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皆さんこんにちは。
本日のテーマは「総務の仕事」ということで、その仕事内容や向いている人について紹介していきます。
「総務」という言葉は「総合的な事務」という意味にとられ、何となく庶務や労務、財務などと比較して専門的な職務が見えない言葉に思えてしまいます。
企業内でも「何だか担当がよく分からない仕事は取り敢えず総務に振っておこうか」という便利屋的な職務だと捉えられがちです。
今回はそんな漠然としたイメージのある総務の仕事において、現在求められている職責や向いている人材などについて紹介していこうと思います。
元々「総務」という仕事は企業における管理全体を指す言葉であり、企業の成長に伴う組織の複雑化によって財務、労務、庶務などの専門的な名称に分かれていった経緯があります。
その為「管理の仕事を全てやる」という総務の名称が、財務や労務などの名称と混在していることが、総務の仕事を曖昧にしている原因となっています。
では組織が専門化している中で総務部門が現在負う職責とはどんなものか、紹介していきましょう。
総務は主に従業員の福利厚生面を管轄し、その適正な実施を通じて、働く環境の充実に努め、その結果として従業員満足度を向上させることが職責として求められます。
福利厚生は企業によって様々ですが、従業員の月次の勤怠を管理し、給与計算と支給、それに付帯する税金や保険に関する処理といったものや、期間ごとの賞与の計算と支給、各種保険の管理、健康診断や制服などの貸与、社内旅行の企画、勤続年数や就業成績による従業員表彰の実施などが主なものとしてあります。
また、従業員の結婚や出産、あるいは怪我や病気、身内や家族が亡くなった場合の葬儀など、慶弔行事に関する対応も含まれます。
従業員が心身共に健康であり、また自分の仕事の結果に対して公正に評価されないと仕事のやり甲斐は起こりません。
総務部の仕事である従業員満足度の向上は、会社のエンジンである従業員を力強く動かすための潤滑油の役割を担っているとも言えます。
広報部門と連携して、それぞれの企業の社会的貢献度や、経営状態の良さをPRすることも総務部門の大切です。
ホームページやSNSの作成や更新を通じて、インターネット上での企業情報発信を行ったり、株式公開をしている場合はIR情報など企業の経営状況の報告を株主に対して行ったりします。
また、新聞などのマスコミ向けのニュースソースの作成と配信を行ったり、広告掲載による顧客へのPR活動を行ったりもします。
更に、一般的な広報活動の他にも、ビジネスにおける関係強化のために取引先様向けの製作発表会や懇親会を企画・開催するのも総務の仕事です。
また、時候の挨拶として年賀状や暑中見舞い、お歳暮やお中元などの手配や発送を行うのも、年間行事としての仕事に含まれます。
この様に、必要な情報を必要な時に必要な礼儀作法で配信することは総務部の大切な仕事であり、会社全体のイメージを損なわないよう、モラルやマナーをしっかりと守って情報配信を行う必要があります。
会社のルールと言えば、つまりは「就業規則」ですが、就業規則を中心とした様々な規則規程の作成とその遵守のための従業員教育を行うのも総務の仕事です。
従業員が仕事に集中できるようにするためには、公正なルール決めと、それを全員で守る環境づくりが必要不可欠です。
ただルールを作るだけではなく、全従業員に浸透させ、それを守る環境を作ることは総務部としての大切な仕事になりますし、もちろん社内のルールだけではなく日本の法律に即した行動を企業全体で取ることも必要です。
この様なコンプライアンス（法令遵守）とコーポレートガバナンス（企業統治）を相乗的に高めていくことで、従業員が安心して働ける環境を整備していきます。
企業内において、現場の従業員が問題を抱えた時にまず相談するのは総務部の担当者であり、その相談内容は会社のルールや職場内の人間関係、または結婚や出産などのプライベートの悩みなど多岐にわたります。
総務部はそのような現場の従業員からの「生の声」が最も集まる部署ですので、その情報を精査し、適宜、経営層に情報を流していくことが必要になります。
良い会社の条件は人や環境によって様々ですが、経営陣と現場の従業員、いわゆる労使関係のコミュニケーションが円滑に取れていることも条件の一つとして挙げられるでしょう。
現場で起こっている問題を把握し、その解決のために必要な対策を経営層が決めることができる、そのような現場と経営陣が近い会社は能力を発揮しやすい会社であり、従業員の働く意欲に繋がります。
現場からの声をいかに収集し、分析して精査し、必要な情報を素早く経営層に伝えられるかは、総務部に求められている大切な役割です。
総務部の仕事はこのように多岐にわたるものであり、担当者は専門性というよりは必要に応じて様々なことを行う「汎用性」が必要となってきます。
このような総務の仕事に向いている人とはどんな人なのか、何点か紹介したいと思います。
総務部の仕事は多種多様であり、1日の業務の中でも例えば9時からホームページの更新作業、10時から取引先様との懇親会の企画、13時から従業員面談、15時から規則規程の作成会議など、求められる能力の違う業務を多くこなさなければいけません。
必要に応じて価値観や知識を切り替えれるフットワークの軽さが必要になりますし、どちらかと言えば一つのことをこつこつとやるよりも、多くの事柄に対して俊敏に対応することが求められます。
総務部は現場で起きている問題を素早く把握し、その情報を適切に共有すると共に、規則規程の改廃などを通じてその問題解決を行わなければいけません。
