「会社の顔」と言われる受付。

「受付」といっても様々な種類があり、オフィス・商業施設・病院・学校・モデルルームなどがあります。

今回はそんな中から、会社受付求人について解説します。

会社受付のおおまかな仕事内容

来訪されたお客様を気持ちよくお迎えし、適切なご案内をするのが仕事です。

会社受付は、企業によっては2つに分けているところもあります。

1つ目は、総合受付でみなさんが思い浮かべる最初に来客対応する受付、2つ目は、役員フロアを担当する受付です。

どちらも、約束のあるお客様は迅速に担当者に取り次ぎ、約束のないお客様には、失礼のない対応を行わなければなりません。

また、受付の仕事内容は、企業によっても様々。

担当者への取り次ぎのみの企業もあれば、会議室などへのご案内、お茶出し、会議室の予約、書類や荷物の受け渡しなど、様々な業務をこなす企業もあります。

会社受付はどういう役割を求められる?

一番大切な役割は、「会社の顔」として会社のイメージを守ることです。

初めて訪れる人にとって、最初に出会う受付が会社のイメージそのものになりかねません。

「会社の顔」として会社のイメージを守ること、さらには「いい会社だった」と気持ち良くお帰りいただけるような立ち居振る舞いを心がけることが大切な役割です。

次に大切な役割は、セキュリティーの面から会社を守ることです。

誰でも自由にオフィスに出入りさせる訳にはいきません。

約束のない突然の取引先の来訪や、飛び込み営業、消費者など一般の人、ただ道を尋ねてきた人など、様々な人が受付に声をかけてきます。

私が受付を担当していた時期、ある事件が話題になっていました。

そんな時、消費者が会社に入ってきて、「事件についてどう思うか」と尋ねられたことがあります。

またある時は、社員食堂が外から見えたため、「ランチを食べたい」と女性3人組が受付に来たこともありました。

受付がビルの1Fにある場合や、ガラス張りの建物など、通行人から見えやすい場合は、思いもよらない「珍客」が訪れることがあります。

しかしどんな人が相手でも、失礼のない断り方やご案内をしなければなりません。

部外者の出入りを食い止めるのも、受付の大事な役割なのです。

3つ目の役割は、会社のことを何でも知っている存在であることです。

受付は、お客様からいろいろな質問を受けます。

「工場はどこにあるの?」「○○(製品の名前)の材料は何?」「○○(キャンペーン名)はいつから始まるの?」「○○を取り扱っている部署を紹介してほしい」といった、会社の案内や製品・キャンペーン・イベントに関わることから、「このビルは築何年?」「このビルに何人くらい働いているの?」といった、オフィスに関わることも聞かれます。

私が勤務していた会社は、受付の後ろの壁が木材だったため、「何の木が使われているの?」と聞かれたことがあります。

また、社員からも質問を受けます。

「入館証はどうしたらいい?」「○○の会議室を至急使いたい」「○○さん(お客様の名前)は、今、社内の誰と会っている?」「プロジェクターが使えない」「暑い(寒い)!」など。

関係部署に問い合わせて対応してもらわなければならないこともあり、迅速な対応が求められます。

「会社の顔」として、何でも答えられるよう幅広く勉強しておくこと、また常に新しい情報を入手しておく必要があります。

少なくとも、知っておかなければならないのは、取り扱っている商品やサービス、会社の歴史、どこに支店や工場・店舗があるのか、どの部署でどんな仕事をしているのか、どんなキャンペーンやイベントがあるのか、自社ビルならビルの情報、これらは最低限理解しておく必要があるでしょう。

会社受付でよくある募集内容とは?

