女性の憧れの職業にランクインしている秘書!

毎日どのような仕事をこなし、どのような才能を発揮できる人が活躍しているのでしょうか?

私も秘書という響きに憧れを持ち、軽い気持ちで就職した一人です。

秘書は、どのようなマナーを身につけて、どのような振る舞いをすれば良いかを業務を通して学び、理想の秘書になることを目指して頑張っていました。

そして、試行錯誤して日々努力を重ねた結果思ったことは、『秘書の仕事はとても魅力的でやりがいのある職業』ということでした。

そんな秘書のやりがいとは何かを紹介していきたいと思います。

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秘書の仕事ってどんな仕事?

秘書の仕事とは、どんな仕事でしょうか?

秘書は、経験のない人にとっては少し敷居が高く感じられるのではないでしょうか。

秘書は細やかな気配りが必要で、その場に応じた振る舞いや対応が求められますが、努力や意識の持ち方次第で誰にでもできる仕事だと思います。

どの業界の秘書の仕事にも共通する業務は、スケジュール管理・調整、電話応対、来客応対、会議の準備、資料の作成・管理・整理、その他上司のスケジュールに伴う様々な手配などです。

最も重要なのは、上司との間で円滑に業務を進めるために良好な関係を築くことです。

秘書のやりがいを感じる6個のポイント

秘書の仕事には日々やりがいを感じることが沢山あります。

秘書は『縁の下の力持ち』だと思います。

苦労もありますが、経験を積んで乗り越えれば乗り越える程に感動も大きく充実感もあります。

仕事で関わった方から『ありがとう』など言葉を頂いた時は『また次も頑張ろう!』と力が湧いてくるのです。

そのやりがいとは、どのような時に感じるのでしょうか?

実際に秘書として働いた経験を基に、ここではやりがいについてまとめてみました。

積み重ねた気配りでピンチがチャンスを呼ぶこと

例えば、上司が各部署に対して急な会議など召集をかけたり、無理な仕事を言ってくることがあります。

その指示を受けて秘書が関係のある部署に連絡をする際に、普段から密なコミュニケーションが取れていれば、無理を言っても便宜を図ってくれます。

各部署も別のスケジュールが入っていたり、会議に時間が割けない忙しい時もあるでしょう。

しかし、秘書が普段から他の社員に対して臨機応変に業務を助けたり、常に笑顔を絶やさずにちょっとした声掛けや労いの言葉など感じの良い対応をしていることで、緊急時には自分を助けてもらうことにもなるのです。

