一般事務求人でよくある募集内容をご紹介！経験者が求人のチェックポイントを教えます！

一般事務と聞くと、どんな会社にも必ずある女性に人気なイメージの職種ですよね。

今回はそんな一般事務の求人について、よくある募集内容や求人の選び方、注意点についてお話していきたいと思います。

一般事務の給与水準はどれくらいなの？派遣や正社員など雇用形態によっても違いはあるの？そんな疑問にもお答えいたします。

一般事務の仕事を探している方は是非参考にしてみてくださいね。

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一般事務の募集でよくある組織形態のパターン

企業の規模によって募集要項が大きく異なりますし、求められる仕事や能力も変わってきます。

大規模企業では管理部門として独立した部署があることが多い

事務の仕事といっても様々な種類があります。

「人事(労務)」「総務」「経理(経理・会計・財務)」「庶務」「秘書」「法務」それぞれ独立した部署になっていて、部署の中でも個人個人が専門的に仕事を進めていくことになります。

小規模企業の場合は兼業のこともある

小さな企業の場合は専門的に分かれることがなく、「一般事務」という括りで全ての仕事を兼業で行うことがあります。

会社の規模にもよりますが、それぞれの事務部門で複数人数で行うこところもあれば、全てを一人で行うところもあります。

そういうところでは、深い専門知識は必要ありませんが、広く浅く様々な知識を要求されます。

一般事務でよくある募集内容とは？

給与の相場

給与は、月収16万円〜30万円くらいまでだと思います。

大企業のように、専門職に分かれていて、専門的な知識と能力を求められるところは給与が高めです。

一方、小さな会社で全てを一人で行うところは幅広い知識を求められますが、それぞれに対しての深い知識や経験は求められず仕事の量も多くないので、給与は営業や企画など他の職種に比べて少し低めです。

勤務時間や休日・残業

一般事務の魅力としては、勤務時間や休日がきっちりしているところだと思います。

残業も、他の部署に比べると少ないです。

有給休暇も比較的取りやすく、休日出勤や休みの日に仕事のことを考えることもほとんどないため、私生活を充実させやすいです。

一人で事務を行うところでは休みが取りにくそうに思えますが、自分の仕事のスケジュールを自分で管理することができるので、仕事の進捗や量に強弱をつけて、支払日などを避ければ有給休暇も取りやすいです。

福利厚生

社会保険・雇用保険などの保険はもちろん、通勤手当も全額もしくは上限内で全額支給のところが多いです。

勤務場所

勤務場所が本社か支社かによって、同じ事務でも仕事の内容が少し変わってきます。

支社で取りまとめたものを本社で確認し総まとめをすることになりますので、仕事のスケジュールは支社の事務の方がタイトですが、支社の方が業務の量自体は少ないです。

従事する事務担当者は本社よりも少なく、一人で支社の事務の全てを任されることもありますが、本社の事務担当者に相談をしながら仕事を進めていくことができます。

地元での採用・勤務となりますが、研修のために本社に出張することもあります。

本社の事務では、事務業務を行いながら各支社の事務の進捗状況を確認し、最終的なまとめと確認を行うことになりますので、事務職としてのより高いスキルを求められます。

支社の事務よりも仕事の量が多いのでその分残業も多くなりますが、やりがいも給与も高いのが特徴です。

事務の部署が一つにまとめられているところでも、事務職に従事している担当者が多いと仕事は分業になります。

その場合は、大きくお金に関する事務業務(会計・経理・財務・秘書)と会社の人や物に関する業務(人事・労務・総務・庶務)などの業務に分かれることが多いようです。

自身の仕事が他の担当者の仕事と関わっていることが多いので、チームワークが必要です。

また、勤務場所が自宅から近く徒歩や自転車などでの通勤となる場合は、仕事が終わってから帰宅するまでのストレスが少なく、通勤時間も短くて済むので楽です。

けれど、勤務場所と生活圏が近いため、勤務外で会社の人に会う確率も高いです。

バスや電車での通勤の場合には、通勤ストレス(待ち時間や乗り物の混み具合など)もかかりますが、会社を出てから少し寄り道をして気晴らしをすることもできますし、仕事圏内と生活圏が離れていると仕事と私生活の切り離しがしやすいので楽です。

