少子化の影響で大学への進学者数が減少している昨今ですが、大学事務の仕事は人気が落ちていないようです。

どんなところが人気なのか、実際に仕事をするとどんな感じなのか、面白い点や不安に感じる点も解説していきます。

大学事務のおおまかな仕事内容

おおまかな仕事内容

大学事務の仕事は、おおまかに二つの内容に分けられます。

法人関連業務

法人としての大学を動かしていくための業務を中心に行います。

学長や役員クラスの秘書、対外的な業務を一手に担う公報、卒業生を対象としたイベント等を運営する校友関連、運営のための寄付を募る業務…と大学によって様々ですが、基本的には在学中の学生とは関わらない業務がメインです。

対象が学校法人になるだけで、一般企業での業務とさほど差はないでしょう。

それでも、入試や説明会等の大規模なイベント時には応援に入ることもあります。

学務関連業務

主に学生の日々の生活をサポートする業務です。

大学事務というと、ほとんどの方はこちらを想像することでしょう。

毎日の講義を行う教室の管理、教員との調整、定期試験の運営、サークル活動の支援、進路の相談などがメインです。

学生との距離がとても近いので、身近な社会人の先輩としての態度を見られている緊張感があります。

試験やオープンキャンパス、入試等の時期には大変忙しく、通常よりハードに残業をこなしていかなくてはなりません。

大学事務はどういう役割を求められる?

法人・学務に共通して求められるものは、やはり「学生(または保護者)の利益を考えて行動できるか」という点です。

学生生活に不安はないか、どのようなイベントを企画すると役に立てるか、大学からの情報は適切に届けられているかなど、学生の立場になって考えられることが第一です。

また、学生と教員をつなぐ役目もあるので、専門職である先生たちと円滑なコミュニケーションをとれることが求められます。

大学事務求人にはどんな種類があるの?

一口に大学事務・大学職員と言っても、実に多くの採用形態や求められる能力があります。

国公立大学では職員は公務員となるため、共通の試験を経ての採用となりますが、私立大学はそれぞれが独自の方法で採用活動をしています。

どういった求人が一般的なものなのか見ていきましょう。

大学事務求人の募集でよくある施設や事業形態のパターン

担当業務や採用形態別に、いくつかご紹介していきます。

事務職員

基本的には大学の法人や学務関連部署での勤務となります。

人手が足りていない担当部署での採用を限定している求人もあり、その場合は経験者を優遇することが多いです。

広報やシステム関係の部署でよくみられます。

ただ、採用後は他の職員と同様に部署間の異動をすることになります。

勤務地は基本的に学部のあるキャンパスです。

採用形態については、だいたい35歳くらいまでは正規職員としての採用がありますが、契約職員や派遣職員としての採用を多く活用している大学もかなりの数あります。

派遣で入職すると、様々な部署を渡り歩く感じで長くのんびり勤められる大学が多いです。

図書館司書

司書資格を持っていて、図書館での勤務経験があることが採用条件となっている場合が多いです。

勤務地は基本的に大学付属の図書館で、学生や教員と関わっていくことになります。

他に司書資格を持った職員がいない場合には、異動の時期になっても図書館から動くことがありません。

類似の職種として、博物館や美術館を持つ大学では学芸員の採用もあります。

採用形態については、正規職員以外では、産休・育休の代替としての契約職員や派遣職員としての求人がよく出ています。

図書館司書はそれ自体が人気の仕事で、かつ採用数が少ないため非常に倍率が高くなる傾向にあります。

システム運用関連

基本的には事務職員の中からシステム関連部署に配属となるのですが、高度なシステム運用を必要とする場合には、ほぼ専門職のような形での採用があります。

この場合にも経験者が優遇されますが、通常の理系の学部出身者や、PCの扱いに長けた人であれば対応できる内容であることが多くあるようです。

勤務地は法人・学部のあるキャンパスです。

採用形態については、正規職員がほとんどです。

大学内でのシステムの全体像をつかんでもらって、学内の人員で長く対応していく必要があることが理由のようです。

こちらも人員に余裕が出てくれば、他部署への異動があり得ます。

系列の学校への配属

あまり数はないのですが、大学職員を募集する形で、系列の中学校や高校で勤務する人を募集していることがあります。

たまたま人手が必要な時に系列校での勤務からスタートし、法人内で異動をして大学での勤務を経験するという形です。

大学勤務にこだわりはないけれど、いつか大学へも異動して仕事をしてみたいという方にはおすすめです。

勤務地は大学とは離れた場所であることが多いのでよく確認するようにしましょう。

採用形態については、通常の事務職員と変わりありません。

大学事務求人でよくある募集内容とは?

