事務系求人の人気職種の1つである「秘書」ですが、一部の限られた会社で特別な資格を持っている人がなるものという印象が多いかもしれません。

では、実際に採用している会社のタイプや、会社から求められることってどんなことなのか、これから紹介していきますね。

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まずは「秘書」の仕事例をチェック

秘書の採用をしている会社ではどんな求人が募集されているの?

秘書というのは、大きく分けてグループ秘書、個人秘書に分けられます。

「グループ秘書」は、一般企業で多く取られている形で、秘書室に配属されて、その会社の役員、上司のサポート業務をグループで行って行きます。

「個人秘書」は、法律事務所や、外資系の会社で多く取られている形で、直接上司に着いて秘書業務を行います。

募集は、グループ秘書、個人秘書共に要経験や語学スキルを求めるものと研修制度を設けていて未経験者からでも応募できる募集があります。

秘書の大まかな仕事内容

共通している秘書の仕事内容を紹介します。

「スケジュール管理」

上司のスケジュール管理をします。

上司の仕事内容を把握して効率よく仕事をしてもらえるスケジュール組みをすることが大切です。

出張などの切符手配や宿泊施設の手配も行います。

「電話、メールや来客対応」

上司宛の電話やメールの受付や、来客の際の応対やお茶出しを行います。

上司の指示で上司に変わって先方への連絡や、メールの代筆を行うこともあります。

「情報の管理」

新聞、ネットのニュース、雑誌などの媒体から上司の仕事や仕事上のお付き合いに必要な情報を取捨選択し、上司に伝えます。

情報の管理には会議に使用する資料作成を行ったり、移動中の時間を利用して必要な情報を効率よく目を通せる資料のファイリングすることも含まれます。

「環境整備」

上司が仕事をする環境を、仕事がスムーズに行えるよう整えます。

机周りの備品整備や、応接室を整える事はもちろんのこと、仕事をしている時間に飲む飲み物やお客さまにお出しするお茶菓子やお渡しする手土産を用意することも行います。

秘書の仕事は、上司が仕事に専念できるよう雑用全てを上司に変わって行うことが業務となります。

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秘書を採用している7個の会社のタイプとは?

秘書を採用している会社は様々な職種があります。

実際にどんな会社が秘書を採用しているのか、具体的に説明して行きますね。

企業秘書

秘書の仕事で多いのは、企業秘書です。

企業の経営幹部を補佐する仕事を行います。

会社の規模によって、グループ秘書、個人秘書の募集があります。

医療秘書

医療機関の経営者や、医師などを補佐する仕事を行います。

比較的大きな病院での募集が多いです。

法律秘書

弁護士事務所に勤務し、弁護士や司法書士を補佐する仕事を行います。

大きな弁護士事務所ではもちろんのこと、個人の弁護士事務所での募集も多くあります。

議員秘書

国会議員を補佐する仕事を行います。

私設秘書、公設秘書、政策秘書の三種類があります。

公費で雇用できるのは、公設秘書、政策秘書で議員の私費で雇用されるのが私設秘書になります。

学者秘書

大学や研究施設に勤務し、大学教授、研究者を補佐する仕事を行います。

芸術家、建築家秘書

専門的な職業である芸術家や、建築家を補佐する仕事を行います。

政府高官の秘書

内閣総理大臣、国務大臣には、秘書官と呼ばれる特別職公務員が秘書業務を行います。

秘書が会社から求められていることとは?

秘書は担当する上司が多忙なスケジュールの中、効率的に仕事をこなせるようサポートすることが求められます。

その為には、秘書に必要な事はどんな事なのか説明して行きます。

記憶力

いくつもの仕事を同時にこなしたり、あちこちに飛び回る上司のスケジュールを正確に把握しなければならないため、記憶力があれば業務の上で役立ちます。

上司に「〇〇は何だっけ?」と聞かれたときに秘書が思い出せないようでは、困ります。

また、毎日大勢の人に会うため、一人一人の名前と顔を全て覚えるのは大変です。

そこで、秘書が頂いた名刺や受けた電話の記録をきちんと管理しておき、いつどんな要件でお会いしたか、話したかをすぐ分かるようにしておく必要があります。

上司に聞かれた際や、電話を取り次ぐ際に〇〇の件でお会いしたもしくは、お話しした〇〇様ですといった形で取り次げるよう情報を整理し、記憶しておく必要があります。

判断力と記憶力

秘書の仕事をする上で、想定外のことが起こることが多々あるため、いつでも臨機応変に対応することが求められます。

突然の先方の都合でのスケジュール変更や、上司が外出先で予定よりも長く時間がかかってしまったなどの急なスケジュール調整をしなければならないようなときに、秘書が慌ててしまって何度もお客様の応対中の上司に、「どうしますか?」と聞いていては、上司の仕事の妨げになってしまい本末転倒となってしまいます。