勤務場所が郊外で車通勤の場合は、オンとオフの切り替えがしやすいです。

また、郊外への通勤ですと、通勤ラッシュが逆方向になる可能性が高いので、その分のストレスはあまりかかりません。

その代わり、近くにお店などが少ないため、お昼休みに気分転換に同僚とランチに行ったり会社で食べるおやつをコンビニエンスストアで買ったりといった楽しみができなかったり、ちょっと銀行や郵便局に行って用事を済ませるということができにくかったりします。

求められる人物像

事務の仕事は、会社の土台の部分です。

土台がしっかりしていれば、会社が受けるリスクは小さく、いざというときに大きく方向転換をしたり、選択肢の多い経営戦略を立てることができます。

そのしっかりした土台を築くために、事務の仕事に携わる人には「迅速さ」「的確さ」「丁寧さ」「信頼性」が求められるのです。

基本的なビジネスマナーとコミュニケーション能力のある人

身だしなみや言葉遣いなど社会人としてのマナーはもちろん、ビジネス文書の書き方や電話応対・来客応対・メール・ファクスを送るときのマナーなど、事務職の仕事に大きく関わるマナーができている人や努力をしている人は、上司や同僚、同じ部署や他部署、取引先など「人とのコミュニケーション」を上手に取ることのできる人に繋がると思います。

マナーがきちんとしていてコミュニケーション能力が高い人は、事務の仕事に関わらず社会人として会社に求められる人だと思います。

マナーは本を読んだりインターネットで調べてみたりしてある程度は自分自身で学ぶことができますし、独学で学んで分からないことは会社の先輩に聞いたり、講習を受講したりして学んでいけば、スキルが上がっていきます。

よく分かっていないけれど「乗り切れたから」「上手く誤魔化せたから」という理由でうやむやにしないで、しっかり習得しておけば、一生役に立ちます。

ワード・エクセルなどPCの基本的な操作ができる人

今や、会社でパソコンを使わないところはないのではないでしょうか。

パソコンの立ち上げからシャットダウンまでの基本操作ができるのは当たり前で、ソフトも使えなくてはなりません。

その中でも、特に事務の仕事でよく使用するのが、社内文書や社外文書の作成などの文書管理を行う「ワード」と、表計算管理を行う「エクセル」、取引先や社内での連絡のやり取りや資料を送付するための「メール」だと思います。

この3つのソフトを使えると、その会社独自のシステムやソフトを使いこなすこともすぐにできるようになると思います。

事務の仕事では他の部署と比べてパソコンで行う業務が多いので、ブラインドタッチ(手元のキーボードを見ながらではなく、画面を見ながらミスなくタイピングすること)ができるようになると仕事がはかどるスピードが断然早くなります。

ブラインドタッチは、ソフトやインターネット上で無料で練習できるものもありますので、習得しておくと良いと思います。

丁寧で落ち着きのある人

話し方や行動が丁寧で落ち着きがある人は、周りの人に安心感を与えます。

仕事ぶりが落ち着いていて丁寧だということは「正確」だということに繋がります。

雑な仕事だと、依頼した方は不信感を持ちますし、間違いも多くなるので、やり直しや確認の手間が増えます。

安心感は信頼感にもなります。

それは、社内でも社外でも、会社にとっても自身にとってもプラスな要因です。

協調性のある人

上司と部下。同じ部署の人。関連の他部署の人。取引先の人。

仕事は人との関わり合いの中で進められていきます。

一緒に仕事をしている人と連絡を取り合って進捗状況を確認し合い、協力し合いながら仕事に取り組んでいける協調性のある人は、どんな会社でもどんな職種であっても求められますが、事務の仕事の場合は特に潤滑油のような役割もあるので「協調性」が大切になってきます。

