総務人事のお仕事とはどういったものでしょうか。

一言で表現すると「経営陣と現場の橋渡し役」といえます。

会社が一丸となり運営がスムーズに行われるよう調整をする役割です。

営業のように目立つポジションではありませんが、組織にとって必要不可欠な存在です。

採用業務や給与計算、来客対応など多くの業務を請け負っており、どれも責任が伴います。

ひとつのことを追求するというよりは、マルチタスクに複数のことを処理する能力が求められます。

法律に関する知識も必要となります。

これからひとつひとつ仕事内容を解説していきましょう。

会社の規模などにより総務部・人事部と分かれている場合もあります。

総務と人事のおおまかな仕事内容

大きく分けて【総務】と【人事】の仕事に分別できます。

【総務】の業務は多岐に渡ります。

消耗品の発注からはじまり社内イベント・入社式の手配、社員の個人情報管理、受付業務を担う場合もあります。

会社の顔として社外の人間と接する機会のある仕事です。

基本的には「他の部署には分類されない業務」を行い、「何でも屋さん」や「便利屋さん」のようなイメージを持たれがちです。

【人事】の業務は「人材を組織の中で活かすための業務」です。

採用業務や人員配置計画、研修などを担当します。

社会保険手続や勤怠管理・給与計算などを行い、法律の知識が求められる業務もあります。

従業員の個人情報やリストラの情報などを扱っているので「会社を根幹支えている存在」といったイメージ。

組織の情報に関しては絶対的な秘密主義・ポーカーフェイスを貫くのも人事の仕事です。

【総務】の仕事内容

備品・消耗品管理、来客対応・受付業務、社内行事の企画・運営、防火防犯対策、情報セキュリティの整備、安全衛生管理、社員の福利厚生、社員の健康診断、メンタルヘルス対応などです。

【人事】の仕事内容

人材の募集・採用、人員配置計画、入社・退職手続き、社員の異動に関する手続き(住所変更、扶養家族変更等)、社会保険に関する手続き、年末調整、給与・賞与計算業務、就業規則・教育制度・評価制度の立案及び運用などです。

