「秘書」というと、どのような人を思い浮かべるでしょうか。

華やかなイメージがあり、企業の重役のそばに控え冷静沈着に仕事をこなしている印象が強い秘書ですが、実際にはどのような業務を行っているのでしょうか。

どのような人が秘書に向いているのか、具体的な特徴や必要なスキル、適正について解説します。

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秘書とはどんな仕事?

仕事の管理をする時間もないほど忙しい役職付きの方たちの業務をサポートし、その人が仕事をスムーズに進められるようにサポートするのが秘書の仕事です。

秘書の大まかな仕事内容

具体的な業務内容は会社や業界によって異なりますが、一般的には上司のスケジュール管理、メールや郵便物のチェック、書類の作成、来客や電話の応対、出張の手配や会議室の予約、お礼状作成や経費精算、慶弔関連に付随した交際業務の対応など、デスクワーク中心の業務が主な仕事です。

秘書として就く上司の仕事がより円滑に進むように陰で支える役割を担うので、秘書と上司は謂わば二人三脚のような関係になります。

また上司が不在の時には、秘書は自分で判断しなければならない場面も多く求められるため、上司の意向を踏まえた最善の判断ができるブレーンとしての役割を期待されている場合もあります。

どのような立場の人からの電話を取り次ぐのか、報告や伝言の優先順位はどのようにすべきかなど、上司の仕事内容や秘書に対して求めていることを的確に把握しておく必要があります。

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秘書の仕事をするにあたって覚えなければいけないこと

秘書業務をするにあたって、予め覚えておかなければならないことがいくつかあります。

特に以下の事項は必須スキルとなりますので、一つ一つ見ていきましょう。

ビジネスマナー

秘書業務に限らず、社会人として身につけておかなければならないこととして、基本的なビジネスマナーが挙げられます。

秘書は特に忙しい立場の人をサポートすることが多いので、簡潔且つ理解しやすい報告を心がけたり、多忙な上司との情報が行き違いにならないように伝えるべき情報がきちんと共有できているか確認するなど、細やかな気配りが大切です。

また、予め先を読んで事前に準備しておく姿勢も求められます。

秘書は業務上、対応する人々の社会的な地位が高い場合が多いため、正しい礼儀作法を知っておくことが必要です。

丁寧な言葉遣いや身だしなみに気を配れることも重要です。

パソコンスキル

秘書は、重要度を見極め、優先すべき業務を判断し、それらをスピーディーにこなす情報処理能力が必要とされます。

そのため、基本的なパソコンスキルがあることは必須条件となります。

メールの送受信やインターネット検索はもちろん、WordやExcel・PowerPointの基本操作、ブラインドタッチやタイピングの速さなどが求められるでしょう。

書類作成能力

秘書は上司に代わって通知書や案内状などを作成したり、社内外の人とメールをすることがあります。

ビジネス文書の基本的なマナー、書式に則って書くこと、慣用表現や格調高い言葉を適切に使用できる知識が必要でしょう。

また社外宛ての文書については、取引先との関係に応じた適切な文体にする必要があります。

ビジネス文書として体裁を整えること、送信するタイミングや的確な内容を示した文書を作成するスキルは身につけたいところです。

正しい日本語、敬語

秘書は、取引先の重要な人や他企業で地位のある人と接する機会が非常に多い仕事です。

時には企業の窓口として対応しなければならない場合もあるでしょう。

ビジネスの場で恥ずかしくない、きちんとした正しい日本語を話せる能力と、落ち着いた丁寧な言葉遣いが重要です。

企業の顔となる役員の秘書として、ふさわしい日本語を身につけましょう。

一般常識

ビジネスマナーも大事ですが、日常生活を送る上で知っておくべき常識も持ち合わせている必要があります。

朝は笑顔での挨拶を心がけましょう。

当たり前だと思われるかもしれませんが、これができていない社会人が多いことも事実です。

こちらが笑顔で対応すると、相手も自然と笑顔が増えていきます。

秘書が笑顔で挨拶をすれば、上司をはじめとした周囲の人々にも余裕が伝わり、仕事がスムーズに行くようになるでしょう。

会社としての印象も良くなります。

時事的なニュースや業界の話題にもアンテナを張ることで、コミュニケーションのきっかけが作れるかもしれません。

冠婚葬祭時のマナーも必要とされます。

慶事や弔事があった場合、供花や電報の手配、上司が持参する香典袋の記入や、それらをふくさで包むところまで用意することもあります。

熨斗の違いや礼服のマナーなどの知識がないと、上司に恥をかかせてしまうことがあるかもしれません。

できる秘書として評価される重要な要素の一つが、一般常識なのです。

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秘書が向いている人の8つの特徴とは?

