企業のフロントで訪問者を迎える受付嬢の優雅な物腰、素敵ですよね。

受付嬢が活躍する場はデパートやアミューズメントパークなど各種あります。

今回は、企業の受付の仕事について解説していきます。

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受付嬢の仕事の役割は?

企業には、お客様はもちろん、取引先や周辺自治体の役員、職場見学や採用面接に訪れる学生など企業を取り巻く様々な人がやって来ます。

ロビーに内線電話のみを設置する企業もある中で、あえて受付嬢を置き、行き届いた対応を行う企業は、丁重にもてなされているという満足感を訪問者に与えることができます。

受付嬢の大まかな仕事内容は?

受付嬢の主な仕事内容は、フロントで訪問者の案内や取り次ぎ、電話応対を行うことですが、企業によっては受付嬢がそれ以外の役割を担うこともあります。

大まかな仕事内容をご案内しましょう。

案内と取り次ぎ

訪問者があれば用件を尋ね、面会の約束がある社員に取り次いだり、社内を案内したり、入門証を発行したりします。

予約なしの訪問者の場合は対応に苦慮してしまうこともありますが、通常はマニュアルが用意されていたり、トラブル時は男性社員や警備員が対応できる体制が整えられています。

また、外国から人が訪れる企業では、応募の段階で語学力が必須であったり、採用後に国旗の管理を任されたり掲揚を行ったりもします。

電話応対

電話では、社員への取り次ぎや伝言を頼まれることもあれば、最寄り駅からの経路を尋ねられたり、忘れ物の問い合わせを受けることもあります。

慣れない内は不安ですが、よく受ける質問はマニュアル化されていますし、無いようであれば作成してしまいましょう。

分からないことは社内の担当者に確認してから折り返します。

タクシー手配

用件を終えた訪問者からタクシーを依頼されたときには、電話でタクシーを手配します。

その際、到着までの見込み時間も聞くようにし、待ち時間が長いようであれば椅子をお勧めしたりします。

利用が頻繁ですと、タクシー会社が受話器を取り上げるだけで繋がるホットラインを設置してくれることもあります。

お茶出し、食事の手配

会議等の席にお茶やコーヒーを出したり、食事を手配します。

外国から人が訪れる企業ですと、他国の宗教や文化に配慮した食事がすぐに用意できないこともありますので、確認が必要です。

また、事前に社員とタイムテーブルを打ち合わせ、会議の雰囲気を転換させるタイミングにお茶を出すこともします。

近隣のご案内

訪問者から近隣のレストランやコンビニエンスストア、バスの発着時刻などを尋ねられることがあるため、予め掲示しておいたり、印刷物を用意しておきます。

その他にも、花屋や喫茶店を聞かれることもあります。

近くに住んでいなくても、尋ねられているうちに周辺情報に詳しくなって行くでしょう。

会議室の管理

会議室を多く抱える施設では、会議室の利用調整や清掃、機器類の管理を任されることもあります。

会議室の利用調整では、社員がルールに沿った会議室利用を行えるように運営したり、どうしても急に会議室を利用したいなどと相談された場合に対応を行います。

対応は、予約はされているけれども実際は使用されない会議室が無いかを一件一件確認したり、役員用に確保してある会議室をルールに沿って融通したりと手を尽くし、裁量の範囲を超えるときには上司に相談します。

経費処理

訪問者に対する食事の提供や、会議室や備品の利用料金が発生したときに、利用部門へ請求を行ないます。

ある程度の経理に関する知識とEXCEL等のPCスキルは必要になりますが、初心者でもきちんと教えてもらえれば覚えることが出来ます。

不安な方は、面接の折に引継ぎがあるか尋ねてみましょう。

一般客向けの企画

一般客も訪れるような施設では来客数をカウントし、節目には「入場者○○人を達成」という記事を地元紙に掲載してもらい、知名度の向上を目指したりします。

また、予算を取って映像上映会やミニコンサートを企画し、運営することもあります。

コンサートなどを開催する場合は出演者の控え室や食事の手配を行ないますし、家族連れの訪問者がある場合には授乳室を用意したりします。

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受付嬢の仕事で必要なスキルは?