総務の8個の業務

備品・消耗品管理

文房具やコピー用紙など消耗品の管理、名刺の発注、パソコンや社内携帯など貸与品の管理などを行います。

消耗品は切らさないように在庫管理を行い、備品や貸与品の台帳管理をします。

基本的に会社の固定資産となるものは全て把握する必要があるため、徹底した管理が必要となります。

印章管理・土地管理なども行います。

来客対応、受付業務

企業の印象が決まりやすいのは来客時の対応と言われています。

総務はお客様や取引先などの窓口となります。

接待スペースへの案内やお茶出しを行う場合が多いでしょう。

また外線電話の取り次ぎ等も行いますので、基本的なコミュニケーション能力は必須となります。

社会人として当たり前ですが、相手に不快感を与えない言葉遣いや振る舞いができることは大切です。

社内行事の企画・運営

入社式の手配や忘年会、社内イベントなどの企画や運営をします。

日程調整から告知、手配等を行います。

私の以前働いていた会社では年に一度のバレーボール大会に力を入れていて、場所の確保やスケジュール設定、必要備品の手配、お弁当の発注などをしていました。

簡単そうですが、細かいところまで抜け目なく計画をして、実行することは意外と神経を使う業務です。

社員同士の距離が縮まるイベントを企画することで、社員の士気を高められます。

会社によっては株主総会の運営も行います。

防火防犯対策

災害が起きた際にどのように行動をするかのマニュアルを作成したり、ヘルメットや水など必要な備蓄品の発注・在庫管理を行います。

防災に対する考えを経営者と合わせておくことが重要となります。

緊急時には先頭に立って動くことになります。

情報セキュリティの整備

総務は従業員の住所や家族状況、評価や給与など従業員個人情報を管理します。

企業の大切な情報の漏洩が起こらないようにマネジメントを行います。

社員に対する情報セキュリティー教育等もこれにあたります。

常に新聞やニュースなどで情報セキュリティーに関する情報を集めておく必要があります。

安全衛生管理

社員の健康障害や労働災害を阻止するための管理をします。

作業環境の整備、労働者の健康管理などです。

社員に定期的な健康診断を受けさせることは法律上での義務です。

衛生管理者という国家資格を取得していると有利といわれています。

社員の福利厚生

法律上の必須となる健康保険・雇用保険・厚生年金などの社会保険の事務手続き。

会社独自の福利厚生があれば、その管理を行います。

出産手当金、フレックスタイム制度、育児休暇、慶弔関係などです。

社員の定着率や就業意欲につながる部分です。

従業員の権利ですので聞かれれば説明をします。

柔軟にわかりやすく説明をする能力が必要になります。

噛み砕いて話をすることは案外難しいです。

社員の健康診断、メンタルヘルス対応

社員の健康診断の手配や結果管理を行います。

労働安全衛生法により従業員の健康診断の実施は義務付けられています。

また昨今増加しているうつ病やストレスなど従業員のメンタルヘルスにも気を配ります。

メンタルヘルス・マネジメント検定を取得することがおすすめです。

人事の8個の業務

人材の募集、採用

採用の計画を立て、職業安定所、求人雑誌・求人サイト、人材派遣会社等に募集を行います。

経営陣の求める人材を把握することが重要です。

書類選考、面接内容や面接官の設定、面接時の対応を行い、選考をします。

実際に面接官を行う場合もあります。

応募者への採否の通知、合格者との入社に関する調整、入社の事務手続きを行います。

企業にとって有益な人材を集めるという業務です。

人員配置計画

従業員の配置計画を行います。

経営者の方針をくみ取り、どのような人材をどこに配置するのかを考えます。

各部署のリーダーとのミーティングを行うことになります。

転勤、異動、昇進・昇格、降格、出向、退職、解雇などを決定し、それらの事務手続きも担当します。

少しでも情報を外に漏らしてしまうと重大な問題につながる可能性があります。

慎重に行うべき業務の一つです。

入社、退職手続き

新入社員の入社に関して必要な手続きを行います。

例えば、雇用契約書の作成や加入保険の手続き・名刺作成などです。

退職に関しては、失業保険の手続きや退職金の計算などがあります。

従業員ごとに状況が異なるため必要な情報をしっかりと入手しておくことが大切です。

各部署のリーダーとのコミュニケーションがとれていることでスムーズに処理が可能です。

社員の変更に関する手続き(住所変更、扶養家族変更等)

社員の住所変更、通勤経路変更、交通費変更、結婚・出産などによる扶養家族の変更等を行います。

社会保険に関する手続き

健康保険・雇用保険・厚生年金・労災保険などの社会保険の申請・管理をします。

ハローワークや年金事務所へ届け出ます。

年末調整

毎年11月頃になると年末調整を行います。

扶養控除申請書や保険料控除申請書等を配布・回収し、所得税の再計算をします。

そこから還付金の振り込み手続きを行います。

時間も労力もかかる業務のため、年末調整は人事の一大イベントと言われています。

給与・賞与計算業務

給与支払日に合わせて給与・賞与支給額を計算します。

給与や賞与は従業員の報酬であり、会社に対する信用であるため、計算ミスや支払いの遅れは許されません。

公的な税金や社会保険料などに関して専門的な知識が必要です。

これらの計算に関してはソフト等で管理している場合が多いので、最低限のパソコンスキルも必要だと考えられます。

就業規則、教育制度、評価制度の立案及び運用

企業のルールや労働条件などが明記されている就業規則の作成・改訂を行います。

就業規則に関しても法律が絡んでくる内容ですので、専門的な知識が必要となります。

また教育制度の業務としては、教育プランを作成し、外部のセミナーを探したり、講師の手配などをします。

従業員が組織の一員として力を発揮できるような制度をつくります。

社員の能力や貢献度に対する評価である人事評価制度も担当します。

昇格や昇給に関わる責任のある業務です。

総務人事のやりがいとは?

