イベント会社の仕事内容をご存知でしょうか。

イベント会社に転職を考えているけれど仕事内容があまり分からず、一歩踏み出せない人必見です。

仕事内容ややりがいを感じるポイントなど、経験者がわかりやすく解説します。

イベントと一言で言っても、オリンピックや万博などの大きなイベントから、展示会や見本市、コンサートやライブ、セミナーや会議、スポーツイベントやショッピングモールのイベントなど、沢山のイベントが存在します。

また、イベント会社にも得意、不得意の分野がありますので、自分がどんなイベントに関わりたいかなども考えて、イベント会社を選ぶ際にはチェックしてくださいね。

イベント会社の仕事は大きく4個の役割に分けられる

イベント会社は複数の役割を担う人達で構成されています。

未経験者が最初から大きなイベントを仕切るのはもちろん難しく、他の仕事などと同じように、経験値を上げて実力をつけていく必要があります。

イベント会社は大きく4個の役割に分けられますので、紹介していきます。

イベントプロデューサー

イベントの企画立案や方向性などを決め、イベントが計画通り安全に進められるように、統括的な責任者として全体の指揮を取る仕事です。

豊富な経験値や情報量、判断力や交渉力も必要な職種と言えます。

イベント会社に入る時には、イベントプロデューサーが最終的な目標となるでしょう。

イベントディレクター

イベントディレクターは、イベント実施にあたりクライアントとの打ち合わせに始まり、企画から制作、本番の実施までの全般的な指揮を取り、計画的に遂行していく仕事です。

イベント業界では、イベントディレクターとプロデューサーの明確な線引きが難しく、業務内容がかぶる部分も多いのが現状です。

イベントディレクターになる為には、イベント会社に入社して、イベントアシスタントディレクターとして経験を積んでいくのが近道です。

イベントアシスタントディレクター

イベントアシスタントディレクターは名前の通り、プロデューサーやディレクターのアシスタントの役割を担う職種です。

イベント会社に就職すると、まずはイベントアシスタントディレクターとして、経験を積みますが、主な業務は顧客対応、資料作成、手配や調整、現場の運営など多岐に渡り、アシスタントと言ってもたくさんの仕事を任されることが多いです。

イベントスタッフ

イベントスタッフは、主に実際の現場運営で活躍するスタッフです。

イベント会社に所属している場合もあれば、人材派遣会社に所属して派遣される場合もあります。

現場での業務ディレクターやアシスタントディレクターの指示を受けながら、受付、誘導、警備、サンプリングなども多岐に渡る仕事をします。

イベント会社の5個の業務

イベント会社には大きく5個の業務があります。

顧客対応業務

イベントを実施する際には、クライアントへの営業活動や企画提案から、イベントの実施に向けて何度も定例会議や打合せを繰り返していきます。

顔を合わせての打ち合わせはもちろん、電話での連絡やメールでの資料などの情報共有も重要な業務となります。

制作業務

イベント会社はクライアントからイベント実施の依頼を受けると、ヒアリングした内容を元に企画書を作成し、方向性や実施コンテンツなどを決めていきます。

そして、イベントの詳細が決まると、実施計画書で実施内容を取りまとめて行き、最後に運営マニュアルで詳細スケジュールや運営内容を詰めて行きます。

実施計画書や運営マニュアルは、実施概要・運営系統図・レイアウト(平面図や立面図)・スケジュール・運営計画・スタッフ配置図・備品リスト・制作物・搬入出経路などの決まった内容をどんどん追記していきます。

完成した運営マニュアルは、当日現場に入るスタッフの誰が見ても内容を理解できるもので無くてはいけないので、そこを意識して、確実に情報を落とし込んでいく必要があります。

