官公庁事務とはどんな職業をしてるのか?

どのような方法で就職をしているのかなど一見すると暇そうにも見えますが、実際は幅広い内容の業務があります。

因みに官公庁とは国や各地方など日本全国にたくさんの公共団体がありますが、実際はどのような職業なのかを実際に働いてみた経験から様々な要点をまとめてみました。

官公庁事務とはどんな仕事?

官公庁の事務とは?

毎日どのような所でどのような仕事をしているのか気になりますよね。

官公庁とひと括りにしても国や地方公共団体、役所や教育委員会など様々な職種のことであり、そのひとつの団体の中にも沢山の部署に分かれていて、それぞれ専門職員が業務分業をしています。

業務は配属される場所により知識量や忙しさは大きく違います。

一般の官公庁事務でも定時に終われる人や残業に追われる人など様々!

難しい業務などを平等にするため3年から5年に1度の配置換えが行われます。

その度に税金の知識だったり介護や福祉の知識、その他の専門知識など多くの勉強をしていかなくてはいけません。

なかなか難しそうですが、実際に働きながら生活に重要でもある知識が増えていけば一石二鳥ですよね。

事務職員と言えども公用車で現場や個人宅に調査へ出かける場合もあります。

また1日中、電話や来庁者の対応などをする人に分かれます。

人の役に立ち問題を解決することは、利益を目的としないボランティア団体だと私は思います。

実際にやりがいのある仕事です。

一般の企業と比較するとノルマがなく仕事の締め切りなども比較的に余裕がもて、気持ちはゆったりと保てるかと思います。

官公庁事務の大まかな仕事内容

一般企業と共通している箇所は事務職員は朝一番に各課で飲むコーヒーやお茶の準備をしたり、簡単なデスクの拭き掃除などから始まり、来庁者の対応や電話応対などが主であり、時には苦情の電話なんかもあります。

要望に応じた事案について調べて欲しいと来庁されたら、その場で分かることはすぐに対応します。

管轄が違えば他の課に回すことができます。

そのほか国からの臨時的政策の指示などがある場合、県民、市民の対象者を事前に調べて郵送で送付する文書を作り納期に合わせて忙しく事務作業ばかりに追われる日もあります。

その辺は各課でも共通した事務業務です。

また、大量の個人情報も印刷して保管したり、要らなくなった書類はシュレッダーにかけます。

しかしこの情報量は1日だけでも大量にありますので、個別にシュレッダー室なども構えられた団体もありシュレッダーをかける単純な業務といえども個人情報が記載された書類ですから大切な仕事といえます。

事務職には基本的には来庁者の対応をしなければいけませんので、行き先がわからずに戸惑った様子の人には声を掛けて行き先まで案内をすることもしなければいけません。

館内には何処にどんな部署があるかも採用後に把握しておく必要があります。

官公庁事務が向いている人の5個の特徴とは?

穏やかなタイプの人

時にはしっかりと発言もしないといけませんが、それは常識の範囲のことです。

マニュアルばかり並べても納得できない人もいるでしょう!

記入の作業に時間を要する人や説明したことに理解を得られない場合など日々、色々な事案があります。

けれども、立場上完了させなければいけませんので、動じない心を持った穏やかな落ち着いた人が向いているでしょう!

仕事のオン・オフが切り替えられる人

それぞれの配属される課によって違いがありますが、お祝い事で来庁する人や様々な苦労の環境下に置かれた人や地域の困り事など、時には理不尽に厳しいお叱りも受けたりします。

