秘書の採用をしている会社について今回は詳しくお話しさせていただきます。

事務系求人の人気職種の1つである秘書という職業ですが、一部の限られた会社で特別な資格を持っている人がなるものという印象が多いかもしれません。

では、実際に採用している会社のタイプや、会社から求められることってどんなことなのか、これからご紹介していきます。

秘書に就職したいという方は必見ですので、ぜひ参考にしていただけたらと思います。

自分には「どんな仕事」が向いているか、診断するにはこちら →
(正社員希望の人限定)

まずは「秘書」の仕事例をチェック

秘書を採用をしている会社はどんな求人募集をしているの?

秘書というのは、大きく分けてグループ秘書、個人秘書に分けられます。

「グループ秘書」は、一般企業で多く取られている形で、秘書室に配属されて、その会社の役員や上司のサポート業務をグループで行っていきます。

「個人秘書」は、法律事務所や外資系の会社で多く取られている形で、直接上司に付いて秘書業務を行います。

募集は、グループ秘書、個人秘書共に要経験や語学スキルを求めるものと研修制度を設けていて、未経験者からでも応募できるものがあります。

秘書の大まかな仕事内容

共通している秘書の仕事内容を紹介します。

「スケジュール管理」

上司のスケジュール管理をします。

上司の業務内容を把握して効率よく仕事をしてもらえるようスケジュールを組むことが大切です。

出張などの切符手配や宿泊施設の手配も行います。

「電話、メールや来客応対」

上司宛の電話やメールのチェックや、来客の際に応接室へのご案内やお茶出しを行います。

上司の指示の下、代理で先方への連絡やメールの代筆を行うこともあります。

「情報の管理」

新聞、ネットのニュース、雑誌などの媒体から上司の業務に必要な情報を取捨選択し、上司に伝えます。

情報の管理には会議に使用する資料作成を行ったり、上司が移動中の時間にも目を通せるように資料のファイリングをすることも含まれます。

「環境整備」

上司が仕事をスムーズに行えるように役員室や応接室を整えます。

机周辺の備品をチェックし、不備がないかも確認し、応接室も綺麗にします。

上司の飲み物や来客に必要なお茶菓子や手土産を用意することも仕事です。

秘書は、上司が仕事に専念できるよう全てのサポートをすることが業務となります。

自分には「どんな仕事」が向いているか、診断するにはこちら →
(正社員希望の人限定)

秘書を採用している7つの会社のタイプとは?

秘書を採用している会社は様々な職種があります。

実際にどんな会社が秘書を採用しているのか、具体的に説明していきますね。

企業秘書

秘書の仕事で多いのは企業秘書です。

企業の経営幹部を補佐する仕事を行います。

会社の規模によって、グループ秘書、個人秘書の募集があります。

医療秘書

医療機関の経営者や、医師などを補佐する仕事を行います。

比較的大きな病院での募集が多いです。

法律事務所秘書

弁護士事務所に勤務し、弁護士や司法書士を補佐する仕事を行います。

大きな弁護士事務所ではもちろんのこと、個人の弁護士事務所での募集も多くあります。

議員秘書

国会議員を補佐する仕事を行います。

私設秘書、公設秘書、政策秘書の三種類があります。

公費で雇用できるのは、公設秘書、政策秘書で議員の私費で雇用されるのが私設秘書になります。

学者秘書

大学や研究施設に勤務し、大学教授、研究者を補佐する仕事を行います。

芸術家、建築家秘書

専門的な職業である芸術家や、建築家を補佐する仕事を行います。

政府高官の秘書

内閣総理大臣、国務大臣には、秘書官と呼ばれる特別職公務員が秘書業務を行います。

秘書が会社から求められていることとは?

