総務と聞くと、何となく会社の偉い人達が集まっていて 大切なことを決めたり会社の大切な情報を管理したりしている部署なんだろうな・・・と思っている方は多いはず。

入社したとき、退社するときに関わることが多いですね。

そんな総務部がどんな業務を行っているのかを解説します。

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まずは「総務」の仕事例をチェック

総務とはどんな仕事?

会社の様々な部署の業務が社外に対して行っているのに対し、総務とは、社員や社内のこと、もしくは社員の家族などに対して関わりを持つことが多い部署です。

業務を担う社員が働きやすい環境づくりをしたり、入社退社時の手続きなどを行うため、入社するときに、最初に関わる会社内の人間は「総務」であることがほとんどです。

総務部の中に人事部門や教育部門をおいている会社も多く、社員のための環境を整備したり、会社を成り立たせていく上での法律に関することを整備したり、社員の要望をとりまとめたりと、分かりやすく言うと、社内の「何でも屋さん」です。

総務の役割とは?

会社というのは組織ごとにそれぞれの業務を行う組織である

その組織の組み立て役が「総務」。

組織全体に関する業務を行う部署です。

来客の対応はもちろん、会社の備品や不動産管理、社員旅行や運動会など社内行事の運営や企画の見直し、社員の声を集約して組織形成の参考にする、危機管理を行うなど、社員の力を会社の発展・向上に役立たせるための運営が主な業務です。

そのために、社員がいかに働きやすい環境を作りだしていくのかなど、福利厚生の管理や充実をはかって社員を縁の下から支えるお母さんのような部署です。

正社員、契約社員、バイト、派遣などで求められる役割は変わる

社員の個人情報、会社の機密情報などを知り得てしまうことが多い部署だけに、雇用形態によって役割が変わる会社がほとんどです。

アルバイトで総務に所属ということはあまりないと思われます。

派遣社員や契約社員などは所属派遣会社において、情報管理などの教育をしっかり受けたのちに配属されて活躍することはあります。

総務の具体的な仕事内容とは?

具体的な業務

来客対応

来客対応は他の部署においても行われる業務ですが、総務における来客と言えば 会社役員に関係する方の来訪に対応や重要人物に対する来客の対応が主になります。

会社の備品や不動産の管理

会社全体の業務で使用する備品の管理や、会社が所有する不動産の管理を行います。

制服がある会社では制服の在庫管理、IDカードの発行や会社の防犯対策なども総務の仕事です。

福利厚生の管理

会社が所有する保養施設の予約受付、予算管理、社員旅行や運動会など社員のための行事の企画や運営を行います。

株主総会の運営(株式会社)

毎年行われる株主総会の企画運営を担います。

具体的には開催場所、来賓の手配、進行手順の調整などです。

内部監査

社内のコンプライアンスや個人情報保護における意識が高まっている昨今 社内の秩序を保つために総務部を中心として内部監査がされる企業が増えてきました。

そんな内部監査のスケジュール、監査報告のまとめなどを行います。

慶弔手配

会社として、取引先などの慶弔ごとへの手配を滞りなく進めます。

また、社内葬が必要な場合の手配なども担当します。

社内報発行

社内報をもって、会社と社員をつなぐ記事の企画、編集、発行を行います。

社内社外文書の発行

社内外に会社として発信する文書を作成し発行します。

お中元お歳暮の手配

取引先へのお中元やお歳暮の手配を行います。

仕事の流れ(総務人事としての流れをまとめました)

