イベント会社の仕事内容や役割、5つの業務内容。

皆さんは、イベント会社の仕事内容をご存知でしょうか。

イベント会社に転職を考えているけれど仕事内容があまり分からず、一歩踏み出せない人も多いのではないでしょうか？

本記事では、仕事内容ややりがいを感じるポイントなど、イベント会社のあれこれについて経験者が分かりやすく解説します。

イベントと一言で言っても、オリンピックや万博などの大きなイベントから、展示会や見本市、コンサートやライブ、セミナーや会議、スポーツイベントやショッピングモールのイベントなど、沢山のイベントが存在します。

また、イベント会社にも得意・不得意の分野がありますので、自分がどんなイベントに関わりたいかなども考えて、イベント会社を選ぶ際にはチェックしてくださいね。

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イベント会社の仕事は大きく４個の役割に分けられる

イベント会社は複数の役割を担う人達で構成されています。

未経験者が最初から大きなイベントを仕切るのはもちろん難しく、他の仕事などと同じように、経験値を上げて実力をつけていく必要があります。

イベント会社は大きく4つの役割に分けられますので、紹介していきます。

プロデューサー

イベントの企画立案や方向性などを決め、イベントが計画通り安全に進められるように、統括的な責任者として全体の指揮を取る仕事です。

豊富な経験値や情報量、判断力や交渉力も必要な職種と言えます。

イベント会社に入る時には、プロデューサーが最終的な目標となるでしょう。

ディレクター

ディレクターは、イベント開催にあたり行われるクライアントとの打ち合わせに始まり、企画から制作、本番の実施までの全般的な指揮を取り、計画的に遂行していく仕事です。

イベント業界では、ディレクターとプロデューサーの明確な線引きが難しく、業務内容がかぶる部分も多いのが現状です。

ディレクターになる為には、イベント会社に入社してアシスタントディレクターとして経験を積んでいくのが近道です。

アシスタントディレクター

アシスタントディレクターは名前の通り、プロデューサーやディレクターのアシスタントの役割を担う職種です。

イベント会社に就職すると、まずはアシスタントディレクターとして経験を積みます。

主な業務は顧客対応、資料作成、手配や調整、現場の運営など多岐にわたり、アシスタントと言っても沢山の仕事を任されることが多いです。

イベントスタッフ

イベントスタッフは、主に実際の現場運営で活躍するスタッフです。

イベント会社に所属している場合もあれば、人材派遣会社に所属して派遣される場合もあります。

現場での業務ディレクターやアシスタントディレクターの指示を受けながら、受付、誘導、警備、サンプリングなども多岐にわたる仕事をします。

イベント会社の5個の業務

イベント会社には大きく5つの業務があります。

顧客対応業務

イベントを実施する際には、クライアントへの営業活動や企画提案からイベントの実施に至るまで、何度も定例会議や打合せを繰り返していきます。

対面式の打ち合わせはもちろん、電話での連絡やメールでの資料などの情報共有も重要な業務となります。

制作業務

イベント会社はクライアントからイベント実施の依頼を受けると、ヒアリングした内容を元に企画書を作成し、方向性や実施コンテンツなどを決めていきます。

そして、イベントの詳細が決まると、実施計画書で実施内容を取りまとめて行き、最後に運営マニュアルで詳細スケジュールや運営内容を詰めて行きます。

実施計画書や運営マニュアルには、実施概要・運営系統図・レイアウト(平面図や立面図)・スケジュール・運営計画・スタッフ配置図・備品リスト・制作物・搬入出経路などの決まった内容をどんどん追記していきます。

