事務の転職を成功させるためにやるべき4個のこと

事務への転職を考えているけど、どう選んだら良いか分からないという方もいると思います。

また、事務職に転職する前にやっておくべきことも知っておいたほうが良いでしょう。

そこでこの記事では、事務の転職を成功させるためにやるべきことを紹介したいと思います。

ただ闇雲に「今の仕事が嫌だから他の仕事がしたい！」ではなく、転職では目的を整理するとより成功に繋がるので、ぜひ最後までご覧いただき、参考にしていただければと思います。

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事務への転職をお探しの方へ

本当に自分は事務職に向いているかどうか。

事務職をしたいと思っているか。

をしっかりと見極めて転職することが大切です。

事務の仕事はデスクワークが中心の、いわゆる地味な仕事が多いです。

コツコツと丁寧に正確に仕事を進めることができる人に向いていると思います。

成功させるためにやるべき4個のこと

転職の目的をしっかり整理しよう

何の仕事でも、どんな職種でも、就職や転職をする場合には「目的」が大切です。

ただ漠然と事務職の転職先や就職先を探しても、転職や就職には結び付きません。

転職の場合は以前の会社での仕事内容や条件が基準となりますから、「目的」はより明確にできると思います。

「新しい職種へのチャンレンジ」のための転職なのか「レベルアップを目指して」の転職なのかによっても転職先の会社の選択も変わってきます。

履歴書や職務経歴書などを作成する前に、まずは自分が何を転職の目的として重視するのかを書き出して整理することをおすすめします。

転職の理由は面接でも聞かれます

面接担当者の方が必ず確認するのが、やはり「転職の理由」です。

これは「転職の目的」が自分の中で明確に整理されていれば、熱意を持って答えることができると思います。

「転職の理由」を訊かれたときにどう答えるかを面接前にしっかりシミュレーションしておくと面接の際に慌てることなく答えることができるので、面接自体を落ち着いて受けることができると思います。

資格があると有利！資格を取ろう！

時間や金銭的に少し余裕があるようであれば、簿記の資格や秘書の資格などを勉強して取っておくと転職の際にとても有利です。

事務仕事の多くはパソコンを使っての業務が多いので、WordやExcelにPowerPointは押さえておきたいスキルです。

パソコンのスキルはスクールに通うのが身につける早道だと思います。

ハローワークでそれらのスキルを見つけるための職業訓練が受講できる制度もありますので、それを利用して資格を取る方法もあります。

希望する事務の種類に合わせて考えよう

事務の中でも特に経理業務を希望するのであれば、簿記の資格は断然有利です。

一般事務であれば、秘書の資格があるとビジネスマナーや電話応対、顧客対応能力が高いと評価されます。

営業事務の場合は、PowerPointが使えると図解やレイアウトを活かしたプレゼン資料の作成スキルがあると認識され営業の手伝いや企画の手伝いができるため、採用されやすくなります。

応募先企業と業務内容はしっかりリサーチしよう！

「事務職」と言ってもその仕事内容は多岐にわたり、会社の業務によって大きく業務内容が変わります。

また事務職は就職希望者が多いので、業務内容が自分のスキルに合っているかどうかが採用不採用に関わってくることがあります。

また、自分自身せっかく「目的」を持って転職をするのですから、応募先の企業の業務内容やその中での自分が応募する職種の業務内容などは募集要項だけでなく、企業のホームページや口コミサイトなどを調べてきちんと確認しておかないと、面接・採用と進んでから、転職の「目的」と外れた企業であったり職種であったりに気付く可能性があります。

求人は一社に絞らず沢山受けよう！

求人は一社に絞り込まず沢山リサーチして、気になった会社に沢山応募しましょう。

一社に絞り込んでリサーチをして応募して採用通知を待って、不採用だったから次をまたリサーチしてとしていると時間もかかりますし、転職する意気込みもどんどん小さくなってしまい、とにかくどこでもいいから…と最初の転職目的とはかけ離れた転職になってしまいます。

軸になる「転職目的」を明確にしたら、短期決戦です！

一社に絞り込むために考えたり悩むのは、複数の所から採用通知が来てからでも遅くありません。

人材紹介エージェントを利用するのもあり

自分の「目的」に合った転職を短期決戦で行うためには、「人材紹介エージェント」を利用するのも一つの手です。

自分の希望や目的をエージェントの人に伝えて相談すれば、あなたの希望に近く、また採用の確率の高い会社を紹介してもられるので、自分でコツコツと調べて進めるよりは時間も短く効率良く転職活動ができると思います。