営業とは違い自分の頑張りが利益に直結する仕事ではありませんが、会社全体の動きを把握し、どうすれば企業活動がスムーズに行えるかを常に考えることが総務人事業務の目的です。

他の部署とは違った視点で会社というものをとらえることができる点が一つの面白さです。

また個人情報を扱うなど社員との距離が近いため「ありがとう」「○○さんがいてくれてよかった」など感謝の声をもらえることがやりがいのひとつではないでしょうか。

総務人事の仕事をするにあたって覚えなければいけないこと

人とのコミュニケーション

総務人事業務は他の部署とは違い、全ての従業員と関わりを持つ仕事です。

経営陣を含め様々な人とコミュニケーションをとりながら業務をおこないます。

挨拶や社会人としての立ち振る舞いができることが信頼関係を築くポイントとなります。

社外の人間と関わることが多いため「会社の顔」であるという自覚も必要です。

いかなる時にも公正な立場で発言をする必要があり、ポーカーフェイスが必要な場面も出てきます。

社会保険等の法律の知識

最初は知識がなくても問題ない場合もありますが、入社手続きや給与計算をするにあたって健康保険・雇用保険・厚生年金・労災保険などの知識は最低限必要となります。

年末調整や就業規則に関しても専門的な法律の知識が必要となってきます。

基本的なPCスキル

パソコンを使っての給与計算や台帳管理などをすることが多いため、基本的なPCスキルが求められます。

ExcelやWordで社内報などの書類を作成したり、パワーポイントなどで経営陣に報告やプレゼンなどをする機会もあります。

パソコンが全く使えないという人には難しい業務かもしれません。

総務人事の仕事はこんな人に向いている

社会人としての常識のある人

来客対応や電話対応などを行い「会社の顔」として出ていくことが意外と多いポジションです。

大事なお客様にお茶を出し忘れてしまったり、電話対応での対応が悪かったりすると、会社のイメージに傷をつけかねません。

挨拶、人とのコミュニケーション、気配りなど、基本的なことができる人が向いています。

人の力になるのが好きな人

総務人事は組織の人間全てが気持ちよく仕事ができるよう調整をするという業務といえます。

従業員のために目立たないところで様々な業務を行っています。

裏方のサポートが好きな人に向いている業務です。

マルチタスクな人

営業の仕事は基本的に一点集中型で、営業成績を上げることが使命といわれています。

ところが、総務人事は業務範囲がとても広く、全体を見渡しながら同時に複数の物事を進めていくことが求められます。

法律の本を片手にトイレットペーパーの発注をするようなこともあります。

周囲の状況や変化を素早く感じるのとのできる人も向いているといえます。

口が堅い人

人事の情報は人にかかわる仕事です。

人事異動の内示が出る前に情報が流れてしまうことや、上司の給料が分かってしまうといったことが起これば会社の秩序が乱れてしまいます。

機密情報を扱っていることを常に念頭に置き、行動できる人が向いています。

逆に口の軽い人は総務人事部には向いていません。

まとめ

以上、総務人事の仕事内容を紹介しました。

「縁の下の力持ち」「会社の潤滑油」のような存在だとおわかりいただけましたでしょうか。

業務の種類は非常に多く、時期や季節によっても異なります。

以前、私が総務人事部に配置された時は、従業員300名を総務人事部2名で担当していました。

毎月の給与計算は細かいチェックが欠かせないため、配属当初は頭の中が数字でいっぱいになったことを覚えています。

社会保険や就業規則に関する法律など難しいと感じることもありますが、数年の経験を積むことで年間での業務の内容を網羅し、ペースを掴めます。

効率的に業務を進めるためにスケジュール管理が大切です。

経営陣の方針と従業員の意見のバランスをとりながら組織の発展を目指すという一風変わった業務です。


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