こうして完成した運営マニュアルは、当日現場に入るスタッフの誰が見ても内容を理解できなければなりません。

その点を意識して、確実に情報を落とし込んでいく必要があります。

また、ステージがあるイベントでは、ステージプログラムや台本の作成も必須となります。

手配・調整業務

イベントを成功させる為には、イベント会社だけでなく、沢山の協力会社のサポートが必要となります。

協力会社は、以下のような会社が考えられます。

施工、レンタル会社

ブースやステージ、装飾物やパネルなど作ってくれる、イベントの大工さんです。

他にも、テーブルやイスなどをイベント時に貸し出してくれるレンタル備品の会社もあります。

映像、音響、照明会社

モニターやマイクにスピーカー、スポットライトなどを手配する場合にお願いする会社です。

更にイベント本番時には、映像や音響の操作を行うオペレーターも派遣してくれます。

人材派遣会社

イベント本番時のスタッフを派遣してくれる会社です。

人材と一言で言っても、イベントスタッフからコンパニオン、MCやナレーター、翻訳などさまざま人材を抱えている会社があります。

また、キャスティング会社といって、タレントやモデル、お笑い芸人などステージに出演するゲストをキャスティングしてくれる会社も複数あります。

イベントは、上記以外にも衣装の手配、着ぐるみの手配、更にケータリングやお弁当の手配など、沢山の協力会社によって成り立っています。

イベント会社はそれらを手配し、イベントを盛り上げていくように各種調整をしていく仕事を担います。

本番運営業務

イベント会社の醍醐味は、イベント本番と言っても過言ではありません。

長い期間を掛けて企画や制作業務を進めているのは、全てイベント本番を成功させるためのものです。

イベントの本番時には、ブースやステージの施工に始まりレンタル品や備品のセッティングなど、準備万全にして本番を迎えます。

本番時にはイベントスタッフに指示をしながら、安全で確実に進行していきます。

それでも起こってしまう、突発的な問題やアクシデントには臨機応変に対応していく必要があります。

イベント事後作業

イベント終了後の仕事もいくつかありますので、紹介しておきます。

バラし作業の進捗管理

イベント終了後は、開催に向けて構築したステージやパネルを解体するバラし作業が発生します。

イベント会社が直接作業をすることはほとんどありませんが、関係会社と連携を取り合い進捗を管理する業務が伴います。

報告書の提出

イベントが終了した後は、速やかに報告書を作成してクライアントへの提出を行います。

報告書には来場者数、集客数、サンプリング数、所感、記録写真など、イベントに関する結果や報告内容を記載していきます。

“帰るまでが遠足”と一緒で、”報告書提出までがイベント”となります。

請求書の発行

イベント終了後、速やかに請求書を発行します。

企画時や制作途中で提出していた見積りから本番時に追加の費用が発生した場合などは、その説明も含めての提出が必要となります。

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この仕事をするにあたって覚えなければいけないこと

イベントの仕事をする上で覚えることがあるか、気になる人も多いと思います。

イベント会社に入社する際には、未経験でも可能の募集であれば特に必須のスキルや資格はありません。

しかし、入社してからは他の仕事と同じように覚えていくことがありますので、ここにまとめておきたいと思います。

資料づくりの為のパソコン操作

イベント会社では、企画や制作段階での資料づくりでパソコンの使用は必須になります。

打合せ資料や議事録などはWord、リスト作成などはExcel、そして企画書やマニュアルなどはPowerPointを使用しますので、基本的な操作は覚えていく必要があります。