仕事をいつまでも心に中に引きずっていると疲れてしまいますので、仕事とプライベートのメリハリが付けれる人が向いているでしょう。

真面目だけど、真面目すぎないを基本のスタンスでいくと丁度いいかと思います。

お年寄りや体の不自由な人に優しく出来る人

日本は、高齢化社会です。

介護福祉などを取り扱うサービスの手続きに多くの人が相談や手続きに来庁されます。

高齢者や身体の不自由な方のお手伝いもしなければいけないような場合もあります。

過度な親切は要りませんが、耳が遠い人にはハッキリと聞こえる声で伝えたり、手話が得意な事務職員も居たりしました。

そこまで特化しなくても良いのですが、優しい気持ちを普段から持ち合わせていると、相手にも伝わるものです。

さりげない気配りができるといいでしょう。

プロ意識の持てる人

官公庁事務職では個人情報に触れる機会が多くあります。

マイナンバーが個人に割り振られて以来、親しい知り合いなどの個人情報を簡単に見る事が出来ます。

これは与えられた立場の人に出来る仕事であって、知り得た場合であっても責任を持ち口外せずにしなければいけません。

自分は特別な業務に従事した人間であり、プロ意識の持てる人が向いています。

同じ部署の職員と良好な関係でいれること

これは仕事をする上で大変重要ポイントです。

官公庁などでは同じ部署での飲み会やお食事会など、福利厚生が自己負担ではありますが、よくあります。

それは慰安旅行などがないため、夏は暑気払い(しょきばらい)お盆の休みもなく暑い夏も頑張って働いて行こうという意味合いの恒例なお食事会があります。

また部署移動や退職者などには律儀に送別会も行われます。

そんなことから日頃から良好な関係で仕事をしておく必要があります。

官公庁事務が向いていない人の4個の特徴とは?

毎日たくさんの管轄地区の人が何らかの手助けを必要とし来庁します。

個人、個人に価値観の違いなどがあって当然のことですが、その場に似合った行動を必要とされるのです。

なかなか難しいですよね。

初めて勤務する人にとっては少し独自の雰囲気を感じるかと思います。

その特徴をまとめてみました。

選挙活動に熱心な人

官公庁事務職員は公務員の立場になります。

近親者や友達が選挙に出馬したとしても決して選挙活動に熱心であってはなりません。

大々的な参加や応援をしてはいけない規則があります。

その他の場合であっても公務員に属した立場の人は行動に責任を持ち、特に過度な行動は慎み、選挙活動は絶対にしてはいけません。

感情をコントロール出来ない人

決して自分個人の感覚で意見を言ってはいけません。

官公庁では、平等なルールな元で一人一人に該当した行政サービスなどを受けられるようになっています。

無理難題を訴えてくる人もいるかもしれません。

しかしここは感情をしっかりと抑えて、自分では対処出来ない場合は上司にお願いして対応して貰うなど、冷静な対応が求められます。

館内での陰口などは絶対に禁句です。

敬語が使えない人

敬語の使えない人は、どこの職場でもNGですね。

難しい言葉は無理に使わなくても良いでしょう!

相手が年下や年上に関係なく、敬語を普段から身につけて置かなければいけません。

悪い人ではないけど、発言がクールな人っていますよね。

言い方を変えればさっぱりした気質な人と言うタイプですが、これは、官公庁ではご法度です。

相手の気持ちを害させてしまいクレームの対象者となります。

出来るだけ敬語を普段から使い、言葉には気を付けるようにしなければいけません。

災害時に出勤できない人

これは災害の程度により、ある程度のキャリアが付いてくるとの話になります。

大雨や暴風災害などの避難情報の通達や状況の把握に職員は災害の中でも出勤しないといけません。

被災した方への援助物資などを役所などが備蓄管理された倉庫などから準備対応します。

自分も被災者だからと躊躇せずに動かないといけません。

一概ではありませんが、そのように自分が辛い立場にあっても仕事ができない人は向いていないでしょう。

官公庁事務の仕事経験は、その後どんな職種・仕事に活かせる?