会話力

訪問者に良い印象を残すためには、相手にストレスをかけず必要な情報を聞き出す力や、多種多様な用件の内容を把握し、返事をする判断力が必要です。

判断力などは社内事情に詳しくなるにつれ向上しますので、慌ててしまうような場面でも、とにかく丁寧な受け答えを行うよう心がけましょう。

調整力

会議室やイベントの運営が業務内容に入っている場合、定められたルールに従って調整を行わなくてはなりません。

が、調整業務を行う中では感情的になりやすい人や、高圧的な人に当たることもあります。

どのような場面でも穏やかな態度を崩さず調整できる能力があれば、周囲から高く評価されることでしょう。

語学力

海外のグループ会社や取引先から来客がある企業では、英語をはじめとした語学力や、異文化への理解が必要となります。

留学の経験等があれば、案内にとどまらず、訪問者が慣れない場所に対して抱く不安などにも対応しやすいのではないでしょうか。

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受付嬢の仕事はどんな人に向いているの?

笑顔が素敵な人

受付嬢はとにかく第一印象が大切です。

初対面で相手に好印象を与えられる人は、それだけで受付嬢として採用される確率が上がるはずです。

筆者は残念ながらそのようなタイプではありませんが、非常に明るい笑顔を持つ同僚は、勤務中でも他の企業から声を掛けられたことがあったそうです。

丁寧な態度を保ち続けられる人

とても急いでいるときや仕事で失敗をしてしまった時、丁寧さを保てる人もいれば、態度に出てしまう人もいます。

誰しも浮き沈みはあるものですが、感情の波を表に出さない力がある人は、周囲からも信頼されるはずです。

人の顔を覚えるのが得意な人

もし、一度見た顔は忘れないという能力があるのであれば、是非採用面接でアピールして下さい。

反対に記憶力に自信がないという人は、ちょっとした用件でも訪問者のお名前を尋ね、後から本人確認をできるようにしたり、番号札をお渡しするなどの工夫が必要になります。

スーツを着た人ばかりが次々と訪れる企業ですと、少し目を離しただけで誰がどの用件の訪問者だったか分からなくなるという事態が発生します。

チームでの仕事が好きな人

夜遅くまで、或いは休日にも受付に人を配置するような企業では、チームでシフトを組んで業務に当たることになります。

受付は曜日や時間帯により業務内容が変わったりもしますので、認識を合わせるための引継ぎや、フォローし合えるような雰囲気作りへの積極的な協力が不可欠です。

同僚に対しても、笑顔を忘れないようにしましょう。

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受付嬢の仕事に向いていないのはどんな人?

他人と距離を保つのが苦手な人

受付嬢は、フロントに出ている間は他人と一定の距離を保ち続けられなくてはなりません。

訪問者に対し、いつの間にか友人や家族と話すような言葉遣いになってしまったり、顔見知りが来ると会話を切り上げらないようでは、見ている人の心証が悪くなります。

敬語を堅苦しく感じてしまう人は、社内での仕事の方が周囲との一体感を作りやすく、能力を発揮できるかも知れません。

一つの作業に集中したい人

事務的な作業を任されることもある受付嬢ですが、主業務である応対作業が発生するとそちらを優先するのは当然とみなされます。

特に複数の作業を平行させる事が苦手な人にとっては、ストレスが溜まる部分かも知れません。

事務作業に集中したいときには、チーム内で時間や曜日ごとに役割を分担するなどの工夫をすると良いでしょう。

身だしなみを整えるのが苦手な人

受付嬢は勤務先企業のイメージを左右する立場の仕事ですので、毎日勤務先のイメージに合うメイクをし、髪を整えられる人でなくてはなりません。

面接時はがんばったものの、慣れるに従って髪の寝癖もそのままで出勤、という人では本人にとっても企業にとっても不幸です。

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受付嬢の仕事経験は、その後どんな職種・仕事に活かせる?

