一般事務は未経験でも出来る？未経験でもスムーズに仕事に就く方法をご紹介します
2020年7月6日
私が、一般事務の仕事をしようと思ったのは、学生時代から飲食店やスポーツジム・ポスティング等のアルバイトしかしたことがなかったので、社会勉強のつもりでやってみようと思ったのがきっかけでした。
パソコンは苦手だし、特別なスキルは何も持っていなかったので、正直働き始めた当初は毎日大変でした。
それでも、先輩たちがパソコンの使い方や仕事を早く片付けるコツなどを教えてくれたおかげで、徐々に仕事が楽しくなっていきました。
ワードやエクセル・パワーポイントがどんどん使えるようになっていったので、進歩を感じてとても嬉しかったです。
中には、50代で未経験で入ったのに、高校生の子供にエクセルの使い方を教えてあげられるようになったという人もいました。
オフィスで働くのであれば、事務職のスキルを持っていると必ず役に立ちます。
機会がなければお金を払って習いに行ったり、本を買って勉強したりしなければいけないところを、働きながら習得できるなんてかなりお得だと思います。
皆さんも、将来のことを考えて勉強するつもりで事務の仕事に取り組んでみてはいかがでしょうか？
ここでは、一般事務とはどういう仕事なのか紹介したいと思います。
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一般事務とはどんな仕事？
一般事務の仕事は、パソコン作業や電話応対、受付やスケジュール管理、データ管理など多岐にわたります。
私は派遣会社の本社事務をしていたので、派遣さんの稼働スケジュール管理や電話応対が主な仕事でした。
働く先が何の専門の会社かによって仕事の内容は大きく変わってくると思いますが、基本的には事務作業兼雑務と考えておくと良いでしょう。
雑務と言うと聞こえは悪いですが、言い換えると「何でも屋さん」ということです。
例えば、いらなくなった書類をシュレッダーにかけたり、お客さんにお茶を出したり…。
色々と頼まれごとが多い仕事だということは覚悟しておいてくださいね！
一般事務の役割とは？
一般事務は、専門職の人たちがこなす仕事のサポートと考えると良いでしょう。
そして、専門職の人たちが行わない仕事を一手に引き受けるのも一般事務の役目です。
電話が鳴れば一番に取り、お客様がくれば対応し、忙しい部署のお手伝いをすることもあります。
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一般事務の具体的な仕事内容とは？
具体的な業務
電話応対
受付がいない場合、代表番号にかかってきた電話は事務担当が取ります。
そこから担当者に繋いだり、用件を聞いて伝えたりします。
私は派遣会社の本社事務をしていたので、応募の電話が一日に数十件かかってきました。
採用担当者だけでは対応しきれないため、私もお手伝いをしていました。
各担当者に内線を回すことも多く、電話の横にはそれぞれの内線番号を書いたメモ帳を貼っていましたよ。
データ入力
一番多い仕事は、このデータ入力だと思います。
顧客の情報や売り上げ表などを、ワードやエクセルを使って日々入力していきます。
私は派遣会社での勤務でしたので、派遣登録者の情報・担当業務・稼働時間などを毎日更新していました。
パソコン作業は全くダメだった私も、親切な上司のおかげでエクセルの関数まで使えるようになり、パソコンに対しての苦手意識もなくなりました。
売り上げの計算や打ち込みを担当することもあったので、その時は少々緊張して何度も繰り返し確認をしました。
お金の計算は経理の人がやるものだと思っていましたが、経理が担当するのは経費や給与計算などがメインだということは会社に入ってから知りました。
忙しい部署のお手伝い
繁忙期はどこの部署も忙しくなり人手が足りなくなります。
そうなると、事務所にいる事務員も駆り出されてお手伝いをすることに。
私の場合は、急ぎの書類をクライアントに届けに行ったり派遣社員さんのお仕事の初日に付き添ったりといった仕事を任されました。
営業事務の経験などがあれば営業のサポートをすることもあります。
仕事の流れ
留守番電話、メールのチェック
一日の仕事はまず、留守番電話やメールのチェックから始まります。