ステージがあるイベントでは、ステージプログラムや台本の作成も必須となります。

手配・調整業務

イベントを成功させる為には、イベント会社だけでなく、沢山の協力会社のサポートが必要となります。

協力会社は、以下のような会社が考えられます。

施工、レンタル会社

ブースやステージ、装飾物やパネルなど作ってくれる、イベントの大工さんです。

他にも、テーブルやイスなどをイベント時に貸し出してくれるレンタル備品の会社もあります。

映像、音響、照明会社

モニターやマイクにスピーカー、スポットライトなどを手配する場合にお願いする会社です。

更に、イベント本番時には、映像や音響の操作を行うオペレーターも派遣してくれます。

人材派遣会社

イベント本番時のスタッフを派遣してくれる会社です。

人材と一言で言っても、イベントスタッフからコンパニオン、MCやナレーター、翻訳などさまざま人材をかかえている会社があります。

また、キャスティング会社といって、タレントやモデル、お笑い芸人など、ステージに出演するゲストをキャスティングしてくれる会社も複数あります。

イベントは、上記以外にも衣装の手配、着ぐるみの手配、更にケータリングやお弁当の手配など、沢山の協力会社によって成り立っています。

イベント会社はそれらを手配し、イベントを盛り上げていくように各種調整をしていく仕事を担います。

本番運営業務

イベント会社の醍醐味は、イベント本番と言っても過言ではありません。

長い期間を掛けて、企画や制作業務を進めているのは、すべてイベント本番を成功させるためのものです。

イベントの本番時には、ブースやステージの施工にはじまり、レンタル品や備品のセッティングなど、準備万全にして本番を迎えます。

本番時にはイベントスタッフに指示をしながら、安全で確実に進行していきます。

それでも起こってしまう、突発的な問題やアクシデントには臨機応変に対応していく必要があります。

イベント事後作業

イベント終了後の仕事もいくつかありますので、紹介しておきます。

報告書の提出

イベントが終了した後は、速やかに報告書を作成してクライアントへの提出を行います。

報告書には、来場者数、集客数、サンプリング数、所感、記録写真など、イベントに関する結果や報告内容を記載していきます。

“帰るまでが遠足”と一緒で、”報告書提出までがイベント”となります。

請求書の発行

イベント終了後、速やかに請求書を発行します。

企画時や制作途中で提出していた見積から、本番時に追加の費用が発生した場合などは、その説明も含めての提出が必要となります。

この仕事をするにあたって覚えなければいけないこと

イベントの仕事をする上で覚えることがあるか、気になる人も多いと思います。

イベント会社に入社する際には、未経験でも可能の募集であれば、特に必須のスキルや資格はありませんが、入社してからは他の仕事と同じように、覚えていくことがありますので、まとめおきたいと思います。

資料づくりの為のパソコン操作

イベント会社では、企画や制作段階での資料づくりでパソコンの使用は必須になります。

打合せ資料や議事録などはワード、リスト作成などはエクセル、そして企画書やマニュアルなどはパワーポイントを使用しますので、基本的な操作は覚えていく必要があります。

手配先の協力会社

イベントの制作を進めるにあたり、たくさんの協力会社のサポートを受ける場合があります。

その際にどの会社に何を発注・手配するのかを覚えておき、映像や音響なら○○会社、人材派遣なら○○スタッフサービスなど、必要に応じて手配をかけて行きます。

場合によっては、複数から見積りを取り、比較することもありますので、たくさんの協力会社を覚えていると、仕事の幅も広がって行きますよ。

イベント会社の仕事の良いところ

イベント会社に転職を迷っている人にお伝えしたい、イベント会社の良いところをまとめていきたいと思います。

ぜひ参考にしてください。

やりがいを感じるポイント

イベント会社に限りませんが、仕事をする上でやりがいを感じることは、とても大切です。

やりがいを感じるとモチベーションがあがり、仕事のクオリティも上がっていくはずです。

ここでは、イベント会社の仕事でやりがいを感じるポイントをお伝えしたいと思います。

イベント終了時に達成感がある

イベント会社でやりがいを感じるポイントは、1つのイベント現場が終了したときの達成感だと思います。

イベントの仕事は、本番が近くなるとそれなりに忙しく、残業が増えたり、不規則な生活になることもあります。

大変な制作業務を経験して本番にのぞみ、準備してきたことを発揮してイベントが成功した時には、とても大きな達成感を味わうことができます。

また、イベントが成功した際には、クライアントから直接お褒めの言葉をいただいたり、来場者が楽しんでいる様子などを見ることができることも、やりがいに繋がると思います。

