なんとなく華やかなイメージを持つ人もいる秘書。

今回は企業の役員秘書の仕事内容などを解説します!

秘書の業務というのは多岐に渡り、実際になにをしているのか、わかりづらい面もあるかと思います。

具体的に私がしてきたことを例に挙げながら解説していきますので、ぜひ参考にしていただければと幸いです。

役員秘書の仕事は大きく5個の役割に分けられる

大手メーカーの役員秘書としての経験から、主に秘書の仕事を5つの業務に分けて説明していきます。

役員のスケジュール管理

大きな仕事の一つは役員のスケジュール管理です。

クライアントとのアポイントメントや、レセプション、社内会議など。

スケジュールがうまくまわるようになっているかなど、役員に確認しながら調整していきます。

会議室の手配や移動のための配車、チケット手配

スケジュールに伴って異動手段を確保したり、会議室を予約するなどの業務が派生して起こります。

ぬかりなくスケジュールを進めるために、臨機応変に確実に手配することが求められます。

来客対応、電話対応

来客対応は秘書にとって大切な仕事の一つです。

重要なお客様が来社されることも多く、社運のかかった会議や打ち合わせに立ち会う場面なども多いため、きちんとした立ち居振る舞いとビジネスマナーを求められます。

電話受付は、まず秘書を通すことが多いため、適切な対応が求められます。

役員の代わりとなって電話を取り次ぐというのは大切な仕事です。

事務的な仕事

役員から頼まれた資料を作成したり、社内的な事務処理なども含め、様々な事務仕事もこなします。

秘書課の中でも色々なポジションがあり、入社したばかりだとまずは、課内の事務的な仕事を任されることもあります。

その場合は慣れてきた頃に担当の役員を決められ、秘書的な業務を始めることになります。

雑務、庶務

企業によってかなり異なりますが、秘書課の中の庶務的な仕事も発生します。

特に新入社員や派遣社員などは、細々とした雑務を担当することが多くなるでしょう。

役員に頼まれる雑務も、担当する役員によってはかなり多岐に渡ることもあります。

私は一度、老眼鏡を買ってくるように頼まれたことがあります。

どうしていいかわからずとても戸惑いました。

想定外の要求に応えるために、情報を多く持つ事、頼れる同僚に聞くなどするといいでしょう。

役員秘書の一日の流れと業務内容

役員秘書の仕事は、企業によって違いが大きい部分があります。

上に挙げたものはどの企業の役員秘書でも担当する業務ばかりですが、その詳細となると、本当にいろいろです。

そこでここからは、秘書としての一日の流れに注目し、主な業務を説明していきましょう。

朝は、役員への新聞・お茶出しから始まる

私の勤めていた大手メーカーでは、秘書はまず役員が来社したのを確認したら、お茶と新聞の朝刊を持って部屋に行きます。

そして、その日一日の流れや担当役員の指示内容を確認します。

役員がスケジュールなどを把握していないこともあるので、朝のうちに間違いがないかきちんと確認しておくのです。

この時に予定変更などを言い渡されることもあるので、その際は即座に対応しなければいけません。

来客対応、外出の際の送り出し

来客がある場合は、失礼のないように細心の注意を払いながら対応します。

相手も役員クラス以上であることが多いため、マナーについてはきちんと教え込まれます。

私が担当した役員は、海外帰りということもあり、外国の方の来社もありました。

英語ができるとスキルとして活かせる可能性もあるでしょう。

役員の外出に関しては、私の勤めていた企業では、役員専用の車がビルの駐車場に常駐していて、予約しておけば出かける際に使用できました。