どのような人が秘書業務に向いているのでしょうか。

秘書に向いている人の8つの特徴を以下解説します。

几帳面な人

秘書は決められた業務をきちんとこなさなければなりません。

資料の整理整頓やスケジュール管理など細かい作業が多く、ミスをするわけにはいかない仕事ばかりです。

企業の経営陣の補佐をする業務として、秘書のミスがそのまま経営の問題に直結する可能性も否定できません。

そのため秘書には几帳面さが求められます。

柔軟性がある人

几帳面できちんとした日々の業務処理が必要な一方で、イレギュラーな事態が発生し、スケジュールの変更を余儀なくされることもしばしばあります。

時にはマニュアル通りでなく、その相手や事柄に合わせた対応をしなければならない場合があります。

そういった時でも慌てず、柔軟に対応できる冷静さとスキルが必要です。

不測の事態に陥っても、様々な状況を鑑みて判断し、臨機応変に対処する能力が求められます。

察する能力が高い人

秘書の仕事は多岐にわたります。

また、業務内容や範囲は上司によっても異なります。

秘書とは上司の業務を補佐するのが主な仕事であるため、上司が何を必要としているのかすぐに察する力が必要です。

微妙なニュアンスの理解など、相手が明確に話さなくても察してくれるだろうという期待を汲んで、秘書として理解していく必要があります。

その人が望んでいることを察知して、予め用意しておけるような察しの良い人物が求められるのです。

咄嗟に機転を効かせることができる秘書は重宝されます。

笑顔を心がけ、身なりや立ち居振る舞いの美しい人

秘書は社内外の重要な立場にいる人と接する機会が多く存在します。

身だしなみが企業のイメージに与える影響も大きいでしょう。

身なりをしっかり整え、清潔感を出して接するように心がけましょう。

落ち着いた言葉遣いや笑顔、立ち居振る舞いの美しさで、相手に与える印象もがらりと変わりますので気をつけるようにしましょう。

気配りや細やかな気遣いができる人

上司が不在の場合は、スケジュール変更や伝達事項を後で上司に報告する必要があります。

出張や会議などで上司が必要なものをサポートして、予め取り揃えておかなければならないこともあります。

そのため、分かりやすい報告ができることや事前準備などの気遣いや細やかな気配りが求められます。

コミュニケーションスキルの高い人

秘書業務は、実際に自分が仕える上司と上手く連携を取るのはもちろん、社内外の多くの人とコミュニケーションを円滑に取りながら仕事を進めていかなければなりません。

上手くコミュニケーションが取れなければ情報共有もできず、大きな失敗に繋がったり、物事がスムーズに進まず滞ったりしてしまいます。

また秘書のコミュニケーション能力が低いために、上司へ上手く情報が伝わっていなかったという場合もあります。

一時的なミスだけでは済まされず、秘書に対する印象が悪くなり、最終的には企業としての評判にまで影響を与えることになるかもしれません。

日々のコミュニケーションをしっかり取るようにすることで、上司との仕事がスムーズに行いやすくなるでしょう。

冷静さを忘れず、場の空気が読める人

秘書業務は予定通りに進まないスケジュールや、無理な仕事の依頼などにも対応する場面と多く出会います。

どの仕事にも言えることですが、不測の事態はいつでも起こり得ます。

それらに対して、いちいち不機嫌になったり愚痴を言うようでは、秘書は務まりません。

そういうものだと寛容に受け止め、冷静さを忘れずに対処することが大切です。

突発的なトラブルに対して慌てず、しっかりとした対応を取れる人が秘書に向いているでしょう。

控えめでサポート役に徹することができる人

秘書はノルマや数字の達成を課されることはありません。

あくまでも上司を陰で支えるサポート的な役割を担っているのが秘書業務です。

そのため自分を前面に出したり強く自己主張をするような人物は、秘書には向いていません。

様々なことに気がつき補佐役に徹して控えめに接することを苦痛に感じない人が、秘書業務には適しています。

上司の代わりに対応しているということを常に念頭に置き、取引先の役員や秘書に対しても敬意を持った態度で対応する姿勢が必要です。

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秘書が向いていない人の8つの特徴とは?

