秘書になるのは憧れるけど、なんだか難しそうだし秘書になるのは無理そうだな〜と考えているあなたへ。

秘書になる為に必要なことを具体的に分かれば秘書になる道も、ただの憧れではなくなりますよね。

秘書になるには資格が必要なのかしら?特別な勉強をした人じゃないと出来ないの?という疑問にお答えしていきたいと思います。

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秘書になるには?

実は、秘書になるには他の事務の仕事同様に特別な資格は必要ありません。

ただ、秘書になる前にしておいた方がより秘書の仕事に役立つ勉強や、資格、経験があります。

それから、求人の中には要秘書検定◯級、英検◯級のように必須条件になっているところもあります、だからと言って資格がないと秘書になれない訳ではありません。

秘書になるのに必要なのは、一般常識やビジネスマナーが備わった人材であることです。

では、資格はどうしてあるのかというと資格を持っている人の方がより良い条件の仕事に就く事が出来るからです。

募集をしている所によっては、即戦力になる秘書を求めている所やよりスキルの高い秘書を求めている場合は要資格または要経験となっているのです。

人気の資格、秘書検定とは?

人気の資格の1つとして、秘書検定があります。

秘書検定は、秘書としての知識の多さを級で分かりやすく提示できますよね。

それから、国際秘書検定というのもあります。

外資系の企業での就職を目指しているのであれば本検定の合格は高い評価を得られます。

TOEICなどの語学力をアピールできる資格も人気の資格の1つです。

こういった資格を応募の際に必須にしている募集は、その資格が取れるだけのスキルが必要な仕事を出来る人材を募集しているのです。

初心者でも勉強をして知識を身につけているのではあれば、その募集の仕事に必要な知識があると言うアピールになりますね。

秘書になるルート

秘書になるルート1:営業 → 一般事務 → 秘書

営業職を経験してから一般事務を経験し、その上で秘書課配属というルートもあります。

秘書という仕事柄、会社の経営全てに関わる役員、上司の仕事の補佐である以上営業の経験も一般事務の経験も全て、秘書業務には必要な知識となります。

役員、上司の仕事がよりスムーズに進行する為に何が必要かを常に考える仕事なので、自分自身の経験があればより的確な判断や準備が可能になります。

営業職の経験があると、営業部署へのコネクションもあるので「〇〇部署の〇〇部長の事は、良く分かっていると思うから出来るだけこの件をスムーズに運べるように相談しておいてくれ。」と言った仕事の指示にも答える事が出来、秘書の仕事をする上で強い武器となります。

また一般事務の経験も配属されていた部署の経験を存分に生かして仕事をする事で、頼り甲斐のある信頼できる秘書になる事が出来ますよね。

社内の方達も以前は一緒に仕事をしていた人が役員の秘書になった場合、気軽に相談したり質問する事が出来ることでよりスムーズに業務を進める事が出来ると言うメリットがあります。

資格取得ルート2:短大、専門学校卒業 → 秘書検定 → 秘書

秘書になる勉強と資格取得を短大や、専門学校で行い卒業と資格取得を持って一般企業、外資系企業、病院、法律事務所、議員事務所、大使館等に就職し秘書になるルートもあります。

その場合、パソコンスキル、ビジネスマナー、ビジネス文書作成、敬語や電話応対の秘書に必要な知識を取得してからのスタートとなり、即戦力があると期待されます。

就職先の業務や、担当する役員、上司の仕事を把握し実際に業務を行う事でより優れた秘書となる道が開かれるますよね。

秘書の勉強をして資格を取っている事で、新人であっても会社で基本的は秘書業務の研修や勉強会をする事なく、業務の内容を支持するだけで働けるということを期待されます。

秘書の業務の勉強を終えて、資格を取得している事でその期待に応える事のできるスキルがある事が最大の強みですよね。

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秘書の就職先や募集状況は?