その様に急に無理なお願いをしても、秘書個人が日頃から人間関係を円滑にしておけば、文句も言われずに無事に会議を行えます。

結果、重要なプロジェクトなども随行し、上司からの信頼度に上がり、秘書としての業務を遂行することができました。

目上の人や多くの人と関わることができる

社内、社外問わず役員にコンタクトを取りたい時にはまず秘書に伝えてくることが多いです。

社内で上司への報告や相談がある時も、必ずと言って良い程秘書が間に入り上司に繋ぎます。

そのため、社外のお客様も社員も、秘書に対して敬意を払った対応をしてくれます。

シビアな内容の時などは特に関わり方に気を付けなければいけません。

今後のお付き合いなどを考えますと、秘書が役員のタイミングを見計らって上手に取りまとめて話を持っていきます。

良い結果をおさめることができれば、両者からの信頼度も増して、秘書として更に認めてもらうことができます。

そのおかげで持ちつ持たれつの関係を作ることができ、自分が頼りたい事案や業務上で困った時も相談に乗ってもらえます。

日常生活では関われないような地位の高い人と繋がりが持てることもあります。

人間関係を改善するのが得意になる

秘書は上司と社内外の関係者の間に入るパイプ役ですが、そのため、業務を通じて状況に応じた的確な判断力が身についていきます。

結果的に自然と人間関係の改善能力が高くなり、トラブルを解決することが得意になります。

関わる人からの信用度が上がり、褒められたり感謝されることも多くなり、やりがいに繋がります。

難しい気質のお客様なども、秘書の誠実な対応次第で態度が好転します。

実際にこのように相手の態度が良い方向に変わり事態が好転した時は、心から秘書をしていて良かった思い、大きなやりがいを感じました。

それ以降は本当に信頼され、お客様の対応が優しくなりました。

秘書業務で身についた人間関係を改善する能力はその後も自信となり、秘書を辞めた後も大いに活かされますし、大きな実績となります。

専門知識が身につく

秘書の仕事は職種によって業務内容が大きく変わってきますが、上司との日常会話の中で、他では知ることができない専門的な職務知識が身につきます。

弁護士秘書ならば法律に関すること、医師の秘書として働くならば医療知識について詳しくなり、議員秘書は政治に関することに詳しくなります。

これらの専門家から得た知識は、何よりも自分の能力を向上させてくれます。

知識が豊富な人ほど、人に教えることが好きなように思います。

上手なお付き合いをして話をしていく内に、親切に教えて下さるる場合もあります。

このように基本的な秘書業務ばかりでなく、得られる知識も増え、秘書として更に磨きがかかります。

そして日々の努力が大きく実を結んでいきます。

秘書の職業は存在価値が高い

秘書がいなければ、業務機能が止まる!

秘書は毎日、業務スケジュールの調整や上司が経営に専念できるようにサポートをしています。

出張先から仕事を指示される場合もあり、業務が重なることもありますが、滞りなく行うことが使命です。

心掛けていることは、仕事に優先順位を付けて処理速度を向上させることです。

もしそんな秘書がいなくなり業務サポートができなくなれば、会社の機能が一部止まると思います。

結果的に上司にかなりの負担をかけますし、損益損失にも繋がります。

そのように地味な存在ではありますが、上司を影で支える責任のある立場であり、誇りを感じるやりがいのある仕事だと思います。

事務作業が得意になる

上司から専門的な内容を処理する事務作業を頼まれることがあります。

例えばデータを分析するためにグラフ化にするなどの作業をしますが、トップの役員に届くデータは最終的な情報が多く、特に重要なマル秘扱いの文書でもあります。

そんな重要な内容の仕事にも関わることができます。

間違えることなく慎重に作成するのはもちろんですが、その上でスピーディーにこなさなければならない場合もあります。

毎回とても神経を使いますが、ハードルが高い仕事であればある程やりがいを感じます。

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やりがいを持って働くために必要なこととは?