規則規程ルールの設定は、自分の利益を優先に考える「利己的」な精神で行うと不公正になります。
自分にとって不利益になることでもそれが企業にとって利益となるのであれば迷わず行う、自分の利益より他社の利益を優先する「利他的」な精神を持つ必要がありますし、他人の幸せを自分の幸せとして喜ぶことのできる奉仕精神の高い人が総務には向いています。
総務の担当者は会社の経営者の代理として、従業員や取引先様と接します。
常に適切な態度やマナーで接することが必要ですし、会社の顔として良いイメージを持ってもらうよう、明るい挨拶や笑顔、豊富な話術など、人に好かれる人間である必要があります。
礼儀作法を遵守しながら、人に興味を持ち、人と楽しみながら会話をするこのできる社交的な人間は、総務の仕事に向いていると言えます。
汎用性のある業務処理力が必要な総務の仕事ですが、それぞれの職務に専門性が必要ないということではありません。
ここからは総務で仕事をする際に、活かせることができる経験について、何点か紹介したいと思います。
福利厚生の業務の中で給与計算の業務を紹介しましたが、給与計算の業務は給与額よりもそれに付帯する税金と保険の処理が従業員にとって知識の少ない箇所であり、専門的な知識が必要な点です。
税金には国に支払う「所得税」と住居のある地方自治体に支払う「住民税」の2種類が、保険には「雇用保険」「労災保険」「健康保険」「厚生年金」の4種類が主なものとしてあります。
それぞれの支払い条件や金額、そして現在だけではなく将来を見据えた生活設計に対してアドバイスを行う業務など、例えばファイナンシャルプランナーなどを経験している方は、その知識を活かす機会が多くあります。
従業員からの声を聞くことが多いので、問題がどこにあるか正確に聞き取ることが必要になりますし、時と場合に応じてその場で励ましたりメンタルサポートを行ったりする機会も多くなります。
コーチングやCDA（キャリア・デベロップメント・アドバイザー）における人の話を聞くスキルや、メンタルヘルスにおけるサポートのスキルなど、人に信頼され、話を引き出すことのできるヒューマンスキルの高い方も、即戦力として経験を活用することができます。
規則規程の作成や、契約書の締結、時候の挨拶や懇親会の案内文作成など、様々な文章を作成する機会があります。
社会保険労務士や行政書士などの専門職はもちろん、業務で様々な文章作成を行なった経験のある方は、そのスキルを活かすことができます。
会議の議事録を担当することもありますので、ブラインドタッチなどパソコンでの文章作成に長けている方も即戦力として重用されます。
総務部の仕事はその会社の全従業員を対象とする業務であり、また業務を通じて官公庁や取引先の会社など、様々な人との交流が生じます。
通常の業務より、はるかに多くの分野の人たちと接する機会があるので、仕事を通じての人脈作りには最適の仕事と言えます。
総務部門は給与計算業務や、それに付帯する税金や保険の処理、あるいは生命保険や損害保険、401kなどの確定拠出年金などの処理を必要に応じて行います。
どのタイミングでお金をどのように使ったら良いか、様々なモデルケースに触れる機会が多くありますので、自分のお金をどのように活かすべきか、貯蓄や資産運用に関する知識が身につきます。
総務部は対外的な業務に対して、会社の顔となるべき役割を背負っています。
電話応対の作法や社外で人と交流するときの礼儀作法など会社を代表して対応することが多いので、しっかりとしたビジネスマナーを身につける必要がありますし、総務部でそのような経験をした人は他のどの部署に行っても、社会人として周囲から尊敬されるコミュニケーション能力を持っている人として信頼されながら仕事をすることができます。
総務部は経営層と最も近いところで、現場の従業員と経営陣を繋ぐパイプ役として機能することが求められます。
経営層がどの様なケースでどの様な判断を下すか、またどの様な情報をその決断の材料としているかなど、本で読む知識ではなく実際に目の前で生じている体験として、経営に関する様々な知識を経験することができます。
経営陣の直近で経営のあり方を体感することは総務部にしかできない貴重な経験ですし、もし自身が経営に携わることになったとき、その経験が大きな財産となってくるでしょう。
いかがでしたでしょうか。
今回は総務部のお仕事について紹介しました。
総務部の仕事は営業の仕事と違い、自ら動くのではなく、主に従業員から生じてくる様々な問題に対応する「リアクション型」の仕事と言うことができると思います。
その為、自らの知識とスキルで成果を上げていきたい人には物足りなく思えるかもしれません。
そして、総務部は経営層と一番近い場所で、現場で起こっている問題を解決するために、経営層と従業員を繋ぐパイプ役として機能しなければいけません。
自分だけ良ければOKということではなく、時には自らを殺してでも全体の利益のために行動する必要もあります。
「縁の下の力持ち」という言葉がぴったり当てはまりますが、その様な総務の職務を全うしようとする人には周囲の尊敬も多く集まりますし、また自分自身にとっても精神的に成長することができる有益な仕事だと思います。
人を相手にしている以上、自分の思い通りに物事が進むことの方が少ないですが、どんなトラブルも自分の成長の糧として受け止め、目の前の従業員の幸せのために努力する。
そんな行動が企業の根幹である「人」を成長させ、強い組織に導くきっかけとなります。
「人に尽くし人を活かす」そんな総務担当者を目指していただければと思います。
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