現代では、公営から民間まで様々な働く場所で「人事担当者」がいます。

実際に人事職に就いてみると、沢山のことを経験し沢山のことを学ぶでしょう。

この記事をご覧いただいている方の中には、将来人事職に就きたいと転籍を希望している人や、人事職に転職してみたいと希望している人も多いと思います。

では、実際に人事職として働いていると、どういうことが起きるのか想像できるでしょうか?

実際に働いてみないと分からないという方がほとんどだと思いますが、人事職に興味や関心を持っている方にとっては気になるところですよね。

そこで今回は、人事職とは会社で実際にどのような立場であり、どのような働き方をしているのか、ということについてご紹介していきます。

この記事を読んで、人事職に興味を持っていらっしゃる方のお力添えが少しでもできればと思います。

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人事の役割とは?

上記にも少し触れましたが、人事職という存在は公営でも民間でも人が働く場に必ず存在します。

小規模事業体であっても、人事関係の仕事をしている人がいます。

では、人事担当者の役割とは一体どのようなものなのでしょうか。

人事担当者というのは、人が入れ替わり立ち代わりしている会社の人事業務を担う立場であると言えます。

複数の人が働く環境では、人事に関する様々な書面手続きが必要になってきます。

社会保険に関する書類や雇用契約に関する書類など、その手続きをすべて担当しているのが人事担当です。

人事の仕事に興味はあるけど、自分に向いているか心配な人はこちらから相談してみると良いでしょう。

人事のお仕事とは?

では実際、人事担当の業務内容とはどのようなものなのでしょうか。

ここでは人事担当の業務内容を詳しくお伝えしていきます。

採用業務

一般的に、人事担当者の担う業務の代表的なものに「採用」があります。

人事担当者が面接を担当するということも多く、特に大企業の集団面接などでは、人事担当者を中心に進められます。

実際に面接を実施し評価や採点をした上で、直属の上司や同僚などの判断に持ち込み、採用判定を行います。

教育やモチベーションアップへの取り組み

教育関係の整備や取り纏めも人事担当者の一つです。

新人向け研修を実際に行うのも人事担当者であることが多く、研修に必要な資料作成も担当します。

例えとして新人研修などで就業規則などの説明をするときには人事職が説明の場を設ける立場になることが多いようです。

また、その際の研修の資料などは人事職が資料の作成と最終チェックをするという立場になることもあるようです。

社外研修などに社内の従業員が参加するときには、手続きも人事担当者が行います。

また、研修の日程やカリキュラムなども人事担当者が行うことが多いようです。

人事担当者がそれぞれの担当スタッフと連携して資料作りをし、日程調整や出欠の確認、会場準備や設営、研修に関する一連の業務は人事担当者が行います。

社員の評価

賞与や昇給のための評価をまとめるのも人事担当者の役割です。

人事担当者は社内で決められた評価基準に従い、管理職等と協議の上、それぞれの社員についての評価を決定していきます。

具体的な流れの例ですが、あらかじめ評価基準の算定を資料として現場の管理職に提示します。

そこで質疑応答を繰り替えし、実際の評価を現場の管理職がとりまとめ、その資料をまた人事担当者が把握して評価基準を算出するのです。

前年度の評価などを見比べるなどして、疑問が生じれば提出をした管理職にその詳細を問い、完了することによって評価の業務は終了します。

人事担当者は、直接評価をつけるのではなく、現場担当者と連携して評価を正しいものに導く業務に従事しています。

人員配置

企業規模によっては、一年に一回以上の人事異動があります。

異動までの期間は個人によりけりですが、3年~5年程度のスパンで何らかの異動が生じるのが一般的です。

人事担当者は、各個人の在籍年数を確認し、適切な時期に配置転換が行われるようチェックし、実際に異動があった際の手続き全般を行います。

もちろん人員配置を人事ではなく事業部が行う場合もありますが、例えば人事側で行う場合、人事異動の時期が近づいてくると、人事職の中でも担当している人事配置の年数と従業員とで見比べます。