会社受付の募集には、どのようなものがあるのか、よくある募集内容についてご紹介します。

給与相場

雇用形態にもよりますが、首都圏でフルタイムで働いた場合、月20万円前後の求人が多く、派遣の場合、時給1500~1600円が多く見受けられます。

勤務時間や休日、残業

会社受付ですので、オフィスが稼働している日に合わせて勤務します。

そのため基本的には、土日祝日はお休みです。

残業はほとんどありません。

どの企業も明確に「受付は○時まで」と決まっていることが多いので、イレギュラーな対応がない限り、残業はほぼないのです。

また企業によっては、複数人でシフトを組んで早番・遅番と対応している場合もあります。

福利厚生

雇用形態によって、利用できるものは違ってきます。

派遣社員や業務委託であっても、常駐する会社の福利厚生の一部を利用できる場合があります。

勤務場所

規模の大きな会社の本社がほとんどです。

大企業ともなると、組織が細分化され、来訪者自ら担当者を呼び出すということが、難しくなります。

また、社員が入館手続きを取るのも面倒ですので、全ての作業を受付が担うことで、スムーズに対応できるのです。

そのため、受付が必要とされるのは、大企業の本社が多くなります。

支店や規模の小さい会社など、常駐しているスタッフの人数が少ない場所では、受付に電話やボタンが置いてあることが多いのですが、これは人件費削減だけでなく、そもそも受付に人を置く必要がないためです。