秘書

受付嬢として接客やスケジュール管理、施設メンテナンスや事務経験を積んでおくことができれば、秘書となっても役立つ部分が多くあります。

特に社内での異動であれば、幅広い人脈をそのまま活かすことができます。

広報

企業イメージを向上させる役割を担ってきた受付嬢であれば、広報担当者となってもその経験を活かすことができます。

外部、内部を含め人との接触が多い点で仕事内容は共通していますし、イベントの企画、運営にも取り組んだ経験があれば、それまでの延長となる部分が多くあることでしょう。

広報の仕事内容は、こちらの記事を参考に!

事務

受付嬢であれば、事務職に求められる周囲への気遣いや電話応対、来客応対の部分は鍛え抜かれているはずです。

更に経費の処理など、ある程度の事務作業を経験することができていれば、事務職への転職は不可能ではありません。

最初は庶務的な作業から始めて経験を積み、語学、経理等の興味に応じて専門性を深めて行ってはいかがでしょうか。

これから受付嬢の仕事に就くには?

受付嬢は容姿端麗でなければならないとか、若くなければならないというイメージがあるかも知れませんが、その部分にはあまりこだわらない企業もあります。

興味を持った企業に一般客も立ち入ることができるのであれば、一度様子を見に行ってみることをお勧めします。

求人情報はどこでチェックする?

受付嬢の求人情報は、地域のハローワークはもちろん、派遣会社や無料求人誌でも得ることができます。

求人情報はインターネットでもある程度の検索することができますので、まずは気軽にチェックしてみてはいかがでしょうか。

雇用形態によって何が異なる?

労働者は大きく分ければ雇用期間の定めがない正社員と、それ以外の非正規社員に分けられます。

正社員は、意に沿わない異動や責任も引き受けなくてはならない部分がある一方で、定年までの雇用が保証されるほか、ボーナスや退職金が付いたりと非正規社員よりも手厚い待遇を得ることができます。

非正規社員は短期雇用や低賃金など、雇用条件が正社員ほど良くありませんが、基本的に希望する職務内容を自分で選ぶことが出来ます。

正社員

正社員の場合、広報や総務を担う部署の女性社員が交代で受付嬢をこなす企業もあるようです。

定年までの雇用が前提ですと、受付業務はキャリアの一部に過ぎず、他の役割も増えて行くでしょう。

非正規社員の受付嬢を雇用する企業であれば、正社員は管理業務が中心になる可能性もあります。

派遣社員

派遣会社にはそれぞれ得意分野がありますので、登録する前にインターネットなどで各派遣会社が取り扱う案件内容をチェックしてみて下さい。

正社員同様の勤務を行う長期案件の他に、期間限定となる産前産後休暇や育児休暇の正社員の代替要員、休日のみの要員など、自分の都合に合わせた仕事を派遣会社に探してもらうことができます。

また、平日は派遣社員として事務作業を行うスタッフが、休日になると同一企業の受付嬢として派遣されるような場合もあります。

企業にとっては教育不要なスタッフを確保できますし、派遣社員の方も新しく覚えることは少ないので、互いに利益があります。

アルバイト

派遣社員と同じ非正規雇用でも、アルバイトが異なる点は自分で仕事を見つけなくてはならない一方で、企業と本人が直接、勤務時間や賃金などの雇用条件について取り決められる点です。

交渉力に自信がある人は、アルバイト情報誌を調べたり、縁故があるのであれば頼ってみてはいかがでしょうか。

面接で確認すべきことや答えるべきことは?

面接では、聞いたことに対し、丁寧な態度で適切に受け答えができるかどうかを見られます。

質問はありますかと聞かれても何も浮かばないときには、引継ぎやフォローはどのようにされるのか等を確認してはいかがでしょうか。

雇用条件や通勤方法なども尋ねにくいと思うかもしれませんが、就職を決断するために必要な事項があれば尋ねるべきです。

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まとめ

同じ受付嬢でも、企業ごとにファッショナブル、スポーティなど求めるイメージが異なります。

興味を抱くような案件がありましたら、ご自分のイメージと合いそうな企業かどうか、チェックしてみて下さいね。

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