総務職の求人を探していると、たくさんの業種が検索としてヒットされることが多いと思います。

検索をする中で、自分が総務職として何を目的としているかがキーワードになってくるわけですが、実際に求人広告を閲覧しているとどれが一番自分に合った求人かどうか迷ってしまいますよね。

では、実際にどの総務職の求人が一番合っているかを見極めることができるのか。

総務の具体的な仕事内容ややりがいについてご紹介していくので、参考にしてみてください。

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会社をあるべき姿にするのが総務の仕事

総務職というのは、会社の様々な職を担う職種です。

会社内の幅広い事務職のほか、衛生管理や労務管理など、様々な業種を担う職種でもあります。

しかし、実際には総務職というのは会社によって職種内容に相違があります。

人事業務である労務管理や入退社管理を担うところもあれば、電話対応など受付業務を担うところもあります。

総務職に転職したいと思う方は、その目的や何を業務として遂行していきたいかを念頭に入れて探してみましょう。

また、総務職というものは多機能性を求められる業種でもあります。

事務職だけではなく、会社環境を整えるために衛生整備の管理を担うことになったり、雑務に近い仕事もこなしていく程です。

臨機応変さも求められるものの一つでもあります。

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総務の仕事内容17個

では、総務職という職種は実際にどのような仕事をしているのでしょうか。

上記にもあるように、総務職というのは臨機応変さが必要となってきます。

ある意味、他人に努力が理解されない部分もあるような部署です。

ですが、総務職というのは総務職にしかできないことも多くあるのです。

オフィスの環境整備

会社全体の環境を整備するのは総務職の仕事でもあります。

環境整備と言っても一見雑務にしか見えませんが、実際は雑務ではなく在庫管理や整備管理といった「管理」する立場であるのが総務職になるのです。

職場環境を管理してあげるということも、総務職の仕事です。

オフィスの備品管理

また、備品管理も総務職が担うことがあります。

仕事を進めていく内に、必ず備品がなくなりますよね。

従業員が心地よい社内生活を送るためにも、その環境を整えてあげるのが総務職の仕事なのです。

FAXやネットなど機器管理

仕事をする上で必ず必要になるのはFAXやパソコン機器などの機材です。

一度整備不備を起こしてしまうと仕事が一気にストップしてしまいます。

かといってそんな精密機器を整備するかといったらそうではなく、機材などは仲介の業者が定期的に点検をしに来ます。

その日程管理や経費の調整などをするのが業務の一つなのです。

また、各部署で不備が生じたら、その都度部署と業者の間に入り、点検や修理の仲介をすることが望まれています。

設置している自動販売機など購買管理

職員の休憩所やオフィスにある自動販売機などの購買機器の管理も総務職の仕事です。

例えば、自動販売機の不備修理を管理することはもちろんですが、自動販売機に欲しい飲料の希望があれば、それを業者に伝えて希望を通せるように連絡を取ることも仕事になります。

