イベント会社とはどんな仕事内容で、どんな役割なのか気になるという方も多いのではないでしょうか。

イベントと言えば、なんだか楽しそう・・・というイメージがあると思いますが、イメージと仕事内容や役割に相違がないか、そしてイベント会社で働きたい人は、どのように自分に合った会社を探すのかを解説していきたいと思います。

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イベント会社とはどんな会社?

イベントと一言で言っても、展示会やプライベートショー、セミナーや会議、コンサートやライブ、フードイベントや物産展など様々な種類があります。

仕事ではなくプライベートで参加したり、見に行ったことがある方も多いと思います。

大きいものでは、2020年に東京で開催されるオリンピックや、過去に東京や大阪で開催された万国博覧会(万博)もイベントです。

そんな多種多様なイベントに関わる企画から現場の運営までの一連の流れを請け負うのがイベント会社です。

イベント会社での仕事内容は?

イベント会社の仕事内容とは、どのようなものがあるか気になりますよね。

イベントが実施される時には、必ずと言って良いほど、イベントの「主催者」や「クライアント」が存在します。

主催者やクライアントは、国や市区町村、財団や企業、場合によっては一個人など多岐にわたりますが、多くの場合は主催者やクライアントから広告代理店が案件を受け、イベント会社は広告代理店から案件を貰うことが多いです。

そんなイベント会社の仕事内容を、大きい項目からお伝えしたいと思います。

企画・提案

イベント会社は、広告代理店との打合せを通してイベントの企画や提案を行います。

企画提案を行う際には、クライアントがどのような目的でイベントを行うかをヒアリングし、目的に沿った提案を行う必要があります。

例として、クライアントが「製品を売る法人企業」の場合の多くは、「新商品のPR」「新規の顧客獲得」「認知度の拡大」などが目的です。

したがって、提案内容としては、PRの手段や集客方法、知ってもらうための仕掛けを、広告代理店と共に発案していきます。

その企画を分かりやすく説得力を持った資料にして、クライアントにプレゼント行い、受注へと進めていきます。

制作業務

イベント会社は、企画書の提案を経て案件を受注したところから制作業務が始まります。

制作業務には、各種資料の作成や実施会場の手配、協力会社の調整や人材の確保、更に使用する備品や製品の手配など、様々な業務があります。

この多くの業務を抜けがないように進めるため、イベント本番日から逆算して、いつまでに内容を決定し、いつまでに作成・手配するという制作スケジュールを立てることが必須となります。

現場運営

制作業務を抜け目なく進め、いよいよ本番の現場を迎えます。

多くのイベントでは本番日前日に設営や準備に設定してあり、前日準備を行い、本番を迎える形になります。

イベントは準備が9割と言われるほど事前制作が重要で、準備をきちんと進めることで本番はスムーズに回るようになっています。

ただし、突発的に問題が起こることもあるので、本番時には全体の管理をしつつ臨機応変に対応していく形になります。

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イベント会社での役割について

イベント会社には、どんな役割の職種があるかご存知でしょうか。

イベント会社に入ったからといって1人でイベントを回すことは難しく、それぞれの役割を持って進めていきます。

ここでは、イベント会社の中の役割をご紹介していきます。

イベントプロデューサー

イベントの企画立案から方向性の決定、イベントが計画通りに進行するように管理する統括的な責任者です。

資格などは必要ありませんが、豊富な経験値と情報力を元に的確な判断、交渉、統率力が必要です。

イベント会社へ就職した後に、制作スタッフとして経験を積んで、キャリアアップをしながら目指していくのが一般的です。

イベントディレクター

イベントの企画・提案から制作業務の全般的な指揮を取り、現場の指揮・管理を行います。

ディレクターの仕事も資格などは特に必要なく、やはり制作スタッフやアシスタントディレクターから経験を積んでいくのが一番の近道です。

イベントプロデューサーとディレクターって何が違うのか・・というと、一般的に言うプロデューサーはクライアントの目的や要望に応じて認知度や利益を得る為に実行(プロデュース)する人で、マーケティング的な業務も担うことが多いです。

