秘書の採用はどんな会社がしてる？７個の会社のタイプや、会社から求められていること

秘書の採用をしている会社について今回は詳しくお話しさせていただきます。

事務系求人の人気職種の１つである秘書という職業ですが、一部の限られた会社で特別な資格を持っている人がなるものという印象が多いかもしれません。

では、実際に採用している会社のタイプや、会社から求められることってどんなことなのか、これからご紹介していきます。

秘書に就職したいという方は必見ですので、ぜひ参考にしていただけたらと思います。

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秘書を採用をしている会社はどんな求人募集をしているの？

秘書というのは、大きく分けてグループ秘書、個人秘書に分けられます。

「グループ秘書」は、一般企業で多く取られている形で、秘書室に配属されて、その会社の役員や上司のサポート業務をグループで行っていきます。

「個人秘書」は、法律事務所や外資系の会社で多く取られている形で、直接上司に付いて秘書業務を行います。

募集は、グループ秘書、個人秘書共に要経験や語学スキルを求めるものと研修制度を設けていて、未経験者からでも応募できるものがあります。

秘書の大まかな仕事内容

共通している秘書の仕事内容を紹介します。

「スケジュール管理」

上司のスケジュール管理をします。

上司の業務内容を把握して効率よく仕事をしてもらえるようスケジュールを組むことが大切です。

出張などの切符手配や宿泊施設の手配も行います。

「電話、メールや来客応対」

上司宛の電話やメールのチェックや、来客の際に応接室へのご案内やお茶出しを行います。

上司の指示の下、代理で先方への連絡やメールの代筆を行うこともあります。

「情報の管理」

新聞、ネットのニュース、雑誌などの媒体から上司の業務に必要な情報を取捨選択し、上司に伝えます。

情報の管理には会議に使用する資料作成を行ったり、上司が移動中の時間にも目を通せるように資料のファイリングをすることも含まれます。

「環境整備」

上司が仕事をスムーズに行えるように役員室や応接室を整えます。

机周辺の備品をチェックし、不備がないかも確認し、応接室も綺麗にします。

上司の飲み物や来客に必要なお茶菓子や手土産を用意することも仕事です。

秘書は、上司が仕事に専念できるよう全てのサポートをすることが業務となります。

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秘書を採用している７つの会社のタイプとは？

秘書を採用している会社は様々な職種があります。

実際にどんな会社が秘書を採用しているのか、具体的に説明していきますね。

企業秘書

秘書の仕事で多いのは企業秘書です。

企業の経営幹部を補佐する仕事を行います。

会社の規模によって、グループ秘書、個人秘書の募集があります。

医療秘書

医療機関の経営者や、医師などを補佐する仕事を行います。

比較的大きな病院での募集が多いです。

法律事務所秘書

弁護士事務所に勤務し、弁護士や司法書士を補佐する仕事を行います。

大きな弁護士事務所ではもちろんのこと、個人の弁護士事務所での募集も多くあります。

議員秘書

国会議員を補佐する仕事を行います。

私設秘書、公設秘書、政策秘書の三種類があります。

公費で雇用できるのは、公設秘書、政策秘書で議員の私費で雇用されるのが私設秘書になります。

学者秘書

大学や研究施設に勤務し、大学教授、研究者を補佐する仕事を行います。

芸術家、建築家秘書

専門的な職業である芸術家や、建築家を補佐する仕事を行います。

政府高官の秘書

内閣総理大臣、国務大臣には、秘書官と呼ばれる特別職公務員が秘書業務を行います。

秘書が会社から求められていることとは？

秘書は担当する上司が多忙なスケジュールの中、効率的に仕事をこなせるようサポートすることが求められます。

そのために、秘書に必要なのはどんなことなのか説明していきます。

記憶力

いくつもの仕事を同時にこなしたり、あちこちに飛び回る上司のスケジュールを正確に把握しなければならないため、記憶力が業務の上でとても必要となります。

上司に「〇〇は何だっけ？」と訊かれた時に秘書が思い出せないようでは困ります。

また上司は毎日大勢の方に会うため、一人一人の名前と顔を全て覚えるのは大変です。

そこで、頂いた名刺や受けた電話の記録をきちんと管理しておき、いつどんな要件でお会いしたか、話したかをすぐ報告できるようにしておく必要があります。

