総務職の求人を探していると、たくさんの業種が検索としてヒットされることが多いと思います。

自分が総務職として何を目的としているかどうかが検索をする中でキーワードになってくるわけですが、実際に求人広告を閲覧しているとどれが一番自分に合った求人かどうか迷ってしまいますよね。

では、実際にどの総務職の求人が一番合っているかどうかを見極めることができるのか。

それを総務職の仕事をご紹介させて頂きながら求人広告を絞っていきましょう。

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会社をあるべき姿にするのが総務の仕事

総務職というのは、会社の様々な職を担う職種です。

会社の様々な事務職のほか、衛生管理や労務管理など、様々な業種を担う職種でもあります。

しかし、実際には会社によって総務職というのは職種内容に相違があります。

人事業務を担う労務管理や入退社管理を担うところもあれば、電話対応など受付業務を担うところもあります。

総務職に転職したいと思う方の目的や何を業務として遂行していきたいかを念頭に入れて探してみましょう。

また、総務職というものは多機能性を求められる業種でもあります。

事務職だけではなく、会社環境を整えるために衛星整備の管理を担うことになったり、雑務に近い仕事もこなしていくほどなのです。

臨機応変さも求められるものの一つでもあります。

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総務の仕事内容17個

では、総務職という職種は実際にどのような仕事をしているのでしょうか。

上記にも書いてあるように、総務職というのは臨機応変さが必要になってきます。

ある意味人に努力が理解されない部分もるような部署です。

ですが、総務職というのは総務職でしかできないことなども多くあるのです。

オフィスの環境整備

会社全体の閑居整備を管理するのは総務部の仕事でもあります。

環境整備といっても一見雑務にしか見えませんが、実際は雑務ではなく在庫管理や整備管理といった「管理」する立場であるのが総務職になるのです。

会社の職場環境をと管理してあげるということも、総務職の仕事です。

オフィスの備品管理

また、備品管理も総務職が担うことがあります。

仕事を進めていくうち、必ず備品がなくなりますよね。

従業員が心地よい社内生活を送ることができるためにも、その環境整備を整えてあげるのが総務職の仕事なのです。

FAXやネットなど機器管理

仕事をする上で必ず必要になるのはファックスやパソコン機器などの機材です。

一度整備不備を起こしてしまうと仕事が一気にストップしてしまいます。

かといってそんな整備機器を管理するかといったらそうではなく、機材などは仲介の業者が定期的に点検をしに来ます。

その日程管理や経費の調整などをするのが業務の一つなのです。

また、各部署で不備が生じたら、その都度部署と業者と仲介になり、点検や修理の仲介に入ることが望まれています。

設置している自動販売機など購買管理

職員の休憩所やオフィスなどにある自動販売機の購買機器の管理も総務職の仕事です。

例えば、自動販売機の不備を管理することはもちろんですが、自動販売機に欲しい飲料の希望があれば、それを業者に伝えて希望を通せるように連絡を取ることも仕事になります。