秘書を募集しているところは、一般企業、外資系企業、大使館、病院、法律事務所、大使館と様々な就職先があります。

一般事務との兼任で募集されているところも数多くありますが、大きな企業や専門的な知識を必要とする仕事場では有資格者や前職の経験を重視した募集をしている応募が多いです。

具体的に、秘書検定◯級、TOEICスコア◯◯、パソコン◯ワード、国際秘書検定などと示している場合もあります。

秘書としての資格、経験値に見合った仕事場を探す事が重要ですね。

一般事務との兼任の募集などは、初心者が始めやすい秘書の仕事の1つだと思います。

そこで経験を積んで勉強したことを生かして、資格をとるなどして次のステップに進むことも出来ますよね。

また初心者でも応募可能な募集もありますが、その場合はパソコンスキル、語学力(留学経験や英検などの)、アルバイト経験などの自分の強みを最大限にアピールすることで採用へのポイントとなります。

秘書の主な就職先

秘書の就職先は、一般企業、外資系企業、大使館、大学、研究所、病院、法律事務所、議員事務所と広範囲に及びます。

一般企業、外資系企業はグループ秘書の場合が多く、法律事務所、病院、研究所などは個人秘書の場合が多くあります。

もちろん、企業であっても役員、上司一人に一人の秘書の場合もあります。

秘書を採用している会社を探すときは、こちらの記事を参考に!

経験者が語る!できる秘書はこんな人

適応能力が高く冷静な人

日々の業務の中で、予想していなかったスケジュールの変更や突然のハプニングにもいつでも冷静に対応し、求められている事以上の対応をする事が出来る秘書は、上司にも頼りにされ、その期待に応える為には適応能力が高く冷静でなければなりません。

適応能力は最初からあるのではなく、日々の経験と知識の積み重ねによって鍛えられる能力の1つです。

これは日々の努力と工夫の成果なのですが、それを「私はこんなに頑張ってる!」という雰囲気ではなく、そつなくこなす事をポリシーとしてにこやかな表情でやりこなす、これこそが出来る秘書ですよね。

ホスピタリティーな人

秘書の仕事は、担当する役員、上司の補佐なのでその役員、上司がどうしたらもっとより仕事が出来るのか、どうしたらお役に立てる良い仕事になるかを常に考え行動する仕事と言っても過言ではない仕事なので、ホスピタリティー精神がとっても必要になります。

そもそも「人の役に立つ仕事が好き。」という方は、秘書に向いていると思います。

そして、ホスピタリティーな人にとってこれ以上ないやりがいの仕事と言えるでしょう。

自己管理が出来、自己評価がきちんと出来る人

自己管理がきちんと出来ていないと、大事な場面で体調を崩してしまってしまいますよね。

補佐という仕事柄、相手のスケジュールに合わせて自分の管理が出来ないと日々の努力があっても台無しになってしまうので体調を含めた自己管理は非常に重要です。

自己評価を正しく出来ない為に自分の仕事に自信が持てない秘書では、折角いい仕事をしていても役員、上司に褒めてもらえないと安心できないと言ったことにもなり、忙しい役員、上司に手間を取らせてしまいます。

これでは、本末転倒になってしまいますよね。

出来る秘書は、自己管理をきちんとし自分の仕事に厳しく且つ自己評価も客観的にきちんとしてる人です。

それでこそ、信頼をされ期待に応えられる出来る秘書です。

穏やかな人

なんとなく出来る秘書というと、キリッとしたスーツでピリッとした雰囲気の人のイメージですが、本当に出来る秘書は会ってみると意外と柔らかな穏やかな雰囲気の方が多いです。

でも、その雰囲気とは逆に仕事はクールに正確にこなすというしたたかさも持ち合わせているのです。

そんなそつのない仕事をこなしながらも、柔らかな穏やかな雰囲気を醸しだせるそんな凄腕なんです。

これは、人一倍の努力と経験を積んできたからこそだせるオーラなんです。

この穏やかな雰囲気や、内外の方へ秘書としてふさわしい接し方を心がける事から作り出された、柔らかな物腰となって現れるのです。

この様な出来る秘書に憧れて、新米秘書は日々奮闘して行くのです。

情報処理能力が高い人

秘書の業務量はとても多く、仕事の優先順位を素早く判断しミスなくこなしていく事が必要です。

それには、高いパソコンスキルや仕事にかかる時間の判断も大切な要素です。

また、日頃から幅広く情報を収集し自分自身の知識も豊富にしておく事も大切です。

必要な時に一から調べるのではなく、すでに持っている情報をより必要な部分に絞って調べ的確に上司に報告する能力も必要です。

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こんな人は秘書向きです!