一見地味に見えるような仕事ですが、職場環境の管理はオフィスだけを整備するのではなく、職員の憩いの場を整備することも必要とされているのです。

福利厚生などの各種手続き

また、会社によって福利厚生が充実している会社もあります。

福利厚生を利用する職員との仲介業務も総務職の仕事です。

福利厚生の手続きも総務部が担い、また会社でイベント行事があったりすると、その計画や進行役を担います。

社内の環境管理・改善

社内環境で様々な問題が生じたときには総務職が取り持つことが多いです。

様々なトラブルに直接対応するというわけではありませんが、トラブルを察知し考察し、その対策までを考えるのも仕事の一つです。

来客対応・電話対応

会社の窓口として総務職がはじめに電話を取ることが多いです。

ある意味では会社の顔と言っても良いでしょう。

忘年会・社員旅行などのイベント企画運営

イベントなどで司会進行をするということは上記の通りですが、福利厚生以外にも社内の慰安イベントでは指揮を執ることも多いはずです。

イベントの概要から会場づくり、費用の計算までは総務職が担当することが多いです。

役員の名刺管理

また、会社によって秘書の仕事を兼任する総務職の人もいるとのこと。

その様な場合には会社役員の名刺や業務のサポートをすることも業務の一環です。

役員の名刺保管はとても重要なことなのです。

というのも、様々な営業先の担当者の顔を覚えなければならないので、名刺というのはとても重要になります。

貴重品を取り扱っているので、もちろん扱いには注意が必要です。

役員のスケジュール管理

また、秘書業務として役員のスケジュール管理も行っています。

役員の日々のスケジュールを確認して伝えるという業務も総務職の一環でもあるのです。

経営会議など大きな会議の準備・議事など

通常の会議などは各部署の担当者が資料を作りますが、規模が大きかったり役員が集まったりする会議では資料作りは総務職の役目になります。

重要な会議となれば、誰か一人で作るよりも一部署が作るというスタンスのほうが重要性も高まります。

また、会議中の議事録を記録するのも総務職の仕事でもあります。

広報

広報という括りの部署がない会社では、広報も総務職の担当になります。

内部の広報記事の作成や、外部に情報発信する広告などの業務を担います。

株式管理

株式会社では株式の管理をするのは総務職の仕事でもあります。

経理的な手続きに見えがちですが、実際は総務職が担当している会社が多くみられます。

ウェブサイト運営

会社によっては、ウェブサイトを立ち上げているところも多いでしょう。

その運営の管理も総務職の仕事です。

営業管理というわけではなく、あくまで総務職が管理するところは「安全性」と「広報的」な部分が目的です。

常にサイトを更新するのも、総務職が担当している業務の一つです。

リスクマネジメント

業務を遂行するにあたり、必ず危険が生じます。

どこで何をしているかを事前に理解した上で「未然に」防ぐ方法を見出すのも総務職の仕事です。

そこから現場の従業員に指導をしたり、未然に防ぐための対策を練り上げていくのです。

業務委託管理

自社の従業員ではない従業員を委託して雇っている場合には、それらの就業管理はすべて総務職が取り持つことになっています。

業務委託の管理を担うということは、普段から全従業員の労務管理の業務を持っているということにもなると思います。

仕事量は格段に増えますが、「労務管理」の業務となるため、総務職の仕事の一つです。

契約や契約書の管理

重要書類や機密事項の書かれている書類の管理は総務職が取り持つことが多いです。

重要書類を見直せるように保管するのですが、書類の法令上の保管期間過ぎ、処分できるものが発生したら、それを処分するのも総務職の仕事です。

もちろん許可が要りますが、何の資料が必要で何の資料が必要ではないかを見極める知識もつけておかなければなりません。

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会社によって変わる総務の形

実際総務職の業務を見てどう思われましたか?総務職の業務は意外と量が多いです。

でも、周りからは雑用ばかりと言われがちなこともあるようです。

では、総務職はどのような形で存在しているのか。

それは会社の規模や会社の種類によって大きく変わってきます。

総務職というのは、会社の変化に対しても臨機応変に動かなければならないのです。

それならば、会社によって総務職はどのように変化が生じるのでしょうか。

大企業だと総務は大きな組織になる

従業員数が数多く在籍する大企業では、総務部というのは大きな組織そのものになります。

その場合、総務職が様々な人事職の仕事も兼任している状態、つまり労務管理も行っていることに繋がります。

他の従業員の仲介に入ることも多い総務職が人事的組織としても成立しているからこそ、社内でも重きを置かれる組織となっているのです。

小規模の企業だと兼業の場合も

また、小規模の企業体で総務職に入社すると、時々あるのが業務の兼業です。

もちろん雇用証明書には余程丁寧な人以外を除けば業務内容に「総務」しか書いていません。

そういった場合によく見られるのは経理系の職務を兼任させること。

兼任をしたくないと思う方がいるのなら、こういう中小企業の総務はやめておいたほうが良いかもしれません。