迅速で的確に仕事をこなせる人

事務の仕事には、1日・1週間・1ヶ月・1年・1期と、会社を運営する上で決められたスケジュールがあります。

請求書の発行、現金や売掛金などの入金のスケジュール、買掛金や水道光熱費・給与などの支払のスケジュール、1日・1ヶ月・1期ごとの締めと決算などのお金に関するものから、入社や退社の際に行わなければならない保険などの労務管理に関するものなど、絶対に守らなければならないスケジュールがあります。

それらをきちんと把握して期日に間に合うように書類や伝票を作成したり手続きを行わなくてはなりませんが、迅速に的確に仕事を進めていけば、確認のための時間と余裕ができて、よりよい仕事になります。

慎重で思慮深い人

事務の仕事は、会社の数字や経営者・従業員の個人情報、経営に関する情報などに接することが多くなります。

それらの職務上で知り得た情報を外部の人にはもちろんですが、同じ社内や同じ部内の人であっても漏らしてはいけません。

愚痴で不用意に言ってしまったことや、TwitterやFacebookなどのSNSに書き込んだことによって、会社にダメージを与えたり個人を傷つけることになる可能性もあり、コンプライアンス(法令遵守)に抵触する可能性もあります。

職務上知り得た情報の取り扱いを漏らすことのないように、慎重で思慮深い言動が求められると思います。

小さな仕事にもコツコツと取り組める人

事務には、地味で評価されにくい面倒な仕事が沢山あります。

データ収集や入力、書類の分類や管理、備品のチェックや管理など、細かいことですが大切な仕事です。

また、毎回、スケジュール通りに決まった仕事をルーティンで行うものも数多くあります。

そういった仕事にもコツコツと丁寧に取り組むことができるのも能力の１つです。

気配りが出来る人

電話応対や来客対応で社外の人や顧客と接することもありますので、相手にプラスアルファの好感を持ってもらえる気配りは大切です。

また、上司や他部署との連携も多い職種なので、業務や会社が円滑に運営されるように周りに気を配ることが大切です。

数字に強い人

経理などのお金の管理も含めて、事務は様々な会社の数字やデータに携わる職種です。

計算の正確さはもちろんですが、数字に慎重に向き合えることが重要です。

必要なスキルや資格・経験

基本的には資格がなくても就業できるお仕事です。

ただ、資格がある場合は、高い競争率でも内定が出やすく給与アップにも繋がりますので、求人で評価される資格や経験などをご紹介します。

簿記

経理がメインの仕事に携わるようであれば、簿記の資格や経理経験は必要です。

簿記3級を持っていると、事務の仕事の幅がぐっと広がります。

簿記の資格を持っていなくても、実務経験が長いと有利です。

秘書

秘書の資格があると、ビジネスマナーや顧客対応能力、スケジュール調整・管理などが評価されやすいです。

パソコン

文書管理を行うための「ワード」、データ管理や計算を行うための「エクセル」、連絡や資料の送受信のための「メール」、図解やレイアウトを活かしたプレゼンテーション用の資料を作成するための「パワーポイント」などを使いこなすスキルや経験があれば、とても仕事の役に立ちます。

自動車運転免許

外を回ることの多い営業の仕事と違い、内勤の仕事なのに意外と思われることも多いのですが、事務の募集の要項には、自動車運転免許があれば望ましいというところが結構あります。

銀行や集金に車で行かなくてはならなかったり、上司や他部署のサポートで外に出ることもあるからです。

自動車運転免許はAT限定可のところがほとんどです。

身分証明書にもなりますし私生活上でも役に立つことが多いので、自動車運転免許の取得はおすすめです。

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（正社員希望の人限定）

一般事務の雇用形態による違い

一般事務の場合は、「正社員」「契約社員」「派遣社員」「アルバイト・パート」と様々な雇用形態があります。

正社員

長期雇用が前提で、転勤の可能性もあり、三六協定内での残業もありますが、保険や交通費の支給などの福利厚生があり、主軸となる仕事に携わることが多いので、昇給や賞与など評価がされやすく安定して仕事に従事することができます。

