一般事務の仕事内容3個の役割と業務、向いている人の特徴
一般事務というと、誰でもできそうな仕事だと思っていませんか？
一般事務の仕事内容を、理解しているつもりになっていませんか？
しかし、一般事務というのは境が難しく多岐にわたるため、この仕事をする人がいないと、現場が混乱して回らなくなるくらい重要な仕事です。
まさに「縁の下の力持ち」という言葉がぴったりくる仕事です。
そんな一般事務のやりがいについて、探っていきましょう。
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目次
閉じる一般事務の仕事の大まかな仕事内容について理解しておこう
一般事務というと、電話対応をして、お茶を淹れて、書類を作って終わり。という感じのイメージでしょうか？
もちろんこれらも大事な仕事なのですが、給料計算をしたり、役所に各種手続きに行ったり、入金出金に関わる帳簿管理・経理業務・書類整理・伝票整理などのファイリング事務、書類作成のもととなるデータ管理、上司・スタッフのスケジュール管理など実に多岐にわたります。
果ては集金業務まで担っている事務員さんもいます。
いかがでしょうか。
一部を挙げただけでもこのような仕事内容があります。
会社の規模にもよりますが、経理事務から接客・総務的・庶務的事務作業まで、本当に数多くの仕事があります。
これだけ細かな業務をこなしているのです。
一般事務の仕事のやりがいってどんなもの？
一般事務は、やりがいという点では「ありがとう」「助かった」という言葉を聞くことができる仕事です。
最初の内は分かりにくいかもしれませんが、営業事務的な側面もあれば、秘書的な役割を要求されることもあります。
また様々なことを要求されるので、決められた仕事だけではなく、中には「こんなことまで仕事なのか」と驚くこともあります。
そういう点でも、いくらでもやりがいは見つけられると言えますし、なくてはならない存在の職種と言えます。
また業界によっては、専門的な書類を扱うときには、その業界の手順や決まりごとを知ることができます。
例えば、年金や社会保険に詳しくなったり、税金の仕組みが分かるなど、庶務的な業務内容に携わることもあります。
中小企業が対象となりやすいですが、会社の仕組みや業績の数字に直に触れることもあり、会社全体の動向を把握することもできる職種です。
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経験者の私が一般事務の仕事でやりがいを感じた瞬間
では一般事務の仕事で感じたやりがいとは何か、具体的な例を挙げていきましょう。
おいしいお茶の煎れ方を習得
未経験で入社した会社は、一般事務がお茶を淹れることになっていました。
始めはどうしたら良いのか分かりませんでしたが、指導者の社員さんが丁寧に教えてくれましたので徐々にこなせる様になりました。
その社員さんはお茶の淹れ方にこだわりがある方だったので、お湯の温度、湯のみの選び方・置き方など、すごく詳しくて勉強になりました。
お茶くみでおもてなし
取引先の方に「ここのお茶はおいしいね」と褒められて嬉しくなり、それを指導者の方に報告すると、「そう、うちの自慢です」と言われました。
この何でもない様な、でもきちんとした気遣いが、おもてなしに繋がっているということを知りました。
取引先の方が、定期訪問以外でも会社へよくいらしていた理由がそれだったことに後に気づくこともできました。
現金出納をキッチリ合わせる
一般事務は、現金の出納を取り扱うことがあります。
金庫から現金の出し入れをする仕事ですが、この際必須となるのが入出金伝票です。
この伝票を元に他の出納帳や現金関連の伝票・帳簿に記帳していかなくてはなりません。
1円でもズレがあると大変、「どこにいった？」ということになります。
だからこそ、1回でピッタリ現金出納が合うと「やった」というくらい気持ちが上がります。
また、なかなか計算が合わないときも、時間をかけて計算した数字がようやく合うと充実感があります。
雑学も学べる
出張に行く社員に旅費を渡すのですが、帰ってくると「無事帰りました。これお土産」などという言葉と共にお土産話を聞きます。