秘書は担当する上司が多忙なスケジュールの中、効率的に仕事をこなせるようサポートすることが求められます。

そのために、秘書に必要なのはどんなことなのか説明していきます。

記憶力

いくつもの仕事を同時にこなしたり、あちこちに飛び回る上司のスケジュールを正確に把握しなければならないため、記憶力が業務の上でとても必要となります。

上司に「〇〇は何だっけ?」と訊かれた時に秘書が思い出せないようでは困ります。

また上司は毎日大勢の方に会うため、一人一人の名前と顔を全て覚えるのは大変です。

そこで、頂いた名刺や受けた電話の記録をきちんと管理しておき、いつどんな要件でお会いしたか、話したかをすぐ報告できるようにしておく必要があります。

上司に訊かれた際や電話を取り次ぐ際に『〇〇の件でお会いした』もしくは『お話した〇〇様です』といった形で情報を整理し、伝えます。

適切な判断力

秘書の仕事をする上で、想定外のことはよく起こります。

そのような時でも臨機応変に対応することが求められます。

先方の都合による急なスケジュール変更や、上司が外出先で予定よりも長く時間がかかってしまったなど様々なケースがあります。

その都度秘書が慌てて何度も多忙な上司に「どうしますか?」と確認していては、上司の仕事の妨げになってしまいます。

もちろん勝手に秘書が決めてはいけないこともありますが、その場に応じた適切な対応をするためには正しい判断力が必要となってきます。

例えば日頃から可能な限りでスケジュールに余裕を持たせることも一つの方法です。

また大幅にスケジュールが変わることで、その後の予定に影響する問題が多々出てきます。

それらに対してあらゆる可能性を考えて対応策を調べておきます。

それは関係部署と調整することであったり、出張などの予定がずれるようならば別の移動手段や時間を調べます。

そして、情報を持った上で最終的に上司に判断を仰ぎます。

また、いつも指示されてから動くのではなく、経験から必要だと思うことは自分から積極的に行動することが大切です。

情報収集力

毎日多くの仕事をこなし、時間のない上司に代わって必要な情報を集めることも秘書の大切な仕事です。

上司から「これを調べておいて」と言われることも多いですが、そのことだけを調べるのではなく、他にも必要だと思う情報があれば調べ、必要な時にすぐ伝えられるよう準備しておきます。

また、依頼されなくても上司に必要な情報だと思えるものを新聞、ネットニュース、雑誌などから情報を集め、取捨選択しまとめておく積極的な行動が求められます。

社会人としてのマナー

これは、社会人であれば当たり前と思われがちですが、秘書は特にマナーが求められる仕事です。

テキパキと仕事をこなせることももちろん必要ですが、何よりも人として上司やお客様、そして会社の社員から信頼されることが本当に大切です。

例えば、時間を守る、約束を守る、失敗をした時に自分できちんと責任を取る、人に思いやりの心を持って接している、など当たり前のことを忙しい時でもきちんとできることが必要です。

また、言葉遣いや身だしなみも重要です。

どんな人にも好感を持たれる人間になることが「あの秘書ならば安心して任せられる」という信頼に繋がるのです。

秘書の職種で転職するために身につけるべきこととは?

