秘書になるにはどうすればいいのかわからないという方は必見です!

「秘書になりたいけど、なんだか難しそうだし秘書になるのは無理そうだな」と思っている方も多いはず。

しかし、ここで秘書に必要な資格や方法を具体的に知っておけば、秘書になる道も、ただの憧れではなくなりますよね?

そこで今回は経験者が秘書のなり方や優秀な人材の特徴、この職業の魅力や大変さもお伝えさせていただきます。

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秘書になるには?

秘書になるには、他の事務の仕事と同様に資格は必須ではありません。

ただ、秘書になる前にしておいた方がより仕事に役立つ勉強や資格、経験はあります。

まず秘書に必要なことは、一般常識やビジネスマナーが備わった人材であることです。

その上で、企業によっては即戦力になるスキルの高い秘書を求め、資格や経験を募集要項の条件に加えてくることがあります。

具体的には次の項目で説明します。

人気の資格、秘書検定とは?

人気の資格の一つとして、秘書検定があります。

秘書検定は、秘書としての知識の多さを級で分かりやすく提示できます。

それから、国際秘書検定もあります。

外資系の企業への就職を目指しているのであれば本検定の合格は高い評価を得られます。

TOEICなどの語学力をアピールできる資格も人気です。

こういった資格を必須にしている企業は、前に述べた通りそのスキルを活かせる人材を求めているということです。

初心者でも勉強をして資格をとっているのであればアピールになりますよね。

秘書になるルート

秘書になるルート1:営業 → 一般事務 → 秘書

営業職を経験してから一般事務を経験し、その上で秘書課配属というルートがあります。

会社の経営に関わる役員や上司の仕事の補佐をするのが秘書の仕事ですから、営業や一般事務の経験も全て役に立つ知識となります。

営業職の経験があると営業部署へのコネクションもあるので、例えば「〇〇部署の〇〇部長のことはよく知っていると思うから、できるだけこの件をスムーズに運べるように相談しておいてくれ」という様な仕事の指示に対しても応えることができ、秘書の仕事をする上で強い武器となります。

また一般事務の経験も配属されていた部署の経験を存分に活かして仕事をすることで、頼り甲斐のある信頼できる秘書になることができますよね。

社内の方達にとっても、以前一緒に仕事をしていた人が役員の秘書になった場合、気軽に相談したり質問できることでよりスムーズに業務を進められるというメリットがあります。

資格取得ルート2:短大、専門学校卒業 → 秘書検定 → 秘書

短大や専門学校で資格を取り、就職し秘書になるルートもあります。

その場合、パソコンスキル、ビジネスマナー、ビジネス文書作成、敬語や電話応対など秘書に必要な知識を習得してからのスタートとなり、即戦力になると期待されます。

基本的な秘書としての資格があるということは最大の強みですよね。

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秘書の就職先や募集内容は?

秘書を募集しているところは、一般企業、外資系企業、大使館、病院、法律事務所など様々です。

一般事務との兼任で募集されているところも数多くあり、秘書経験がない方は始めやすいかもしれません。

大企業や専門的な知識を必要とする職場では、有資格者や前職の経験を重視した募集になっていることが多いです。

具体的に、秘書検定◯級、TOEICスコア◯◯、パソコン◯ワード、国際秘書検定などと示している場合もあります。

秘書としての資格、経験値に見合った職場を探すことが重要ですね。

いずれにしても、パソコンスキル、語学力(留学経験や英検などの)、アルバイト経験などの自分の強みを最大限にアピールすることが採用へのポイントとなります。

秘書の主な就職先

秘書の就職先は、一般企業、外資系企業、大使館、大学、研究所、病院、法律事務所、議員事務所と広範囲に及びます。

一般企業、外資系企業はグループ秘書の場合が多く、法律事務所、病院、研究所などは個人秘書の場合が多くあります。

もちろん、企業であっても役員や上司一人に一人の秘書の場合もあります。

秘書を採用している会社を探すときは、こちらの記事を参考に!

