病院秘書とは実際はどのような仕事をしているか?

採用される人はどのような人なのか?

気になりますよね!

医師の近くで仕事をする人気の職業の一つである病院秘書。

若い人の中では、秘書になるのは結婚相手を探すためと思う人もいるでしょうし、バリバリのキャリアウーマンと思う人もいるかもしれません。

この記事では、秘書経験者の私から、病院秘書について深く話をさせていただきます。

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病院秘書の仕事内容

一言で言うと『雑用係』です。

秘書と言えばスケジュール管理をするイメージがありますが、基本的にスケジュールは医師個人で管理することが多いです。

ただし外部から医師のスケジュールを訊かれることもありますので、全員のスケジュールを把握するよう心がけています。

では、日々の具体的な仕事を説明します。

医局内をいつも清潔に保つよう整頓を心がけています。

当直明けの医師の布団も干します。

医師の昼食の手配や休憩時に飲むコーヒーやお菓子の準備をします。

毎日届く郵便物の仕分けをします。

また医局内で使う日用品の物品調達は大体院内から注文ができるので、これらも欠品させずに在庫を管理します。

幹部医師などに書類の決裁を回すこともあります。

実はこれは重要なプロジェクトの許可を貰うために必要な仕事です。

お付き合いのある病院へ幹部医師が挨拶に出向くこともありますので、手土産品の準備をします。

お中元やお歳暮が届く時期にはお礼状の作成や添え状などの文書作成もします。

医師が学会で出張する際は航空券やホテルの手配をします。

出張報告書の内容を代行で作成し提出することなどもあります。

時にはプレゼンの資料内容の助言を求められたり、会議の資料作成補助や英文メールの作成もします。

英語の知識がなくても翻訳ツールがあるので心配は要りません。

会議の場所の準備もします。

こうして日々の細かい業務を通して医師と関わる秘書の仕事は、とてもやり甲斐があります。

病院秘書をする上で最も大切なこと

それは医師との関わり方です。

病院秘書の業務は、一般企業で通用する常識とは少し離れたところにありますので、初めて病院に勤める人は医師との距離の取り方など戸惑いますし、慣れるまでは時間がかかると思います。

特にマニュアルがあるわけではないので、私は医師の性格や考え方やその日の様子などを見ながら距離の取り方を常に考えていました。

まず病院内で患者にとって重要な役割を担っているのは医師であり、秘書は医師の仕事(医療分野以外)の業務軽減を補助する人です。

従って大事なのは医師に敬意を払い、常に気遣うということです。

どんなに頭が良くても容姿端麗であろうとも、気が利かず空気が読めない人は秘書には向いていません。

医師は見ていないようで、秘書の行動をよく見ています。

細かいことについて一つ一つ指摘はしませんが、掃除の怠りや無責任な発言には気をつけなければいけません。

常に細やかな気配りを心がけることが必要です。

具体的なことは次の項目で説明します。

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病院秘書に向いている4つの特徴とは?

医局内での妻!心の広いお母さんタイプ!

秘書に向いているのは思春期に差し掛かる頃の息子や娘を懐深く包み込むようなお母さんタイプの人です。

医師の言動で驚くようなことがあっても、上から目線にならず上手く対応できる人が適しています。

プライドを傷つけるようなことをして一度関係が拗れてしまうとコミュニケーションが図れなくなり、仕事がやり辛くなります。

爽やかな対応ができる明るい人!

場合によっては面倒な仕事もあり内心穏やかではない時もありますが、心に収めて爽やかな笑顔で対応し、いつまでもくよくよせず乗り越えられる人が適しています。

挨拶がきちんとできる人!

比較的朝が弱い医師は多いと思います。

それは専門医資格試験の勉強を遅くまでしていたり、当直があったり、夜中に緊急的に呼び出されたり、患者さんの病状次第ではその呼び出しが何日も続き寝不足になるからです。

そんな医師の前で明るく挨拶ができる人は秘書に向いていると思います。

担当医は基本的に患者さんを一人で受け持ちます。

その担当医が学会などで不在の場合、急遽代わりに診る医師は同じ診療科であったり関連する別の科の医師であったりします。

担当する期間は患者さんが元気に退院される日まで続くこともありますし、患者さんの最期の日である場合もあります。

そういう場合は、機嫌が悪かったり朝挨拶しても挨拶が返ってこないことも多いのです。

そんな時こそ秘書は明るく爽やかに挨拶します。

口の堅い人!

医師医者は病院内でも患者さんからも信頼され一目置かれた存在です。

医師に関わる面白い噂話も沢山ありますが、ゴシップネタは絶対に情報を共有してはいけません。

すぐに出所が割れます。

また医局内では患者さんの病状の情報を医師同士で共有しています。

例えば診療科が違っていても、手術の時など病気が一ヶ所でない場合は治療の方法、患者の体の状態、家族構成、金銭的なこと等慎重に話し合います。

それは、生活が困難な人や家族の協力が得られない人などが公的な援助を受けられるように考えるための情報共有なのです。

また有名人が地元の病院へ入院を希望する場合などもありますが、全て個人情報ですので決して口外してはいけません。

以上のように噂話も個人情報も決して口外しない信頼できる人が向いていると思います。

病院秘書に向いていない人の4つの特徴とは?