社員さんが無事帰ってくるのは嬉しいですし、お土産話も楽しいです。
日本全国の知らない土地の話を聞くと視野が広がりますので、雑学好きの人にはたまりません。
掃除は仕事の基本
掃除は朝一番の業務であることが多いかと思います。
ビルの一室を間借りしているような小さい企業なら自分の周囲や棚や窓・床も含めての掃除なので大変ですが、そんな時にどうやって効率良く綺麗にするかと知恵を出し合いました。
何人かと一斉に掃除をするほうが早く終わります。
なんだか学校の清掃時間みたいでしたが、掃除をしたらやはり気持ち良いものです。
この清掃業務自体は会社の規模によるかと思いますが、それでも自分のデスク自体は綺麗にしておきたいものですね。
そして、デスクが綺麗だとどこに何があるかが分かりやすいので、業務がスムーズに進めやすいですし、来客時など事務所の雰囲気に好感が持たれます。
実際「綺麗にしていますね」と褒められたときは嬉しくなり、次に掃除をするときにも工夫をするようになりました。
経理的業務
会社によっては、一般事務が経理の手伝いをすることもあります。
帳簿管理とは、正確な数字を書いて、支出と収入のバランスを帳簿上で合わセルことです。
先記した入出金伝票のほかに、領収証や取引の状況で発生する銀行口座の出納やその他、細かな出納を記録した振替伝票からの書き出しによって記載していきます。
そして、収支を合わせるのが大変です。
社内全体の数字を把握するためのものですが、金額が一気に大きくなります。
億単位の数字が並んできますので、間違いはご法度になります。
金額が合わなければ、数字が合うまで計算し続けることになります。
一度の計算で数字が合えば良いのですが、合わない場合にはかなり根気が要ります。
つまり帳簿というのは会社の収益を実体化したものであり、収益が黒字か赤字かを理解するのに必要なものなのです。
会社の業績が分かる上に、自分の間違いが利益に影響することもあり得ます。
やりがいというより、責任重大ですね。
取引先との電話
取引先との電話でのやり取りは、もちろん重要な仕事です。
これは私の体験談です。
取引先から電話がかかってきた時に、相手の人が電話口で声を荒げている様子でした。
クレームとも取れる口調でしたが、誠実な電話対応をしたつもりでしたし、その様子を外回りの社員にも伝えていました。
後に、取引先の社内でミスがあったため強い口調で言ってしまったということで、「電話対応に出た人に謝っておいてください」と連絡がありました。
冷静に電話対応したことで取引がスムーズにできたことや、誠実な対応に好感があったらしく、「お宅の会社は教育ができている」とお褒めの言葉をいただいたようです。
外回りの社員さんからも感謝されましたし、取引が成立したことも良かったこととして、印象に残っています。
逆の対応をしていたらどうなっていたか、恐ろしいことです。
一般事務員でも直接現場へ
一般事務員でも、営業事務を兼ねていることもあります。
つまり営業マンと帯同することもあります。
専門的な契約書類が必要な場合や、その場で手続きを行うことがある場合です。
もちろん業種による違いはありますが、主にアシスタントとして向かうことが多いと思います。
そこで大きな取引になると、外回りの営業マンが知らない手続きや契約内容のあらまし・取引企業の方の情報をそっとメモにして渡す、秘書的なことも実施していました。
僅かな情報でも相手が喜ぶことを知っていると、無駄になることもありますが、もちろん役に立つこともあります。
給与計算・社会保険知識を学ぶ
会社によっては、給与計算や社会保険手続きの手伝いも一般事務の仕事である場合があります。
給与計算というのは、様々な要素が詰まっています。
例えば、税金・社会保障費・財形貯蓄などの計算が含まれます。
個人個人で違いますが、これが結構複雑な計算を要します。
税金は、所得税・住民税に大きく分かれます。
所得税は控除額がありますが、同じ給料金額でも、扶養人数・家族構成などによっても税金額が違いますし、扶養手当の額も違ってきます。
また、社会保障費用も違ってきます。
特に介護保険料などは、居住地域によって違うことは知っていますか。
