こんにちは!

今回はお仕事紹介シリーズとして、私も現在所属している総務のお仕事についてお話しして見たいと思います。

事務職の代表として認識されている総務部、でももう一つの代表とされる財務経理に比べて、何となく何をやっているのかわからないイメージがあるのではないでしょうか?

今回は仕事内容からその後のキャリア、向いている人まで、総務のお仕事とはどのようなものなのか語り尽くしてみたいと思います!

総務とはどんな仕事?

総務のお仕事はその名前の通り、「総合的な事務」とも言うべきものとなります。

企業の組織の中で、事務として始めにできるのが総務であり、その後企業規模が多くなるに従って「財務」や「人事」、「労務」、「法務」など総務から枝分かれして、専門性のある部署になっていきます。

言い換えれば企業規模が小さい場合、総務はそれらの仕事を全て賄う部署であり、文字通り「何でも屋」であると言うことができます。

その為、従事する人には財務、労務、法務など、幅広い事務の知識が必要となります。

その様な総務のお仕事ですが、今回は組織が細分化されることを前提として、専門化された後の総務の仕事について紹介させていただきます。

総務の役割とは?

従業員満足度の向上

総務は企業において「家庭における母の様な役割」を担っていると言われています。

従業員のサポート役として、キャリアにおける相談や、資産運用における助言、メンタルヘルスマネジメントなど、従業員満足度を向上させる取り組みを行う事は総務の仕事の重要な役割です。

通常は組織の中で仕事をすることが多い従業員が、自身の気持ちや意見を会社に伝える際の、最初の窓口として機能しているのが総務という部署でもあります。

経営理念の浸透

従業員と接する機会が多い総務部ですが、その接点を活かして、従業員に対する経営理念の浸透にも一役かっています。

総務部は社長室のすぐ近くにあり、経営層と非常に近い部署という特徴があります。

その為、その企業における経営理念を理解するには最適の部署ということができますし、その強みを活かして、従業員と経営層の橋渡し役として、経営理念を末端まで浸透させ、企業における組織力を強める役割も背負っています。

コンプライアンス、コーポレートガバナンス

総務は企業組織において、就業規則などの規則規定のチェック、労働基準法や労働安全衛生法など法令が遵守されているかのチェックなど、とにかく規則を従業員に対して守らせるために指導を行うことが多い部署です。

家庭における母の役割と申し上げましたが、母親が子供を躾ける様に、従業員に対して法令と企業の規則規定の理解を深めさせ、遵守させることも総務における重要な役割になります。

総務の具体的な仕事内容とは?

従業員満足度の向上

従業員へのヒアリング

定期的に従業員の面談を行い、個人ごとの要望や不満、将来の目標などを把握し、経営層と共有することによって、従業員からの声による、現在起きている問題の把握と解決を行うことで、企業と従業員との絆を深めていきます

従業員の心と体のケア

定期的な健康診断やストレスチェックの実施により、従業員が心も体も健康的に仕事を行える様、ケアを行なっていきます

ファイナンシャルプランニング

給与制度の改定や運営、月々の給与計算の実施や、健康保険、厚生年金などの実務を行うことを通じて、従業員の資産管理や運用、将来に向けての貯蓄など、お金の面でもサポートを行います。

生活面におけるサポート

年齢を重ねていくに従って生じる様々なライフイベントに関するサポートを行うのも、総務の大切な仕事の一つになります。

例えば結婚や出産、マイホームの購入や両親の介護など、生活していく上で必ず生じてくる事柄に関して、社内で活用できる休暇や助成金などの制度を案内したりしながら、従業員の生活面における様々な助言を行います。

また昨今叫ばれている「働き方改革」や「女性活躍推進」などの国の施策に関しても、社内における制度の牽引役として、規則規定の改訂や新たな制度の導入、助成金などの導入による費用面での補てんなども、窓口となって実行していきます。

コミュニケーションツールによる一体感の演出

社内報など会社内のコミュニケーションツールの開発や運営を行ない、定期的に情報を発信していくことで、社内における一体感を演出するとともに、経営理念の実現に対する具体的な取り組みを紹介するなどを通じ、経営理念の浸透も合わせて行なっていきます。

仕事の流れ

総務の仕事は年間である程度スケジュールが決まっています。

日々の業務というよりは、年間の行事に対して仕事をしていくことが中心になります。

新生活が始まる春は、企業にとっても新たな期の始まりとなり、変化が多くなる季節になります。

新入社員が入社してきますので入社手続きの実施や、入社前研修のサポート、社宅の手配など、生活面でのサポートを行います。

また国による新たな制度や施策がスタートする時期でもありますので、それに対応した規則規定の改廃や、新たな助成金の研究などを合わせて行います。

夏のボーナスが支給されます、また住民税などの改定や、社会保険の改定などがあり、給与から天引きされる税金や保険料が変更になる時期ですので、それに合わせた申請や給与の変更なども行います。

また気温が上がり食中毒なども起きやすく、体調を崩しやすい時期ですので、健康面における注意喚起、クールビズの導入などによる環境改善の取り組みなども行います。

最低賃金が変更されます。

また社会保険制度が変更になる時期でもあります。

取得内容や契約の見直し、官公庁との折衝などが主な仕事になります

冬のボーナスが支給され、年末調整が始まります。

確定申告など税制に対するサポートや、年末年始に向けての仕事納めや仕事始めに対する儀礼の手配、年賀状やお歳暮など事例の挨拶、成人式の対応など、対外折衝が多い時期となります。

総務はどういう人と仕事で関わるの?