パソコンが苦手な人!文章の下手な人!

季節ごとに関連施設などからのお手紙やお中元、お歳暮などが届き、その都度お礼状を送ります。

時には、医療機関宛てにイベントのお知らせやお願いごとの文書、掲示物なども作成します。

他部署からも外来表や当直順番表など細かい指示の下頼まれることが多いので、苦手でもやらなければなりません。

漢字が苦手な人!

医療関係者には、一般企業と同様に健康診断が義務づけられています。

心臓や肺、その他様々な健康診断を受けます。

私自身はその中で循環器(心臓)の診断の書類作成の助手を任されていたのですが、漢字ばかりの専門用語が並んでいるので、漢字が苦手な私はとても苦労しました。

漢字に関しては、日々新聞を読むなど目に触れて勉強すると良いと思います。

全く気が利かない鈍感な人!

ある時秘書と女子事務員が廊下で広がって話に夢中になり、医師が廊下を通れないということがありました。

どこの職場にも共通することだと思いますが、周囲を見て気遣うこと、TPOをわきまえることが大切であり、鈍感な人は向いていないと思います。

話の聞き下手な人

医師は、人の話を聞くより自分の話を聞いてほしい人が多いようにおもいます。

自分が話しているのにいつの間にか他人に話を奪われるようなことがあると気分を害するようで、以前露骨に不快な表情になった医師を見たことがあります。

まずは聞き上手になり、自分の話は控えめにする方が良いでしょう。

特に自慢話は控えましょう。

病院秘書の仕事経験は、その後どんな職種・仕事に活かせる?

営業事務

とにかく気配りが活かせます。

こうすれば仕事がやりやすくなるのではないかと常に考えて行動しますので、機転が利く優秀な営業事務員になれると思います。

サービス、接客業

医師を不快にさせないように心がけているので、人の気持ちにも敏感になり細やかな心配りができます。

また笑顔、爽やかな応対ハキハキとした返答が自然と身につきますので、接客業で大いに活かせると思います。

心理士や看護師

病院秘書の仕事をして、相手が何を言おうとしているのか常に考えるようになりました。

自分の言動が相手にどのような影響を与えるのか気付けるようにもなり、忍耐力もつき、苦手な人も少なくなりました。

また医師からは常に学ぶことの大切さを教えてもらい、看護師からは医療現場の現実や仕事の素晴らしさ、優しさを学びました。

もちろん心理士や看護師になるにはまず資格が必要なのですが、今述べたような秘書業務で培ったスキルが活かせるのではないでしょうか。

子育て保育士

子育てはさりげなく手を差し伸べて見守り待つことが大切ですよね。

忙しい医師との関わりも、前に述べたように心広いお母さんのように見守りタイミングを見て接することが大事です。

診療業務や専門分野などの知識には完璧ですがそれ以外は無頓着で、机の上など身のまわりは散らかり放題という医師も多いのです。

こんな面からも、サポートする子育てと共通するのではないでしょうか。

これから病院秘書の仕事を始めるために役立つことは?

面接の注意点は?

面接の際に私が気を付けたことは、笑顔で落ち着いて面接を受けることです。

姿勢を正し、誠実な受け答えを心掛け気持ちの良い印象を与えられるように努力しました。

緊張を落ち着かせるための訓練もすると良いですね。

事前に準備しておけば良かったと思うことは、日頃から新聞や本を沢山読み、雑学を身につけておくことです。

ニュースやスポーツ、雑学の話題からコミュニケーションを交わす機会が増えると、就職後に職場に馴染みやすくなると思います。

資格は必要?

特に資格を求められるわけではありませんが、あると有利な資格は語学力ではないでしょうか?

英語が喋れると尚良いでしょうが、きちんとした敬語が使えたり、字が綺麗であると代筆などを頼まれ信頼度が上がると思います。

必要なスキルや経験は?

スキルや経験は必須ではありませんが、私は以前事務職、接客業の仕事をしておりました。

基本的なパソコンスキル、接客業で培ったコミュニケーション力は医師との円滑な意思疎通に繋がり、病院秘書の業務に充分に活かすことができたと思います。

まとめ

いかがだったでしょうか?

病院秘書の仕事とは基本、一に気配り!

二に信頼関係を築くこと!

簡単な仕事でも頼まれたことは丁寧に正確に行い、面倒だと思うことも懐深く対応しましょう。

私も着任後は手探りな状態で辛い想いをしたり、理不尽なことで叱られ心の中では泣いてばかりでしたが、気がつけば対応に難しい医師たちのことを可愛いとまで思えるようになり、いつからかコメディカル、製薬会社のMR(Medical Representative・医薬情報担当者)関係者からは、医師を手のひらで転がす○○さん!

と、そんな風に冗談まで言われるようになりました。

私のいた病院の医師は優しい方々ばかりでしたので有難い環境でした。

慣れるまでは失敗や苦労もありますが、その分やり甲斐も多い仕事ですので、是非チャレンジししてみて下さい。

リクナビNEXTに会員登録をした後、自分の経歴やキャリアプランを匿名で登録してみましょう。そうすると、企業から好条件のスカウトを受けることがあるのでお得です。転職の成功確率も上がりやすくなります。

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