一見地味に見えるような仕事ですが、職場環境はオフィスだけを整備するのではなく、職員の憩いの場を整備することも必要とされているのです。

福利厚生などの各種手続き

また、会社によって福利厚生が充実している会社もあります。

福利厚生を利用する職員との仲介業務も総務部の仕事です。

福利厚生の手続きも総務部が担い、また会社でイベント行事があったりすると、その計画や進行役を担います。

社内の環境管理・改善

社内環境で様々な問題が生じたときには総務部が取り持つことが多いです。

様々なトラブルに直接対応するというわけではありませんが、トラブルを察知し考察し、その対策までを考えるのも仕事の一つです。

来客対応・電話対応

会社の窓口として総務職が電話対応を始めに取ることが多いです。

ある意味では会社の顔といってもいいでしょう。

忘年会・社員旅行などのイベント企画運営

イベントなどで司会進行をするということは上記でも話した通りですが、福利厚生以外にも社内の慰安イベントでは指揮を執ることも多いはずです。

イベントの概要から会場づくり、費用の計算までは総務職が担当することが多いです。

役員の名刺管理

また、会社によって秘書の仕事を兼任する総務職の人もいるとのこと。

そういった場合には会社役員の名刺や業務のサポートをすることも業務の一環です。

役員の名刺保管はとても重要なことなのです。

様々な営業先の担当者の顔を覚えなければならないので、名刺というのはとても重要になります。

貴重品を取り扱っているので、もちろん扱いには注意が必要です。

役員のスケジュール管理

また、秘書業として役員のスケジュール管理も行っています。

役員の日々のスケジュールを確認して伝えるという業務も総務部の一環でもあるのです。

経営会議など大きな会議の準備・議事など

通常の会議などは各従業員の担当者が資料を作りますが、規模が大きかったり役員が集まったりする会議では資料作りは総務職の役目になります。

重要な会議となれば、人が一人作るよりも一部署が作るというスタンスのほうが重要性も高まります。

また、会議中の議事録を記録するのも総務部の仕事でもあります。

広報

広報という括りのない部署のない会社では、広報も総務職の担当になります。

内部の広報記事の作成や、外部に情報発信する広告などの業務を担います。

株式管理

株式会社では特有の管理をするのは総務職の仕事でもあります。

経理的な手続きに見えがちですが、実際は総務職が担当している会社が多くみられます。

ウェブサイト運営

運営会社によっては、ウェブサイトを立ち上げている会社も多いでしょう。

その運営の管理も総務部の仕事です。

営業管理というわけではなく、あくまで総務部が管理するところは「安全性」と「広報的」な目的で管理をしています。

常に更新するのも、総務職が担当している業務の一つです。

リスクマネジメント

業務を遂行するにあたり、必ず危険が生じます。

どこで何をしているかを事前に理解したうえで「未然に」防ぐ方法を見出すのも総務部の仕事です。

そこから現場の従業員に指導をしたり、未然に防ぐための対策を練り上げていくのです。

業務委託管理

自社の従業員ではない従業員を委託して雇っている場合には、それらの就業管理はすべて総務職が取り持つことになっています。

業務委託の管理を担うということは、普段から全従業員の労務管理の業務を持っているということにもなると思います。

仕事量は格段に増えますが、「労務管理」の業務としては総務職の仕事です。

契約や契約書の管理

重要書類や機密事項の書かれている書類の管理は総務職が取り持つことが多いです。

重要書類を見直せるように保管するのですが、書類の法令上過ぎて処分できるものが発生したら、それを処分するのも総務職の仕事です。

もちろん許可がいりますが、何の資料が必要で難の資料が必要じゃないかを見極める知識もつけておかなければなりません。

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会社によって変わる総務の形

実際総務職の業種を見てどう思われましたか?総務職の業務は意外と量が多いです。

でも、周りからは雑用ばかりと言われがちなこともあるようです。

では、総務職はどのような形で存在しているのか。

それは会社の規模や会社の種類によって大きく変わってきます。

総務職というのは、会社の変化にも臨機応変に動かなければならないのです。

それならば、会社によって総務職はどのように変化が生じるのでしょうか。

大企業だと総務は大きな組織になる

従業員数も数多く在籍する大企業では、総務部というのは大きな組織そのものになります。

それぞれ様々な人事職の仕事も兼任している状態、つまり労務管理も行っていることにつながります。

さらに組織的にどこを重きにしているかというと、他の従業員の仲介に入るという人事的組織が総務職として成立しているからこそなんです。

小規模の企業だと兼業の場合も

また、小規模の企業体で総務職に入社すると、時々あるのが業務の兼業です。

もちろん雇用証明書にはよほど丁寧な人以外をのぞけば業務内容に「総務」しか書いていません。

そういった場合によく見られるのは経理系の職務を兼任させること。

兼任をしたくないと思う方がいるのなら、こういった中小企業の総務はやめておいたほうが良いかもしれません。

業種によって専門知識が必要になる

また、会社によって専門職の方を取り扱う場所で総務職をしている人は、一定の専門知識がないと難しいということもあります。

例えば工業地帯で有害物を取り扱っている工場の会社にあなたが総務職で入社したとしましょう。

法令で有害物質などの取り扱っている会社などでは営業するにあたり様々な条件があります。

そn条件の変更や手続きがあったときにお手伝いするのが総務職なんです。

また、研修を受けなければならないものもたくさんあります。

法令にのっとって、研修のカリキュラムを作り上げることも大切な業務です。

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総務がもたれがちなイメージ。

これって本当?