必要であれば折り返しの電話をしたりメールを返信したりします。
規模が大きい会社だと、ミーティングの時間変更などもメールで連絡が来たりする場合があるので、チェックは欠かせません。
クライアントからの連絡は真っ先に対応します。
連絡を怠ったり遅くなったりすると、大きなトラブルになり兼ねないので注意しましょう。
データ入力などの通常業務
確認作業が終われば、後は通常業務になります。
週末や月末に集会や報告書の提出がある場合、これを作成します。
事務の場合は色々と頼まれごとも多いので、自分の作業に集中して取り組める時間は意外と少なかったりします。
ある程度余裕を持った計画を立てておきましょう。
パソコン作業が多いので、ストレッチをしたりおやつを食べたり、息抜きも大切です。
一般事務の給料事情は？
時給に換算すると900円〜1,200円くらいだと思います。
外資系で英語のスキルが必要だったり、簿記の資格を持っていたりすると待遇が良い場合があります。
一般事務は基本的に残業は少ないので、手当は期待しないほうが良いでしょう。
繁忙期などの場合には残業もありますが、手当があるのかサービス残業なのかはしっかりと確認しておきたいですね。
一般事務の仕事で良い面とは？
一般事務の仕事にはどんな良い面があるのでしょうか？
自分のペースで働ける
一般事務は、ある程度一日のスケジュールを自分で決めて仕事をすることができます。
営業のように何時にアポイントがあるといった縛りがないので、自分のペースで働けるのがメリットだと思います。
私は自分のデスクの前に小さなホワイトボードを立てて、そこに「◯時までに◯◯を終わらせる」と書き込む時間割りのようなものを作っていました。
午前中はエンジンがかからないタイプだったので、お昼ご飯の時間まではゆっくりと作業して、午後からテキパキと仕事をこなすようにしていました。
同じ一般事務で働いていた人たちも、割とマイペースな人が多かったように思います。
それぞれ自由な時間配分で、無理なくストレスなく働こうと心がけていたので、揉め事などもなく働きやすい環境でした。
ルーティンワークが多い
事務作業というのは一度覚えてしまえば後はルーティンワークなので、楽です。
単調な作業が苦手という人には向きませんが、日々新しいことを覚えるのが嫌いな人にはぴったりだと思います。
静かに作業したい人、人とあまり関わらずに仕事をしたい人にも向いているでしょう。
物事を決めたりリーダーシップを取ったりすることはほとんどないので、プレッシャーを感じることは少ないと思います。
パソコンに強くなれる
事務の仕事でパソコンを使わない日はありません。
ワードを使っての書類作成・エクセルの表計算・パワーポイントを使ってグラフなどが入った会議資料の作成など、日々パソコンと向き合うことになります。
私は入社当初パソコンが全然ダメで、メールのチェックやインターネットしか使えない状態でした。
エクセルなんか開いたこともなかったし、もちろん何に使うのかも知りませんでした。
しかし、先輩や上司が根気よく教えてくれたおかげで徐々に使えるようになり、半年経った頃には後輩に教えるまでになりました。
仕事があまり忙しくない時は、業務時間中にパソコンの本を読みながら勉強させてもらいました。
オフィス全般が使えるようになると日常生活にも役立つことが分かり、覚えることができて本当に良かったなと思っています。
残業が少ない
私は二年働いていて残業したことはほとんどありませんでした。
派遣で入ったからというのもあったかもしれませんが、周りの正社員の方もほぼ定時に上がっていました。
仕事の後のプライベートを優先させたい人にはとてもおすすめです。
私が働いていた会社は9時〜18時が定時だったので、平日でも友達と食事に行ったり映画を観に行ったりすることもできました。
プライベートが充実すると仕事も頑張れますよね！
残業代を稼ぐよりも、土日休みで平日の夜もプライベートを充実させたい！
という人にはぴったりだと思います。
自分のデスクがある
自分の居場所があるのはとても快適でした。
鍵もかけられるデスクだったので、貴重品もしっかりと管理できました。