やりがいのある仕事に就けることは社会人にとってとても嬉しいことです。

その、やりがいを持って働くために、私が感じた必要なことを紹介していきたいと思います。

まず、基本は企業の仕事内容や流れを充分に理解し、上司を尊敬することです。

どんな上司に就くか分かりませんが、相手を尊敬できなければやりがいなどは持てません。

そして、上司との間に良好な関係や信頼関係を築くことが第一歩であると思います。

前向きな心構えや対応

例えば、社内外の相手に業務の依頼や上司からの説得や忠告など伝えづらい内容を代理で秘書が伝えることがあるとします。

そのような時は、相手を傷つけずに人格を否定しないような言葉を使うことが大切です。

また、その反対に自分が上司から注意等を受けることもあるでしょう。

注意を受けた場合は、前向きに受け止める心構えが大切です。

日頃から素直で謙虚に受け止め反省できること、もし言い分があるならば最後まで話を聞いてから冷静に述べることがポイントです。

これらはその後、業務上において上司や社員との関係に影響が出ないようにするためです。

接遇用語で応対する

接遇とは、感じの良い言葉遣いで丁寧にお客様をおもてなしすることを意味します。

お客様は秘書の接遇の態度で、上司または企業のイメージを想像します。

相手が不快に感じる応対をすれば、企業や上司の顔に泥を塗るようなものです。

会社の代表として接している気持ちを忘れずに、相応しい言葉遣いで丁寧ににこやかに応対することが大切です。

間違った敬語を使わないようにすることも大切です。

話し方や聞き方の上手な人間になる

人の話を聞く時は、相手の目や表情を見て、相手の言葉に相づちを打ち、聞いていることを相手にきちんと示します。

相手が何を言おうとしているのかをしっかり考えながら聞き、複雑な内容はメモを取ることもあります。

話は遮らずに、分からないことがあれば質問は必ず最後にします。

また上手な話し方は、予め伝えたい内容を整理しまとめておき、簡潔に話します。

その場に応じた言葉を使うことと、専門的な用語は使わずに相手に分かりやすく話すことが大切です。

そして、相手を否定するような話し方はせずに、肯定的な話し方を心掛けることが重要です。

慶事やパーティなどのマナー

ここでも、常識的な振る舞いができないといけません。

慶事とは、結婚や出産などの喜ばしいおめでたいことを言います。

ビジネスの慶事ごとには社屋の落成式、社長就任式などがあり、上司に同伴することもあります。

招待された場合は、上司のスケジュールの調整、出欠の連絡、祝電の手配、またご祝儀を会社と相談して用意もします。

祝辞原稿の作成の手伝いもあります。

同伴する場合は秘書の立場をわきまえ、目立つ服装を避けるなど清楚な印象を意識した服装が好ましいと言えます。

弔事のマナー

弔事の対応も大切な仕事の一つです。

訃報の知らせが入れば上司に報告と相談をして、弔電を打ったり何らかの対応をしなければなりません。

事前に確認しておかなければいけないことは葬儀の形式です。

仏式か神式かキリスト教式などで葬儀の進行が異なりますので、確認しておく必要があります。

上司のご家族の場合には、密葬ではない限り参列します。

また、上司の代理で参列することもあるので、弔事のマナーは必ず身につけておかなければなりません。

あくまでも上司の代理ということを忘れずに、会葬者の名簿には上司の名前を書きます。

添え書きに小さく代理を意味した(代)を書きます。

香典を渡す場合に気を付けたいことは、お悔やみを述べて、ふくさから取り出し正面を相手に向けて両手で渡すようにしましょう。

代理での参列の場合は余計な言葉はつけない方が無難と言えます。

お悔やみの言葉は「この度はご愁傷様です」の言葉で大丈夫です。

秘書としての日常の身だしなみや心構え

秘書は企業のイメージを作ると言っても過言ではありません。

社内外を問わず人と接する機会の多い仕事です。

秘書の身だしなみや印象で会社や上司の良し悪しのイメージに繋がります。

身だしなみに大切なのは、清潔感があり、機能的で会社の雰囲気にあった動きやすい服装です。

華美な体の線を強調したものは控えます。

また髪型やメイクもナチュラルにします。

但し、ノーメイクはいけません。

基本的には濃い色や派手な色は避けて、髪の毛も長ければ束ねることが大切です。

秘書は企業の花ですが、あくまでも清楚な花でなければなりません。

自分より相手を優先的に考えられること

とても基本的なことですが、これは秘書業務で最も大切なことです。

自分に有益な方向へ物事を進めるのではなく、あくまでも平等に接し、相手の気持ちを尊重することが大切です。

私がこの人の立場ならば、もしくは今の状況であれば、どのようにすることが最善の方法なのかと常に考える癖をつけると良いでしょう。

状況が変わっても同じことで、電子メールでの対応も、相手の立場や状況に応じて言葉を使えるように気を付けます。

誰に対しても客観的に物事を見れるように、自己中心的ではない言動が必要とされます。

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まとめ

秘書の仕事をする上でのやりがいや必要最低限の常識などをまとめてみました。

如何でしたか?

私、個人の感覚では、秘書は『綺麗なお姉さん』を想像してしまいます。

その綺麗の意味は内面からの美しさであり、前向きな心構えや明るさ、輝く笑顔を意味した美ということです。

異性に好感を持ってもらえることは簡単でしょう。

しかし、年齢や男女問わず好感を持たれるためには毎日の努力が必要です。

秘書は、マナー、技能、知識を身につけた上で、役員を支える立派な職業だと思います。

少しでも秘書を目指す方の参考になり、活躍する人が増えてくれれば嬉しいと思っています。



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