秘書業務に向いていない人には、どういう特徴があるのでしょうか。

秘書に向いていない人の8つの特徴を以下解説します。

視野が狭い

一つのことに集中しすぎて周囲が見えない人や、複数の仕事を並行してこなせない人は、秘書には向いていないでしょう。

視野が狭いと、察することや気を配ることが自然とできなくなってしまいます。

相手の立場に立って物事を考えることができる力が必要です。

自分の視点ではなく、仕える上司の立場に立った視野で物事を考えましょう。

そうすれば自ずと視野が広がり、どのように行動して対応すれば業務が滞りなく進むのかが見えてくるでしょう。

愛想のない人

不愛想な人は、秘書に限らず社会人としてもコミュニケーションが取りにくい人だという印象を与えてしまいます。

無理に愛想を振りまく必要はありませんが、笑顔で挨拶すること、親切に接することを心がけましょう。

秘書は印象や態度も大事です。

秘書が笑顔で余裕のある対応をすれば、周囲の人々も安心して仕事の依頼ができ、業務を任せてくれるようになります。

自己主張が激しい

秘書は、自分が就いた上司の仕事を陰で支え補佐する業務を担っています。

あくまでも上司の業務をサポートすることに徹する必要があるので、自分を前に出して「私が、私が」というようなタイプの人は秘書には向いていません。

自己主張をし過ぎず、後ろに控えているような気持ちで業務に取り組んだ方が印象も良くなりますし、仕事もスムーズに運びます。

秘密が守れない人

秘書になるには、口が堅く秘密保持ができることが絶対条件となります。

秘書は上司の細かい雑事をこなしていく仕事です。

上司のそばに常に控えている職務上、見聞きする情報や資料、書類は機密性の高いものが非常に多くなります。

時には、社外秘扱いの文書なども取り扱う場合があります。

また上司のプライベートなことを知る機会があるかもしれません。

そのため、守秘義務を守れない人は秘書には向いていません。

噂好きだったり簡単に話してしまう人は秘書としては失格です。

秘密事項をうっかり外部に漏らしてしまったり、SNSなどに書き込んでしまったりというような行為は言語道断です。

守秘義務違反に該当し会社の大問題に発展する可能性もありますので、万が一、機密事項について訊かれた場合は「自分は知る立場にない」ということをはっきり告げましょう。

物覚えが悪い人

秘書は、多忙な上司から仕事の依頼や沢山の質問をされることが日常的にある業務です。

質問の度にいちいち何のことだったか聞き返していては業務が滞り、上司からの信頼も損なわれてしまいます。

また上司は、社内外の多くの人や重要な立場にいる人と関わる機会が多くなります。

相手の会社名や役職、プロフィールや趣味などを記憶しておいて、時と場合により臨機応変に対応しなければならない仕事が秘書です。

業務の進捗状況や伝達事項などを常に把握し、上司に質問された時にも即座に答えられるように、自分の中で整理をして覚えておくことが必要とされます。

ずぼらな人

秘書の仕事には、上司のスケジュールを管理したり、書類や資料の整理やファイリングをする業務も入ってきます。

上司の都合や空き時間を尋ねられた際に、すぐ返答できるようにスケジュールをきちんと管理しておかなければなりません。

あるいは欲しい資料を出すように指示された時、素早く提出したりコピーを取れるよう整理されていなければなりません。

ずぼらで整理整頓が苦手な人は、これらの業務に対応することが難しいでしょう。

役員や肩書きのついている社員に就くと、機密文書を扱う機会も非常に多くなります。

机の上に社外秘文書を置きっぱなしにしておいたり、紛失した場合には大問題になってしまいます。

整理整頓、パソコンのフォルダ分けなども行い、どこに何が入っているのか常に把握できるようにし、業務に支障が出ないように気をつけなければなりません。

配慮が足りない人

秘書は気配りや気遣い、相手への高い配慮が要求される仕事です。

相手が何を必要としているのか、何を望んでいるのかを察して、それを事前に用意したり、無駄な説明をさせないように気を配らなければなりません。

神経を使う業務であるため、相手に対して配慮をすることや察することが得意ではない人は秘書業務には向いていないと言えるでしょう。

リサーチスキルが乏しい人

秘書として上司の業務を滞りなく遂行できるかが重要な要素となります。

日頃から新幹線や飛行機のルートをリサーチしたり、手土産なども相手先や人数により和菓子から洋菓子まで様々なものがあるため、どこに行けば何を買えるかなどの知識を蓄積しておくことが望ましいです。

また、上司が会合や懇親会などを主催する場合には、お店の予約やコースの値段の交渉も秘書がしなければならないことがあるでしょう。

どのような人が集まるのかにより、お店の形態も異なってきますので、事前のリサーチが非常に重要となります。

上司が望むようなアレンジを秘書ができないと、業務もスムーズに進みません。

日頃から様々なことに好奇心を持って自分の知識にしておくような努力ができない人は、秘書業務をこなすのは難しいかもしれません。

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秘書の仕事経験は、その後どんな職種・仕事に活かせる?

