一般事務の仕事内容の役割と業務についての写真

一般事務の仕事って具体的に何をするの?

未経験の方にとってデスクワークや接客というイメージはあるかもしれませんが、詳しい内容や範囲は分かりづらいですね。

今回は、一般事務の仕事内容を、経験者が詳しくご紹介します。

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一般事務の仕事は大きく3個の役割に分けられる

一般事務の役割1:社内補助

事務の仕事は幅広く、上司や他の部署、職種のサポート業務もその一つです。

一般事務の役割2:接客

会社へいらっしゃったお客様の対応や電話での問い合わせへの対応も大切な業務です。

一般事務の役割3:勤怠管理

会社が従業員の就業状況を把握し、法令を遵守して、正しく賃金を支払うための業務です。

社内補助の6個の業務

社内補助業務1:書類作成

会社には多くの書類が存在します。

社内に向けては、通達書・指示書・送付状・回覧状・上申書・提案書・通知書・依頼書・届出書・議事録帳票などの書類があります。

これらの書類の作成やひな型を作成します。

社外に向けては、契約書や請求書・あいさつ文・通知状・依頼状・照会状・注文書・回答状・督促状・抗議文・送付状・断り状・おわび状・承諾書・案内状などの書類やひな形を作成します。

事務が作成した書類やひな型はほかの部署でも活用されます。

誤字脱字や漏れがないように作成します。

社内補助業務2:資料・書類管理

様々な部署のデータ・資料のまとめや管理をします。

社内の各部署の様々なデータを専用のソフトなどに入力したり、チェックをします。

データは社内の様々なところで判断基準となりますので、地味で単純なお仕事ですが正確さとスピードが求められる業務です。

社内・社外からの文書は分類しファイリングして管理をします。

社内補助業務3:スケジュール調整

上司や経営者の来客・訪問・会議などのスケジュール調整を行います。

来客の場合は応接室の使用予約を行い、清掃状態をチェックします。

訪問の際は相手先に日時の確認を行います。

会議の際には会議室の使用予約を行い、会議で利用する備品などをチェックして準備をしておきます。

社内補助業務4:郵便物の整理

郵便物の整理

届いた郵便物は部署や担当者を確認して、それぞれの担当者に渡します。

会社宛てに届いたもので事務が管理するものに関しては、受け取った日時を記入してファイリングします。

郵便受けに投函されるものもありますので、おおよその配達時間を覚えて、毎日決まった時間に郵便物の確認をする必要があります。

自社から他社へ郵便物を送る場合は、送るものによっては配達証明や伝票番号で配送追跡が可能なもので発送したりします。

また、運送会社にお願いする場合や郵便局が回収に来ての料金後払いの場合は大丈夫ですが、切手を貼って送付するような場合には、切手代が不足して先方に迷惑がかかることがないように、郵便局の窓口に持ち込んで、郵便代を支払って送付します。

社内補助業務5:備品の管理

社内で使用する文房具や電球などの細かい消耗品から、パソコン・複合機などの備品の管理を行います。

備品の選定や購入、在庫を管理して少なくなっているものや無くなっているものは発注し補充をします。

必要な時に必要なものが揃うように、どの備品をどのくらい在庫しておくのか、購入金額はどのくらいなのかを適切に配分する必要があります。

備品は会社の財産でもあるので、従業員には丁寧に扱うように指導を行い、経費削減のために努力します。

社内補助業務6:広報業務

社内誌の作成やプレスリリース・イベントの実施・メディア対応などを行う会社では専門の部署が行いますが、今は大企業でなくても、インターネットを利用してホームページやツイッター・フェイスブック・ブログなどのSNSで会社の広報をしているところが多くなりました。