求められる人物像

受付に求められるのは、どんな人でしょうか。

様々な企業で受付と接して、感じたことをご紹介します。

人と接することが好き

受付は、人と接する仕事ですので、人と接することが好きなことが大前提です。

ビジネスマナーが身に付いている

接客のプロとして、正しく美しい日本語が話せること、美しい姿勢・動作が身に付いていることなどが求められます。

気配りができる

受付が接する相手は、お客様だけでなく、社内の人とも関わりがあります。

お客様のことを一番に考えて行動しますが、時に社内事情も考慮しなければならない事態も発生します。

そんなとき、どちらの顔も立てられるような気配りができると、一目置かれる存在に。

臨機応変な対応ができる

大企業ともなると、複数人で対応しても受付に列ができるほど来客があります。

その1人1人がスムーズに対応できる人たちばかりではありません。

急遽社員と交渉しながら会議室を調整したり、約束のない人とも会いたいと言ってきたり、急に具合が悪くなった人の看病をしたり・・・。

突発的な出来事にも、臨機応変な対応ができることが求められます。

必要なスキルや資格、経験

特に必要な資格はありません。

持っていると役に立つのは、秘書検定やサービス接遇検定などのビジネスマナーに関する資格です。

また、グローバルな日系企業や外資系企業では、英会話スキルが必須になることがあります。

英検やTOEICを受けておくと良いでしょう。

私は、英語を必要としない企業に勤めていましたが、「お待ちしておりました」「お掛けになってお待ちください」は、何度か英語でご案内したことがあります。

スキルや経験としては、接客経験は多いに役立ち、また採用の際求められることが多々あります。

その他、来客予定や会議室予約は、ほとんどの企業が専用端末で管理していますので、パソコンを扱うことに抵抗がないことが求められます。

会社受付のおすすめ求人のポイント

会社受付だからこそのオススメ求人ポイントをご紹介します。

未経験で挑戦できる仕事が多い

受付は、未経験でも挑戦できる募集がたくさんあります。

人と接することが好き・ビジネスマナーが身に付いている、といった「受付にふさわしい人物」であれば、あとは努力次第です。

接客など人と接する仕事の経験を生かせる

販売や営業・コールセンターなど、人と接する仕事を経験した人は歓迎されます。

企業側も、受付未経験であっても、接客経験を持っている人を求めることは多いので、大きなアピールポイントになります。

派遣であれば、週2~3日でもOK

派遣社員に見られる求人ですが、自分の働きたい日に合わせてシフトを組むことができます。

扶養内で働きたい、毎日はちょっと厳しいけど仕事はしたい、といった人でも仕事を探すことができます。

派遣であれば、単発で仕事ができる

経験者優遇ですが、単発で仕事をすることができます。

派遣会社に登録をしておけば、レギュラースタッフの代わりにヘルプで依頼が入ることがあります。

私は就職活動中、つなぎでヘルプの仕事を2回ほど受けたことがあります。

急にお休みした人の代わりに入ることもありますので、当日連絡が入ることがありました。

初めての企業で1人体制の受付でしたが、さほど難しい対応は求められませんでした。

同じ会社に何度もヘルプで入ることになれば、仕事にも会社にも慣れてくるので、仕事がしやすくなると感じました。

派遣社員として大企業で働ける

先にも書きましたが、受付に人を置く企業は大企業か、それなりに大きく安定している企業がほとんどです。

正社員では入社できないような企業で仕事をすることができるのは、大きな魅力です。

会社受付の雇用形態による違い

受付としては、派遣社員の募集がほとんどです。

受付のみの仕事になりますので、来客応対・会議室の予約など、企業が受付業務としている仕事を受け持つことになります。

正社員としての募集であれば、配属される部署の他業務も受け持つことになります。

そのため、受付業務と並行して他の業務を行ったり、受付が終わってから他の業務を行うこともありますので、残業が発生することがあります。

会社受付の求人についてよくある疑問

会社受付に応募するにあたって、よくある疑問について解説します。

応募方法

受付の求人は派遣社員が最も多いため、まずは派遣会社に登録しましょう。

その際、特に志望する業界や会社がなければ、広く求人を持っている大手派遣会社数社に登録すれば十分です。

希望の業界や会社があれば、その業界や会社に特化した派遣会社に登録しましょう。

商社や航空会社・マスコミなどは、グループ会社に派遣会社を持っていることがありますので、希望する数社に登録をしておくのが近道です。

未経験でもできる?

役員フロア担当など、特別な場合を除いて、未経験でも可能です。

研修がしっかりしていて、マニュアルが完備されていることが多いので、未経験でも挑戦できます。

受付の仕事は、ある程度仕事がこなせるようになるまでにそれほど時間はかかりません。

そのため、受付の経験よりも「受付に向いているかどうか」が重要になります。

面接でよく聞かれること

接客の経験があるか、どんな形で人と接してきたか、人と接するときにどんなことを大切にしてきたか、チームで仕事をすることについて、などを聞かれました。

答えの内容も大切ですが、態度や受け答え方を見られていたように感じます。

面接官が複数人いたら、まんべんなく目を合わせて答えているか、笑顔はあるか、話し方はどうか、姿勢はどうか、といったところです。

そして私が採用する立場に立ったとき、自分が同じところをチェックしていることにも気付きました。

仕事で大変なことは?

社内外を問わず、受付が接する人たちは、良い方ばかりではありません。

時に厳しい目で見られることもありますので、気の抜けない仕事です。

また、私は人の顔と名前を覚えるのが苦手でした。

頻繁に来社されるお客様の名前と顔を覚えるだけでも大変だったのに、本社ビルにいる約400人の社員の顔と名前も覚えなければならず、さらにたまにしか出張で上京しない地方の支店長や部長なども覚えなければならなかったのが大変でした。

その代わり、覚えてしまえばその人の特徴を掴めるので、仕事がスムーズに進むというメリットがあります。

その他、ちょっと嫌な思いもしました。

「写真を撮らせて欲しい」と言われたことがあります。

良く来る業者さんだったので断り切れなかったのですが、どこで悪用されるか分からないため、はっきり断れば良かったと、未だに後悔しています。

まとめ

私は、新卒で入社した会社の総務部に配属になり、受付業務を任されました。

当初、「受付はお飾り」「誰でもできる仕事」と思い込み、配属にショックを受けました。

その後、転職して受付を管理する立場に立ったとき、受付の仕事の重要性に気付かされました。

立場が変わったことで、受付はとてもやりがいのある仕事だと感じることができたのです。

人と接することが好きな人であれば、自然と自分から進んで仕事に取り組むことができ、やりがいを持つことができると思います。

様々な出会いがある仕事ですので、興味のある人はチャレンジしてみてください。