その際の送り出しも秘書の仕事です。

駐車場まで一緒に移動しながら、戻り時間の予定や戻るまでに処理しておく業務などを確認します。

役員不在のうちに事務処理や雑務をこなす

役員が外出中に、スケジュール表の作成や会計処理、資料作成などの雑務をこなします。

また、出張する際のチケットや宿の手配など、細々した業務は山ほどあります。

自分でたまった事務処理をするタイミングを決められるわけではなく、いつ時間が取れるかがわからないのが秘書の大変なところです。

電話対応や社内の窓口としての業務

私の働いていた企業では、役員室と秘書室のフロアは他と隔離されていて、受付も別になっていました。

役員に用事のある人は、社内の人であっても秘書を通すことになります。

会社全体とは別の受付を役員フロアに設けているので、秘書が交代で受付業務をこなします。

役員から指示のあった業務

役員から所用などの指示があれば、その都度対応します。

優先順位は役員の判断に委ねられるので、急ぎの用事が入れば、全ての業務を中断して指示に従うこともあります。

私がある企業で秘書として勤めていた十数年ほど前は、奥さんに頼んだ方がいいのでは?という業務を頼まれることもしばしばありました。

例えば、クリーニングを取ってくる、私的な用事で銀行や郵便局へお使いに行くというようなことです。

現在、もし私用で用事を頼まれるような事があれば、きちんと公私を分けてもらうようにお願いすべきでしょう。

どんな人が秘書に向いているの?

企業における役員秘書は、どんな人に向いているのでしょうか。

サポート業務が好き

秘書は陰からサポートするのが仕事です。

表に出て活躍することを望んでいる人や、自分のやり方で物事を進めていきたい人には、あまり向いているとは言いがたいでしょう。

人の気持ちを察知するのが得意

秘書をしていると、担当する役員さんの様子に敏感になります。

今日は体調があまりよくないのかな、急いでいるのかな、といった事に気づくようになってきます。

やはり、必要な時にきちんとサポートしていけるようになるためには、相手の様子を察知して機転を利かせることが求められます。

情報をキャッチするのが上手

役員さんから急になにかを手配するように頼まれた時、とっさにどうすればいいか思いつくでしょうか。

例えば、急に大切なお客さんと食事をすることになったので、適当なお店を予約してほしいと頼まれたとします。

すぐに手頃なお店を手配するには、日頃から情報収集をしておくと良いでしょう。

そういった情報に敏感なタイプの人は、キャッチした情報を秘書の仕事に役立てることができることは間違いないでしょう。

役員秘書の大変なところ

大企業の役員秘書は決してラクな仕事ではありません。

実際に働いてみて大変だったことをお伝えします。

全て役員の都合で動く

自分の予定やタイミングではなく、担当する役員さんに合わせなければならないので、自分の都合では動けません。

変な話ですが、役員さんが社内にいる時はいつ呼ばれるかわからないため、トイレに行くのもはばかられます。

ほんの少しの時間であっても、席を外す際は秘書課の同僚に声をかけ、代わりに対応してもらうようにしなければいけません。

また職場によっては、役員が帰るまでは帰れないということもあります。

私の同僚は、遅くまで仕事をするタイプの役員さんに当たってしまい、仕事後に習い事や約束を入れられないと嘆いていました。

楽しみにしていた予定を泣く泣くキャンセルしていたこともあるようです。

自分で完結することができる仕事であれば、前もって片付けておいたり翌日に持ち越したりして調整可能かもしれませんが、秘書の場合は役員の動きに左右され、先が読めないのが難点です。