業種によって専門知識が必要になる

また、会社によって専門職の方を雇用する場所で総務職をしている人は、一定の専門知識がないと難しいこともあります。

例えば工業地帯で有害物質を取り扱っている工場の会社に、あなたが総務職で入社したとしましょう。

法令で有害物質などを取り扱っている会社では営業するにあたり様々な条件があります。

その条件の変更や手続きがあったときにお手伝いするのが総務職です。

また、研修を受けなければならないものも沢山あります。

法令にのっとって、研修のカリキュラムを作り上げることも大切な業務です。

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総務がもたれがちなイメージ。

総務職は他の部署からどう思われがちなのか気になりますよね。

実際役に立っているのだろうかとか、本当は怖いイメージを持たれていて他の従業員は接するのは嫌なんじゃないかとか、そんなことばかり考えてしまいます。

ですが、会社によって総務職という枠が今変わろうとしているそうです。

昔と比べれば何をしているか分からない、怖いといったイメージが緩和され、様々な人から声をかけられるような気がします。

なんでも屋

総務職の仕事は幅広い職務内容ということもあり、「なんでも屋」と言うのがしっくりくる職種でもあるのです。

会社によっては、人が嫌だと思う雑務を全て担っている総務職もあります。

もちろん会社によりけりですが、総務職という部類は何でもやってくれる部署だと思われがちなのです。

まさにその通り!と納得する人もいれば、「そんな雑用業務ばかりではない!」と思う人もいます。

人それぞれ総務職の捉え方は違いますが、言い方や解釈によって職務内容が変わるという点では、まさに「なんでも屋」と言われる部署でもあります。

社内のオカン

衛生管理を担当する総務職は、社内環境を整備するほかにも人事担当として職務を担当する部署もあります。

もちろん、他部署の従業員と交流がある部署ですから社内では顔が広くなることも少なくはありません。

特に、総務職として人と触れ合い他の従業員の健康状態を把握して常に声をかけている人は、社内では「母親」のような存在でもあるわけです。

社内の従業員を常に気遣うことを心掛けている人は、声をかけられた従業員としては常に気を使ってくれる人なので悪くは思えません。

もちろん、そう思われるのは、従業員の名前を覚えている人です。

話しかけられた人は、親近感や特別感も湧きます。

そういう心遣いができるのも、衛生管理や人事担当を担っている総務職の特徴でもあります。

社内情報通

また、上記に書いたように人と触れ合うことが多い職種なので、社内外の情報を耳にすることも多いでしょう。

仕事の話からプライベートの話まで耳にするようになり、知らないうちに他人が知らない情報を手に入れてしまっていることもよくある話です。

秘密にするべきこともありますが、それを知っている状態で人と接することができることから、人事の職務内容や健康診断の面談などの職務では利用しやすくもなります。

役員と仲良し

人事担当をしている人は、会社の上の役員と接する機会が特に多いように思えます。

さらに、役員のお茶出しや会議資料の作成時に打ち合わせをするなど秘書的業務も担うことがあるのでその時に距離が縮まることもあります。

役員と親交を深めるのに一番近い職種は総務職かもしれません。

困ったときに頼りになる

実際に備品管理や会社の環境整備を取りまとめているのが総務の仕事です。

業務上何かあった時などには対応することもできるのが総務の特権でもあります。

そういった困った従業員の窓口でもあるのです。

それが時に仕事の要望でも、プライベートの要望でも対応する力を持っている部署が総務だと思います。

それこそそんな応用力を持っていないなんて人もいるかもしれませんが、上記でご紹介したことを踏まえると、まさになんでもできる総務というイメージにもなるのです。

このイメージを持たれたら一人前の総務です

実際にどんな仕事をしているか不透明な点も多かったと思います。

それは総務職という職種が、会社によって様々な業種を展開できる職種だからです。

会社によって様々ではあるものの、共通して大切なのは「この人に相談すれば大丈夫」と従業員から思ってもらえるような総務職であるかどうかです。

そのためには、自分が「何を」総務職としてやりたいかという点をしっかりと据え置いて考えてみれば、総務職に「何が」必要になるかが分かってきます。

現職の人も、総務職に転職をお考えの人も、総務職の価値観を印象付けたら立派な仕事人になるでしょう。

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総務のやりがい

総務職は会社にとって、重要な役割を果たしていることをご紹介しました。

ここまで読み総務職に興味や関心を持っていただくことができれば私自身も満足です。

ではここからは、総務職を実際に務めあげる上でどのようなやりがいがあるのかをご紹介していきたいと思います。

事業の全体像が見えるから面白い

自分が働いている会社の全体像を把握できるというところは、まさに総務職の特権とも言えます。

現状、会社がどのような運営状態かをデータで見ることもできますし、人事的に外からは見えない情報を把握することもできますし、自分が担当している業務で具体的な情報を取り扱うこともできます。