尚、現場前で忙しさが続くときには、自分なりの息抜きやストレス発散方法を見つけて、忙しさに潰されないように注意してくださいね。

コミュニケーション力がつき、チームワークが高まる

イベントは、一人で成功させることは非常に難しく、イベント会社の社内スタッフはもちろん、外部の会社にも協力して貰い、本番に向かって業務を進めていきます。

沢山の人と関わることで、コミュニケーション力がつき、同じイベントの成功という目標に向かっていくことでチームワークも高まります。

効率よく業務を進めるスキルが身につく

イベント会社の仕事は、毎日決められた業務ではありません。

イベント内容の進行具合やクライアントの意向によって、決まっていたことが変更になったりすることも少なくありません。

そんな時にも冷静に、効率的に業務を進めて行く必要があり、これはイベント会社で働くと徐々に経験値として身についてくるはずです。

沢山の手配や調整業務が発生する仕事なので忙しい分、しっかりとスキルも身につくはずです。

面白いポイント 

イベントと聞くと、ワクワクする人も多いと思います。

イベント会社で働くことを考えている人の中でも、色々なことに興味がありワクワクしたり、仕事とはいえ、いろいろなことを楽しむことができる人は向いていると思います。

ここでは、イベント会社で”面白い”ポイントをお伝えしていきます。

いろいろな場所や会場に行くことができる

イベントは内容によって開催場所が変わってきます。

大きな展示会場やホール、屋外のスタジアムや公園、ショッピングモールや商業施設など、さまざまな場所が会場として考えられます。

場合によっては、地方の会場やキャンペーンで全国行脚をすることもあります。

もちろん仕事なので、自由な時間があるかは分かりませんが、いろいろな場所で仕事ができるのは面白いポイントだと思います。

芸能人や著名人に会える可能性がある

イベントによっては、著名人を司会者にキャスティングしたり、芸能人をゲストに迎えてトークショーやステージを行う場合もあります。

美容系のイベントであればモデルやカリスマ美容家、スポーツイベントであればスポーツ選手、子供向けのイベントでは人気タレントやお笑い芸人など、イベントにあった人をキャスティングします。

好きな芸能人や著名人に会えるのは、面白いポイントですよね。

ただし、あくまで仕事なので、どんなに好きな芸能人でもマナーを守り、失礼のないようにプロ意識をもって現場にのぞむことを心がけてくださいね。

芸能人や著名人がゲストに来る場合には、控室の準備や導線に気をつける必要があります。

控室には、ゲストの要望に答えたケータリングや備品を準備し、入館からステージ出演の導線は一般来場者とバッティングしないような経路を確保する必要があります。

イベント終了時の打上げや社内レクリエーションが面白い

イベントが終わると、打上げを行う場合があります。

社内だけの場合もありますし、クライアントや協力会社と合同で行う場合もあり、いろいろな人とコミュニケーションを取ることができるので、楽しいと感じる人も多いと思います。

また、イベント会社の忘年会や新年会、社員旅行などは”さすがイベント会社!”と思えるような面白いレクリエーションが多いのも特徴です。

新人のアシスタントディレクターなどが、経験を積むために社内イベントから任されるなんて会社も少なくないようです。

まとめ

今回は、イベント会社の役割や業務、やりがいや面白いポイントなどもお伝えしてきましたが、いかがでしたでしょうか。

2020東京オリンピックをきっかけに、イベント業界はますます盛り上がっているので、イベント会社に興味がある人は、ぜひ前向きにチャレンジしてみてください。

制作業務など大変な作業もありますが、イベントが成功した時には、大きな達成感を味わうことができますよ!


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