もちろん勝手に秘書が決めてはいけない事もありますが、そのば応じた適切な対応をするためには正しい判断をする判断力が必要となってきます。

常々から細やかに心がけてお客様のことや、上司の仕事を把握している事が、想定外の出来事が起こった際にいちばんベストな対応をするために、必要な判断力を磨きます。

また、いつも支持されてから動くのではなく経験から必要だと思われる事は自分から積極的に行動することが大切です。

情報収集力

毎日たくさんの仕事をこなし、時間のない上司に変わって必要な情報を集める事も秘書の大切な仕事です。

上司から「これを調べておいて」と言われる事も多いですが、その事だけを調べるのではなく調べていて他にも必要だと思われる情報があれば上司が必要だと思ったときに、すぐ渡せるよう準備しておく事も大切です。

また、依頼されなくても上司に必要な情報だと思われるものを新聞、ネットニュース、雑誌などから情報を集め取捨選択しまとめておく積極的な行動が求められます。

社会人としてのマナー

これは、社会人であれば当たり前を思われがちですが、秘書は特にマナーが求められる仕事です。

テキパキと仕事をこなせる事ももちろん必要ですが、何よりも人として上司やお客様そして、会社の社員から信頼されるということが本当に大切です。

例えば、時間を守る、約束を守る、失敗をしたときに自分できちんと責任を取る、人に思いやりの心を持って接している、など当たり前のことだと思われることを忙しいときでもいつでもキチンと出来ることが求められます。

また、言葉遣い、身だしなみも重要です。

どんな人にも好感を持たれる人間になることが「あの秘書なら、安心して任せられる」という信頼につながるのです。

秘書の職種で転職するために身につけるべきこととは?

秘書として働くために必ず必要な資格というものは、実はありません。

しかしながら、実際に秘書になるには必要なことがあるのも事実です。

では、どんなことが必要なのか説明して行きますね。

ビジネスマナー

ビジネスマナーと言うのは、社会人としての適切な判断や行動、人間関係やマナー、言葉遣いのことを言います。

担当する上司は、多忙であり社会的地位もある方なので補佐業務を行う秘書はその上司の活躍する場にふさわしい行動や、言葉遣いが必要となってくるのです。

資格としては、ビジネス実務マナー検定やサービス接遇検定、ビジネス電話検定と言ったものもあり基本ルールを身につけるのには役立ちます。

文書作成能力

毎日たくさんのビジネス文書の作成や、会議資料、お客様へのお手紙を作成します。

その際に、見やすくそして早く文書を作成する事は、上司の仕事をスムーズに行うお手伝いをするのに必要不可欠です。

資格としては、文書デザイン検定、日商PC検定、ビジネス文書検定があります。

こう言った資格の勉強をする事で、パソコンスキルを磨く事は秘書業務に必要なスキルを身につけることにもなります。

語学力

絶対に必要というわけではありませんが、上司の仕事内容もしくは勤務する会社が外資系であれば必要となってくる事もあります。

もし求められていなくても、語学力を身につける事は将来外国の方と接する機会が生じた際に対応でき、自分のキャリアアップにもつながることになります。

実際に勤務する会社で語学力が必要であれば、当然身につけておく必要があります。

資格としては、英検やTOEICがあります。

英検では2級以上、TOEICでは650点以上が1つの目安となります。

お茶、生け花の作法

お茶や生け花の作法を問われる応募はほとんどありませんが、あると本当に便利なスキルです。

お茶の作法では、お客様の応対をする際に綺麗な所作を身につける事が出来ますし。

社会的地位のある方は、心得がある方もたくさんいらっしゃたり、ご自身の秘書の方が身につけてられる方もいらっしゃるので、綺麗な所作で応対することで担当する上司の仕事をする上で役立つと思われます。

生け花では、専門の業者に社内のお花を依頼している会社も多いですが、上司の机周りや、応接室などの花の管理をする上で生け花の心得があるとないのでは、全く違ってきます。

ちょっとした心遣いがあるオフィス作りも、秘書の大切な仕事なのであれば役立つスキルです。

秘書の募集で良い求人を探すための方法

秘書の求人もたくさんありますが、業務内容が似ている場合などいい求人を探すのは困難です。

より良い秘書の求人を探すための方法を、紹介して行きますね。

1.ハローワークで探す

求人誌やWEBの求人情報は手軽で幅広く探せますが、ハローワーク職業安定所は就労後も何らかのトラブルなどの相談に行ける点が安心できます。

採用後に常識的な対応を企業がしてくれるのが明確であれば安心ですが、ハローワークを通して就職をすることで健康保険、厚生年金、雇用保険、労災保険に加入をきちんと行って頂くなど、募集の条件と違うこという事もなく安心です。

