女性の憧れの職業にランクインしている秘書!

毎日どの様な仕事を熟し、どの様な才能を発揮できる人物が活躍しているのでしょうか?

私も秘書という響きに憧れを持ち軽い気持ちで就職したその一人です。

秘書とは、どの様なマナーを身に付けて、どの様な振る舞いをすれば良いかを業務を通して学び、理想の秘書に慣れる様に日々目指して頑張っていました。

そして、試行錯誤をして努力を重ねた日々の先にある秘書の仕事はとっても魅力的でやりがいのある職業です。

様々な年齢層の人と関わりを持つ仕事は決して簡単ではありません。

そんな秘書のやりがいとは何かを紹介して行きたいと思います。

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秘書の仕事ってどんな仕事?

秘書の仕事とは、どんな仕事でしょうか?

秘書って経験の無い人には、ちょっと敷居が高い様な気がしてしまう人もいるんではないでしょうか?

秘書とは、その場に応じた振る舞いや対応が出来、マメなタイプで少しの努力や意識の持ち方次第で出来る仕事だと思います。

どの業界の秘書の仕事にも、共通する業務は電話応対、来客応対、会議の準備、資料の作成・管理・整理、スケジュール管理・調整などです。

また、最も重要なのは、上司と円滑な業務が出来る為に良好な関係が築ける事が一番大切な仕事です。

秘書のやりがいを感じる6個のポイント

秘書の仕事は日々やり甲斐を感じる事が沢山あります。

関係者からの「ありがとう」の感謝の一言で又、次も頑張ろう!と思える仕事です。

苦労があれば、ある程に乗り越えた時の感動は大きいものです。

その様に秘書は縁の下の力持ちの存在だと思います。

そのやり甲斐とは、どの様な時に感じるのでしょうか?

実際に秘書として働いた経験を元に、ここでは、やりがいについて纏めて見ました。

積み重ねた思いやりのお付き合いでピンチがチャンスを呼ぶ事

上司が急な会議や関係者に対して緊急ミーティングをしたいと言い出しました。

各部署に対して、無理な仕事のお願いをした場合も当てはまります。

関係のある部署に連絡をする際に、普段から密なコミュニケーションが取れていれば、無理を言っても便宜を図ってくれます。

別のスケジュールが入っていたり、会議に時間が割けない忙しい部署もあるでしょう。

しかし、秘書が普段から他の社員の事も臨機応変に業務を助け、笑顔を絶やさずにちょっとした声掛けや労いの言葉。

廊下などですれ違う際の挨拶などの少しのコミュニケーションでもいいのです。

普段から感じの良い対応をしている事が大事!

