一般事務というと、誰でもできそうな仕事と思っていませんか?

一般事務の仕事内容を、理解しているつもりになっていませんか?

でも、一般事務って境が難しくて多岐にわたり、この仕事をする人がいないと、現場が混乱して回らなくなるくらい重要な仕事です。

まさに「縁の下の力持ち」の言葉がぴったりくる仕事です。

そんな一般事務のやりがいについて、探っていきましょう。

一般事務の仕事の大まかな仕事内容について理解しておこう

一般事務というと、電話対応して、お茶入れて、書類作って、終わり。という感じのイメージでしょうか?

もちろんこれらも大事な仕事ですが、職場によっても違いますが、給料計算をしたり、役所に各種手続きに行ったり、入金出金にかかわる帳簿管理、経理業務、書類整理、伝票整理などのファイリング事務、書類作成のもととなるデータ管理、上司やスタッフのスケジュール管理などがあります。

はては集金業務まで担っている事務員さんもいます。

どうでしょうか。

一部書いただけでもこのような仕事内容があります。

会社の規模はもちろんあるでしょうが、経理事務から、接客・総務的・庶務的事務作業まで本当にたくさんあります。

混乱しそうですが、これだけ細かな業務をこなしているのです。

すごいと思いませんか。

一般事務の仕事のやりがいってどんなもの?

一般事務というと、やりがいという点では、「ありがとう」「助かった」という言葉を聞くことができる仕事です。

最初、慣れていないとわかりにくいかもしれませんが、営業事務的な側面もあれば、秘書的な役割を要求されることもあります。

また様々なことを要求されるので、決められた仕事だけでなく、中には「こんなことまで仕事なのか」と驚くこともあります。

そういう点でも、いくらでもやりがいは見つけられるといえますし、いなくてはならない存在の職種といえます。

また業界によっては、専門的な書類を扱うときは、その業界の手順や決まりごとを知ることができます。

例えば年金や社会保険に詳しくなったり、サラリーマン対象ではありますが税金の仕組みが分かったり、庶務的な業務内容に携わることもあります。

中小企業が対象となりやすいですが、会社の仕組みや業績の数字に直に触れることもあり、会社全体の動向を把握することもできる職種です。

経験者の私が一般事務の仕事でやりがいを感じた瞬間

では一般事務の仕事で感じたやりがいとは何か、具体的な例を挙げていきましょう。

おいしいお茶の煎れ方を習得

未経験で入社した会社は、一般事務がお茶を入れることになっていました。

始めはどうしたらいいのかわかりませんでしたが、指導者の社員さんが丁寧に教えてくれましたので、徐々にこなせる様になりました。

その社員さんはお茶の入れ方にこだわりがある方だったので、お湯の温度、湯のみの選び方・置き方、お茶の入れ方など、すごく詳しくて勉強になりました。

お茶くみでおもてなし

取引先の方に「ここのお茶はおいしいね」と褒められて、うれしくなりそれを報告すると、指導者の方も「そう、うちの自慢です」と言われました。

この何でもない様な、でもきちんとした気遣いが、おもてなしにつながっているということを知りました。

取引先の方が定期訪問以外でも、会社へよくいらしていた理由がそれだったことに、のちに気づくこともできました。

現金出納をキッチリ合わせる

一般事務は現金の出納を取り扱うことがあります。

金庫から現金の出し入れをする仕事ですが、この際必須となるのが、入出金伝票です。

この伝票を元に、他の出納帳や現金関連の伝票や帳簿に記帳していかなくてはなりません。

1円でもずれがあると大変、「どこに行った」ということになります。

だからこそ、ぴたりと一発で現金出納が合うと「やった」というくらい気持ちが上がります。

またなかなか計算が合わないときも、時間をかけて計算した数字が合うと、充実感があります。

雑学も学べる

出張する人に旅費を渡すのですが、帰ってくると「無事帰りました。これお土産」などという言葉と共に、お土産話を聞きます。

社員さんが無事帰ってくるのはうれしいですが、それ以上にお土産話は楽しいです。

日本全国知らない土地の話を聞くと視野が広がりますし、いろんなことを知っている人がいますので、雑学好きの人にはたまりません。

掃除は仕事の基本

掃除は朝一番の業務であることが多いと思います。

ビルの一室を間借りしているような小さい企業なら、自分の周囲や棚や窓・床も含めても掃除なので大変ですが、そんな時どうやって効率よくきれいにするか、と知恵を出し合いました。