雇用形態を見直すことで求人の幅が広がることもある

「事務の仕事に初めてチェレンジする」「もっと事務の仕事をレベルアップしたい」というときに、正社員で会社に勤務するだけでなく派遣社員として働くのも手です。

派遣社員であれば、中途採用や転職であっても大手の企業に勤務することも可能なのでスキルを磨くことができますし、初めて事務の仕事にチャレンジする人であっても今までのスキルや仕事内容を考慮し勤務可能なところに派遣をお願いできるので、就職がしやすくなります。

直接正社員雇用というだけでなく、派遣社員としての雇用を考えると求人の幅も広がると思います。

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事務職に求められることとは？

業務に必要なスキル

Wordを使った文書管理やExcelを使った表計算管理、PowerPointを使った企画書作成など、社内の事務業務に関する技術的なパソコンスキルは必要です。

ですが、お客様からの取り次ぎなどをスムーズに行ったり、社内の業務が円滑に進むようにするための社内コミュニケーションスキルは大切です。

基本的なビジネスマナー

事務の仕事は内勤職なので、ほとんどの時間が社内での業務となります。

当然、来社されたお客様の応対や会社にかかってきた電話の応対をすることが多いので、敬語での受け答えや「上座・下座」の位置などお客様に失礼のないような応対をしなくてはいけません。

そのため、基本的なビジネスマナーは事務の仕事に就く人には必要となります。

また、社内文書はもちろん、社外文書の作成や会社が対応すべき冠婚葬祭などのマナーも必要となります。

スクールに通ったり、通信講座で学んだり、書籍を買って勉強しておくと自分自身にとってプラスになるのはもちろん会社にとってもプラスになるので、転職の際には有利になります。

責任感があること

事務職の仕事では、会社の数字を管理したりお客様の応対をしたりと会社の要となる仕事を担っています。

また、その業務内容や立場上経営に近いところでの仕事なので、社外秘の他に社内でも自分自身の業務内容を話すことができないことも多いです。

そのため、仕事に対する責任感や会社に対する責任感が強い人でないと務まりません。

正確に仕事をこなせること

数字を管理する経理の仕事は会社の経営成績や財務状態などを示すいわゆる「会社の通信簿」へと繋がる仕事になるので、その数字は正確なものでなければいけません。

また、事務の業務の一つである社内や社外への文書を作成し管理する仕事も誤字脱字はもちろん内容に関してもシビアに正確性を求められます。

数字にしても文章にしても、その正確性が社内に対しての部署、担当者への信頼となり、社外に対してはその会社の信用となります。

ダブルチェックを怠らない慎重さとその慎重さに裏付けされた正確さが大切な業務なのです。

サポート能力があること

会社の規模や経営者や部署の責任者などの考え方にもよりますが、「こんなことまで事務の仕事なの？！」というような会社の様々な仕事が事務職には回ってきます。

専門職や技術職、営業職以外の仕事は全て事務の仕事…というところも多いです。

また、経営者や上司の秘書のような仕事や他の社員さんのアシスト的な仕事をしなくてはいけないこともありますので、自分以外の社内の人間の仕事に親身になってサポートすることができることは大切です。

コミュニケーション能力があること

仕事では上司や同僚と「相手の話や業務の内容を聴いて理解する」ということ、「自分の考えを分かりやすく表現して伝える」という両方向の意思疎通が大切になってきます。

これが上手くいくと仕事はスムーズに運びますし、会社にとっても大きくプラスに作用します。

地味な仕事も楽しんでできること

事務の仕事は業務によってデータ入力や書類作成や整理などの単調になりがちな仕事もあります。

そして、1日中デスクについてパソコン作業をするような単調な仕事ほど、慎重に正確に行わなければなりません。

真面目にコツコツ丁寧に作業を進めていく地味な仕事も、自分なりの目標を立てスケジュール管理をしながら達成していくことに楽しみを感じたり、やりがいを感じたり、工夫ができる人は事務の仕事に向いていると思います。

自己管理能力も大切

会社の規模にもよりますが、事務職が一人だけという会社もあります。

そういうところでは、日中事務所に一人だけという状況になることもあります。

そういうときも来客や電話の対応、自分自身の仕事の進捗をスケジュール通りに進めたり、会社の戸締りをしたり、社内の片付けをしたりなどを疎かにすることなく、しっかりと会社の留守を守らなくてはいけません。