緊急時にはとても生かされます。

その様に急に無理なお願いをしても、秘書個人が日頃から他部署などの対しても人間関係を円滑にさえしておけば、文句も言われずに無事に会議を行えます。

結果、重要なプロジェクトなども随行され上司からの信頼度が上がり秘書としての業務が全うされました。

目上の人や沢山の人と関わりになれる

秘書は上司を支える立場の柱の様な存在だと言えます。

秘書を持つ様な役員クラスになると、コンタクトを取りたい時には、まず秘書に伝えてくることが多いのです。

社内で報告や相談をしたい時なども、必ずと言っていい程、秘書が上司との間に入ります。

その為、社外のお客さんや社内の人間は秘書に対して敬意を払った対応をしてくれます。

シビアな内容の時などは特に関わり方に気を付けないといけないです。

今後のお付き合いなどの事を考えますと、秘書が上司のタイミングを見計らって上手に取り纏めて上げられるように話を持ちかけます。

良い結果に収める事が出来れば、両者からの信頼度が増して、認めて貰う事が出来ます。

その副産物として、持ちつ持たれつの関係になれ、自分が頼りたい事案や業務上でのお願い事なども相談に乗って貰えたりします。

日常生活では関われない様な格が高い目上の人との繋がりが持てたりします。

人間関係を処理するのが得意になる

秘書とは、上司と社内外の関係者の間に入るパイプ役の仕事ですが、その為、業務を通じて状況に応じた的確な判断力が身に付きます。

結果的に自然と人間関係の処理能力が高くなりトラブルを片付けるのが得意な人になります。

関わる人からの信用度が上がる為、褒められる事や感謝される事が多くなり、やりがいを感じます。

難しい気質な社外のお客さんなども、秘書の誠実な対応次第で態度も好転します。

この様に相手の態度が良い方向に変わって行く様を経験すると秘書をやってて、本当に良かったと実際に心から思えた事がありました。

以後は本当に信頼され、対応が優しくなりました。

難しい人間関係程、乗り越えれる事が出来れば、大きなやり甲斐を覚えました。

この能力は秘書を辞めた時にも大いに生かされますし、秘書業務で身についた人間関係を処理する能力はその後も自信となり、大きな実績となります。

専門知識が身につく

秘書の仕事は職種によって業務内容が大きく変わってきますが、当たり前の事ではありますが、所属先の上司と会話する事が仕事です。

その日常会話の中で、他では知り得ない専門的な職務知識が身に付きます。

弁護士秘書ならば法律に関する事、医師の秘書として働くならば、医療知識が詳しくなり、議員秘書は政治に関する事が詳しくなります。

これらの専門家から得た知識は何よりも自分の能力を向上させてくれます。

知識が豊富な人ほど、人に教えるのが好きな人が多いです。

上手なお付き合いをし、話し相手になれば、親切に教えてくれる場合があります。

この様に面倒な雑用や役員を支える業務ばかりではなく、得られる事も多くあり、自分の頑張り次第では業務に箔が付き、日々の努力が大きく実を結びます。

秘書の職業は存在価値が高い

秘書がいなければ、業務機能が止まる!

これはあくまでも、秘書としての業務の発揮次第、本人の活躍次第です。

秘書が毎日、地道に業務スケジュールの調整や上司が経営に専念出来るようにサポートをしています。

出張先からも遠隔で仕事を指示される事もあり、業務が何重にも重なる事さえもありますが、滞りなく行える事が理想です。

心掛けている事は、仕事に優先順位を付けて処理する事が、処理速度を向上させます。

もし、そんな秘書がいなくなり、業務サポートが出来なくなれば、会社の機能が一部止まると思います。

結果的に役員者のサポート役が居なければ、雑務に時間を費やしますから、損益損出にも繋がります。

その様に地味な存在ではありますが、上司を影で支え同じ内容の業務を行う責任のある立場であり、誇りに感じる仕事だと思います。

事務作業が得意になる

専門的な内容を処理する事務作業を上司から頼まれたりします。

データを分析する為にグラフ化したりと、上位に立つ役員の元に届くデーターは、最終的な情報が多く特に重要なマル秘内容の文書でもあります。

そんな重要な内容の仕事にも関わらせて貰えます。

間違える事なく慎重に作成しなければいけないのは当然ですが、その上にスピーディーにこなさないと、いけない場合もあります。

毎回とても神経を使いますが、しかし、ハードルが高い仕事をお願いされる程にやりがいが湧きます。

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やりがいを持って働くために必要なこととは?