何人かと一斉に掃除するほうが早く終わります。

なんだか学校の掃除みたいでしたが、掃除をしたらやはり気持ちいいです。

この業務自体は本当に会社の規模によるかと思いますが、それでも自分のデスク自体はきれいにしておきたいものですね。

そしてデスクがきれいだとどこに何があるかが分かりやすいので、業務がスムースに進め易いですし、来客時も事務所の雰囲気に好感が持てます。

実際「きれいにしていますね」と褒められたときはうれしくなり、次に掃除するときも工夫するようになりました。

経理的業務

会社によっては、一般事務が経理の手伝いをすることもあります。

帳簿管理は、正確な数字を書いて、支出と収入のバランスを帳簿上で合わすことです。

先記した入出金伝票のほかに、領収証や取引の状況で発生する銀行口座の出納、その他、細かな出納を記録した振替伝票からの書き出しによって記載していきます。

そして、収支を合わすのが大変です。

全体の数字を把握するためのものですが、金額が一気に大きくなります。

億単位の数字が並んできますので、間違いはご法度になります。

金額が合わなければ、数字が合うまで計算し続けることになります。

一度の計算で数字が合えばいいのですが、合わない場合かなり根気がいります。

つまり帳簿というのは、会社の収益を実体化したものであり、収益が黒字か赤字かを理解するのに必要なことなのです。

これってすごいことなのですよ。

会社の業績が分かるうえに、自分の間違いが利益に影響することもあり得るのです。

やりがいというより、責任重大ですね。

取引先との電話

取引先との電話でのやり取りは、もちろん重要な仕事です。

私の経験談になりますが、取引先から電話がかかってきた時に、相手の人が電話口で声を荒げている様子でした。

クレームとも取れる口調でしたが、誠実な電話対応をしたつもりでしたし、その様子を外回りの社員にも伝えていました。

後に、取引先の社内でミスがあったために強い口調で言ってしまったということで、「電話対応に出た人にあやまっておいてください」と連絡がありました。

冷静に電話対応したことで、取引がスムーズにできたこと、誠実な対応に好感があったらしく、「お宅の会社は教育ができている」とお褒めの言葉をいただいたようです。

外回りさんからも感謝されましたし、取引が成立したこともよかったこととして、印象に残っています。

逆の対応していたらどうなっていたか、恐ろしいことです。

一般事務員でも直接現場へ

一般事務員でも、営業事務を兼ねていることもあります。

つまり営業マンと帯同することもあります。

専門的な契約書類が必要な場合や、手続きをその場で行うことがある場合です。

もちろん業種による違いはありますが、主にアシスタントとして向かうことが多いと思います。

そこで大きな取引になると、外回り営業マンが知らない手続きや契約内容のあらまし、取引企業の方の情報をそっとメモにして渡す、秘書的なことも実施していました。

わずかな情報でも相手が喜ぶことを知っていると、無駄になることもありますがもちろん役に立つこともあります。

給与計算・社会保険知識を学ぶ

会社によっては、給与計算や社会保険手続きの手伝いも一般事務の仕事である場合があります。

給与計算というのは、色んなものがギュッと詰まっています。

例えば、税金、社会保障費、財形貯蓄などの計算が含まれます。

個人個人ちがいますが、これが結構複雑な計算を要します。

税金は、所得税・住民税に大きく分かれます。

所得税は控除額がありますが、同じ給料金額でも、扶養人数、家族構成などによっても税金金額が違いますし、扶養手当の額も違ってきます。

また、社会保障も違ってきます。

特に介護保険料は、居住地域によってちがうことは知っていますか。

社会保障一つでも細かな約束事があるので、社会福祉という面からもいろんな制度があることを知ることができますが、手続きしないと他の社員さんが困ることもあるので、責任がある仕事ともいえます。