対してディレクターは、制作業務や現場での監督(ディレクター)や管理を担う立場をさす場合が多いですが、イベント業界では明確な線引きが難しいこともあり、プロデューサーとディレクターを兼ねる業務をする人も多いと言えます。

イベントアシスタントディレクター(AD)

アシスタントディレクターはその名の通り、プロデューサーやディレクターのサポート業務をする役割です。

イベント会社に入ると、まずは制作や現場を知る為にアシスタントとして様々な手配や資料作りなどを経験していきます。

将来的には、ディレクターやプロデューサーへのステップアップを目指していくこととなります。

イベントスタッフ

イベントの現場には多くの業務が存在し、それをディレクターやアシスタントディレクターの管理下で実際の業務を行うのがイベントスタッフになります。

スタッフ業務には受付スタッフ、設営スタッフ、誘導スタッフ、警備スタッフなど、他にも様々な業務があります。

また、企業のイベントや販促プロモーションでは、MCがステージやマイクパフォーマンスをしたり、コンパニオンなどがサンプリングや商品説明などを行う場合もあります。

つまり、イベント現場は、多くのイベントスタッフによって支えられていると言えます。

具体的な仕事内容とは?

イベント会社に入社したら、実際にはどんな業務を行うか気になりますよね。

ここからは、細かい業務についてお伝えしたいと思います。

営業・企画提案

営業活動

イベント会社の営業で既存の顧客に一番効果的なのは、イベントを成功させて再度発注を貰うことです。

イベントは定期的に行われるものから数年に1回行われるものまで様々ですが、リピートで発注を貰うということはクライアントの信頼を得ているということで、安定した売上にも繋がると言えます。

新規顧客の取得には、企業へのアプローチや、公募されているイベントにエントリーしてプレゼンで勝っていくという方法もあります。

企画提案

イベントを実施する前には、必ずと言って良いほど、どんなイベントをやるか、何をするかという方向性を決める必要があります。

その方向性を企画書として提案し、実施に向けて詰めていくという流れになります。

コンセプトやターゲットなどもこの段階で決めることが多く、イベントプロデューサーの腕の見せどころでもあります。

制作業務

資料作成

イベントを実施する上では、沢山の資料作成の業務が発生します。

企画書が通り実際の制作業務になった時に作成する資料に、実施計画書、運営マニュアル、報告書などがあります。

実施計画書や運営マニュアルの中には、実施概要から運営系統図、レイアウト図面やスケジュール、人員の配置図や運営方法、備品リストや制作物など、沢山のページで構成されていきます。

