大学事務になるにはどのようなことをすればいいのでしょうか?

大学生活をサポートし、大学運営の根幹を担う大学事務。

事務職なのでデスクワークが中心ですが、調整役としてさまざまな人や部署と連携して仕事をする機会が多く、コミュニケーション能力が求められます。

今日は、そんな大学事務について、さまざまな視点からご紹介します。

大学での事務職に興味のある方はぜひ参考にしていただければと思います。

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大学事務ってどんな仕事をするの?

大学事務の仕事は、大学運営に関わるほぼすべての領域をカバーするため多岐にわたっています。

行事は年度ごとにあらかじめ決まっていますが、数年に1度はカリキュラムの改編が行われますし、学部編成が変わることもあります。

そういった変更にも対応しなければなりません。

業務は部署ごとに割り振り、それを細分化して各メンバーに割り当てます。

例えば、学生生活に関わる事項については学務課の管轄とし、学生が奨学金の申請をしてきた場合には学務課の中の学生係が担当するというように。

あらかじめ業務の担当がおおまかに決まっています。

業務を行う上で、一つの部署だけでは処理できない事項もたくさんあります。

そのような場合には、他部署や教員などとも連携をとりながら対処します。

例えば、当日の授業が休講となった場合には教授との連絡や学生に対しての周知が必要ですし、教室などの収容施設のキャンセルも必要になります。

このように、大学事務の仕事をする上では連携を意識し、コミュニケーションをとりながら自分の仕事を行う姿勢が大切です。

経験者が語る!私はこんなところで大学事務をしていました

私が中途採用として勤務していたのは、学生数700名前後の地方の公立大学です。

外国語教育に力を入れ、海外交流が盛ん。

留学生も多数在籍する大学でした。

教授陣もネイティブスピーカーの教師が半数を占めていたので、英語での会話がキャンパス内のあちらこちらで聞こえてきていました。

配属されたのは学部事務を執り行う部署でした。

窓口業務や授業準備などで直接学生と関わる機会も多かったです。

進級や卒業のかかる時期には多くの学生が履修相談や成績照会のために窓口にやってきます。

業務としては、デスクワークが中心でしたが他部署との連携はいつも求められました。

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大学事務になるには?

では、実際に大学事務になるためにはどのような準備をしておけばよいのでしょうか。

それをご紹介していきます。

大学事務には資格は必要?

大学事務になるために、特別な資格は必要ありません。

ただし、窓口業務などで留学生を相手に履修相談をする機会もあり、一定レベル以上の英語力があれば、評価ポイントとなる可能性もあります。

募集内容によっては「英語力必須」という要件が付されていることもあり、英語力は武器になります。

また、業務ではパソコンを使う機会が多いです。

メールやインターネット検索はもちろん、Excel・Word・Power Pointなどは使えるようにしておきましょう。

難しい数式やマクロなどを覚えておく必要はありませんが、基本的な扱いができると心強いです。

大学事務になるために勉強しておくべきことは?

大学事務員採用試験の対策として、特別に机にかじりついて「勉強」をする必要はありません。

専門技術を持った人を対象とする、スペシャリスト採用枠であれば該当技術のスキルアップを目指すべきです。

それ以外の一般採用枠に関しては、前述のパソコンスキルや英語スキルなどを習得するべきです。

筆記試験では中学生レベルまでの数学(算数)や国語の問題が課されることがあります。

また、大学によっては、時事問題が問われるケースもあるようです。

大学の求人情報をチェックし、時事問題が問われるようであれば新聞やニュースなどはチェックしておきましょう。

中学レベルまでの数学(算数)と国語

筆記試験の中で問われることがあります。

数学と国語で共に中学卒業レベルまで。

数学については計算問題や文章問題が出題されます。

論理力を問う問題の出題ケースもあります。

国語については、読解問題や漢字・四字熟語・ことわざなどが出題されるようです。

時事問題

こちらは、面接で「最近気になるニュースは?」などと問われることがあります。

集団面接のテーマとして時事問題が扱われることも考えられるので、問題意識を持ってニュースや新聞などの情報に触れるようにしましょう。

そして、自分の意見を簡潔に論理立てて述べられるようにしておきましょう。

大学事務になるために必要なスキルは?

単位認定、進級卒業要件の確認、教職申請手続き、カリキュラム修正など。

学部事務一つを例に挙げても、学生の人生を左右する重要な手続きです。

そこには間違いは許されず、事務手続きのミスをなくすための手続きやルールが細かく定められています。

大学事務に求められるスキルは、そういった手続きをきちんと踏み、コミュニケーションをとりながら業務を執り行う姿勢です。

コミュニケーションスキル

所属部署内外での連携、教授との情報共有、国や地方公共団体などの行政機関との連携など大学内外でのコミュニケーションが求められます。

大学で行う事業は多くの機関が関係することが多く、正確な情報共有がとても大切です。

マルチタスクスキル

日々の業務は一つのことだけを集中して行うわけではなく、同時並行でさまざまな業務を行う必要があります。

講義の休講手続きを行いつつ、マスコミからの問い合わせに対応し、教授会の準備を行うなど。

さまざまな業務を並行して行いながらもミスを減らしていく力をつけることが必要です。

傾聴スキル

傾聴スキルとは、相手の話にしっかりと耳を傾け、相手の伝えたいことを正確に理解していく力です。

丁寧に相手の話を聞き、的確に対応する力は大学内のどの部署においても必要とされるスキルです。

大学事務の募集状況は?

募集時期は大学ごとに異なりますが、6月と12月あたりに力を入れる大学が多いです。

雇用開始の日付はあらかじめ決まっていて、それに合わせて採用スケジュールが組まれています。

求人情報は大学のHPに公開されますので、お目当ての大学のHPは必ずチェックしていきましょう。

大学事務の働き口はどの程度あるの?

一概には言えませんが、だいたい4パターンの勤務形態があります。

正規職員(正社員)、契約職員、派遣職員、そしてパートやアルバイト職員の4つです。

同じフロア内で同じ部署のメンバーとして分け隔てなくプロジェクトに関わるので、どの勤務形態であれ大学職員としてのスキルアップが望めます。

大学事務の転職事情

新卒採用だけでなく、中途採用に力を入れている大学は多いです。

大学も変化する社会に対応するべく常に変化しようとしています。

一度社会経験を積んだ中途採用者には、新卒採用者と異なる視点から大学に変革をもたらすことが期待されています。

まとめ

大学事務 は、学問研究の場を提供するだけでなく学生の夢を後押しできるやりがいのある仕事です。

この記事を読んでチャレンジしたいと少しでも感じて頂けたら、ぜひチャレンジして頂きた いと思います。

万全の準備をして試験に臨み、見事採用を勝ち取ってください!

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