秘書として働くために必須な資格というものは、実はありません。

しかし、実際に秘書になるには必要なことがあるのも事実です。

では、どんなことが必要なのか説明していきますね。

ビジネスマナー

ビジネスマナーというのは、社会人としての適切な判断や行動、人間関係や礼儀、言葉遣いのことを言います。

上司は多忙であり社会的地位もある方なので、補佐業務を行う秘書はその上司の活躍する場に相応しい行動や言葉遣いが必要となってくるのです。

資格としてはビジネス実務マナー検定やサービス接遇検定、ビジネス電話検定といったものもあり、基本ルールを身につけるのには役立ちます。

文書作成能力

毎日多くのビジネス文書や会議資料、手紙を作成します。

その際に見やすくそして迅速に文書を作成することは、上司が仕事をスムーズに行うためにも必要不可欠です。

資格としては文書デザイン検定、日商PC検定、ビジネス文書検定があります。

こういった資格の勉強で、秘書業務に必要なパソコンスキルを身につけることもできます。

語学力

絶対に必要というわけではありませんが、上司の仕事内容もしくは勤務する会社が外資系であれば必要となってきます。

もし求められていなくても、語学力を身につけることは将来外国の方と接する機会が生じた際に対応でき、自分のキャリアアップにも繋がることになります。

実際に勤務する会社で語学力が必要であれば、当然身につけておく必要があります。

資格としては、英検やTOEICがあります。

英検では2級以上、TOEICでは650点以上が一つの目安となります。

お茶、生け花の作法

お茶や生け花の作法を問われることは殆どありませんが、身につけていれば本当に便利なスキルです。

お茶の作法では、お客様の応対をする際にも役立つ美しい所作が養われます。

社会的地位のある方は心得がある方も多いですし、ご自身の秘書が作法を身につけていることもあります。

美しい所作で応対することは上司の仕事をする上でも役立つと思います。

生け花では専門の業者に依頼している会社も多いですが、上司の机まわりや応接室などの花の管理は秘書がすることが多いので、生け花の心得があるとないのでは全く違ってきます。

心得があることでちょっとした心遣いができるのですから、役立つスキルではないでしょうか。

秘書の募集で良い求人を探すための方法

秘書の求人も多くありますが、業務内容が似ている場合などその中から良い求人を探すのは困難です。

より良い秘書の求人を探すための方法を、紹介していきますね。

1.ハローワークで探す

求人誌やWEBの求人情報は手軽で幅広く探せますが、ハローワーク(公共職業安定所)は就労後も何らかのトラブルなどの相談に行ける点が安心できます。

採用後に企業がきちんとした対応をしてくれるのが明確であれば安心です。

ハローワークを通しての就職先は健康保険、厚生年金、雇用保険、労災保険の加入手続きをきちんと行っているので、その点で募集の条件と違うということはなく安心です。

2.派遣で探す

派遣会社は、派遣先の会社に詳しいですし経験も豊富なので安心です。

募集の際の条件が違うといったトラブルの相談にも乗ってくれますし、自分に合った会社を見極めるためのサポートもしてくれるので助かります。

一概には言えませんが、一定期間働くと直接雇用制度をとっている会社もあるので、もし働きやすく直接雇用のチャンスがあれば長期雇用ということもあり得ます。

社員で秘書の経験を積んだ方が、派遣会社で次のステップアップとなる職場を探すこともあります。

3.口コミで探す

友達や知人、ママ友などの口コミ情報も役立ちます。

友達が求人の出ている会社と同じ地域に住んでいたり、同業他社に知り合いが勤めている場合は、職場の雰囲気やどのような上司がいるのか情報が入りやすいと思います。

働く環境や企業の評判を確認しておくことは、働きやすさややりがいを考えるためにもとても大切です。

他にもある!秘書の募集で自分にあった求人を探すコツ!