そもそも人事異動がある理由としては、偏りのない統一した業務を遂行するためとも言われています。

そういった理由で人事異動を配置するので、おおよそ年数のたった従業員が人事異動の時期になり、配置転換をするという辞令を出すまでの間の手続きも人事担当者が担当するのです。

人事異動を自ら希望するスタッフについての理由の聞き取りや、スタッフの家庭の事情の把握に努めるのも人事担当者の役目です。

 

労務など各種手続き

雇用者は社会保険や雇用保険に加入していますが、それらの手続きを行うのは人事担当者です

各種保険手続きの際に、社会保険や雇用保険は重要な手続きとなります。

従業員の詳細明記に変更箇所があった場合には、使用するためにも早期に更新手続きを実行しなければならないので、人事担当者は変更などの知らせを受けた時には早期に資料の変更を申請してきた従業員に提示して提出してもらわなければなりません。

そういった変更以外にも、病休、産休などの長期休暇に入ることを、申告を受けた際に、従業員に申請を提出してもらわなければならないのです。

スタッフ個人の状況を把握し、変更が生じた場合は滞りなく手続きを行います。

社会保険に関する手続きは、本人だけでなくその家族にまで影響があるので、正確に迅速に対応する必要があります。

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人事担当が会社で困っている、よくある14個のこと

人事担当スタッフが職務を遂行するにあたり直面する大変なことについて、実例を交えご紹介していきます。

人事職というのは文字通り人と接する機会の多い仕事でもあります。

そういった面では対人での仕事も多くあることから問題は山積みの職場でもあります。

社員について

各社員の意識、コンプライアンスの維持は会社をよりよく存続させるために大変重要な事柄です。

社員一人一人の意識への働きかけをすることが人事担当者に求められています。

離職率が高い

離職率が高いと会社の様々な事象に影響を及ぼします。

離職者が増えると単なる人員不足だけでなく、新たな採用業務にかかるパワーも必要です。

人事担当者は、出来るだけ社員の離職を少なくするよう策を講じることを求められます。

採用時のミスマッチを防ぐための対策や、入職後のフォローなど、適宜対応していきます。

人員が不足しているということは、会社全体が稼働することが困難になりつつあるまたは困難であるということに繋がります。

こういった人事問題は、人事職が早期解決の対処をとらなければならないのです。

では、こういう問題にどう対応するかということですが、まずは離職率が高くなった原因を究明します。

その原因を究明した後に、現場や会社全体で対策を講じ、その手段を提案します。

その原因の種類次第では、原因の根源である現場や当人と面談をして離職への原因究明を図ることや、他の従業員の声を聴くなどの情報を取得します。

さらに、原因が労働問題に直面している場合においては、人事部全体で就業規則の改善を図ったり、原因となる職場の労働問題を追及しなければなりません。

多方面において、原因を究明しなければならない立場であることも、人事労働者にとっては悩ましい出来事であるのです。

上から社員の無茶な転部依頼を出されたりする

また、転籍や転部の手続きにおいて、上層部からのご意向に沿って人事配置を検討しなければならない、といったような板挟みの状態になることもあります。

大体の人事担当者は、人事配置を社員に事前に伝え了承を得て人事異動ということになりますが、内容によっては不服を申す社員もいます。

こうした問題に仲介に入るのも、人事の難しい立場であるが故です。

では、こうした問題にどう対処するかというと、これはもう会社の辞令ですから、社員に首を縦に振ってもらうという手段が一番解決するには望ましいと思います。

ただし、既に家庭があったり、何らかの理由で転籍が困難な社員であったりする場合には、別の対象者がいないかと対応策を講じなければなりません。

こうした無茶な人事異動で退職してしまう従業員もいるということを前提に踏まえ、人事配置の問題に対策を練っていくというのも人事の最も重要かつ頭を悩ます業務の一つです。