担当になる役員さんによってはかなり大変

うまく役員さんとコミュニケーションが取れていれば、秘書としても仕事はやりやすいでしょう。

前もって細かく予定を教えてくれる役員さんや、先に帰ってもいいよと声をかけてくれるような方もいます。

しかし、厄介なタイプの役員さんに当たってしまうと大変です。

振り回されたり、いいように使われてしまったり、横柄な態度で接してきたり。

苦労話は尽きないでしょう。

ただ、そういった役員の秘書をこなすことができれば、実力もつけていくことができます。

映画「プラダを着た悪魔」に出てくるミランダのような上司に当たってしまった場合は、これは試練だと覚悟を決めて取り組むか、さっさと転職するのが良いでしょう。

緊張する場面が多い

社運を左右する会議を運営したり、大事なお客様をご案内したり、緊張する場面は数多くあります。

緊張感がある方がいいという人には向いていると言えます。

秘書室での人間関係

大企業の秘書室となると、数十人規模の秘書たちが働いています。

基本的に女性が多いようです。

私の勤めていた企業は、室長が男性で、それ以外は全員が女性という環境でした。

他部署とはあまり関わりがなく、閉鎖された職場であることも多いので、女性ばかりの人間関係に悩むという話は少なからずありました。

役員秘書の仕事の良いところ

役員秘書の仕事をしていてよかったことを、私の経験からお話します。

企業のトップたちと間近に接することができる

大企業のトップの秘書を経験すると、財界の大物と遭遇することもしばしばあります。

私に気さくに話しかけてくれる某企業の役員さんが、後に経団連の会長になっていたということがありました。

普通に接していると、気のいいおじさんといった感じでも、実は日本を動かすような人物であったりということがあります。

そういった人たちを間近に見ることができるのは、秘書の仕事の大きな特権の一つです。

高いレベルのマナーや立ち振る舞いが身につく

秘書には特別研修として、マナーや礼儀作法、立ち振る舞いについての指導がありました。

私のいた企業では、1年に一回、秘書たちは研修所に泊まり込みで研修を受けます。

やはり、企業のトップたちと接することが多いので、失礼のないような対応を身につけることは必須です。

ここで身につけたことは、他のどんな職場にいっても役に立つであろう内容です。

特にサービス業などの転職には有利に働くのではないでしょうか。

憧れる人の多い職種で、誇りを持って仕事に取り組める

女性の場合は特に、秘書という仕事に憧れる人は多いようです。

私の勤めていた企業でも、秘書室というと特別な雰囲気がありました。

「秘書室の〜さん」という言葉には、ブランドのような力があるように思います。

他の職場とは切り離された環境というのもあり、余計に憧れが強まるのかもしれません。

転職後のキャリアに活かせる

秘書という仕事は、普通の事務職とは違った経験を積む事ができます。

それは接客スキルやリーダーシップなどに活かせる内容でもあり、多方面に活かす事ができるでしょう。

役員秘書の仕事の面白さ、やりがい

秘書の仕事をしていく上で、どういった点に面白さを見いだしていくことができるのでしょうか。

いくつか挙げてみました。

いかに気を利かせて動けるか

役員秘書はあくまで黒子のような役割です。

役員がうまく仕事を進められるように、いかに気を利かせて動けるかが重要になってきます。

言われなくても求めているものがわかるようになってくると、有能な秘書として重宝されるでしょう。

企業のトップたちの仕事ぶりをみることができる

企業のトップと接する機会が多いという話はしましたが、こういった人たちの仕事ぶりを近くで見られる立場の人は、あまり多くありません。

秘書という性質上、企業の機密事項に接することもあります。

実際に自分が会社を動かしていくという立場ではないかもしれませんが、トップのやり方から学ぶことは多く、その後のキャリアに活かすことも可能でしょう。

幅広い経験を積める

営業事務職と秘書の仕事を経験し、比較して感じたことは、秘書の仕事は変化に富んでいるということです。

実際に外に飛び出して活発に業務を行う立場ではありませんが、役員の後ろに控えていることで色々な経験ができます。

秘書としてさらに経験を深めることもできるし、転職する際にも活かせることがたくさんあります。

担当役員からの感謝の言葉

やはり一生懸命支えている役員さんから感謝されるとやりがいを感じます。

役員の業務がスムーズに進んでいるのは当たり前ではなく、やはり秘書たちのサポートがあるからです。

担当している役員の仕事が上手くいけば、一緒に喜んでいけるという面白さややりがいがあります。

まとめ

いかがでしたか?

なかなか実物像が見えにくい、大企業の役員秘書という仕事について解説しました。

企業によっての違いが大きく、働いてみないとわからないことも多いのが現実ですが、なんとなくイメージすることができたなら幸いです。

決してラクな仕事ではありませんが、広い世界を見ることができ、自分を磨くこともできる魅力的な職種だと思います。

ぜひ、興味がある方はチャレンジしてみてはいかがでしょうか?


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