テレオペレーター

顔の見えない相手にでも気持ちよく会話ができると言うのはとても難しい作業です。

明確に情報を伝え、正確に知り得た情報をパソコン入力をしないといけない作業は官公庁で身についた色々な人の個人情報などを正確に入力してきた仕事と共通する部分があります。

各行政などの公務員

官公庁での業務の経験は国や役所など、その他の行政法人などでも同じ働きや共通するルールが多くあります。

雇用する立場の人間も経験があるとみなし信頼されますので大いに経験を活かせます。

官公庁での業務経験者は採用されやすい人材です。

ソーシャルワーカー・社会福祉士

社会福祉士の仕事は、福祉を必要とする立場の人が相談にきます。

病後、家族の援助が受けれない人など、退院後の生活を始める為に相談に乗ってくれる人です。

病院、施設や行政と連携を図りながら進めていく立場の職員です。

個人個人の立場になりボランティアの気持ちを持つ所は官公庁の経験を大変活かせる職業です。

公共職業安定所ハローワーク職業相談員

この職業は実際に公共職業安定所の相談員(非常勤職員も対象可)を数年務めた人を限定に官公庁では相談員の経験者を採用される課があります。

その反対でありますが、官公庁で業務に従事すると職業相談を受ける立場と共通する部分がおおいにあります。

これから官公庁事務の仕事をはじめるには、どうしたらいい?

官公庁事務の仕事を探すためには?

管轄される役所などでは、年明けには次年度の職員の求人が出されます。(地域によって差があります)

その他は随時、産休や病休の職員の補てん職員募集などがあります。(こちらは期間事務職員で就業期間が短い場合があります。)

官公庁に置かれている広報誌などにも求人の記載などがある場合がありますので小まめにチェックすると良いと思います。

分からなければ、直接問い合わせてみるのもいいです。

募集しているかなどの詳細は教えてくれるでしょう。

資格は必要?

官公庁事務職になる為には、将来的にどこまで出世したいのかによりますが、地方公務員の事務職は資格が必要とはされていません。

面接試験に合格する必要はありますが、筆記試験と面接の総合評価で決定されます。

これは一般企業の面接試験とあまり変わりがありませんよね。

また国の公務などを担う事務職員の場合は国家公務員Ⅰ種、地方の幹部候補者を目指す場合は国家公務員Ⅱ種という資格が必要とされています。

しかし上記の資格は受験できる年齢制限や最終学歴により受験資格を得られます。

それに、取得した資格により初任給にも差があります。

どちらの場合も業務をやる上で覚えていかないといけない事も沢山ありますので、資格がなくても、あってもそれなりの学力や努力は必要になるといえるでしょう。

必要なスキルや経験は?

絶対的にパソコンのスキルが必要(例、Word、Excel、一太郎など)だと思います。

特に官公庁は専用のソフトを使用することが多いです。

中でも一太郎を使用することが多い地方公共団体の役所があり、使用したことのない人はWordとExcelは必ず使いこなせることをお勧めします。

その2点が使えれば専用のソフトはなんとか使いこなせるかと思います。

パソコンの経験やスキルが低い人の場合でも、ミスをせずに丁寧に業務をこなすことをお勧めします。

経験に関しては誰とでも会話ができるようにしておくことが大切です。

いろいろな方が沢山来庁して来ますから、苦手な人は接遇マナーを身に付けるかといいかと思います。

これは接遇セミナーなどを主催している民間企業がありますので、参加するのは簡単です。

今すぐに何とかして欲しいと困っている人も多く来庁しますので、正確に話を聞き安心感を与えられるような落ち着いた対応を取れるようにしておきましょう。

まとめ

配属される課により業務に差があり、定時に終われる人と終われない人がいるかと思いますが3年から5年に一度、部署の移動があり、条件は平等に保たれていたりします。

働きかたも様々で非常勤職員や常勤職員に分かれ、どちらも公務員の属します。

非常勤職員には雇用の期間が定められ一定期間の就業に就き、また一定期間は同じ職に就けないというルールがあります。

お盆の時期などには休暇がなかったりと都合の良いてんばかりではありませんが、有給や特別休暇制度などの働きやすい環境が整っていたりします。

常勤職員になると余程のことがない限りに失業するリスクも低く安定性の高い職業だと言えます。

非常勤職員からはじめて自分に合いそうな職種だと判断ができれば挑戦して見るのも良さそうですね。

生活する上でも色々な知識が身につきますから、一度は経験するのは良いと思います。


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