会社の責任者や他の社員はあなたを信頼して会社の留守を任せてくれています。

そのことを頭において自分の業務を進め、会社を守る自己管理能力が大切になります。

協調性があること

事務の仕事の多くは締め切りがあります。

締め切りは絶対に守らなくてはいけません。

事務職が自分一人の場合は自分でスケジュール管理をして自分のスピードで仕事を進めて締め切りに間に合えばそれで良いかもしれませんが、複数の人間が事務職に携わっている会社の場合は自分の仕事の進捗状況が他の人の仕事の進捗に影響を及ぼすことがあります。

自分だけ自分のスケジュールで進めて自分の仕事だけが終われば良いということではなく、他の人に迷惑をかけることがないよう、自分のペースではなく周りのペースに合わせて仕事を進めていくことが大切です。

また、会社や自分自身の仕事を滞りなく進めていくためには、部署間、社員間、上司との協調性も大切です。

広い視野を持ち、全体の中で自分の仕事の位置が今どこにあるのかを確認しながら仕事をする必要があります。

事務のお仕事について

事務の役割とは？

事務の役割は家族で言えば「お母さん」のような役割です。

細かなことに目を配り、気を配り、自分のするべきことをしながら周りをサポートする要です。

社長や役員など上司にとっても、同僚にとっても、部下にとっても、社内で甘えることができる良き相談相手であり、頼りにされる存在です。

事務の基本的なお仕事内容とは？

• 社内文書、社外文書などの文書作成。
• 会社の入出金を管理し、帳票を作成する経理業務。
• 社員の入社、退社に関する保険などの手続きなど労務に関する業務。
• データを入力する業務。
• 来客応対、電話応対業務。
• 会社の備品の発注、管理業務。
• 書類のファイリング業務。

などが事務の主なお仕事内容となります。

企業によって事務の業務内容は違う

大きな会社では、事務の仕事が会社の入出金や預金管理や経費精算、決算業務などに関する仕事が主な「経理業務」、会社の借り入れなどの資金調達とその管理に関する仕事が主な「財務業務」、社内の備品の管理や福利厚生に関する仕事が主な「総務業務」、来客応対や電話応対、書類作成・ファイリングに関する仕事が主な「庶務業務」、会社の契約や取引が法的に問題がないかチェックしたり社内コンプライアンスの整備に関する仕事が主な「法務業務」など業務内容によって細かく専門部署が分かれているところもありますが、多くの会社では経理と財務を一括りとして「経理業務」、総務と庶務と法務を一括りにして「総務業務」としていたり、中小企業においては全ての事務業務を「一般事務」として総称にしている会社もあります。

したがって、一口に「事務」と言っても会社によって業務内容が違ってきます。

より専門的な業務内容を極めるか、広く全ての業務に携わるかで選ぶ会社が変わってきます。

経営者に近い仕事

経営者の意向や会社の方針を基に、資金面などで銀行と折衝したり、借入のための資料作成や資金管理をしたり、会社の通信簿である決算書類に関して税理士との打ち合わせをするなど会社の「お金」や「数字」に関する業務や、社員の労務管理に関するルール作りやその手続きなどを労務士と打ち合わせしたり契約書作成や社外対応、社内コンプライアンスなどの法的なことに関して弁護士と打ち合わせをしたり…と会社の根本となる大切な業務に携わります。

そのため、経営に関する意見を述べたり銀行や各先生方との打ち合わせの内容を報告したりと経営者との打ち合わせをすることもあり、社員という立場でありながら社内で一番経営者に近い立場となることもあります。

そのため、スキルアップをしていくと、単に業務として仕事をするだけではなく、経営者の意向を汲み会社全体を見る力が求められてくる仕事です。

一見雑用のように思われる業務もしっかりとその意味や意義を理解して行い、また、やってみて、逆にそれが本当に雑用と思われる業務であれば、それをいかに効率良いものに転換するかを考えて業務を行っていけばスキルアップ、ステップアップの際に必ず役に立ちます。

ただ経営者に近い立場とは言っても、経営者や役員ではなく一社員の立場であることは常に忘れずに、経営者や役員に対しても同じ社員の立場の人に対しても勘違いしておごることのないように謙虚でなくてはいけません。

まとめ

いかがでしたか？

事務と一口に言ってもその業務内容は多岐にわたり、自分に合う合わないもそれぞれあります。

この記事を参考に、あなたがやりがいを感じられる事務職に就けることを願っています。

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