上司に訊かれた際や電話を取り次ぐ際に『〇〇の件でお会いした』もしくは『お話した〇〇様です』といった形で情報を整理し、伝えます。

適切な判断力

秘書の仕事をする上で、想定外のことはよく起こります。

そのような時でも臨機応変に対応することが求められます。

先方の都合による急なスケジュール変更や、上司が外出先で予定よりも長く時間がかかってしまったなど様々なケースがあります。

その都度秘書が慌てて何度も多忙な上司に「どうしますか？」と確認していては、上司の仕事の妨げになってしまいます。

もちろん勝手に秘書が決めてはいけないこともありますが、その場に応じた適切な対応をするためには正しい判断力が必要となってきます。

例えば日頃から可能な限りでスケジュールに余裕を持たせることも一つの方法です。

また大幅にスケジュールが変わることで、その後の予定に影響する問題が多々出てきます。

それらに対してあらゆる可能性を考えて対応策を調べておきます。

それは関係部署と調整することであったり、出張などの予定がずれるようならば別の移動手段や時間を調べます。

そして、情報を持った上で最終的に上司に判断を仰ぎます。

また、いつも指示されてから動くのではなく、経験から必要だと思うことは自分から積極的に行動することが大切です。

情報収集力

毎日多くの仕事をこなし、時間のない上司に代わって必要な情報を集めることも秘書の大切な仕事です。

上司から「これを調べておいて」と言われることも多いですが、そのことだけを調べるのではなく、他にも必要だと思う情報があれば調べ、必要な時にすぐ伝えられるよう準備しておきます。

また、依頼されなくても上司に必要な情報だと思えるものを新聞、ネットニュース、雑誌などから情報を集め、取捨選択しまとめておく積極的な行動が求められます。

社会人としてのマナー

これは、社会人であれば当たり前と思われがちですが、秘書は特にマナーが求められる仕事です。

テキパキと仕事をこなせることももちろん必要ですが、何よりも人として上司やお客様、そして会社の社員から信頼されることが本当に大切です。

例えば、時間を守る、約束を守る、失敗をした時に自分できちんと責任を取る、人に思いやりの心を持って接している、など当たり前のことを忙しい時でもきちんとできることが必要です。

また、言葉遣いや身だしなみも重要です。

どんな人にも好感を持たれる人間になることが「あの秘書ならば安心して任せられる」という信頼に繋がるのです。

秘書の職種で転職するために身につけるべきこととは？

秘書として働くために必須な資格というものは、実はありません。

しかし、実際に秘書になるには必要なことがあるのも事実です。

では、どんなことが必要なのか説明していきますね。

ビジネスマナー

ビジネスマナーというのは、社会人としての適切な判断や行動、人間関係や礼儀、言葉遣いのことを言います。

上司は多忙であり社会的地位もある方なので、補佐業務を行う秘書はその上司の活躍する場に相応しい行動や言葉遣いが必要となってくるのです。

資格としてはビジネス実務マナー検定やサービス接遇検定、ビジネス電話検定といったものもあり、基本ルールを身につけるのには役立ちます。

文書作成能力

毎日多くのビジネス文書や会議資料、手紙を作成します。

その際に見やすくそして迅速に文書を作成することは、上司が仕事をスムーズに行うためにも必要不可欠です。

資格としては文書デザイン検定、日商PC検定、ビジネス文書検定があります。

こういった資格の勉強で、秘書業務に必要なパソコンスキルを身につけることもできます。

語学力

絶対に必要というわけではありませんが、上司の仕事内容もしくは勤務する会社が外資系であれば必要となってきます。

もし求められていなくても、語学力を身につけることは将来外国の方と接する機会が生じた際に対応でき、自分のキャリアアップにも繋がることになります。

実際に勤務する会社で語学力が必要であれば、当然身につけておく必要があります。

資格としては、英検やTOEICがあります。

英検では2級以上、TOEICでは650点以上が一つの目安となります。

お茶、生け花の作法

お茶や生け花の作法を問われることは殆どありませんが、身につけていれば本当に便利なスキルです。

お茶の作法では、お客様の応対をする際にも役立つ美しい所作が養われます。

社会的地位のある方は心得がある方も多いですし、ご自身の秘書が作法を身につけていることもあります。

美しい所作で応対することは上司の仕事をする上でも役立つと思います。

生け花では専門の業者に依頼している会社も多いですが、上司の机まわりや応接室などの花の管理は秘書がすることが多いので、生け花の心得があるとないのでは全く違ってきます。