他部署の人と違うのは、そういった全体像を業務上で把握することができることでしょう。

社長・社員に頼られる存在になる

また総務職は、一つ一つの役員業務を把握したり、重要物を保管したりしている立場として見られます。

そういった立場の人は、年数が経つことによって段々と他の従業員に頼られる立場になってきます。

それは自分が気づかぬ内に起きている現象とも言えます。

何年も総務職に就いていると、自然と他の従業員に声をかけられることがあります。

会社運営の基礎が身につく

総務職は意外と、未経験で部署移動したり転職してきたりする人が多い部署でもあります。

そういった状態からでも、普段の業務の中で直接会社の運営についてのノウハウが一から身につけることができるでしょう。

様々な知識やスキルが身につく

総務職に就くと、様々なスキルや知識が身につきます。

それは業務上のことももちろんですが、意外と総務関連の資格というのは多いもので、会社によっては資格取得を促してくる会社もあります。

そういった機会を有効活用して、教養を深めることもできるのです。

総務の仕事は変化が多いから新鮮な気持ちでいられる

総務職は日々どのような情報が更新されるかが分かりません。

実際に、日々こなす業務が違うことが多々ある仕事なのです。

ある意味全く飽きることがありませんが、会社によっては激務になることもしばしばです。

ですが、手ごたえややりがい、更に原点に戻れるようなきっかけの多い職種です。

会社に貢献している3個のポイント

実際のところ、総務職の仕事というのは、裏方業務が多いでしょう。

その裏方業務が表で見えないからこそ、総務職が実際にどんな仕事をしているかが分からないという人が多いはずです。

ご紹介した内容の業務を全て担っている総務職もあれば、会社によって違った業務を担当している総務職もあります。

では、総務職とはどのように会社に貢献しているのでしょうか。

職務内容は幅広いです。

正直、どの仕事の部類に的を絞って考えていけば分からず掴みどころがないというのが現実です。

では、総務職が存在する「意味」とは一体どこなのか?

会社にとってどれだけの利益がある存在なのか?

を解説していきましょう。

会社運営の基本的な部分を担う!

総務職は会社の基盤や日々の情報を常に知っておかないといけません。

それは日々の情報を入手し会社の事業の情報をいち早く手に入れることによって、先手を打った行動が可能だからです。

それは会社内部の情報を更新することも同じことで、日々情報は変わってきます。

それこそ明日には人事の更新情報が入ってくるかもしれないし、現場で突然トラブルが起きるかもしれない。

そういった対応に抜かりがないように、情報を手に入れておかなければならない立場なのです。

もし、ここで総務職がいなくなってしまうとどうなるのかというと、まず手続きの業務が滞ります。

その書面上の手続きの業務が一番急を要することになるはずです。

更に、リスクアセスメントも、総務職ではなく、管理職や現場担当者で行わなければなりません。

総務職が抜けるということは、会社の運営に大きな穴が開いてしまうのです。

社員の安全・安心を担う!

総務職は衛生管理を担当します。

衛生管理や会社の就業環境の他にも、従業員自身がどのような健康状態なのかということを把握しておかなければなりません。

会社の従業員は、年に一回は必ず健康診断を受診しなければなりません。

その日取りの手順や対応は総務職の担当になります。

また、いつ頃受診をしたか、この日付も管理し保管しておかなればなりません。

そして、健康診断で要精密検査を指示された従業員には、直属の管理者に面談をするよう促し、就業自体に問題はないかどうかなどの健康状態を把握してもらわなければなりません。

更に、就業場所の安全管理を徹底するために、実際に現場に行って不備がないかを確認もします。

総務職ではそういった衛生管理を担当することがあります。

現場に行かずとも、現場の従業員に確認を取って安全管理を維持していく仕事を任されることもあります。

こうして従業員の安全を守るのが総務職の仕事でもあるのです。

社外にとっては会社の顔になる!

また、会社以外の他業者に最初に対応をするのが総務職でもあります。

電話対応をすることや担当者不在時のアポイントメントを頂戴することなども、総務職がすることが多いでしょう。

来客の対応も、多くは総務職が行います。

そうった他業者との触れ合いが多い部署は、会社のイメージとして印象付けされる、一番の情報元だと思います。

他業者が総務職の人間を見て良い印象を受けるか悪い印象を受けるかによっては、自分が働いている会社の顔にもなる大事なポジションなのです。

まとめ

総務職は会社の色だけではなく、自分の色も出すことができる職種です。

その色を出すのはまさに「あなた次第」なのです。

それがどんな色になってもあなたの「総務職」という軸には変わりません。

ぜひ、総務職に興味をもってみてはいかがですか?

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