経験者が語る!優秀な秘書はこんな人

適応能力が高く冷静な人

日々の業務の中で、予想していなかったスケジュールの変更や急な来客などはよく起こるものです。

そんな時は慌てることなく冷静に対処しましょう。

求められている以上の対応ができる秘書は、上司にも頼りにされます。

冷静さや適応能力は最初からあるのではなく、日々の経験と知識の積み重ねによって鍛えられ身についていくのです。

その結果、優秀な秘書はいつもにこやかな表情でそつなく仕事をこなしていけるようになるわけです。

ホスピタリティに溢れている人

『人の役に立つ仕事が好き』という方は向いていると思います。
 

前に述べた通り、秘書は役員や上司の仕事の補佐をする仕事です。

役員や上司の仕事が捗るようにそしてお役に立てるようになるにはどのようにすれば良いかをいつも考え行動する、これに尽きるのです。

従ってホスピタリティ精神がとても必要となります。

自己管理、自己評価がきちんとできる人

役員のスケジュールに合わせて日々仕事をするわけですから、体調を含め自己管理をすることはとても重要です。

自分の仕事に厳しく、且つ自己評価も客観的にできる人が上司から信頼されると思います。

穏やかな人

優秀な秘書というと、キリッとしたスーツでピリッとした雰囲気というイメージですが、意外と柔和で穏やかな雰囲気の方が多いのです。

そんな面を持ちながら、仕事はクールに正確にこなすのです。

これは人一倍の努力と経験を積んできたからこそ成せる業です。

この様なできる秘書に憧れて、新米秘書は日々奮闘していきます。

情報処理能力が高い人

秘書の業務量はとても多いですが、仕事の優先順位を素早く判断しミスなくこなしていくことが必要です。

そのためには高度なパソコンスキルや仕事にかかる時間の判断も大切な要素です。

また、日頃から幅広く情報を収集し自分自身の知識も豊富にしておくことも大切です。

必要な時に一から調べるのではなく、すでに持っている情報をより必要な部分に絞って調べ、的確に上司に報告する能力も必要です。

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秘書という仕事の魅力と大変さ

秘書の仕事は楽しくも大変な仕事です。

秘書の仕事に就くための大切な判断材料として、秘書業務の魅力と大変なことを説明します。

秘書業務の魅力

秘書が担当するのは、企業の役員や議員、弁護士などの要職の人々です。
 

その業界の中枢の仕事に関われるということは、とてもやりがいがあると思います。

普通ならなかなか接点を持つことも難しい地位の方々と会える機会も多くなります。

その様な環境で働く内に自身のビジネスセンスも磨かれ、高度なビジネスマナーも身につき、キャリアアップも可能になります。

自分自身で起業したいと考えている人にとっては、秘書の仕事を通じて知り合った方々と自身のコネクションを持つことも可能です。

秘書業務で大変なこと

上司の都合に合わせて働くため、場合によっては勤務時間が不規則になったり休日出勤もあり得ます。

基本的には上司の仕事が終わらない限り退社することは難しく、急な来客や会合のスケジュール変更に伴って遅い時間まで勤務することもあります。

また担当する役員や上司によって仕事のやり方が違うので、担当が変わる度に全てその役員や上司のペースを把握して臨機応変に対応することが求められます。

人によっては、担当する役員や上司とどうしても仕事のペースや考え方が合わないという悩みを持つこともあるでしょう。

秘書の仕事は機密性の高い情報に接する機会が多いため、そうした情報を求めて近づいてくる人々を用心しなければならないという苦労もあります。

社内の同期や秘書仲間にも仕事についての愚痴や相談をすることは控えなければなりません。

逆に秘書がフランクに社内の人と食事やおしゃべりをしようとしても、何か探りを入れられているのではないかと相手が秘書を警戒してしまうこともあるようで、秘書によっては孤独感を感じることもあります。

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まとめ

一般事務と違って秘書の仕事というのは、「若ければ良い」というものではありません。

日々の業務の中ではイレギュラーな事態もよく起こりますので、むしろ人生経験を重ねた人の方が上手く対応できることもあります。

役員が長年勤めている秘書のことを『私の大切な秘書の○○さんだよ』と取引先に紹介するなんてことも珍しくはありません。

毎日の仕事をしながら学び、反省し、次に活かすことの繰り返しによって磨かれていくのが秘書スキルです。

秘書は要職の人に付いて仕事をするので、その方々から信頼されることが大切です。

自分の「人となり」が大きく出る仕事でもあるので、高い意識を持って日常を過ごし、知識を広げたり人間性を高めることも大切です。

求められることが多く厳しいのも現実ですが、自分の人生経験がそのまま仕事に活かせるのは大きな魅力だと言えます。

要職の方々の世界観に触れることで自分自身だけでは得られない貴重な経験を積むことができ、その経験を業務に活かしていくことで更に秘書として磨かれていくのです。

秘書の仕事というのは、経験を積めば積むだけ開かれるやり甲斐のある世界です。

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