病院秘書とは、実際はどのような仕事をしているか?

採用される人はどのような人なのか?

気になりますよね!

お医者さまと近づける人気の職業のひとつ病院秘書!

若い人の間では、結婚の相手探しだったり、秘書とはバリバリのキャリアウーマンタイプを連想しそうですが、秘書経験者の濃厚なお話です。

こんな私でも、こなせたので軽い気持ちで一度は経験するのも良い人生経験ですよ!

病院秘書の大まかな仕事内容

大まかな仕事内容はズバリ!雑用係です。

医局内をいつも清潔に保ち、当直明けの医師の布団を干したり、昼食のお弁当手配や休憩時に飲むコーヒーやお菓子の準備、毎日届く郵便物を仕分けたり、幹部医師などに決裁を回したりします。

これは重要なプロジェクトの許可を貰うためです。

医局内で使う日用品の物品調達など、大体は院内から注文が出来るものが多くあります。

これも秘書の大切な仕事です。

欠品させずに在庫を準備しておきます。

また、お付き合いのある病院へは幹部医師が挨拶に出向いたりもしますので、手土産品の購入に外出もあります。

このように、病院通しのお付き合いもありますので、お中元やお歳暮が届く時期にはお礼状の作成他、添え状などの文章作成があります。

秘書と言えばスケジュール管理をするイメージがありますが、基本的には医師個人で管理することが多いです。

けれども、外部から医師のスケジュールも聞かれますので、全員のスケジュールは必ず知っておくのがベストです。

時には難しい仕事も回ってきますので、気を抜きすぎるのは要注意です。

学会出張の航空券手配やホテル探し、出張報告書の内容を代行で作成し提出することなどがあります。

時にはプレゼンの資料内容の助言を聞かれたり会議の資料作成補助や会議会場の準備、英文メールも打たされたりもします。

この辺は英語の知識がなくても翻訳ツールで何とかなります!

近い立場から医師と係わる秘書の仕事は、とても濃厚で知るほどに辞められなくなり、やり甲斐のある仕事でもあります。

病院秘書とはどんな仕事?

どこまでの業務を秘書が関わっていけばいいのか?

医師との距離の取り方など、はじめは、分からない点が多いかと思います。

私は上司からは教えてもらえず、個々の性格やその場の空気を読んだ立ち回りを心がけていた気がします。

病院秘書の業務は、一般企業で通用する常識とは少し離れたところにあり、はじめての病院勤務を務める人は戸惑い慣れるまでは時間が掛かると思います。

私もそうでした。

しかし時が経つにつれて、本当に面白い仕事です。

どんなに頭が良くても!

どんなに容姿端麗であろうとも!

病院秘書とは、医師の仕事(医療分野以外)での業務軽減を補助する人であり、病院内での主人公はあくまでも医師です。

医師をたてる!

どんなに美人な人が秘書になろうとも、気が利かない空気が読めない人はダメなんです。

でも「美人は癒されるなぁ!」とある方の事を褒めていたのを耳にした事があるので、「医局の華」と、大切にされる場合もあるかも知れませんね!

医者はとにかく見ていないようで、秘書の行動をチェックしています。

プライドの高い人たちなので、細かいことは指摘はしませんが、掃除の怠りや、適当な発言に気をつけて、細やかに気配り上手な対応を心がけるといいかと思います。

病院秘書が向いている人の4個の特徴とは?

医局内での妻!心の広いお母さんタイプ!

秘書に向いている人は、ダントツお母さんのような要素の人です。

ワガママで少し思春期に差し掛かる頃の息子や娘を扱うような広い心で穏やかなタイプの人です。

ですが、お母さんといっても、びっくりするような事があれども上から目線での対応は絶対にしてはいけません。

一度でも露骨で粗末な対応をしてしまったら、すぐにさりげなく誠意をもって謝るべきです。

今後、仕事がやり辛くなるからです。

爽やかな対応ができる明るい人!

こちらは作り笑顔でもいいので爽やかに対応ができる人です。

いつも、いつも爽やかな対応ができる人なんてそうそういません。

面倒な仕事も沢山言われたりもします。

本心では煮えくりかえった気持でもいいのです。

表情には絶対に出してはいけないのです。

いつまでもクヨクヨしないで、多少傷ついても笑顔で乗り越えれる人です。

挨拶がきちんとできる人!