社会保障一つでも細かな約束事があるので、社会福祉という面からも様々な制度があることを知ることができますが、手続きをしないと他の社員さんが困ることもあるので、責任がある仕事とも言えます。
一般事務の仕事でやりがいを感じるために私がやったこと
一般事務と言っても、様々な内容の仕事があることがお分かりいただけたと思いますが、やりがいを感じるためには、いくつかのポイントがあります。
私自身が未経験から始めたので、努力していたことを複数挙げてみなす。
パソコンスキルアップ
データ入力
入社当時、データ入力はかなり遅かったです。
その会社では、フォームを一から作ったりというようなことはなかったので助かりましたが、データ入力は、慣れた人から比べると2倍以上時間がかかっていました。
なので、パソコンを買って練習をしました。
出費は痛かったですが、後のことを考えるとパソコンは必須ですし、仕事上絶対的に操作しなくてはなりません。
毎日時間を決めて練習をしたら、3ヶ月くらいすると、周囲の人と変わらないくらいにはデータ入力ができるようになりました。
タイピング
タイピング技術も同様です。
やはり練習というか、数をこなすということは大切です。
面倒ではありますが、技術を磨くには確実な方法だと思います。
石の上にも3年ではないですが、積み重ねが大切です。
ちなみに、募集要項で「基本的なパソコン操作」ということと「慣れている人」という募集内容では、パソコンスキルを求めるレベルが違います。
注意しましょう。
各種検定への挑戦
事務職をしていて感じたことは、一般常識とは何であるかということです。
常識と一口に言っても千差万別。
また業界や地方によっても違います。
私は一般事務における常識を知らずに仕事に就いたので、戸惑うことが多かったのです。
一般事務の仕事内容は経理事務の一部であったり秘書的な役割であったり多岐にわたることは前述の通りですが、ここで感じたのは「何か基準になるものがほしい」ということでした。
そうなると、検定というのは実益を伴った良い目標と言えるでしょう。
例えば、秘書検定は一つの基準になると思います。
2級から3級であれば、事務職における基準的な内容は学習できると思います。
書類の作り方や挨拶の仕方などが検定内容に含まれていますから、検定を受けなくても勉強をすることで見えてくることがあります。
また、簿記検定もおすすめです。
簿記は、ステップアップも期待できる検定試験です。
まずは3級を受験してみると帳簿の仕組みが分かります。
ここをスタートに2級へ進むと、経理事務の専門家として重宝されるでしょう。
聞き役に徹する・メモを取る
自分より経験豊かな社員さんが多かったこともありますが、会社の色や状況・環境が分からないので、周囲の人の話を聞くことに重きを置きました。
そうすることで、仕事の内容・社員さんの特徴や職種、取引先の状況、あるいはどんな会社なのか状況を把握することができます。
分からないのが当たり前なので、聞くということは基本だと考えます。
ただし聞いていたとしても、憶えていなければ意味がありません。
やはりメモを取りましょう。
帰ったら、それを復習することも大切ですし、書くことで憶えるということもあります。
記録しておくと見返すことができますし、自分が携帯できるものであればベターです。
ビジネスマナーを学ぶ
ビジネスマナーを受講する機会があれば、ぜひ受けましょう。
丁寧すぎる必要はありませんが、やはり基本です。
お茶の出し方・挨拶の仕方・言葉使い、これらは実際体験しないと分からないことが多いです。
学校などで受講していれば良いのですが、未経験者は重要です。
マナーがないと採用されてからの評価にも繋がらなくなります。
まとめ
一般事務員の仕事はいかがでしたか。
一般事務員なんて誰でもできる仕事だと思わないでください。
本当に「縁の下の力持ち」です。
この仕事を担当する人がいないと事務所が回りません。
それと共に、一般常識と言われることが沢山詰まっています。
日常生活でもかなり役立つ情報や技術が盛り込まれている仕事と言えるでしょう。
未経験からでも充分始められます。
この記事が一般事務を目指す方の一助となれば幸いです。
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