実際に総務職ってほかの部署からどう思われがちなのか気になりますよね。

実際に本当に役に立っているのかとか、本当は嫌なんじゃないかとか、そんなことばっかり考えてしまいます。

ですが、会社によって総務職という枠が今変わろうとしているそうです。

昔と比べれば緩和され、様々な人から声をかけられるような気がします。

なんでも屋

総務職の仕事は幅広い職務内容ということもあり、「なんでもやる仕事」と思われがちですが、言い方を変えれば「なんでも屋」と言うのがしっくりくる職種でもあるのです。

会社によりけりですが、人が嫌だと思う雑務などもすべて担っている総務職もあります。

もちろん、会社によりけりですが、総務職という部類はなんでもやってくれる部署だと思われがちなのです。

まさにその通り!と納得する人もいれば、「そんな雑用業務ばかりではない!」と思う人もいます。

人それぞれ総務職の捉え方は違いますが、言い方や解釈によって職務内容が変わるという点では、まさに「なんでも屋」と言われる部署でもあります。

社内のオカン

衛生管理を担当する総務職は、社内環境を整備するほかにも人事担当として職務を担当する部署もあります。

もちろん、他部署の従業員と交流がある部署ですから社内では顔が広くなることも少なくはありません。

特に、総務職として人と触れ合い他の従業員の健康状態を把握して常に声をかけている人は、社内では「母親」のような存在でもあるわけです。

社内の従業員を常に気遣うことを心掛けている人は、声をかけられた従業員としては常に気を使ってくれる人として悪くは思えません。

もちろん、そういった人でよく見られる光景としては、従業員の名前を覚えている人です。

話しかけられた人は、親近感も湧いたり特別感も湧きます。

そういう心遣いができるのも、衛生管理や人事担当を担っている総務職の特権でもあります。

社内情報通

また、上記に書いたように人と触れ合うことが多い職種なので、社内の情報や社外の情報を耳にすることも多いでしょう。

仕事の話からプライベートの話まで耳にするようになり、知らないうちに他人が知らない情報を手に入れてしまっていることもよくある話です。

秘密なこともありますが、それを知っている状態で人と接することができることから、人事の職務内容や健康診断の面談などの職務では利用しやすくもなります。

役員と仲良し

人事担当をしている人は、会社の上の役員と接する機会が特に多いように思えます。

さらに、役員のお茶出しや会議資料の作成時に打ち合わせをするなど秘書的業務も担うことがあるのでその時に距離が縮まることもあります。

役員と親交を深めるのに一番近い職種は総務部かもしれません。

困ったときに頼りになる

実際に備品管理や会社の環境整備を取りまとめているのが総務の仕事です。

業務上何かあった時などには対応することもできるのが総務の特権でもあります。

そういった困った従業員の窓口でもあるのです。

それが時に仕事の要望でも、プライベートの要望でも対応する力を持っている部署が総務だと思います。

それこそそんな応用力を持っていないなんて人もいるかもしれませんが、上記でご紹介したことを踏まえると、まさになんでもできる総務という括りにもなるのです。

このイメージを持たれたら一人前の総務です

実際にどんな仕事をしているか不透明な点も多かったと思います。

それは総務職という職種が会社によって様々な業種を展開できる職種だからです。

自分が「何を」総務職としてやりたいかという点をしっかりと据え置いて考えてみれば、総務職に「何が」必要になるかがわかってきます。

現職の人も、総務職に転職をお考えの人も、総務職の価値観を印象付けたら立派な仕事人になるでしょう。

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まとめ

総務職は会社の色だけではなく、自分の色も出すことができる職種です。

その色を出すのはまさに「あなた次第」なのです。

それがどんな色になってもあなたの「総務職」という軸には変わりません。

ぜひ、総務職に興味をもってみてはいかがですか?

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