一般事務の仕事でやりがいを感じるために私がやったこと

一般事務といっても、色んな内容の仕事があることが分かったと思いますが、私自身が未経験から始めたので、努力していたことはいくつかあります。

パソコンスキルアップ

データ入力

入社当時、データ入力はかなり遅かったです。

その会社では、フォームを一から作ったりというようなことはなかったので助かりましたが、データ入力は慣れた人から比べると、2倍以上かかっていました。

なので、パソコンを買って練習しました。

出費は痛かったですが、後のことを考えるとパソコンは必須ですし、仕事上絶対的に操作しなくてはなりません。

基本的な操作は必要ですので、時間を決めて練習したら、3か月くらいすると、周囲の人と変わらないくらいにはデータ入力ができるようになりました。

タイピング

タイピング技術も同様です。

やはり練習というか、数をこなすということは大切です。

面倒ではありますが、技術を磨くには確実な方法だと思います。

石の上にも3年ではないですが、積み重ねが大切です。

ちなみに、募集要項で、「基本的なパソコン操作」ということと「慣れている人」という募集内容では、パソコンスキルを求めるレベルが違います。

注意しましょう。

各種検定への挑戦

事務職をしていて感じたことは、一般常識って何であるかということです。

常識といっても千差万別。

また業界によって、地方によっても違います。

でも一般事務における常識を知らずに仕事に就いたので、戸惑うことが多かったのです。

一般事務の仕事内容が、経理事務の一部であったり、秘書的な役割であったり、多岐にわたること前述の通りですが、ここで感じたのは、何か基準になるものがほしいということでした。

そうなると検定というのは実益を伴った良い目標といえるでしょう。

例えば、秘書検定は一つの基準になると思います。

2から3級であれば、事務職における基準的な内容は学習できると思います。

書類の作り方、挨拶の仕方などが検定内容に含まれていますから、検定を受けなくても勉強することで見えてくることがあります。

また、簿記検定もおすすめです。

簿記はステップアップも期待できる検定試験です。

まず3級を受験してみると帳簿の仕組みが分かります。

ここをスタートに2級へ進むと経理事務の専門家として重宝されるでしょう。

聞き役に徹する・メモを取る

自分より経験豊かな社員さんが多かったこともありますが、会社の色や状況や環境が分からないので、周囲の人の話を聞くことに重きを置きました。

そうすることで、仕事の内容や社員さんの特徴や職種、取引先の状況、あるいはどんな会社なのか状況を把握することができます。

わからないのが当たり前なので、聞くということは基本だと考えます。

ただし聞いていたとしても、おぼえていなければ意味がありません。

やはりメモを取りましょう。

帰ったらそれを復習することも大切ですし、書くことで憶えるということもあります。

記録しておくと見返すことができますし、自分が携帯できるものであればベターです。

ビジネスマナーを学ぶ

ビジネスマナーを受講する機会があれば、ぜひ受けましょう。

丁寧すぎる必要はありませんが、やはり基本です。

お茶の出し方、挨拶の仕方、言葉使い、これらは実際体験しないとわからないことが多いです。

学校などで受講していればよいのですが、未経験者は重要です。

マナーがないと採用されてからの評価にもつながります。

まとめ

一般事務員の仕事はいかがでしたか。

一般事務員なんて誰でもできる仕事と思わないでください。

本当に縁の下の力持ちです。

この仕事の人がいないと事務所が回りません。

それとともに、一般常識といわれることがいっぱい詰まっています。

日常生活でも、かなり役立つ情報や技術が盛り込まれている仕事といえるでしょう。

未経験からでも十分始められます。

この記事が一般事務を目指す方の一助となれば幸いです。


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