医師は比較的に朝が弱い人が多いです。

それは、専門医資格試験の勉強を遅くまでしていたり、当直があったり、夜中に緊急的に呼び出されたり、患者さんの病状次第では、その呼び出しが何日も続きます。

当たり前のことですが、担当医は基本的には一人で受け持ちます。

学会などで、急遽、代わりに患者さん診る医師は、同じ診療科であったり、関連する病状を担当する診療科の医師になりますので最期の日または、元気になり退院される日まで、続く時があります。

機嫌が悪かったり、朝挨拶しても挨拶が返ってこない場合などは、このような場合が多いです。

そんなことが積み重なり辛くても、1日の始まりの朝は爽やかに!

挨拶で始まり挨拶に終われる人が向いています。

口の堅い人!

医者とは一目置かれた存在、病院内でも患者さんからもそうです。

面白い内容のことも沢山あります。

けれど、ゴシップなネタなどがあっても、この類の話は近い立場のコメディカルなどには絶対に情報を共有してはなりません。

すぐに出所が割れます。

医局内では患者さんの病状の情報を医師どうしで共有しています。

診療科が違えども手術の時など、病気が一か所でない場合など、治療には慎重に話合われます。

治療が難しいほど、細かく患者様の体の状態や金銭的な話や家族構成などです。

それは、生活が困難な人や家族の協力が得れない人など、公的に援助を受けさせて上げるための情報共有です。

とくに、有名人などが実家のある地方への入院を希望してくる場合などは、決してミーハーな気持ちになってはいけないのです。

身内にでも口外しないつもりでいられる人が向いている人ではないでしょうか!

病院秘書が向いていない人の4個の特徴とは?

パソコンが苦手な人!文章の下手な人!

季節ごとに関連施設などからのお手紙やお中元、お歳暮などが届きます。

気の利いたお礼状を送らなければなりません。

時には、医療機関宛てにイベントのお知らせの手紙やお願いごとの文章、掲示物などを作成しなければなりません。

他部署から、特に看護師さんは現場で忙しく働いていますので、パソコンと向き合う時間が取れないので頼まれることが多かったです。

外来表や当直順番表など細かい指示のもと作成物を作らなければなりません。

苦手では済まされません。

漢字が苦手な人!

医療関係者には健康診断が義務図けられています。

一般企業もそうですよね。

心臓の検診から肺やその他いろいろ健康診断を受けます。

特に循環器(心臓)の診断は漢字ばかり並んだ四字熟語の様な専門用語が並んでいます。

その助手を任されます。

私は漢字が苦手でどちらかというと、手書きでというよりパソコンで変換派、いつの間にか漢字が苦手になり恥ずかしい思いをした経験があります。

漢字は毎日新聞を読んだりしていると身に付きますので、そのように対策を取ると解消するでしょう!

気が全く利かない鈍感な人!

医師が廊下を通れなくて待っています。

そんなことには気が付かず、別の課の秘書と他部署の女の子同士楽しそうに広がって話に夢中でした。

どこの職場にも共通することだと思いますが、周りを気にして空気を読み、色んな場所に目を向けて、相手の表情を敏感に読むべきです。

鈍感な人は絶対に難しいと思います。

話の聞き下手な人

医師は人の話を聞くより自分の話を聞いてほしい人が多いため。

自分が話しているのにいつの間にか話を乗っ取られていたりするのを嫌います。

露骨にしらけた表情になったのを経験しました。

まずは話の聞き上手になり、自分の話は控えめにするのがいいでしょう。

特に自慢話には、要注意です。

病院秘書の仕事経験は、その後どんな職種・仕事に活かせる?

営業事務

とにかく気配りが生かせます。

こうやれば仕事がやりやすくなるのではないかとあれこれ頭を回しますので、機転の利いたパーフェクトな営業事務員になれるはずです。

サービス、接客業

医師を不快にさせないように心がけるようになりますので、人の気持ちに敏感になれます。

笑顔、爽やかな応対ハキハキとした返答が自然と身に付きました。

接客業にはまさにぴったりです。

心理士や看護師

病院秘書の仕事をして、相手の考えを読めるようになりました。

こうした発言や対応は相手にどのような影響を与えるのかが分かるようになり、病院秘書で培った忍耐の精神で、苦手とする人が少なくなりました。

心理士や看護師になるには、まず資格が必要ですが、医師から常に勉強をしている姿を多く見ていたので、学ぶということの大切さを教えて頂きました。

看護師を見ていて医療現場の現実を知り、看護師の素晴らしさや優しさには憧れるものがあります。

看護職も気配りがなければ出来ない職種だと思いますので共通する点があるかと思います。

子育て保育士

子供を育てるということは、さりげなく手を差し伸べて見守り待つこと!

