になるのは憧れるけど、なんだか難しそうだし秘書になるのは無理そうだな〜と考えているあなたへ。秘書になるために必要なことが具体的に分かれば、秘書になる道もただの憧れではなくなりますよね。秘書になるには資格が必要なのかしら?特別な勉強をした人じゃないとできないの?などの疑問にお答えしていきたいと思います。秘書になるには?秘書になるには、他の事務の仕事と同様に資格は必須ではありません。ただ、秘書になる前にしておいた方がより仕事に役立つ勉強や資格、経験はあります。まず秘書に必要なことは、一般常識やビジネスマナーが備わった人材であることです。その上で、企業によっては即戦力になるスキルの高い秘書を求め

秘書の仕事はどんな人に向いているの?向き不向きや、やりがいについて解説します

秘書ってどんな仕事?憧れるけど、難しそう…などと一見ハードルが高い仕事に感じますが、一口に秘書と言っても仕事の内容は様々。会社の規模、業務内容、担当する役員の役職によって仕事内容と難易度は違いますが、一体秘書はどんな人が向いているのか?大変そうだけど、やりがいはどんなところにある?そんな疑問にお答えしていきます。秘書はどんな仕事?秘書というのは役員、上司がより良い仕事ができるようにあらゆる面でサポートすることが仕事です。秘書の大まかな仕事内容秘書の大まかな仕事内容は、スケジュール管理、メールや手紙のチェック、書類作成、社内外への連絡、来客応対、役員、上司の業務に関わるあらゆる手配です。身のまわ

役員秘書求人でよくある仕事の種類と現役役員秘書が教える仕事とコツ

役員秘書の仕事に興味はあるけど、どんな仕事をするんだろう?と思っている人も多いと思います。この記事では、役員秘書求人でよくある仕事の種類や業務内容から気になる給料事情まで、現役役員秘書が仕事のコツもまとめてご紹介したいと思います。未経験でも必要な知識や資格、スキルを身につけて役員秘書にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。難しそうなイメージの役員秘書 実際にはどんな仕事をしているの?役員とは、会社の方針や重要事項決定の権限を持つ、いわゆる経営する側にいる人です。会社には執行役員も多く、執行役員はトップに立って会社の事業部門の業務執行を行い、取締役と兼務することもあります。取締役ではない外部の重