社員の勤務態度に対するクレーム対応

社員の勤務態度が悪いというのは、主に社内もしくは社外のクレーム対象となります。

こうした問題も人事職が請け負う形になります。

社内でのトラブルや社外でのクレームなどの対応は、人事職の最も嫌な仕事でもあるでしょう。

対象となっている社員の勤怠管理を情報化して報告書としてまとめなければならないのは人事担当者なのです。

また、重い問題を起こしてしまった社員にはその問題に応じて厳重な処罰を下さなければなりません。

そういった問題や処遇などの情報管理はすべて人事職が担当するので、そういった意味では恨まれ役として買われてしまうということも少なくはないようです。

社員のプライベートに関する問題対策

従業員の個人的なトラブルについて、場合によっては人事担当者が対応する必要があります。

 従業員が法律に抵触する行動を取った場合や、その行動によって社内・社外でトラブルが発生した場合の対応です。

 警察等の機関に協力しながら不祥事を起こした社員の処遇について社内規定に沿って対応していくのも、人事担当業務にあたります。

 

問題を起こしたのは会社の外だったとしても、問題を起こしたのは会社の社員なのです。

そういう対処も人事職が対応しなければならないのです。

あくまで会社の人事職として対応しますが、普段知らなくても良かった情報を知らなければならない立場としては、心苦しい問題でもあるでしょう。

体調に不安のあるスタッフの対応

長期で休暇を必要としているスタッフの処遇について精査するのも、人事部の役割です。

該当スタッフの休暇により社内業務に支障を来すことのないよう、聞き取り調査等を経て対応します。

該当スタッフの状況によっては、家族とのコミュニケーションも必要になり、社内規定や就労規則に照らし合わせながら対応していきます。

ハラスメントについて

社内で起こっているハラスメントの状況を把握し、解決に努めるのも人事担当の役割です。

 ハラスメントの被害者、加害者、また周囲からの事情を中立的立場で聴取します。

それぞれにとって遺恨のないよう、解決に導くことが求められます。

 

 