そのため、その更新や管理・運営を任されることがあります。

社内から情報を集めて、社外へ向けての情報発信を行うため、他部署との連携が必要になってきます。

また、求人募集を行うこともあるため、求人に関する資料の整理や応募しやすいような流れを作ることも大切です。

接客の2つの業務

接客業務1:電話・メール対応

会社には、1日にたくさんの電話やメールが来ます。

それらの対応も任されることが多いです。

電話応対はかかってきた電話を各担当者に引き継いだり、伝言をお預かりしたりします。

会社の印象を左右しますので、丁寧で聞き取りやすい明るい声で応対をします。

また、メモを取る準備をして電話をとります。

必ず、先方の会社名と部署名と担当者名を確認し、自社の部署名と担当者名も確認します。

伝言を預かる場合には必ずメモを取り、復唱して内容を確認します。

メモは伝言を預かった日時を明記します。

メールやファクスでの問い合わせや連絡の返信・返答を担当者に代わって行うこともあります。

担当者の代理での返信ですので、特に言葉遣いや文章の言い回しに気を配るようにします。

接客業務2:来客対応

来客対応

会社にいらっしゃるお客様の受付、応接室へのご案内、お茶出しなどの対応を行います。

お客様がお帰りになった後は、湯飲みやグラスなどを片付け、テーブルを拭き、椅子を整えて、部屋の清掃をチェックし、次の来客に備えます。

また、お客様にお出しする飲み物などの補充や、茶わんやグラスなどの欠けがないか、個数は足りているかなど、備品のチェックや管理も行います。

勤怠管理の2つの業務

勤怠管理業務1:給与計算

勤怠管理の方法としては「出勤簿」「タイムカード」「ICカード」「指紋認証」「クラウド勤怠管理」など様々な方法がありますが、1番多いのは「タイムカード」による勤怠管理だと思います。

タイムカードでの勤怠管理の場合は、締め日までに従業員の名前や会社休日を記入したタイムカードを作成します。

出勤簿の場合も同様に、締め日までに従業員の名前や会社休日を記入した出勤簿を作成します。

名前や休日を間違いのないように記載して作成します。

社員の場合は氏名判をつくるところもありますが、人の入れ替わりのあるパートやアルバイトは手書きでの記入になりますので、人数が多いところはこれだけでも大変な作業です。

締め日になったらタイムカードを回収し、作成した次月のタイムカードと入れ替えて、給与計算を行います。

給与計算はタイムカードと届出書を照らし合わせて確認し、基本給・諸手当・通勤交通費・残業手当・休日出勤手当などを計算して総支給額を算出し、そこから、社会保険や税金などを控除して、差引支給額を計算します。

給料明細書・賃金台帳を作成し、銀行振込の場合は、給料日にそれぞれの従業員の口座に給与が振り込まれるように銀行手続きを行います。

人数の多いところは社会保険労務士に給与計算を委託しているところも多いですが、その際にも、社会保険労務士に提出する給与計算の基本となる資料などを取りまとめる必要があります。

勤怠管理業務2:納付手続き

給与の支払いが終わったら、社員から控除した社会保険や税金を納付します。

住民税は従業員の住民票がある市町村にそれぞれ納付となります。

納付は、従業員に代わって会社が納付する手続きですので、間違いのないように慎重に行わなくてはいけません。

営業事務との仕事内容の違い

営業の仕事がスムーズにいくように、営業職のサポートをする事務が営業事務です。

営業に関する書類やデータの作成・管理、受注・発注業務、在庫管理、入金処理、見積や請求書作成なども行います。

商品がある場合には出荷や発送の手配も行います。

事務作業だけではなく、取引先とのやり取りや、時には取引先に出向くこともあります。

営業の担当者との連携が必要で、営業担当者・取引先・他部署とコミュニケーションを行い、臨機応変に対応できる能力が必要となります。

一般事務が広く浅くサポートをするのに対し、営業事務は営業に深く関わり、よりきめ細やかなサポートを行います。

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一般事務の仕事の良いところ

一般事務の仕事は、給与も一番安いですし、営業や専門的な部署に比べると「資格もいらない誰にでもできる仕事」と思われがちです。

導入部分は資格や経験がなくても始められるお仕事ですが、一度その職に就くと一般事務の仕事の幅広さや奥深さが分かり、誰にでもできる仕事ではないことが理解できます。

地味な仕事をおし進める忍耐力や素早く正確な仕事で周りをサポートし、会社の運営をスムーズに進めるために必要かつ重要な仕事であることを学ぶことができるやりがいのある仕事だと分かります。