心得があることでちょっとした心遣いができるのですから、役立つスキルではないでしょうか。

秘書の募集で良い求人を探すための方法

秘書の求人も多くありますが、業務内容が似ている場合などその中から良い求人を探すのは困難です。

より良い秘書の求人を探すための方法を、紹介していきますね。

１．ハローワークで探す

求人誌やWEBの求人情報は手軽で幅広く探せますが、ハローワーク（公共職業安定所）は就労後も何らかのトラブルなどの相談に行ける点が安心できます。

採用後に企業がきちんとした対応をしてくれるのが明確であれば安心です。

ハローワークを通しての就職先は健康保険、厚生年金、雇用保険、労災保険の加入手続きをきちんと行っているので、その点で募集の条件と違うということはなく安心です。

２．派遣で探す

派遣会社は、派遣先の会社に詳しいですし経験も豊富なので安心です。

募集の際の条件が違うといったトラブルの相談にも乗ってくれますし、自分に合った会社を見極めるためのサポートもしてくれるので助かります。

一概には言えませんが、一定期間働くと直接雇用制度をとっている会社もあるので、もし働きやすく直接雇用のチャンスがあれば長期雇用ということもあり得ます。

社員で秘書の経験を積んだ方が、派遣会社で次のステップアップとなる職場を探すこともあります。

３．口コミで探す

友達や知人、ママ友などの口コミ情報も役立ちます。

友達が求人の出ている会社と同じ地域に住んでいたり、同業他社に知り合いが勤めている場合は、職場の雰囲気やどのような上司がいるのか情報が入りやすいと思います。

働く環境や企業の評判を確認しておくことは、働きやすさややりがいを考えるためにもとても大切です。

他にもある！秘書の募集で自分にあった求人を探すコツ！

自分に合う職場を探すのは、秘書に限らず大切ですよね。

働く上で大切にしたいポイントが合う就職先であれば、長く、そしてやりがいを持って働けるのでよく見極めたいところです。

雇用形態から探す

長期雇用の社員、派遣社員、期間限定の派遣社員、場合によってはパートタイムということもあります。

自分のスキルに見合った時給や給料、そして働ける時間に合う仕事を見つけるのは大切です。

社員であれば給料以外にも保険や年金、賞与など良い条件がある反面、上司のスケジュールに合わせて残業や休日出勤などもあり得ます。

総合的に判断して、納得できれば良い条件だと言えます。

派遣社員や、パートタイムであれば会社によっては保険や年金の加入がある場合もあります。

殆どの場合は時給計算となり、決められた勤務時間であることが多いので、残業とならず時間に制限がある方には良い条件だと言えます。

会社の業態から考える

勤務する会社の業態で考える場合、一般企業、大学や研究施設、政府や病院、弁護士事務所などそれぞれの内容によって秘書の仕事は大きく変わってきます。

全く興味がない、嫌いな分野であれば働くことが苦痛になってきます。

当然、その業務に従事している上司はその道のスペシャリストであり、毎日その方の補佐をしますので、嫌いな内容であれば細やかな補佐というのは難しくなってきます。

逆に興味があり好きな分野であれば意欲も湧き、より良い仕事に繋がります。

給与や雇用条件から考える

秘書業務に限らず、給与や雇用条件は大切です。

秘書だからと言って給料が良いということは一概には言えません。

給料が高くても残業、休日出勤が多ければそれはとても良い条件とも言えません。

よく内容を見て、考慮することが大切です。

エリアから考える

勤務地が通いやすい場所にあるというのは、残業が多い秘書には大切な条件の一つです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

秘書は上司の仕事が円滑に進むようにサポートします。

上司の役に立つことに喜びややりがいを感じられる人が向いていると思います。

活躍する上司に付いて広い社会を経験できるとても魅力的な仕事です。

興味のある方はぜひチャレンジしてみることをおすすめします。

意欲を持って取り組めば、きっと充実した秘書人生が築けますよ。

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