大学事務の仕事は、どんな内容で募集されているのでしょうか。

給与や勤務時間、気になる残業や福利厚生も含めてチェックしてみましょう。

給与相場

正規職員の場合、新卒で月額給与20~24万円前後が一般的です。

賞与は2ヶ月から3ヶ月分程度、一般企業との差はほぼありません。

年収にして、安いところでも400万円程度、大手になってくると30代で800万円程度になることもあります。

勤務時間や休日、残業

勤務時間

法人か学務かで変わる場合もありますが、基本的には始業が8時30分~8時45分、終業は17時程度が多いです。

休日

土日が休日の大学もありますが、大学によっては土曜日に半日だけ勤務をする、月に一度だけ土曜日の勤務があるというパターンがあります。

そういった場合には、他の平日に固定の休日が与えられています。

広報や入試担当などは、週末に外部に出て仕事をすることもあります。

また、夏休みは学生ほどではありませんが長く、だいたい10日から2週間程度、更に長くなると4週間という場合もあります。

残業

残業は配属部署によって大きく異なりますが、定期試験や入試などの大きなイベントがなければ普通はそれほど多くありません。

しかし、学務関連では突発的な学生対応の必要が出てくる場合もあります。

福利厚生

有給休暇は、忙しいながらも基本的に全て消化できる傾向にあると思います。

大学によっては学外の保養施設などを持っているので、職員・教員共に利用することが可能です。

私学共済の内容も充実していて、財形貯蓄の利率が高いなど魅力的です。

勤務場所

大学の各キャンパスが主な勤務場所となります。

本部、各学部のおかれているキャンパスが複数ある場合、大抵はそれら全てに配属される可能性があります。

求人を見る際には、通勤できないキャンパスがないかもチェックしましょう。

まれにサテライトキャンパスなど、メインとなるキャンパスから離れた場所にある場合もありますので、採用担当に確認してみて下さい。

広範囲にキャンパスを持っている大学では、キャンパスごとに採用する場合もあるようです。

また、大学職員として採用されても、同じ学校法人内の中学校や高校に配属される場合もありますので、大学で仕事がしたいのか、その周辺でも構わないのかも今一度考えておきましょう。

求められる人物像

学生の利益を考えられる人

様々な事務作業や雑務がありますが、特に学務系の部署では基本的に学生ファーストです。

履修や進路について、その他学生生活に関する相談など、事務所には学生がたくさん訪れます。

大学生なので大抵のことは自分自身で解決してしまいますが、それでも事務所を頼ってくるということは本当に困りごとを抱えている場合がほとんどです。

親身になって学生に対応できる柔軟さが求められます。

フットワークの軽い人

広い大学のキャンパス内で、毎日多くの仕事が発生しています。

それを解決しにあちこちに呼ばれていくことも少なくありません。

時には一日事務所に戻らずに、学生や教員への対応、システム管理などを続けることもあるほどです。

億劫がらずにあちこちに飛んでいけるフットワークの良さも求められる素質です。

話をきちんと聴ける人

学生や教員の対応に関わることですが、一人一人異なる状況であることが基本ですから、知識はあっても思い込みをせずに全体を把握することが必要です。

そのためには相手の話をしっかり聴いて、必要があれば情報を引き出していく会話力が求められます。

この人には話したい!と思える職員は、学生からも教員からも頼りにされて仕事の幅も広がっていきます。

必要なスキルや資格、経験

特に必要な資格等はありませんが、図書館専任の採用の場合には司書の資格と経験が求められます。

また、学内の博物館に配属される学芸員も同様です。

英語や中国語が日常会話程度使えると、外国人の学生や教員対応に活用できます。

一部の大学では、情報管理やネットワーク関連のシステム化が進んでいないため、エクセルやアクセスをフル活用して業務を進めています。

そのため、最低限のパソコンスキルはもちろん、少し高度な内容を必要とされることがあります。

大学事務のおすすめ求人のポイント

様々な求人がある中で、大学事務ならこういう条件のところがおすすめ!というものをいくつか紹介します。

好みの休日パターンであること

土曜日が休み、または土曜日は半日勤務

一般企業からの転職だと、基本的に土日が休日となる生活スタイルに慣れてしまっていると思います。

新しい環境で仕事を始めて、生活のパターンも大きく変化することに不安がある方は、土日が休日になっている大学を探してみましょう。

土曜に出勤して、平日にも一日休日がある

平日の空いている時に趣味で出かけたいなど、週末以外に休日を設定したい方は、日曜日とそれ以外に一日平日に休みが取れる求人をおすすめします。

採用に筆記試験があること

書類と面接のみで採用を決定する大学もありますが、筆記試験を実施するところがおすすめです。

契約職員や派遣職員となると別ですが、正規職員で筆記試験がないところは、想像以上に職員のレベルがバラバラで働き辛さを感じてしまうでしょう。

大学事務求人についてよくある疑問

求人の探し方、面接での質問内容、未経験での可能性、役に立つ資格はあるかなど、気になる点を解説します。

どうやって大学事務の求人を探すのか?

各大学のホームページをチェックするか、転職サイトなどで探します。

転職サイトでは、「大学」よりも「学校法人」というキーワードで検索する方が探しやすくなるのでおすすめです。

「大学職員への道」という有名サイトもチェックしておくと、大学事務と似たような業種も紹介されていますし、漏れがなくて安心です。

面接では何を聞かれる?

一般企業からの転職となると、やはり一番は「なぜ大学職員になろうと思ったのか?」という質問です。

勤務地や待遇、企業に比べて楽そうといったあたりが本音の場合もあると思いますが、実際に勤務するとしたら、「どの部署で」「どんな仕事を」したいかを掘り下げてみることがおすすめです。

わりと面接官はじっくり話を聞いてくれるので、誇張せずに自分の考えを伝えることが大切です。

未経験でも採用される?

図書館司書や学芸員、高度なシステム関連の仕事など、一部の職種を除いてほとんどが未経験でも可能です。

役に立つ資格、有利な資格はある?

司書、学芸員などの配属が限定されるもの以外では、特にこれといって有利になる資格はありません。

ただ、日常会話程度の英語が使える、簿記を勉強して会計等に少し詳しい、パソコンで複数のソフトを使用して資料作成などが問題なくできる、といったことは高ポイントというわけではありませんが評価されるので、ブラッシュアップしておくといいでしょう。

まとめ

大学事務の仕事についてご紹介しましたが、いかがだったでしょうか。

身近なようで意外と知らない仕事ではありますが、これから社会に出ていく学生を日々支えていくことが中心ですので、人の人生を直接応援できるところに大きなやりがいがあります。

ご自分に合った大学、採用形態の仕事を見つけ、長く充実した大学職員生活を送れることを願っています。


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