また、ステージなどがあるイベントには、ステージ構成や台本の作成も必須となります。

会場手配

イベント実施が計画されると同時に、会場の手配も必要となります。

会場はクライアントが自社や関連施設で行うこともありますが、イベント会社が会場探しから手配までを請け負う場合もあります。

会場探しはインターネットで検索し空き状況を確認して、仮押さえなどを経て、本決定へと進めていきます。

会場を押さえる上で、本番日はもちろん、場合によっては設営などで前日から押さえる必要があるので、クライアントの予算とスケジュール調整が必要となります。

外注(協力会社)手配

イベントを実施する際にはイベント会社だけでは網羅できない専門的な業務があり、その場合は協力会社に外注します。

例えば、ブースや施工物がある場合は施工会社、ステージにはステージ制作会社、映像・音響・照明会社、またスタッフを多く使う場合は人材派遣会社などと多岐にわたります。

イベント会社はその統括として、各協力会社の発注や調整を行っていきます。

現場運営

全体の進行

イベント会社の制作と同じくらい重要な業務が、イベント本番の現場運営となります。

本番時には問題なくイベントが進行されるように、全体の監督・管理の立場で運営を行います。

現場では制作業務で準備してきたものを進行しながら、突発的に起こる問題にも臨機応変に対応することが必要となります。

スタッフ管理

イベントには運営スタッフが勤務する場合があり、数十人から数百人という多くのスタッフが勤務することもあります。

そのスタッフの監督・管理もイベント会社の業務となり、事前に運営計画を立て、シフトを組んで本番を迎えます。

基本的には、スタッフを管理するアシスタントディレクターやその管理を行うディレクターが指示・調整を行います。

イベントスタッフが多い場合の連絡機器としてトランシーバーを使用することが多く、ディレクターやアシスタントディレクターと代表となるスタッフが連絡を取り合う形です。

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イベント会社の仕事の探し方

イベント会社について業務や役割をお伝えしてきましたが、実際にイベント会社に勤めたい場合の探し方をご紹介します。

イベント会社に就職するためには

イベント会社に就職したい場合、未経験であれば、転職サイトや求人募集で応募することが近道です。

最初は制作スタッフやアシスタントディレクターとして経験を積み、ディレクターやプロデューサーを目指してステップアップしていくことが一般的と言えます。

もし知り合いにイベント会社の人がいる場合は、制作スタッフを探している会社がないか、相談してみるのも良いかもしれません。

必要なスキルや資格、経験は?

イベント会社に就職したりイベントの仕事をする際に、必要な資格やスキルは特にありません。

ただ、国家資格ではありませんが、一般社団法人日本イベント産業振興協会が実施する資格があります。

  • イベント業務管理士(1級・2級)
  • イベント検定
  • スポーツイベント検定
  • ユニバーサルイベント検定

特にイベント業務管理士は、実務経験を経て受けることができます。

資格所得はイベントのプロフェッショナルの証になるので、業務経験を積んだら受けてみることをおすすめします。

求人選びで注意すべきポイントは?

イベント会社を選ぶ際に気をつけたいのは、その会社が得意とするイベントは何かということです。

世の中には、展示会が得意な会社もあれば、セミナーや会議をメインで受注している会社、コンサートやライブを請け負う会社など、様々な会社があります。

その中で、自分がやりたいイベントを得意とする会社に応募することが重要となります。

イベント会社の仕事がおすすめな理由

イベント会社への就職を迷っている方に、おすすめの理由をお伝えしたいと思います。

イベントの仕事の良いところを知ると、もっと興味を持って頂けるはずです。

達成感がある

イベントの一番の醍醐味と言えるのは、達成感だと思います。

企画から制作業務を進めて本番を迎え、イベントが成功した際の達成感は何にも変えられないものです。

中でも、クライアントからお褒めの言葉をいただけたり、イベントの集客数が良かったり、更にはメディアに取り上げられたりする場合もあり、自分の携わったイベントが高評価を受けることはとても嬉しいものです。

コミュニケーション力がつき、チームワークが高まる

イベントは1人で進めるものではなくチームで動くため、チームワークがとても重要となります。

また、協力会社やスタッフとのコミュニケーション力も必要となり、業務を遂行していくことで、チームワークやコミュニケーション力が高まります。

憧れの業界で働くことができる

前述したように、コンサートからオリンピックに至るまでイベントには様々な種類が存在します。

長く仕事を続けていると、幼い頃に見ていたステージに自分が携わる可能性があります。

この喜びは何事にも代え難く、業界ならではのやりがいに繋がるでしょう。

この他にもイベント会社の仕事がおすすめな理由は、こちらの記事を参考に!

イベント会社の仕事で大変なこと

イベント会社のおすすめポイントややり甲斐をお伝えしましたが、大変な部分にも触れておきたいと思います。

複数の業務を一度にこなしていく

イベント会社の業務は、企画から制作、現場運営まで多岐にわたります。

特に未経験で入り制作スタッフやアシスタントディレクターのポジションになると、細かい手配や調整など複数の業務を掛け持ちすることがあります。

そのため慣れない内は業務量に手を焼くかと思います。

ただ、業務は慣れていくことでスムーズにこなせるようになりますので、まずは経験を積んでいくことが重要です。

時間が不規則

イベント会社の大変なことで挙げられるのは、時間が不規則というところです。

現場前の制作業務で忙しかったり、現場の施工が会場の関係で前日夜になる場合もあります。

このように現場の前には時間が不規則になり忙しく感じることがあるかと思いますが、自分なりの息抜きやストレスの発散を見つけ、上手く調整することが重要です。

まとめ

今回はイベント会社についてご紹介しましたが、いかがでしょうか。

イベントの仕事は、事前の業務や本番運営など大変なことも多いですが、イベントが終わった際の達成感はとても充実したものになります。

イベント会社への就職を検討されている人は、ぜひ前向きにチャレンジしてください。


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