安定して仕事に従事することができるということは、それだけ中身の濃い・深い仕事に携わることができますので、その分スキルアップも叶います。

契約社員

雇用に期限が設けられているので、期限が切れて再雇用契約ができなければ、退職という形になります。

福利厚生などは、正社員と同等のところが多いです。

新しい事務所や支社・部署の立ち上げのために人数を確保して軌道に乗せたい場合や人数を増やした場合に、どのくらい効率が上がるかの成果を確認するとき、または産休中の正社員の代わりなどのときに、契約社員という雇用形態での採用となることもあります。

人数を減らすことや、その能力がなくなることで会社にマイナスになるような場合には、正社員への登用や再雇用で期間が延びることもあります。

そのため、仕事の内容は正社員と同様に任されることが多いです。

派遣社員

契約社員同様、雇用に期限が設けられています。

雇用契約は会社との直接契約ではなく、人材派遣会社と結ぶことになるので、福利厚生は人材派遣会社のものが適用されます。

同じ仕事の内容でも、会社と直接契約の正社員や契約社員よりも、時給に換算すると高めの給与のところが多いですが、基本的に賞与や交通費の支給はありません。

様々な会社で仕事に従事することができるので、自分にはどういった会社や業種の事務が合うのか、事務業務の中でも得意なのはどういった業務なのかを見極めたり、広く浅く事務業務を習得することができます。

パート・アルバイト

会社との直接雇用ですが、短時間・短期間での勤務のことが多いです。

勤務時間や勤務日数・勤務期間によって福利厚生がつく場合とつかない場合があります。

賞与は出ないことがほとんどです。

仕事内容は、臨時的なものや補助的なものになります。

勤務時間や勤務日数・休みの希望が考慮してもらえるので、家庭との両立がしやすいです。

自分にあった一般事務の求人の選び方や注意点

まずは自分が応募するにあたって、何を重視して応募する会社を選ぶのかを明確にしておきましょう。

「給与」「休日」「勤務時間」「福利厚生」などの絶対的な雇用条件を決めます。

次にその条件をクリアする「雇用形態」を選びます。

更に、事務の仕事の中から、自分が得意な職種や経験してみたい職種・もっと知識と経験を深めたい職種などを考慮します。

そして、会社の業態や業種などを選びます。

業態や業種で事務の仕事の内容が大幅に変わることはありませんが、「給与」「休日」「勤務時間」には差が出てきます。

一般の会社ですと、土日祝日が休みのところが多いですが、サービス業や飲食業の会社ですと、店舗や会社自体が土日祝日も稼働しているところが多いので、事務職も休みがシフト制になっていて、交代で土日祝日が出勤になるところもあります。

また、事務職は現地採用・現地勤務のところがほとんどですが、本社や支社がある会社の場合は、転勤の可能性もゼロではありません。

会社の規模も一つのポイントになります。

また、通勤時間や通勤手段によって、働くエリアを考えなくてはいけません。

今住んでいる場所から無理なく通勤できるエリアに限定して、そこに上記の条件にできるだけ当てはまる会社を探すのか、範囲を広げてでも条件や「やりたい仕事」「働きたい会社」を探すのかも、会社を選ぶ際には考えておくべきところです。

【選び方①】雇用形態から探す

事務の仕事は「正社員」「契約社員」「派遣社員」「パート・アルバイト」の雇用形態での求人があります。

自分自身の生活スタイルやどこにポイントを置いて仕事をするかによって、雇用形態を選んで探します。

どの雇用形態も同じくらい求人があります。

【選び方②】職種から探す

「人事(労務)」「経理(会計・経理・財務)」「総務」「庶務」「秘書」など大手の企業は事務の部署が細かく分かれています。

雇用形態と併せて、自分に向いているものや習得したい職種で探します。

中小企業の場合は「経理(会計・経理・財務)と秘書業務」「人事(労務)・総務・庶務」の大きく二つに分かれていたり、全てを任されたりすることもありますので、探すときには求人内容をしっかり確認する必要があります。