やり甲斐のある仕事に就ける事って社会人にとってはとても理想で嬉しい事です。

その、やり甲斐を持って働く為に私が感じた必要な事を紹介して行きたいと思います。

まず、基本は企業の仕事内容や流れを十分に理解しどんな上司に配属されるか分かりませんが、上司を尊敬出来なければ、やり甲斐などは持てません。

まずは、尊敬をする事、良好な関係や信頼関係を築く事がやりがいを持って働くことの第一歩であると思います。

前向きな心構えや対応

例えば、社内外の相手に業務の依頼や上司からの説得や忠告など伝え辛い内容のことも代理で伝える様に指示などがあるとします。

そんな時の対応は相手を傷付けずに人格を否定しない様な言葉が使える事が基本のスタンスです。

又、その反対に自分が上司からの注意ごと等を受ける場合もあるでしょう。

忠告を受けた場合は、前向きに受け止める心構えが大切です。

日頃から素直で謙虚に受け止め反省できる事、でももし言い分があるならば、最後まで話を聞いてから、冷静に述べるのがポイントです。

これら全ての事がその後、業務上に置いて上司や社員との関係に影響が出る為です。

接遇用語で対応する

接遇とは、感じの良い言葉使いで丁寧に来客者を相手にする事を意味します。

来客者は秘書の接遇の態度で、上司又は企業のイメージを想像します。

相手が不快に感じる対応をすれば、企業や上司の顔に泥を塗る様なものです。

会社の代表として、接している気持ちを忘れずに相応しい言葉使いで丁寧に、にこやかに対応する事が大切です。

間違えた敬語も使わない様にする事も大切です。

話し方や聞き方の上手な人間になる

人の話を聞く時は、目や表情、相手の言葉などに相づちを打ち、聞いている事を相手に態度で示します。

相手の考えている事を考えながら聞き、複雑な内容はメモを取りながら聞く場合もあります。

話は遮らずに分からない事があれば質問は必ず最後にします。

又、上手な話し方は、あらかじめ伝えたい内容を整理し纏めて置き簡潔に話します。

その場に応じた言葉を使う事と専門的な用語は使わずに相手に分かり易く話す事が大切です。

そして重要な事は、相手を否定した話し方には気を付けて、肯定的な話し方を心掛ける事がポイントです。

慶事やパーティなどのマナー

ここでも、常識的な対応の振る舞いが出来ないといけません。

慶事とは、結婚や出産などの喜ばしいおめでたい事を言います。

ビジネスの慶事ごとには、社屋の落成式、社長就任式などに同伴する事があります。

招待された場合は、上司のスケジュールの調整、出欠の連絡、祝電を打つなど、又、ご祝儀金を会社と相談して用意する事も仕事です。

祝辞原稿の作成の手伝いもあります。

同伴する場合は秘書の立場をわきまえ、目立つ服装を避ける事など、清楚な印象を意識した服装が好ましいと言えます。

弔事のマナー

役員の秘書になると、弔事事の対応も大切な仕事の一つです。

訃報の知らせなどが入れば、上司に報告と相談をし、お悔やみの弔電を打ったり何らかの対応をしなければなりません。

事前に確認して置かないといけない事は葬儀の形式です。

仏式か神式かキリスト教式などで葬儀の進行が異なりますので確認しておく必要があります。

上司のご家族の場合には、密葬ではない限り、参列します。

又、上司の代理で参列する事もあるので、弔事のマナーは必ず身につけて置かなければなりません。

あくまでも、上司の代理という事を忘れずに、会葬者の名簿には上司の名前を書きます。

添え書きに小さく代理を意味した(代)を書きます。

香典を渡す場合も気を付けなければ、いけないのは、お悔やみを述べて、ふくさから取り出し正面を相手に向けて両手で渡す様にしましょう。

代理での参列の場合は余計な言葉は付けない方が無難と言えます。

お悔やみの言葉は「この度はご愁傷様です。」との言葉で大丈夫です。

秘書としての日常の身だしなみや心構え

秘書は企業のイメージを作ると言っても過言ではありません。

社内外を問わず人と接する機会の多い仕事です。

秘書の身だしなみや印象で会社や上司の良し悪しのイメージに繋がります。

身だしなみに大切なのは、清潔感があり、機能的で会社の雰囲気にあった動きやすい物です。

華美な体の線を強調したものはNGです。

又髪型やメイクもナチュラルでないといけません。

但し、ノーメイクはいけません。

基本は、濃い色や派手な色を避けて、又髪の毛も長ければ束ねる事が必須です。

秘書は企業の花ですが、あくまでも清楚な花でなければなりません。

自分より相手を優先的に考えられる事

とっても基本的な事ですが、これは秘書としての対応の基本です。

自分に有益な方向へ物事を運ばず、あくまでも平等に接し、相手の気持ちを尊重できる事が大切です。

私がこの人の立場なら今の状況であれば、どの様にすれば最善な対応かと、常に考える癖を付けると良いでしょう。

状況が変わっても同じ事で、電子メールでの対応も、相手の立場や状況に応じた言葉を使える様に気を付けます。

誰に対しても客観的にも物事を考えられる様に自己中心的ではない言動や理解度の高さが必要とされます。

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まとめ

秘書の仕事をやっていく上でのやり甲斐や必要最低限の常識などを纏めてみました。

如何でしたか?

私、個人の感覚では、秘書は綺麗なお姉さんを想像してしまいます。

その綺麗の意味は内面からの美しさであり、前向きな心構えや明るさ、輝く笑顔を意味した美という事だと思います。

異性に好感を持って貰える事は簡単でしょう。

しかし年齢や男女問わずに好感を待たれる為には毎日の努力が必要です。

秘書になる為には、マナー、技能、知識を身につけた上で、上司を支える立派な職業だと思います。

秘書を目指す方の少しでも参考になり、活躍する人が増えてくれれば嬉しいと思っています。


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