秘書の仕事の経験は、どのような職種や仕事に活かすことができるのでしょうか。

秘書業務経験者が活かせる仕事を以下解説します。

事務

秘書の主な仕事はデスクワークです。

一般事務や営業事務、貿易事務など様々な事務職がありますが、どの事務職に就くにしろデスクワークは必須ですので、秘書として培ってきたデスクワーク業務は役に立ちます。

また電話応対やメールの受け答えなど、秘書はビジネスマナーも身についているため、企業や相手が変わっても基本的スキルは変わらず活かすことができます。

パソコンスキルにおいても同じことが言えます。

WordやExcel、PowerPointなどはどの企業でも使用していると思われるので、それらのソフトウェアの使い方をマスターしているとスムーズに対応することができるでしょう。

営業

一見、秘書と営業はかけ離れた職種に思えるかもしれませんが、秘書業務が活かせる職種の一つとして挙げられます。

秘書はその仕事柄、多くの人と接する機会があります。

時には社外の重要な地位に就く人と直接受け答えをする機会があるかもしれません。

このような経験は、多くの人と接する機会が圧倒的に多い営業職には役に立ちます。

どんな相手であっても物怖じせず、丁寧な対応ができることが秘書の経験から培ってきた強みと言えるでしょう。

企画

秘書は常に向上心を持ち、スキルを磨くことが不可欠な業務です。

スピードアップの仕方や培ってきた幅広い知識は企画部門でも役に立つことがあるでしょう。

また、秘書は自然と相手の立場に立って物事を考える習慣がついている職種ですから、相手がどのようなものを欲しているのか、どんなことが望みなのか、ユーザーの立場に立って物事を考えることができるはずです。

相手の要望が理解できれば、その目的に沿った新しい企画を立案することが容易になるでしょう。

広報

秘書は、時には企業の顔として、社外の重要な人物と話をすることもあります。

同様に企業の窓口や顔として社外の人と接することが多い広報部門は、秘書業務で培ってきた経験を存分に活かせる職種の一つとなります。

相手が何を望んでいるのかを察したり気を配ることに長けている秘書は、広報としても相手側が欲している情報を上手く説明したり表現したりすることができるでしょう。

これから秘書の仕事に就くには、どうしたらいい?

これから秘書の仕事をしたいと考えている場合には、どのようなことに気をつければ良いでしょうか。

秘書の仕事に就くために必要なことを以下解説します。

秘書の仕事で就職するために

秘書と一言で言っても、様々な業種の秘書が存在します。

役員秘書

秘書の中では最もポピュラーと言えるのが役員秘書でしょう。

決まった個人に専属で就くことや、部署など複数人であたるグループ秘書がありますが、いずれにしろ企業の経営陣や役員に当たる人々を補佐するのがメインの業務となります。

外資系企業の場合は外国語能力も必要とされ、外国人役員と英語で業務を行える能力や、通訳や翻訳のスキルも必要となるでしょう。

弁護士秘書

法律事務所で弁護士の業務を補佐するのが、弁護士秘書です。

事務処理が主な仕事ですので、基本的には法律の専門的な知識は必要とされないでしょう。

裁判に必要とされる書類作成などの業務に携わることが多いと言えます。

学者秘書

大学の教授や研究者を補佐する業務が、学者秘書です。

教授や研究者のデスクワークのサポートや研究費の手続き、身の回りの雑務をこなすだけでなく、時にはデータの整理や実験の助手など専門的な仕事もする場合があります。

医療秘書

病院の医師のデスクワークをサポートするのが、医療秘書です。

医療秘書と言っても、仕事内容によって行う仕事は大きく変わります。

会議や学会の準備・医局周りのことを主に行う医局秘書、診療報酬明細書の作成や受付などを行う医療事務、診断書の作成や診察に立ち会いカルテ入力や検査予約などを行う医師事務作業補助者など、内容によっては専門的な業務が加わることもあります。

議員秘書

国会議員をサポートするのが、議員秘書です。

私設秘書、公設秘書、政策秘書の3種類があり、公費で雇用できる公設秘書2名と政策秘書1名以外は、議員の私費で雇用されます。

政策秘書以外ならば特に採用基準や採用制限はないので、議員の私費で雇用が可能です。

資格はあったほうがいい?