疲れた時用のホットアイマスクやマッサージグッズもしまっておけたし、気分転換用のコーヒーやハーブティーも沢山置いておけたおかげで、息詰まることがなかったのだと思います。
仕事が上手くいかなかったり気持ちが乗らない時などには、お洒落な文房具などをプラスしてやる気を出していました。
私服勤務
基本的には社内から出ないので、私服勤務のところがほとんどです。
私が働いていたところではオフィスカジュアルということで、私服勤務でした。
会合や式典などで来賓がある時だけは前もって連絡があり、その日だけはスーツを着用する決まりでした。
特に女性は、着るものやアクセサリーでモチベーションが大きく変わると思います。
仕事の後に友達と食事に行ったりショッピングに出かけるなら、スーツよりもお洒落な格好で行きたいですよね？
お洒落を楽しみながら働きたい人にはおすすめですよ！
一般事務の仕事で悪い面とは？
では、逆に一般事務の悪い面とはどのようなところなのでしょうか？
運動不足になる
一日中座って仕事をすることが多いため、運動不足になります。
加えて、デスクの引き出しにお菓子なんか入っていれば、ちょこちょこ摘んでしまって太ってしまった人も…。
一般事務の仕事は女性が多いので、ちょこちょこ休憩を入れてみんなでおやつタイムをしていました。
最初は楽しかったのですが、気付いたら2キロも太ってしまい、控えるようになりました。
運動不足は体力の低下にもなるので、行き帰りに一駅歩いたり、スポーツジムに通うなどの工夫が必要かもしれません。
先輩は、椅子をバランスボールに変えて仕事をしていました。
自由な会社だからこそできたことだと思いますが、下半身が引き締まって結構効果があったようです。
動き回るような仕事があれば気分転換と思って率先してやりましょう！
肩こり
眼精疲労からの頭痛や肩こりに悩まされる人が多いようです。
私も、デスクの引き出しにホットアイマスクやツボ押しを入れておいたり、椅子に骨盤矯正用の器具を付けて座ったりしていました。
冷房からの冷えも大敵なので、ホカロンを肩に貼るのもおすすめです。
慢性的な肩こりになると睡眠も浅く、寝ても疲れが取れなくなってしまい大変辛いです。
先輩は腕が上がらなくなり、つり革が掴めないと嘆いていました。
そうならないためにもこまめにストレッチをしたり、肩こり改善グッズなどを使うようにしましょう。
視力の低下
パソコン作業が多くなるため、視力が低下してしまう場合があります。
目の疲れを軽減してくれるサプリメントやマッサージ器具を上手く利用しましょう。
最近はブルーライトカットの眼鏡もありますから、少しでも目の負担を軽減するためにも使ってみることをおすすめします。
実際、私はブルーライトカット眼鏡を使っていましたが、2年程働いても視力は落ちませんでした。
周りの人は「最近目が悪くなった」と口々に言っていたので、結構効果はあるかもしれません。
まとめ
一般事務の仕事内容はお分かりになりましたでしょうか？
会社の何でも屋さんとして働いていたおかげで、知らず知らずの内に様々なことができるようになっていました。
電話応対の仕方も良くなったと褒められるようになったのは嬉しかったです。
オフィス勤務の求人の中で一番募集が多いのが一般事務だと思います。
中には一般事務で入ってから営業事務や秘書に昇格する人もいるので、キャリアアップを視野に入れて受けてみるのも良いでしょう。
私が何より良かったと思うメリットは、自分のペースで自由に働けたことです。
これは働く先の方針にもよると思いますが、私がいた会社では伸び伸びと働かせてもらうことができました。
ストレス社会の中でいかにストレスを溜めず、楽しく働くかは大きな課題だと思います。
営業のように成績に悩まされることもなく、広報のように締め切りに追われることもない一般事務の仕事。
バリバリと仕事をしてきて少し疲れてしまった人、プレッシャーに押しつぶされそうになってしまった人にも良いかもしれません。
一般事務の仕事を選ぶ人は、穏やかで性格が似ている人が多いので、人間関係にもそんなに悩むことはないと思います。
オフィスで自由に働きたいという人にはぜひ一般事務の仕事をおすすめしたいです。
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