一日の流れとしてはあまりにいろいろなことに携わるため、一年のスケジュールの流れをまとめてみました。

新年行事

新年が始まり最初の行事は、会社によって様々です。

新年会合がある場合、役員での初詣、会食の進行と手配を担当します。

入社式手配

新入社員の入社式の手配を始めます。

新入社員の制服の手配、入社式の会場手配、進行スケジュールなどの準備を行います。

人事も兼務している会社では 新入社員分の社会保険の手続きも然りです。

また、新入社員のための新人研修などの手配もします。

各拠点の営業所幹部が集まる所長会議の手配

定期的に行われる幹部会議の手配をします。

各部署からの資料をまとめて、会議資料も作成します。

株主総会手配

会社にとって一大行事である株主総会。

その日までに総会での報告データをまとめ、総会の資料を作成します。

質問がくるであろう内容も予想をし、ある程度の想定の受け答えなども準備します。

中途入社・来年度新入社員のための企業展の出展。

求人票の作成を行い、高校へ送付したり、企業エージェントが開く企業展へ出展します。

夏の賞与査定のための人事考課集計

各部署からの査定を集計し、賞与に反映させます。

採用試験準備

採用申し込みの受付、採用試験準備に取りかかります。

その際、各部署に人材補強調査を行い、まとめて採用人材についての目処を作成します。(どのような人材を何名採用するか)

社内行事開催

社内での社員参加型行事を計画します。

運動会であったり、バーベキューであったり、大規模な会社において、一斉に行事を行うことが難しい場合は、他に手立てはないかの話し合いをします。

採用試験

筆記問題の準備、面接官を行います。

また、他部署役員に面接官依頼をする上でのスケジュール調整などもします。

採用不採用の通知

採用試験受験者に通知の郵送手続きを行います。

学校に対してもお礼状の手配をします。

冬の賞与査定集計

夏賞与と同じ作業になります。

年末調整の書類準備

社内文書にて社員へ年末調整に必要な書類の提出のお願いを発信します。

年末調整業務

年末調整をし、源泉徴収票を発行します。

外部へ委託している企業も多いため、データの集計のみ行う場合もあります。

そのほか、一年を通して 人事異動の手配、転勤者のための住居手配、海外赴任者のための渡航手配、ビザの手配、社員退職時の手配、中途入社の手配、給与計算、社員からの各種問い合わせ対応など、多岐にわたる業務を担います。

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総務はどういう人と仕事で関わるの?

会社の窓口となることが多いため、様々な人と関わります。

会社を訪ねてこられた方と最初に関わるため、セキュリティも意識した対応が必要です。

会議の連絡なども行うため、比較的役員や各拠点のリーダー格の方々と接する機会が多いです。

総務の給料事情は?

総務であるからといって別段給与が高いだとか、査定が優遇されるということはあまり見受けられません。

しかしながら、多岐にわたる業務をこなす部署である故に有能な人材が集まるため、総務に配属されると出世すると言われることも少なくないです。

総務の仕事でやりがいを感じること

総務のお仕事を通して、得られるやりがいとはどんなものなのでしょう。

大変多くの経験を積むことができる

業務自体が一つに絞られず多岐にわたるため、いろいろな経験を積むことができます。

たくさんの人ととふれあえる

株式総会においては社内外での重要人物、採用関係ではフレッシュな学生と出会う機会があります。

あらゆる年代の方々とふれあうことができ、人とのふれあいが好きな人にとっては、大変楽しく感じることができます。

多くの知識が身につく

社会保険の手続きや年末調整業務を行うため、知識が身につきます。

また、会議資料などの作成を通してパソコンスキルもアップすることができます。

コミュニケーション能力が身につく

他部署との連携をはかったり、複数部門と調整しながら会議の日程を組んだりといったお仕事を通して、調整能力が身につきます。

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逆に、総務の仕事で大変と感じることって?

総務の良いところばかりを書いてきましたが、逆に大変なところはどんなところなのでしょうか。

成果が数字にはならない

たとえば、営業成績のように数字で業務の成績が目に見えるわけではありません。

そんな業務にやりがいを感じにくいという人はいるかもしれません。

仕事の順番に追われる

様々な業務をかけもちすることが多いため、効率よくこなすのが難しい面も多々あります。

業務の順番を見極めるのは大変かもしれません。

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総務に向いている人のタイプは?

総務業務に向いている人はいったいどのような人なのでしょうか。

コミュニケーション能力が高い

業務を行う上で、情報を収集することや人とふれあうことが多いため、情報収集能力や交渉能力が高い方には大変向いていると言えるでしょう。

仕事に対して貪欲である

担当する業務の幅が大変広いため、一つの得意なことに特化した能力よりも、新しいことや知らないことへ取り組む意欲がある方が、うまく業務をまわすことができます。

新しいことや知らないことをストレスに感じるのではなく、知らないことを知識にかえる貪欲さを持った人は大変やりがいを感じることができるでしょう

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逆に、総務に向いていない人のタイプは?