自分に合う職場を探すのは、秘書に限らず大切ですよね。

働く上で大切にしたいポイントが合う就職先であれば、長く、そしてやりがいを持って働けるのでよく見極めたいところです。

雇用形態から探す

長期雇用の社員、派遣社員、期間限定の派遣社員、場合によってはパートタイムということもあります。

自分のスキルに見合った時給や給料、そして働ける時間に合う仕事を見つけるのは大切です。

社員であれば給料以外にも保険や年金、賞与など良い条件がある反面、上司のスケジュールに合わせて残業や休日出勤などもあり得ます。

総合的に判断して、納得できれば良い条件だと言えます。

派遣社員や、パートタイムであれば会社によっては保険や年金の加入がある場合もあります。

殆どの場合は時給計算となり、決められた勤務時間であることが多いので、残業とならず時間に制限がある方には良い条件だと言えます。

会社の業態から考える

勤務する会社の業態で考える場合、一般企業、大学や研究施設、政府や病院、弁護士事務所などそれぞれの内容によって秘書の仕事は大きく変わってきます。

全く興味がない、嫌いな分野であれば働くことが苦痛になってきます。

当然、その業務に従事している上司はその道のスペシャリストであり、毎日その方の補佐をしますので、嫌いな内容であれば細やかな補佐というのは難しくなってきます。

逆に興味があり好きな分野であれば意欲も湧き、より良い仕事に繋がります。

給与や雇用条件から考える

秘書業務に限らず、給与や雇用条件は大切です。

秘書だからと言って給料が良いということは一概には言えません。

給料が高くても残業、休日出勤が多ければそれはとても良い条件とも言えません。

よく内容を見て、考慮することが大切です。

エリアから考える

勤務地が通いやすい場所にあるというのは、残業が多い秘書には大切な条件の一つです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

秘書は上司の仕事が円滑に進むようにサポートします。

上司の役に立つことに喜びややりがいを感じられる人が向いていると思います。

活躍する上司に付いて広い社会を経験できるとても魅力的な仕事です。

興味のある方はぜひチャレンジしてみることをおすすめします。

意欲を持って取り組めば、きっと充実した秘書人生が築けますよ。

自分には「どんな仕事」が向いているか、診断するにはこちら →
(正社員希望の人限定)



関連キーワード

秘書求人

秘書求人についてもっと深堀りした情報を見る

医療秘書求人の募集内容は?医療事務との違いは?仕事内容や求人選びのポイントをご紹介!

医療秘書という職業はマイナーではあるものの、病院にとってはとても必要な仕事です。大きな病院や一部のクリニックや薬局には医療秘書がおりますが、殆どの人には関わりがないので、どのような仕事をしているのか知られていません。どちらかと言えば仕事内容が医療事務と似ているのでは?と思う方もいると思うので、医療秘書の求人内容や募集に関して疑問に感じることを解決させて頂きます。医療秘書の仕事内容とは?医療秘書の仕事内容は医療事務と似ているところが多いです。具体的には来客の応対、医師や看護師のスケジュール管理、出張の手配など秘書的な業務を行います。また、レセプトと呼ばれる診療報酬明細書の作成から提出までを、月末

役員秘書正社員求人の年収や仕事内容、おすすめ求人の特徴とは?よくある募集内容や正社員として求められることを解説!

役員秘書と聞いて、思い浮かぶイメージはどのようなものでしょうか?素敵なレストランで接待、完璧なマナー、上品な物腰…など、人によって様々かと思います。役員秘書正社員の仕事の実態を、出来るだけ詳しくご説明したいと思います!正社員の役員秘書のおおまかな仕事内容主な仕事内容を以下に挙げてみます。①役員のスケジュール管理会議、来客、打ち合わせ、決裁など、役員が滞りなく業務を遂行できるよう、スケジュールを管理します。また、役員の体調やプライベートの予定に応じて、仕事量を調整することもあります。②電話応対役員とのアポイントメントや取り次ぎが主です。相手によっては役員へ取り次がず、やんわりとお付き合いをお断り

社長秘書の仕事内容や11個の業務。経験者が教えます!

社長秘書の仕事内容とはどのようなことをするイメージでしょうか。簡単に言えば、会社を支える方たちのサポートを主に行う「社長秘書」ですが、その業務には3つの役割があるんです。今回はそんな社長秘書の仕事は実際にどのような業務をしているのかを役割ごとに詳しく経験者が解説していきたいと思います。あまりよく分かっていなかった秘書の仕事内容をここで詳しく知って、就職・転職活動に役立てていただけたら嬉しいです。社長秘書の仕事は大きく3つの役割に分けられる上司の仕事 全般のサポート秘書は、企業の社長や執行役員など重要な地位に就いている方の仕事が円滑に進むようにサポートするのが主な役割です。上司自身の仕事の負担が