【選び方③】会社の業態や業種から考える

事務の仕事は、会社の業態や業種で大きく変わることはありませんが、会社の規模によって任される事務業務が変わります。

大企業のように専門的な事務業務をチームで行う方が良いのか、小さな会社で広く浅く事務業務を行う方が良いのかを考えて、会社を選びましょう。

【選び方④】給与や雇用条件から考える

「職種」「会社の業種」「雇用形態」を決めたら、その中から「給与」「賞与」「昇給」「勤務時間」「休日」「福利厚生」を確認して、できるだけ自分の希望に合う会社を絞っていきます。

【選び方⑤】エリアから考える

会社までの時間や通勤手段を考慮しながら、「働けるエリア」を選ぶのか「働きたいエリア」を選ぶのかを考えましょう。

「働きたい会社」や「働きたいエリア」があるのであれば、引っ越しをすることも視野に入れておきましょう。

一般事務のおおまかな仕事内容

おおまかな仕事内容

社内・社外の文書作成とファイリング管理、会社のお金の管理、伝票や帳票の作成とデータ管理、会社の備品のチェックと補充、電話対応・来客応対・労務管理などが主な仕事内容になります。

一般事務は会社でどういう役割を求められる？

会社の代表や役員が経営方針を決めたり、仕事がしやすくなるように、経理や財務などのお金の流れ、売上や支払いの手続きやデータ管理による資料の作成、従業員や会社全体の福利厚生に関する人事・労務に関する資料の取りまとめや、スケジュール調整、社内・社外への連絡などのサポート役の仕事が求められます。

請求書の作成や発行、経費のチェック、売上データや顧客データの管理などで営業のサポートを行ったり、他の部署や他の従業員が円滑に業務を執り行うことができるようにサポートを行います。

つまり、事務業務に就く人には、会社の土台を支える縁の下の力持ちの役割が求められます。

そのため、常に相手のことを考えて必要なものを的確に準備し、会社の運営をスムーズにするために努めなくてはいけません。

一般事務についてよくある疑問

応募方法は？

応募方法は、応募先によって方法が違いますので、応募先の指定に沿って行います。

電話で連絡や問い合わせをする場合は、前もって話す内容を書き出して整理しておいたほうが良いです。

落ち着いた声のトーンで言葉が相手にきちんと伝わるように、心持ちゆっくりめにハキハキと話します。

電話をかけるときには、静かな場所でメモを取れるように準備して行いましょう。

郵送で履歴書や職務経歴書を送る場合には送付状を一緒につけて、応募書類が曲がったりしないようにクリアファイルに入れてから封筒に入れます。

切手の料金不足などで応募先にご迷惑がかかることのないように、郵便局の窓口から発送しましょう。

面接でよく聞かれることは？面接合格の秘訣！

面接では、面接担当者の質問をしっかり聞いて、落ち着いて答えるようにします。

実務経験がある場合には職務経歴書の内容をより深く聞かれることが多いので、どのような業種の会社でどのくらいの期間どのような立場で従事していたかを言えるように練習をしておきます。

その上で、自分の事務キャリアの中で、何を最も得意としているのかのアピールポイントを明確にしておくと、質問に対しても臨機応変に答えることができると思います。

また、パソコンをどのくらい使いこなすことができるのかを確認されることは多いです。

ブラインドタッチでの入力はできるのか、ワードに図形や表などを取り込む機能は使えるのか、エクセルではどの程度表計算などが使えるのか、メールのやり取りや資料添付はできるのか、パワーポイントを使った資料作成はできるのかなど、自分がどの程度、パソコンを使うことができるのかを自分自身で認識しておくと受け答えがスムーズに行きます。

未経験でも応募できる？

もちろん、未経験者でも応募することができます。

未経験者可のところでは、先輩や上司から指導を受けながら仕事を覚えていく形になります。

複数で事務業務にあたったり前任者からの引継ぎを受けて業務にあたれるので、少し安心です。

また、即戦力で経験者優遇との記載があっても、事務の仕事を習得して会社に貢献したいという熱意が伝われば、採用に繋がります。

その際には、実務経験はないけれども「接客のアルバイトをしていたので、来客応対や電話対応は学んできた」「学校でパソコンについての知識は勉強していたので、ワードとエクセルは使える」「販売の仕事をしていたので、在庫や備品の管理や売上データの管理はしたことがある」など、事務の仕事に活かせる経験をアピールすると良いと思います。