秘書の仕事は楽しくも、大変な仕事の1つです。

では、秘書向きの人っているのかな?と疑問に思いますよね。

秘書に向いている人というのはどんな人でしょう?

それは、人と接するのが大好きで、新しいことに挑戦するのが大好きな人がとっても秘書向きです。

向いている人にとっても秘書の仕事のメリットとデメリットがあります。

メリットにやり甲斐を感じられるか、デメリットに耐えられるかは秘書の仕事に就く為の大切な判断材料ですよね。

これから、メリットとデメリットについて説明して行きますね。

メリット

秘書が担当するのは、企業の役員や議員、弁護士などの要職の人々です。

その業界の中枢の仕事に関われる点にやりがいや魅力があると感じる人も多いでしょう。

普通なら中々接点を持つことも難しい地位の方々と会える機会も多くなります。

そう言った環境で働くうちに、自身のビジネスへセンスも磨かれ高度なビジネスマナーを身につけることで秘書としてもスキルをどんどん身に付けてキャリアアップも可能になります。

自分自身で起業したいと考えている人にとっては、自身のコネクションを秘書の仕事を通じて知り合った方々と持つことも可能です。

デメリット

上司の都合に合わせて働く為、場合によっては勤務時間が不規則になる事や休日出勤もあり得ます。

基本的には上司の仕事が終わらない限りは退社することは難しく、急な来客や会合のスケジュール変更に伴って遅い時間まで勤務する事もあります。

また担当する役員、上司によって仕事のやり方が違うので、担当が変わる度に全て担当する役員や上司のペースを把握して臨機応変に対応する事が求められます。

人によっては、担当する役員、上司とどうしても仕事のペースや考え方が合わないという悩みを持つ事もあるでしょう。

秘書の仕事には機密性の高い情報に接する機会も多くある為、そうした情報を求めて近づいてくる人々を用心しなければならないという苦労もあります。

同じ社内の同期やたとえ秘書仲間であったとしても気軽にプライベートでの食事などで仕事についての愚痴や相談をする事は、仕事柄憚らなければなりません。

逆に、フランクに社内の人と食事やおしゃべりをしようとしても、その秘書のついている役員、上司の存在を意識して何かしらの探りを入れられているのではないかと警戒されてしまい人によっては、孤独感を感じる事もありえます。

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まとめ

一般事務と違って秘書の仕事というのは、「若ければ良い」というものではありません。

日々の業務の中ではイレギュラーな事態もたくさん起こり得ますので、むしろ人生経験を重ねた人の方が、それらにうまく対応できる事もあります。

長年勤めている方が、「私の大切な秘書さんの、〇〇さんだよ。」なんて大切な取引先の方に紹介されるなんて事も、珍しくはありません。

毎日の仕事をしながら学び、反省し、次に活かすことの繰り返しによって磨かれていくのが秘書スキルです。

秘書は、要職の人について仕事をするポジションなのでその方々から信頼されるような人である事が大切です。

自分の「人となり」が大きく出る仕事でもあるので、高い意識を持って日常を過ごし、知識を広げたり人間性を高める事が大切です。

求められる事が多く厳しいのも現実ですが、自分の人生経験がそのまま仕事に活かせるのは大きな魅力だと言えます。

高い意識を持って自信を磨き秘書業務を行う中で、要職の方々や日々接していく高い地位の方々の世界観に触れる事でまた自分自身だけでは得られない経験を積む事ができます。

そしてその経験をまた秘書業務に活かしていく事で、さらに秘書として磨かれていくのです。

秘書の仕事というのは、経験を積めば積むだけ開かれるやり甲斐のある世界なのです。

仕事をどんどんこなし、輝いて行きたいそんな人には期待を裏切らないそんな仕事が秘書です。

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