秘書のやりがいとは?経験者の私が感じる6個のやりがいを感じる瞬間を紹介します

女性の憧れの職業にランクインしている秘書!毎日どのような仕事をこなし、どのような才能を発揮できる人が活躍しているのでしょうか?私も秘書という響きに憧れを持ち、軽い気持ちで就職した一人です。秘書は、どのようなマナーを身につけて、どのような振る舞いをすれば良いかを業務を通して学び、理想の秘書になることを目指して頑張っていました。そして、試行錯誤して日々努力を重ねた結果思ったことは、『秘書の仕事はとても魅力的でやりがいのある職業』ということでした。そんな秘書のやりがいとは何かを紹介していきたいと思います。秘書の仕事ってどんな仕事?秘書の仕事とは、どんな仕事でしょうか?秘書は、経験のない人にとっては少

秘書募集はココを見て!良い求人、悪い求人の見極め方を教えます

女性の憧れの職業ランキングにも入っている「秘書」という職業。秘書とはバリバリのキャリアタイプを想像しそうですが、実際どんな人が働いていてどんな職業でしょうか。ここでは、秘書の募集を探す上で、良い求人と悪い求人の見極め方、失敗しない為の求人探しのコツなどを経験者の目線でお伝えしていきたいと思います。秘書はどんな求人募集をされているの?様々な業界で秘書が活躍しており、求人としては社長や副社長、部長クラスの秘書や政治家の秘書、病院では院長秘書、教授秘書などがあります。秘書が支える上司が違えば、仕事の難しさにも大きく違いがあります。どんな時も臨機応変な対応が求められるということに関しては共通していると

秘書の年収はどれくらい?相場感や給料を上げるための転職術を教えます

秘書という言葉からどのような人物像を連想するでしょうか。少し敷居が高くて、格好良いイメージがあるかもしれません。企業には必ずと言って良いほど必要な秘書ですが、年収は一体どれくらいなのでしょうか。また、昇給するためにはどのようなことが必要なのでしょうか。秘書の年収や転職術について解説します。秘書の年収の相場はどのくらい?正社員で新卒入社した場合の秘書の年収相場秘書の月給は推定で、20代ならば20万円強、30代ならば25万円前後、40代ならば30万円強ほどとなるのではないでしょうか。20代は一般社員クラス、30代はリーダークラス、40代は役職者クラスの平均給料です。以上のことから算出すると、平均年

病院秘書が向いている人の4個の特徴や必要なスキル・適正とは?

病院秘書とは実際はどのような仕事をしているか?採用される人はどのような人なのか?気になりますよね!医師の近くで仕事をする人気の職業の一つである病院秘書。若い人の中では、秘書になるのは結婚相手を探すためと思う人もいるでしょうし、バリバリのキャリアウーマンと思う人もいるかもしれません。この記事では、秘書経験者の私から、病院秘書について深く話をさせていただきます。病院秘書の仕事内容一言で言うと『雑用係』です。秘書と言えばスケジュール管理をするイメージがありますが、基本的にスケジュールは医師個人で管理することが多いです。ただし外部から医師のスケジュールを訊かれることもありますので、全員のスケジュールを

秘書が向いている人の8個の特徴や必要なスキル・適正とは?

「秘書」というと、どのような人を思い浮かべるでしょうか。華やかなイメージがあり、企業の重役のそばに控え冷静沈着に仕事をこなしている印象が強い秘書ですが、実際にはどのような業務を行っているのでしょうか。どのような人が秘書に向いているのか、具体的な特徴や必要なスキル、適正について解説します。秘書とはどんな仕事?仕事の管理をする時間もないほど忙しい役職付きの方たちの業務をサポートし、その人が仕事をスムーズに進められるようにサポートするのが秘書の仕事です。秘書の大まかな仕事内容具体的な業務内容は会社や業界によって異なりますが、一般的には上司のスケジュール管理、メールや郵便物のチェック、書類の作成、来客