会社を支える縁の下の力持ち的な仕事内容ですが、経営者や管理職の人と接して、その考えに触れる機会も多いため、トップの視点から物事を捉え、考えることができる位置です。

そのため、自分自身の力量を図ることができ、更なるスキルアップが望める職種です。

一般事務の仕事の良いところ1:社員に感謝される

データや資料の作成・管理のほか、雑務を引き受ける一般事務のお仕事は、とても地味で目立たない仕事のようですが、各部署や担当者が仕事に集中し、円滑に進めるためのサポートのお仕事ですので、とても感謝してもらえます。

面倒で細かい仕事も多いですが、小さなことに目配り・気配りをして仕事を進めると、評価してもらえます。

一般事務の仕事の良いところ2:パソコンスキルやビジネスマナーが磨かれる

仕事はほとんどがパソコンを使っての作業になりますので、ブラインドタッチが早くなったり、ソフトの便利な機能などを覚えたりとパソコンスキルはどんどん上がっていきます。

早く正確な仕事が出来るようになってきます。

パソコンでの業務は事務職以外の仕事でも、私生活でも役に立つスキルが身に付きます。

また、上司や他部署、取引先との連携や応対の中で、言葉遣いや立ち振る舞いや身だしなみ、文書の書き方や接客の仕方などビジネスマナーやセンスが磨かれていきます。

それは会社の評判を上げ、自分自身の評価を上げることに繋がります。

一般事務の仕事の良いところ3:転職しやすい

業種や会社によって、仕事の方法は変わりますが、「パソコンスキル」「ビジネスマナー」など基本的なことはどこの会社に行っても役に立ちます。

また、どんな会社にも事務職は必要なポジションですし、以前の会社で培ってきたノウハウが生かしやすいので転職はしやすいです。

特に、経理や労務などの専門の知識を業務の中でしっかりと学んでおくと、転職に有利です。

一般事務の仕事の良いところ4:安定している

給与はほかの職種に比べるとあまり高くはありませんが、業績や仕事内容で大きな変動がなく安定しています。

勤務時間も決まっていて、残業も多くはなく、残業した分はきちんと残業代が支払われます。

休日出勤もほとんどなく、代休や有給休暇も比較的取りやすいです。

毎月・毎年、決まった仕事で締め切りのある仕事ですがその分スケジュールが立てやすいため、仕事と私生活とのリズムが作りやすく、安定しています。

一般事務の仕事の良いところ5:長く勤められる

基本的にデスクワークなので、体力に自信のない人や年配になって体力が落ちた人でも続けられるお仕事です。

むしろ、長く続けている人の方が知識やスキルが高いので、社内外での信頼が高くなり、評価もしてもらえるので、長く勤めやすいのです。

また、ほかの仕事よりも「正社員」「契約社員」「派遣社員」「パート・アルバイト」など雇用形態が豊富なので、一時的に仕事を離れることになっても、生活スタイルによって、雇用形態を変えながら仕事を続けていくことが出来るのも、長く勤められる要因です。

一般事務の仕事の良いところ6:ほかの職種のスキルを学べる

広くいろんな部署の仕事をサポートしますので、多くの職種のスキルを学ぶことが出来ます。

外から客観的に見ることが出来るので、その部署やその職種の強みも弱みも見えてきます。

それを活かして、的確なサポートが出来るようになりますし、別の部署へ転身することも、ほかの職種に比べて比較的やりやすいと思います。

一般事務の仕事の良いところ7:業務の進行に工夫しがいがある

出来るだけ早く、正確で的確な資料やデータを作成しサポートするために、日々努力と工夫が必要です。

常に新しいことを学び、新しいアプローチで業務を進行することが、自分自身の自信となりスキルアップにつながります。

そのスキルアップがより確かな信頼にもつながり、自分自身の評価にも繋がっていくので、業務の進行に工夫のしがいがあります。

まとめ

一般事務の仕事は一見誰にでもできそうに見えるかもしれません。

しかし、その業務内容は多岐にわたり、きめ細やかさや様々なスキルが求められます。

やりがいもあり、誇りを持って取り組める仕事と言えるでしょう。

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