手配先の協力会社

イベントの制作を進めるにあたり、沢山の協力会社のサポートを受ける場合があります。

その際にどの会社に何を発注・手配するのかを覚えておき、映像や音響なら○○会社、人材派遣なら○○スタッフサービスなど、必要に応じて手配をかけて行きます。

場合によっては複数から見積りを取り比較することもありますので、沢山の協力会社を覚えていると仕事の幅も広がって行きますよ。

イベント会社の仕事の良いところ

イベント会社に転職を迷っている人にお伝えしたい、イベント会社の良いところをまとめていきたいと思います。

ぜひ参考にしてください。

やりがいを感じるポイント

イベント会社に限りませんが、仕事をする上でやりがいを感じることはとても大切です。

やりがいを感じるとモチベーションが上がり、仕事のクオリティも上がっていくはずです。

ここでは、イベント会社の仕事でやりがいを感じるポイントをお伝えしたいと思います。

イベント終了時に達成感がある

イベント会社でやりがいを感じるポイントは、一つのイベント現場が終了したときの達成感だと思います。

イベントの仕事は本番が近くなるとそれなりに忙しく、残業が増えたり不規則な生活になることもあります。

大変な制作業務を経験して本番に臨み、準備してきたことを発揮してイベントが成功した時にはとても大きな達成感を味わうことができます。

また、イベントが成功した際には、クライアントから直接お褒めの言葉をいただいたり、来場者が楽しんでいる様子などを見ることができることもやりがいに繋がるでしょう。

尚、現場前で忙しさが続くときには、自分なりの息抜きやストレス発散方法を見つけて忙しさに潰されないように注意してくださいね。

コミュニケーション力がつき、チームワークが高まる

イベントは一人で成功させることは非常に難しく、イベント会社の社内スタッフはもちろん外部の会社にも協力して貰い、本番に向かって業務を進めていきます。

沢山の人と関わることでコミュニケーション力がつき、同じイベントの成功という目標に向かっていくことでチームワークも高まります。

効率よく業務を進めるスキルが身につく

イベント会社の仕事は、毎日決められた業務ではありません。

イベント内容の進行具合やクライアントの意向によって、決まっていたことが変更になったりすることも少なくありません。

そんな時にも冷静に効率的に業務を進めて行く必要があり、これはイベント会社で働くと徐々に経験値として身についてくるはずです。

沢山の手配や調整業務が発生する仕事なので忙しい分、しっかりとスキルも身につくはずです。

面白いポイント　

イベントと聞くと、ワクワクする人も多いと思います。

イベント会社で働くことを考えている人の中でも、あらゆることに興味がありワクワクしたり、仕事とは言え様々なことを楽しむことができる人は向いていると思います。

ここでは、イベント会社で”面白い”ポイントをお伝えしていきます。

いろいろな場所や会場に行くことができる

イベントは内容によって開催場所が変わってきます。

大きな展示会場やホール、屋外のスタジアムや公園、ショッピングモールや商業施設など、様々な場所が会場として考えられます。

場合によっては、地方の会場やキャンペーンで全国行脚をすることもあります。

もちろん仕事なので自由な時間があるかは分かりませんが、様々な場所で仕事ができるのは面白いポイントだと言えるでしょう。

芸能人や著名人に会える可能性がある

イベントによっては、著名人を司会者にキャスティングしたり芸能人をゲストに迎えてトークショーやステージを行う場合もあります。

美容系のイベントであればモデルやカリスマ美容家、スポーツイベントであればスポーツ選手、子供向けのイベントでは人気タレントやお笑い芸人など、イベントに合った人をキャスティングします。

好きな芸能人や著名人に会えるのは、面白いポイントですよね。

ただしあくまで仕事なので、どんなに好きな芸能人でもマナーを守り、失礼のないようにプロ意識をもって現場にのぞむことを心がけてください。

また、芸能人や著名人がゲストに来る場合には、控室の準備や導線に気をつける必要があります。

控室にはゲストの要望に答えたケータリングや備品を準備し、入館からステージ出演の導線は一般来場者とバッティングしないような経路を確保する必要があります。

イベント終了時の打上げや社内レクリエーションが面白い

イベントが終わると、打上げを行う場合があります。

社内だけのケース、クライアントや協力会社と合同で行うケースなどパターンは様々で、様々な人とコミュニケーションを取れるのが楽しいと感じる人が多いでしょう。

また、イベント会社の忘年会や新年会、社員旅行などは”さすがイベント会社！”と思えるような面白いレクリエーションが多いのも特徴です。

新人のアシスタントディレクターなどが経験を積むために社内イベントから任される、なんて会社も少なくないようです。

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イベント会社の仕事を通して身につく力とは？

発注・管理・調整能力

イベント会社での仕事では、発注や管理、調整などの業務が多数発生します。

例えば、資材や備品、スタッフ発注、スケジュール管理、備品の管理、スタッフ管理とシフト調整、協力会社の管理と発注の調整などを行っていくと、自然と管理・調整能力が身につきます。

表現力や提案力

前述したように、イベントを実施する前には、クライアントへ実施する内容や会場などの企画提案を行います。

クライアントの要望を盛り込みながら企画書として表現したり、納得してもらえるような提案を行ったりする力も必要です。

この能力はクライアント提案の場数を踏み、経験によって身につくものなので、イベント会社の上司や先輩からどんどん吸収していきましょう。

コミュニケーション能力

イベント会社に勤務すると、クライアントや人材会社など様々な背景を持つ人間と意思疎通を図ります。

おすすめ理由の見出し内でも前述した通り、イベント会社の仕事は一人ではできないものが大半のため、自ずとコミュニケーション能力が高まるでしょう。

まとめ

今回は、イベント会社の役割や業務、やりがいや面白いポイントなどもお伝えしてきましたが、いかがでしたでしょうか。

2020東京オリンピックをきっかけに、イベント業界はますます盛り上がることが予想されます。

イベント会社に興味がある人は、ぜひ前向きにチャレンジしてみてください。

制作業務など大変な作業もありますが、イベントが成功した時には、大きな達成感を味わうことができるでしょう。