では反対に、総務に向いていない人とはどのような人なのでしょう

成果を数字で見たい人

総務業務自体がハッキリした成果が見えにくいものであり、すぐに成果を感じる業務でもありません。

成果がすぐに知りたいという方には向いていないかもしれないです。

自分のペースでお仕事をしたい人

総務のお仕事は社内外からひっきりなしに業務が舞い込んできます。

自分のペースというより、まわりのペースにあわせて動くことのほうが多いお仕事です。

自分のペースを乱されることがストレスに感じる方には向いてないと言えます。

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総務の仕事に就くためにはどうしたらいい?

総務のお仕事をするためには何を身につけたら良いのでしょうか

総務の仕事に就職するために

たくさんの人と接するのが総務のお仕事です。

そのため、人と接することに楽しさを感じるマインドが一番必要です。

資格は必要?

衛生管理者の資格はもっていると大変役に立ちます。

この資格は、職場環境を整えるための具体的な知識を得られる内容となっているので、総務業務にもってこいの内容となっています。

難易度もそう高くはないため、取得して転職に役立てるには一番手が届くものではないかと思われます。

また、秘書検定など一般常識が身につく検定は持っているにこしたことはありません。

慶弔行事に出席したり手配をしたりすることも多いので、そような時の常識があると大変役にたちます。

社会保険手続き業務なども行いますので、手続き業務経験があることも大きな強みとなるでしょう。

総務に従事しながら取得をおすすめしたいのは、「マイナンバー実務検定」です。

マイナンバーが導入されてからまだ日は浅く、どういうものなのかをしっかり把握していない人が多いのが現状です。

会社としては、社員にマイナンバーの提出を義務づけている以上、担当者が何も知らないというよりは、知っていることにこしたことはありません。

マイナンバーの仕組みについて知ることは、日常生活においても役に立つでしょうし、これから総務に従事することを考えて取得する資格として大変おすすめです。

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総務で転職を成功させるために

総務へ転職するにはどうしたら良いのでしょうか。

転職エージェントで総務にしぼって求人を探す

総務の経験は非常に重宝されます。

経験を武器に総務の求人へ申し込みをしてみましょう。

面接で聞かれること

面接では、経験のある業務内容の確認とスキルに加え、コミュニケーション能力の高さが一番重要視されます。

人間関係構築に自信があるなどアピールできるものは存分にアピールしましょう。

総務の仕事の将来性は?

総務という部門の安定性はどうなのでしょう。

総務は企業ではなくてはならない存在

総務は組織を円滑に動かし従業員が快適に安心して働くためにはなくてはならない部署です。

そのため、そこでスペシャリストになれば可能性は充分に広がります。

法整備によりより求められる業務

個人情報保護法やマイナンバー制度など、法整備により総務が担当する業務は確実に増えています。

より知識を深め法整備にすばやく対応できる総務の人材は企業に求められる大きな存在でしょう。

総務の仕事がおすすめな理由

就業の可能性が高い

総務業務に適正がある人は、ほぼどのような業務においても順応できるとみなされます。

業務の幅が大変広く、またコミュニケーション能力の高さも求められるため、総務で得た経験は将来的にどんな業務にも役立つからです。

ということは、就業の幅も広がり、可能性も広がるということです。

最後に(総務の仕事をお考えの皆さんへ)

総務という仕事は、企業にはなくてはならないものであり、部門が存在しなくても、総務業務を行っている人は必ずいます。

そして業務内容は幅広く、どの業務においても必要とされる内容のため、従事することで自分自身のスキル、人間性を高めることができます。

人の役に立つことにやりがいを感じ、常にスキルアップに対して貪欲な人にはぜひチャレンジしてほしいです。

また、企業もそのような人材を首を長くして待っています。

自分自身の人間性も企業価値も高めることのできるこの業務。

ぜひみなさんが総務人として楽しくお仕事できることを祈っています。

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【総務募集を探す時は、こちらの記事も参考にしてみてください。】

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