官公庁

社会保険庁や労働基準監督署、税務署、ハローワークなど保険や税金、労災や採用、退職などの業務を通じて官公庁との関わりが深くなります。

取引先、株主

事例の挨拶や経営方針発表会、株主総会など企業CSRやIR活動などを通じて関わりがあります

従業員

総務部における最大の顧客は自社の従業員です、仕事を通じて関わる人としては、やはり従業員が最も多くなります。

健康管理や資産管理、出産、育児、介護などのサポート、能力開発のサポートなど様々な仕事を通じて関わっていきます。

総務の給料事情は?

営業職と比較して、総務部は非生産部門であるため、給与は低くなります。

企業規模によっても違いますが、主任職で500万〜、課長職で600万〜、部長職で700万〜程度が正社員の給与相場になります。

総務でやりがいを感じること

従業員の成長が感じられる

総務部は従業員満足を通じて従業員の成長をサポートする職務です。

新卒で入ってきた従業員が成長し、社内で重要なポストにつき、会社に貢献する姿を見ることはとてもやりがいにつながります。

組織としての一体感を感じられる

従業員満足の結果として、経営理念が末端まで浸透した強い組織が形成されます。

総務部は経営陣と従業員の橋渡し役として、そのような企業としての一体感を最も身近で感じることができる部署です。

企業が目標に向かって一体となって進む姿を見ることは、総務部の仕事に誇りを持てる瞬間と言えるでしょう。

総務に向いている人のタイプは?

犠牲心のある人

総務部は従業員のサポート役として黒子に徹する事が求められます。

自分が目立つのではなく、自らを殺して相手を輝かす事ができる、その様な組織全体を考えた犠牲心を持てる人は総務に向いているという事ができます。

冷静で論理的な人

総務部の仕事は個人の給与など、生活に直結する事が多いため、一つのミスが従業員に大きな迷惑をかけてしまいます。

いつも沈着冷静で論理的に考え、感情的にならずに着実に仕事を進める人は、ミスも少なくなり総務の仕事に向いていると言えるでしょう。

総務の仕事で大変なこと

相手に託す仕事

総務部の仕事は自分で何かを変えるというより、相手に対して助言を行い、相手がその助言に従って行動する事で成果が現れる仕事です。

相手を信頼し、相手に託す事で成立していますので、自身で行動するよりはるかに難しい仕事という事ができます。

重大なミスが起こりやすい

給与計算や税金、保険の処理など、ミスすれば即従業員の生活に直接迷惑をかける仕事である為、慎重に業務を行う必要があります。

またマイナンバーなどの個人情報や、企業間の契約書など、漏洩したら企業の経営に関わる大切な情報を常に取り扱いますので、常に重大なミスが起こりやすくプレッシャーのかかる仕事とも言えます。

総務で転職を成功させるために

総務部に転職する為には、やはり仕事をする上での専門知識や経験を有する必要があり、未経験者はほとんど中途採用において採用されることはありません。

まずは事前に専門知識を習得することが、転職を成功させる為の近道という事ができます。

社会保険、労働保険、税金に関する知識

総務の事務として必要となる知識は健康保険や厚生年金などの社会保険、雇用保険や労災保険などの労働保険、所得税や住民税などの税金に関わるものが主になります。

これらの知識は仕事をしていく上で必ず必要となりますので、必要最低限の知識を有しておく必要があります。

メンタルヘルス、キャリアアドバイザーなど人に関する知識

人と関わりながら、アドバイスや提案を通じて、従業員のモチベーションを高めたり、メンタルに関するケアを行なったりすることも重要な仕事になります。

その様なヒューマンスキルの専門的な知識を持つことも必要になります。

総務の将来性は?

総務部門は非常に将来性のある部署であり、今後強化されるべき部門という事ができます。

その理由として、これからの総務部門において、新しく発生してくる仕事について、何点か紹介させていただきます。

働き方改革、女性活躍推進

新たに国の方針として進められてくる働き方改革や女性活躍推進は、その内容より総務部が中心となって進めていかなければいけない仕事になります。

いかに企業において充実した環境を作れるかが、今後の企業における評価につながってくる為、専門的な知識を有する人員を増やし、強化される事が予測されます。

少子高齢化問題

少子高齢化による問題として、介護を行う従業員のサポートの充実や、定年延長や継続雇用制度を通じてのシニア世代の労働力化を進めていく必要があります。

厚生年金や雇用保険、あるいは雇用における助成金の活用などを通じての制度改革に対し、総務部の役割は非常に重要なものとなってくるでしょう。

総務の仕事がおすすめな理由

仕事の専門性が深まる

保険や税金などの専門的な知識を活用して仕事を行いますので、専門的な知識を身につける事ができ、またその知識は汎用性があるものが多いので、転職をしたとしても即戦力として、年齢に関係なく長く働く事ができます。

ヒューマンスキルが高まる

面談や助言を通じてのスキルや、メンタルヘルスやキャリアアドバイザーとしての専門資格の取得を通じて、ヒューマンスキルを高める事ができます。

人に関する能力は、たとえ部署が変わっても、自身が将来管理職を目指す場合などに、必ず役に立つものですので、総務の仕事を通じてその様なスキルを習得することは、自身のキャリアにおいて大きなアドバンテージとなります。

まとめ

最後までお読みいただきありがとうございました。

今回は総務部のお仕事について紹介させていただきました。

総務部の仕事の顧客は、社内の従業員であり、その仕事の目標は、従業員満足度の向上にあります。

高度経済成長時代を支えた団塊の世代が高齢化し、日本は終身雇用制による組織重視の社会から、働き方や仕事のやりがいを重要視する個人重視の社会に変化しています。

時代の変化に対応する為にも、総務部の強化を通じた、一人一人の従業員の幸せを大切にする企業風土作りが叫ばれています。

この様な「従業員ファースト」の意識が、今後の総務担当者には必要となってくるでしょう。


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