予備校には講師以外にも様々な役割の職員が働いています。

また、予備校の校舎ではなく、全体の事務関係の業務を担う本部で働く人もいます。

ここでは、校舎での予備校事務とはどんな仕事なのか?その仕事内容や役割を説明していきます。

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予備校事務とはどんな仕事?

予備校での事務的な業務を担います。

電話応対や来客対応をはじめ、校舎で必要な備品や文具の調達、入学や退学等に伴う事務手続きや、書類処理などが主な業務です。

他にも、校舎内のメンテナンスなども行うこともあります。

予備校で学ぶ学生や働く講師の皆さんが気持ち良く過ごし、大学合格を勝ちとることを縁の下で支える仕事です。

予備校事務の役割とは?

生徒への対応と事務作業

予備校に通ってくるのは主に浪人生です。

一浪の学生もいれば、何年か浪人生活を送っている学生もいます。

十把一絡げにはできないそうした様々な学生に明るく挨拶をし、学生の顔と名前を一致させることが、スムーズな事務処理にも繋がります。

予備校は決して安くはない学費がかかります。

学費の納入や手続きに関して、不備やミスが生じることは、予備校全体の評判を下げることにもつながりかねません。

事務職員には、明るく柔軟な生徒対応と、迅速で正確な事務処理が求められます。

正社員、契約社員、バイト、派遣などで求められる役割は変わる

正社員であれば、予備校全体の運営に関わる役割が求められます。

経理面などでも校舎全体のことをしっかりと把握している必要がある場合が多いです。

正社員を置かずに、契約社員として事務全般を任されるというケースもあります。

パートやアルバイト、派遣であれば、予備校全体の運営を把握するというよりは、日々の校舎での業務を、円滑に行うことが役割とされる場合が多いです。

予備校事務の具体的な仕事内容とは?

具体的な業務

生徒の名簿管理・出欠管理

学生たちの安全のためにも、予備校の運営のためにも、学生がきちんと授業に出ているかどうか、予備校に来ているかどうかを、把握しておくことは大切な業務です。

管理方法は予備校によって異なり、最近ではIDカードなどで管理して、事務所内のPCで確認できるところもあります。

欠席が続いている学生の家庭へ、連絡を入れるなどの対応を他の職員と、協力しながら行っています。

講師のスケジュール管理

通常の授業は一年を通して行われますが、講習期間や特別授業など、講師のスケジュールの変化が生じる時があります。

講師が来ないことには授業は成立しませんので、ミスのないようしっかりと講師と連絡を取り合い、スケジュールを管理します。

時には講師の都合により、授業が休講となることもあります。

そうした時には、学生たちへ迅速に周知し、学生たちの貴重な時間を無駄にせぬよう気を配ります。

新規のお客さん・親御さんの対応

予備校に入学するのは新年度が始まる4月が一番多いですが、通年を通して入学を希望する来校舎があります。

学生さん本人が一人で見学から手続きまですべて行うことも多いですが、保護者が付いてくるケースも多くあります。

高い学費を払い、大きな期待をしてお子様を託す親御さんに安心してもらい、信頼を得るために、予備校の顔として丁寧にしっかりと対応することも重要な業務です。

生徒の学習相談・進路相談

予備校に通う学生の相談相手はそう多くありません。

狭い人間関係になりがちな学生は、相談ごとを事務職員に持ち掛けてくることもあります。

それは私の仕事じゃないからと無下にすることなく、優しく受け止めてあげる必要があります。

ただ、学習や進路に関しては、専門外から間違った助言をするのは学生のためにはなりません。

無理に助言をするのではなく、話を聞くにとどめ、適切な相談相手を紹介することが事務職員に求められる役割です。

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予備校事務はどういう人と仕事で関わるの?

仕事で関わる人はある程度限られています。

校舎で関わる人々について説明します。

生徒

基本的には浪人生なので、希望の大学に合格することができず落ち込んでいる学生もいます。

一方、より上を目指して頑張る前向きな学生もいます。

そういった様々なタイプの学生が、朝から晩までの勉強と大学合格へのプレッシャーというストレスフルな状態で過ごしているので、どの学生に対しても同じように明るく分け隔てなく関り、安全に勉強に励むことができるようにサポートします。

親御さん

次こそはより良い大学に合格して欲しい!

という強い思いを持つ親御さんが多くいらっしゃいます。

その思いに共感し、ともにお子様を応援します!

という気持ちが伝わるような関りを心がけています。

講師

講師の方々がスムーズに気持ち良く授業を行えることが、予備校にとっては何よりも大切です。

いくつかの予備校を掛け持ちしていたり、他の仕事を抱えていたりと多忙な方が多いので、連絡ミスのないように気を使います。

乾燥する季節にはのど飴を講師控室に用意するなどしておくと喜んでもらえ、関係構築に役立ちます。

予備校事務でやりがいを感じること

予備校事務には、一般企業での事務とは違った、大きなやりがいを感じられる季節があります。

寒い冬が終わり春を迎えた時のその喜びのために、日々の業務も頑張ることができます。

生徒が志望校に合格したとき

一年間必死に勉強をする学生たちを一番身近に目にしていただけに、志望校へ合格したという報告が届いたときの嬉しさは格別です。

生徒から直接お礼を言われるとき

大学に合格すると、これまで遊びを我慢していた分、思いっきり遊んだり入学への準備をしたりと忙しく、みんなが直接報告に来てくれるわけではありません。

忙しい合間をぬって、直接合格を報告に来校してくれて、笑顔でお礼の言葉を伝えてくれた学生たちの顔は、皆キラキラと輝いていていつまでも忘れられません。

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まとめ

予備校というと、テレビに出てくる人気講師たちの職場であるイメージが強いですが、影で支える事務職員も欠かせない予備校の職員です。

賑やかな学生たちの声を聞きながらの仕事は、日々変化があり、楽しいものです。

勉強を頑張る学生たちを毎日見守っていると、母親のような気持ちになり、自然に応援する気持ちがわいてきます。

そのため、毎春にはたくさんの喜びを感じることができる、そんなやりがいのある仕事です。