2.派遣で探す

派遣会社は、派遣する会社に詳しいですし経験も豊富なので安心です。

募集の際の条件が違うと言ったトラブルの相談にも乗ってくれますし、自分にあった会社を見極めるお手伝いもしてくれるので助かります。

一概ではありませんが、一定期間働くと直接雇用制度をとっているところもあるので、もし働きやすく直接雇用のチャンスがあれば長期雇用という事もあり得ます。

社員で秘書の経験をつんだ方が、ステップアップとして自分のスキルを存分に活かせる職場での勤務方法として派遣会社での転職をする事もあります。

3.口コミで探す

友達や、知人、ママ友などの口コミ情報も役立ちます。

求人の出ている会社の地域や、同業他社に知り合いが務めているなどの場合は職場の雰囲気やどのような上司がいるのか分かるので有力と言えます。

働く環境や、企業の評判は秘書としての仕事に直接関係があり、やり甲斐や働きやすさに大きく関わるので大切です。

他にもある!秘書の募集で自分にあった求人を探すコツ!

自分にあう職場を探すのは、秘書に限らず大切ですよね。

働く上で、大切にしたポイントが合う就職であれば長くそしてやり甲斐を持って働けるのでよく見極めたいところです。

雇用形態から探す

長期雇用の社員、派遣社員、期間限定の派遣社員、場合によってはパートタイムという事もあります。

自分のスキルに見合った時給やお給料、そして働ける時間に合う仕事を見つけるのは大切です。

社員であれば、お給料以外にも保険や年金、賞与などの条件も良いかわりに上司のスケジュールに合わせて残業や、休日出勤などもあり得る場合もあり時間的に見合えば良い条件だと言えます。

派遣社員や、パトタイムであれば会社によっては保険や年金の加入がある場合もありますが、ほとんどの場合は時給だけになりますが、時間は決められた通りである事多いので、時間に制限がある方にはいい条件だと言えます。

会社の業態から考える

勤務する会社の業態で考える場合、企業であれば扱っている業務内容、大学や研究施設であればその内容、政府や病院、弁護士事務所などそれぞれの内容によって秘書の仕事は必然的に業態に大きく左右されるので、全く興味がない、嫌いな内容であれば働くことが苦痛になってきます。

当然、その業務に従事している上司はその道のスペシャリストであり毎日その方の補佐をするのですから、嫌いな内容であれば細やかな補佐というのは難しくなってきます。

逆に、興味がある、好きであれば意欲もわきより良い仕事に繋がります。

給与や雇用条件から考える

秘書業務に限らず、給与や雇用条件は大切です。

秘書だからと言って、お給料がいいということは一概には言えません。

とてもいいお給料条件でも、残業、休日出勤があまり多ければそれはとても良い条件とも言えません。

よく内容を見て、考慮することが大切です。

エリアから考える

勤務地が通いやすい場所にあるというのは、残業が多い秘書には大切な条件の1つです。

これから秘書になるため人のために!秘書になるにはどうしたらいい?

憧れの仕事として人気高い秘書ですが、秘書の仕事は上司の補佐をする仕事なので人の役に立つ仕事が好きな人が向いています。

雑用を一気に請け負い、役立つことがやりがいと感じられるそれが秘書の仕事なんです。

秘書として就職するために

秘書は、コミュニケーション能力が高く、情報収集力もあり、何より人間性が豊かな人材が求められます。

以前に接客業をしていて、いつでも笑顔で応対し言葉遣いや身だしなみをきちんとするスキルを身につけていたり、最後まできちんと責任を持って業務をやり遂げる精神の強い人であれば好印象であることは間違いないです。

資格は必要?

実際には資格は必要とされていないことが、ほとんどです

応募の際に、要資格でない場合はアピールにはなりますがないと採用されないというものではありません。

やはり、社会人としての経験や人柄が第一優先になります。

必要なスキルや経験は?

特に秘書の要経験でなければ、秘書の経験は問われませんが社会人としてのマナーや経験は必要となることがほとんどです。

より良い秘書の仕事を得るのには、パソコンスキルや、語学力といったスキルも必要となってきます。

まとめ

秘書の仕事は、社会で活躍する上司について広い社会を経験できるとても魅力的な仕事です。

興味のある方であれば、ぜひ飛び込んで見ることをお勧めします。

意欲を持って取り組めば、きっと充実した秘書人生が築けますよ。

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