双方の意見をまとめて報告し、現状どのような対応が望ましのかというところを審議していくのです。

問題に対して会社全体が重罪だと判断すればするほど、その処遇は重くなります。

こうした処罰の内容も、人事職が現場や状況を把握した後に決めることになります。

退職勧奨が辛い

会社の営業状況によって人員削減の動きが出てしまったとき、早期退職を勧める際には人事職がその説明から手続きまでの段取りを担当しなければなりません。

退職を受け入れざるを得ない人に、退職を勧めるような言動などをかけることが何より苦痛だと思います。

「今辞めるなら年金が貰えるかも」というのが最近の言い文句として聞きますね。

しかし、人が辞めるような手続きはなるべく取りたくないのが人事職の本音なのです。

社内評価についての社員からの不満への対応

社内評価について、不満のあるスタッフに対しての対応は人事担当者が行います。

社内の評価基準や、今回の査定の理由を明確にし、最終的に本人のモチベーションが保てるよう説明します。

このような説明をする際には客観的な判断力と、柔軟で思いやりのある対応ができることが求められます。

採用について

人事担当者の大きな業務の一つである採用について、実際の職務内容をご紹介します。

書類選考が煩雑

採用にあたり募集広告を掲載します。

できるだけこちらの意向に沿った人物に応募いただくためには、広告内容の精査が必要です。

 応募書類の審査を行い、採否通知の発送を行います。

 時期や募集内容によっては応募数が多く、単純に思えるこれら一連の作業にもかなりの労力が必要になります。

現場が求める人材の理想が高い・求める人材が不明瞭

人材を実際に求めている部署が、具体的にどのような人物を求めているのかを聞き取るのも人事担当の仕事です。

 この時点で齟齬があるとミスマッチに繋がり、せっかく時間と費用をかけて採用しても無駄になることがあります。

 求人希望を管理する責任者にその旨をきちんと説明した上で、丁寧に聴取していくことが人事担当者がすべきことでしょう。

採用した社員についての不満を聞かされる

人事担当者は、求人を希望する部署の意向に従って採用を行います。

採用した人物が希望と異なっていた場合などには不満をぶつけられることもあります。

 このようなミスマッチは、双方によって不幸と言えます。

退職について

上記では採用について書きましたが、今度は採用ではなく退職時の問題についてを書きたいと思います。

退職は、一度するためにもたくさんの手続きが必要になります。

そして心身ともに疲労がたまるほど、退職の原因によっては時間がなくなっていくものもあります。

では、人事職が退職の手続き業務を行う際にどのようなところで苦労しているかというところをご紹介していきます。

退職でのトラブル

退職するというのは本人の意思になるので、退職自体でもめることは少ないと思います。

といっても、辞めさせてくれない会社があったりしますが、そういった団体は長時間もめるということを覚悟した上での決断なのかもしれません。

退職金のトラブルの対応は人事担当者が対応します。

また、人事担当は会社の代表として退職者のトラブル対応にあたります。

トラブルをできるだけ少なくするために、事前の丁寧な説明は必須です。

社員が急に来なくなった

通常、会社を休む場合には届けが必要です。

事前、事後の届け出のないまま休暇を取っている状態は無断欠勤として扱い、期間や状況によっては処罰の対象となります。

 これら一連の事情の把握から、対処までが人事担当者の役割の一つです。

最終的に解雇通知を出さなければならない時ほど辛いと思ことはないでしょう。

優秀な人材が退職する

人材は会社の宝です。

しっかりと会社に貢献していたスタッフを失うことは会社にとって大きな損失。

 そのような大切な人材にできるだけ長く働いてもらえるよう配慮することも、人事担当の重要な役目です。

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人事の願い

最後に人事職が自分の業務をこなしながら、どのような願いを持って仕事に取り組んでいるかをご紹介していきます。

今までにご紹介してきた人事職の苦渋の日々から一転、本当はこういうことを思いながら仕事に励んでいるということをぜひ考えながら人事職に興味を持っていただけたらと思います。

業績を伸ばしたい

実際に営業にはかかわっていないですが、人事職に就くとよく分かるように、人と接する機会が非常に多い部署になります。

そういう部署では他の仕事の社員を思いながら仕事をしていることも多いでしょう。

人事職は自分以外の従業員を誇りに思っている人がほとんどです。

その尊敬の想いが、常に繊細な対応をとることに繋がっています。

社員に報酬を沢山払いたい

人事担当者は、社員がなるべくより良い生活を送れるようにしたいと願っています。

給与や一時金、賞与や現物支給にしても、そういった交渉は人事部が取り決めるとも言われていますので、なるべく正当な評価が従業員の手に渡るようにと日々努力をしています。

社員に成長して欲しい

研修などを人事職が担当した教育関係の講習などで、社員の方が成長してくれたのを目の当たりにすると、あの時研修をしておいて良かったなとか、あの時夜遅くまで残っていたなと、しみじみと思い返されたりします。

自分のことよりも、まずは他人からというスタンスこそ、人事担当者の特徴なのかもしれません。

社長の描くビジョンに沿いたい

社長や役員の意向に沿えるようサポートしたいと人事担当者は考えています。

また、秘書業務を行っている人事担当の場合は、会社の発展を傍で感じていたいと思っています。

会社の中枢に寄り添えることも人事担当ならではの特権と言えるでしょう。

そんな人事の仕事で働きたいと思った人は、こちらから仕事を探して貰うと良いでしょう。

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人事も良い会社にしたいと頑張っています!(まとめ)

実際に働いてみて、自分が人事職に向いているかどうかよりも、自分が人事職としてどこまでできるかというところが大切になってきます。

決して卑屈にならず、何事もあきらめずに挑戦していくことをおすすめします。

今回ご紹介させていただいた内容は、どちらかというと人事職のあまり周知させてはいけないところだと思っています。

しかし、人事職には今回記述したような状況が存在するということを決して忘れてはいけません。

更に言うと、人事職に限らずだと思います。

ぜひ、夢をあきらめないで頑張ってください!

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