秘書の検定としてよく知られているのが、公益財団法人実務技能検定協会が実施している「秘書技能検定試験」です。

試験は1級から準1級、2級、3級までの4つのレベルに分かれており、1級と準1級には面接試験が追加されます。

他にもパソコン技能レベルをチェックする「マイクロソフトオフィススペシャリスト」や、経理財務でも必要な「日商簿記検定」などが挙げられます。

また「CBS(国際秘書)検定」もあります。

様々な検定がありますが、いずれにしろ検定に合格することは自分がどれくらいの知識や技術を持っているかの指標にはなるものの、秘書になるために必要というわけではありません。

検定に合格する以上に幅広い知識と実務を身につけることが、実際に仕事をする上では大切であると言えます。

必要なスキルや経験は?

企業により状況は変わりますが、秘書未経験でも応募可能な企業は少なく、秘書業務の経験者がやはり圧倒的に有利と言えるでしょう。

秘書としての新卒採用は滅多にありません。

秘書は企業の経営陣をサポートするという業務であるため、どの企業でも他部署で社会人としてのスキルや経験を学んでから、秘書に向いていると判断された人が、秘書として異動することがほとんどです。

秘書の仕事に就きたいのならば、まずは秘書業務を経験することです。

契約社員や派遣社員ならば未経験の人でもチャンスはありますので、秘書としての様々なスキルを会得してから、ステップアップしていくのが良いでしょう。

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秘書という仕事のやりがいはコレ!

秘書は大変な仕事ですが、やりがいもあります。

どんなことが秘書のやりがいなのでしょうか。

企業の最先端を目にすることができる

秘書は企業のトップや経営陣の方々と接する機会が多いので、勉強になることが非常に多くあります。

また、秘書は企業の様々な物事を知るチャンスもあるでしょう。

普通では知り得ない様々な企業的判断を近くで感じる瞬間に恵まれたり、トップがどのように考えて実行に移すのかを目の当たりにすることができます。

自身のスキルアップになる

秘書は上司のそばに控えて仕事をすることが多いため、場合によっては企業のパーティーの場などに一緒に参加する機会があります。

そのような場では、業界を問わず著名な方と接することがあるかもしれません。

 

そのような方と接することで自然と視座が高まることもあるでしょう。

時には新しい分野に関わることができる、貴重な機会を得ることになるかもしれません。

マルチなリクエストに臨機応変に対応するのが得意になる

秘書は熨斗やご挨拶状など、他社の秘書のおもてなしの心や温かい対応を受けたり、日本の文化を実感できることも醍醐味の一つです。

他の企業の秘書の対応の仕方を知ることは、自分自身を磨く良い機会になり、働く上で非常に参考になることが多いはずです。

また、いざという時にも素早く冷静に対応できる癖がつくでしょう。

そのため、上司が忘れそうになってしまった事柄をサポートできた時は、上司からも感謝され秘書としても評価されます。

秘書に限ったことではありませんが、褒められると嬉しいですし、モチベーションが上がりますよね。

美味しいご馳走や高価なお土産をいただけることがある

秘書は社外の重役に就く方々や、上司への来客に接する機会が多い仕事です。

そのため、上質な手土産や、その土地でしか手に入れることのできない貴重な手土産などを頂ける機会が時折あります。

会食に同席する場合には、美味しいものをいただけるかもしれません。

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他にも秘書のやりがいは、こちらの記事を参考に!

まとめ

秘書は上司の仕事を陰ながら支えることが基本業務です。

そのため、社会人としてのマナーやコミュニケーションスキルなど、幅広い知識や心構えが必要な仕事と言えます。

様々な人に気を配り、気を利かせなければならない精神的にハードな仕事ではありますが、その反面自分を磨くこともでき、他の職種にはない貴重な経験ができるという素敵な面も沢山あります。

最初から秘書に向いている人はいません。

毎日学んで努力を重ねて、知識やスキルを得ることで秘書として求められる人材になれるように頑張ってくださいね。

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