会社の雰囲気は？

応募の前に応募する会社の雰囲気を知るためには、会社のホームページやFacebookなどを確認しましょう。

更新が何年も前から途絶えていて放置されていないかや、ホームページの内容にどれだけ会社の人たちが関わっているかなど、掲載されている内容や写真でも雰囲気は結構掴めます。

また、面倒かもしれませんが、募集の勤務時間に合わせた通勤時間に実際に会社に行ってみるのも良いと思います。

実際の通勤はどういう感じになるのかや、出社している人たちがどういう人なのか、会社の周りはどんな感じかなど、雰囲気が分かりますし、面接を受けるときにも迷ったりすることなく会社を訪問することができるので、面接当日に慌てなくて済みます。

実際、面接に行ったときにも会社の雰囲気を確認します。

面接に来た人間にその会社の人はどういった対応をするのか、働いている人は忙しそうなのか、活気があるのか、静かな中でそれそれが黙々と仕事をしているのか、面接の担当者の人やどういった面接内容なのか、などで会社の雰囲気を知ることができます。

正社員、派遣社員、アルバイトの募集があるの？

「正社員」「契約社員」「派遣社員」「パート・アルバイト」の雇用形態での募集があります。

それぞれの雇用形態によって、同じ会社の同じ事務の募集でも、給与や福利厚生など待遇面が違いますので、見極めが大切です。

自分の生活スタイルや将来設計に一番合う雇用形態へ応募しましょう。

また、同じ仕事内容を様々な雇用形態の募集がある場合には、その仕事内容の職域と職責がどこまでなのかを、面接時に確認しておくことをおすすめします。

雇用形態によって給与体系はどう違う？

「正社員」と「契約社員」はほぼ同じ給与体系で福利厚生も同様のことが多いです。

しかし、契約社員の場合は、雇用期間に定めがあり正社員よりも勤続年数が少なくなるので、賞与や昇給が正社員よりも抑えられたりすることがあります。

「派遣社員」は一般的に直接雇用の正社員や契約社員より給与は高めですが、福利厚生は派遣会社のものとなります。

給与は派遣元の会社と派遣先の会社の契約によって決まります。

一般的に交通費や賞与は出ませんし、昇給もありません。

給与を上げるための交渉は派遣元会社と行うことになります。

「パート・アルバイト」は基本的に時給のところが多いようです。

勤務時間や勤務日数によって、毎月給与に変動があります。

福利厚生は、勤務時間や勤務日数によってつくかつかないかに分かれます。

交通費も出るところと出ないところがありますので、確認が必要です。

また、雇用期間や仕事内容によって、昇給はあるところが多いですが、賞与は出ないところがほとんどで、出ても寸志程度になります。

残業って多いの？

残業は、他の部署や職種よりは少ないほうだと思います。

月末・月初や、支払日前や請求書発行時、決算前や棚卸の時、給与計算時など仕事の締め切りなどによって、残業のある日もあります。

現在は残業に対しての規制が強くなっているので、特に内勤の事務に関しては残業は減る傾向が強いです。

残業がある場合には、きちんと残業代が割増賃金で支給されます。

資格って必要なの？

経理の仕事がメインの場合には、簿記の資格が必要なところが多いです。

秘書の資格があるとビジネスマナーやスケジュール調整の能力が高いと判断されやすく、パソコンの資格があるとデータ入力や帳票の管理などの能力が高いと判断されやすいので、応募の際には有利です。

また、会社によっては自動車の運転免許資格が必要な募集もあります。

しかし、どれも絶対必要でそれがないと事務の仕事に従事できないわけではありません。

まとめ

求人の中でも比較的募集の多い「一般事務」ですが、安易に勤務先を決めてしまうのはおすすめできません。

自身の持っているスキルと、会社に対して譲れない条件など、しっかりと見つめ直し、熟考することが大事です。

求人を探す際にはこの記事も参考にしてみて下さいね。

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