忍耐です。

忙しい医師との係わりは、タイミングを見て接する!

まさに待つこと。

診療業務や専門分野などの知識には完璧ですが、それ以外は無頓着で、机の上など身の回りは散らかり放題!

大切な書類はどこにあるのやら?という医師も多いです。

サポートする子育てにも共通するのではないでしょうか。

これから病院秘書の仕事をはじめるには、どうしたらいい?

まずは、自分のコミュニケーション能力を磨くことだと思います。

忙しい外来を終えて帰ってくるとかなり機嫌が悪い医師がいます。

そのような時に何度も話しかけると、とんでもなく痛い目に合います。

しかし、業務上どうしても尋ねないといけないこともあり、これは仕方がありません。

まずは、そのよう場合に怒らせずに対応できるような、物腰を柔らかく、人を労われる気持ちや自然と出せる笑顔を身に着けるといいです。

いつも笑顔は忘れずに!を心がけているとすぐにはじめられます。

病院秘書の仕事で就職するためには?

面接の時に私が気を付けたことは、笑顔で落ち着いて面接を受けることを心がけました。

胸を張って誠実に対応し、話をきちんと正確に聞いて受け答えをするようにし、気持ちのいい印象を与えられるように努力しました。

全て気持ちを落ち着かせる事に共通したミスを減らす訓練もするといいですね。

経験を通して私がやっていれば良かったなと思えたことは、新聞や本を沢山読み、雑学を身に着けるといいかと思います。

医師との会話は、なかなか大変です。

頭のいい人とずっと居ると知らず知らずに劣等感に苛まれます。

特に年令が上の医師ほど話題の共通点が見当たらず、気まずい空気が流れます。

ニュースやスポーツ、雑学の話題を交わす機会が増えると馴染みやすくなりますので、いいかと思います。

資格は必要?

特に資格を求められるわけではありませんが、あればいい資格は語学力ではないでしょうか?

英語が喋れると尚いいでしょうが、きちんとした敬語が使える人や字の綺麗な人!

字が綺麗と代筆してほしいなどと頼まれますから信頼度UPすると思います。

必要なスキルや経験は?

スキルや経験は特別といってはないのですが、私の経験から申しますと、以前は、官公庁の臨時職員や一般企業(中小、大企業と言われるまでの企業)の事務経験者であり、主婦でもあり、若いころには夜の業界でお酒を扱うお店での接客業など、多岐にわたり苦楽の経験をしています。

恥ずかしながら特にスキルというものはなく、唯一、MOS(Excel、Word)くらいしか取得していませんでした。

けれど、資格問わず事務職の経験は必須であり、意外にも接客の経験はかなり活かせたと思います。

自慢話も自然と聞き手に周れますし、経験は全て活かせたと思います。

まとめ

医師は頭がいいので、何でも出来る人です。

特に難しい事などは基本頼まれません。

単純でめんどくさい書類作成など以外は頼まれることはなく!

基本、秘書の仕事は気配り!

信頼関係!

簡単な仕事でも頼まれた事は間違えずに正確に行うといいでしょう。

私も着任後は手探りな状態で痛い思いもしたりで、理不尽なことで叱られました。

少し謎の多い職種だと思いますが…その通り、医者とは、なかなか取り扱いの難しい世界の人なのです。

最初の頃は心の中で泣いてばかりでしたが…

こんなワガママで気まぐれな医師ですが、気がつけば可愛いとまで思えるようになり、いつの日にか、コメディカル、製薬会社のMR(Medical Representative・医薬情報担当者)関係者からは、医者を手のひらで転がす人!

○○さん!

秘書さんとは呼ばれず、そんな風に冗談まで言われだしたのです。

私の居た病院の医師は優しい先生たちばかりでしたので有難い環境でした。

慣れるまでは、失敗や苦労もありますが、それでも一生懸命頑張り、結果良ければ全てよし!

病院秘書を楽しんでみるのもなかなかいいものですよ!


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