秘書契約社員求人でよくある募集内容や働き先の種類・おすすめ求人のポイント、気になる疑問について解説します

数ある職業の中でも「秘書」という職種を聞いたことがある人は多いと思います。では実際に秘書は、どのような仕事をしているのでしょうか。この記事では、秘書を目指している人や憧れを持っている人に向けて、特に契約社員での秘書について解説します。秘書のおおまかな仕事内容秘書の仕事としては、主に次のことが挙げられます。おおまかな仕事内容秘書は、企業などで主に役員につき、その人が業務をスムーズに進められるようにサポートをするのが仕事です。具体的には電話応対や来客応対、上司が不在の時や忙しい時に代わってのメールチェック、スケジュール管理や調整、出張の手配や会議室の手配、お礼状作成や経費精算、上司に関わる様々な手

秘書になるには?必要な資格や勉強すべきことは何?仕事に就くためのルート教えます!

秘書になるのは憧れるけど、なんだか難しそうだし秘書になるのは無理そうだな〜と考えているあなたへ。秘書になるために必要なことが具体的に分かれば、秘書になる道もただの憧れではなくなりますよね。秘書になるには資格が必要なのかしら?特別な勉強をした人じゃないとできないの?などの疑問にお答えしていきたいと思います。秘書になるには?秘書になるには、他の事務の仕事と同様に資格は必須ではありません。ただ、秘書になる前にしておいた方がより仕事に役立つ勉強や資格、経験はあります。まず秘書に必要なことは、一般常識やビジネスマナーが備わった人材であることです。その上で、企業によっては即戦力になるスキルの高い秘書を求め

秘書の仕事はどんな人に向いているの?向き不向きや、やりがいについて解説します

秘書ってどんな仕事?憧れるけど、難しそう…などと一見ハードルが高い仕事に感じますが、一口に秘書と言っても仕事の内容は様々。会社の規模、業務内容、担当する役員の役職によって仕事内容と難易度は違いますが、一体秘書はどんな人が向いているのか?大変そうだけど、やりがいはどんなところにある?そんな疑問にお答えしていきます。秘書はどんな仕事?秘書というのは役員、上司がより良い仕事ができるようにあらゆる面でサポートすることが仕事です。秘書の大まかな仕事内容秘書の大まかな仕事内容は、スケジュール管理、メールや手紙のチェック、書類作成、社内外への連絡、来客応対、役員、上司の業務に関わるあらゆる手配です。身のまわ

秘書の転職を成功させるためにやるべき3個のことと、上手な転職方法を解説します

華やかで花形の職業と思われがちな秘書業務。秘書というととても仕事ができる人という印象を持つ方も多いのではないのでしょうか。そんな秘書への転職を考えている方に読んでいただきたい、秘書として必要なことや仕事の内容などを解説します。秘書の仕事とは?冒頭に述べた通り秘書は華やかなイメージを持たれがちですが、実は業務は地道な作業の連続です。そんな秘書のある日の仕事をタイムスケジュールにしてみました。8:30   秘書出社 役員室の掃除、新聞の整理、メールチェック、スケジュールの確認10:00 役員出社 お出迎え、スケジュールの打ち合わせ、変更事項などの確認11:00 資料作成12:00 昼食準備・昼食1

役員秘書求人でよくある仕事の種類と現役役員秘書が教える仕事とコツ

役員秘書の仕事に興味はあるけど、どんな仕事をするんだろう?と思っている人も多いと思います。この記事では、役員秘書求人でよくある仕事の種類や業務内容から気になる給料事情まで、現役役員秘書が仕事のコツもまとめてご紹介したいと思います。未経験でも必要な知識や資格、スキルを身につけて役員秘書にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。難しそうなイメージの役員秘書 実際にはどんな仕事をしているの?役員とは、会社の方針や重要事項決定の権限を持つ、いわゆる経営する側にいる人です。会社には執行役員も多く、執行役員はトップに立って会社の事業部門の業務執行を行い、取締役と兼務することもあります。取締役ではない外部の重