予備校事務の仕事内容をご紹介！この仕事の大変なところは何？良いところも教えます！
予備校の事務業務はどのような仕事内容なのかご存知でしょうか？
予備校と言えば「講師」という業務のイメージが強いですが、それ以外にも様々な役割の職員が働いているのです。
また、予備校の校舎ではなく全体の事務関係の業務を担う本部で働く人もいます。
ここではそんな予備校の仕事内容を「事務職」に着目して詳しく説明していきます。
予備校事務の求人が気になっている方は、ぜひ参考にしていただければと思います。
予備校事務とはどんな仕事？
予備校での事務的な業務を担います。
電話応対や来客対応をはじめ、校舎で必要な備品や文具の調達、入学や退学等に伴う事務手続きや書類処理などが主な業務です。
他にも校舎内のメンテナンスなども行うこともあります。
予備校で学ぶ学生や働く講師の皆さんが気持ち良く過ごし、大学合格を勝ち取ることを縁の下で支える仕事です。
予備校事務の役割とは？
生徒への対応と事務作業
予備校に通っているのは主に浪人生です。
一浪の学生もいれば、何年か浪人生活を送っている学生もいます。
様々な学生に明るく挨拶をし、学生の顔と名前を一致させることがスムーズな事務処理にも繋がります。
予備校は決して安くはない学費がかかります。
学費の納入や手続きに関して不備やミスが生じることは、予備校全体の評判を下げることにも繋がりかねません。
事務職員には、明るく柔軟な生徒対応と迅速で正確な事務処理が求められます。
正社員、契約社員、バイト、派遣などで求められる役割は変わる
正社員であれば予備校全体の運営に関わる役割が求められます。
経理面などでも校舎全体のことをしっかりと把握している必要がある場合が多いです。
正社員を雇わずに契約社員として事務全般を任されるというケースもあります。
パートやアルバイト、派遣であれば、予備校全体の運営を把握するというよりは日々の校舎での業務を円滑に行うことが役割とされる場合が多いです。
予備校事務の具体的な仕事内容とは？
具体的な業務
生徒の名簿管理・出欠管理
学生たちの安全のためにも予備校の運営のためにも、学生がきちんと授業に出ているかどうか、予備校に来ているかどうかを把握しておくことは大切な業務です。
管理方法は予備校によって異なり、最近ではIDカードなどで管理して事務所内のPCで確認できるところもあります。
欠席が続いている学生の家庭へ連絡を入れるなどの対応を、他の職員と協力しながら行っていきます。
講師のスケジュール管理
通常の授業は一年を通して行われますが、講習期間や特別授業など講師のスケジュールの変化が生じる時があります。
講師が来ないことには授業は成立しませんので、ミスのないようしっかりと講師と連絡を取り合い、スケジュールを管理します。
時には講師の都合により授業が休講となることもあります。
そうした時には学生たちへ迅速に周知し、学生たちの貴重な時間を無駄にせぬよう気を配ります。
新規のお客さん・親御さんの対応
予備校に入学するのは新年度が始まる4月が一番多いですが、通年を通して入学を希望する来校者があります。
学生さん本人が一人で見学から手続きまで全て行うことも多いですが、保護者が付いてくるケースも多くあります。
高い学費を払い大きな期待をしてお子様を託す親御さんに安心してもらい、信頼を得るために、予備校の顔として丁寧にしっかりと対応することも重要な業務です。
生徒の学習相談・進路相談
予備校に通う学生の相談相手はそう多くありません。
狭い人間関係になりがちな学生は、相談ごとを事務職員に持ち掛けてくることもあります。
それは私の仕事じゃないからと無下にすることなく、優しく受け止めてあげる必要があります。
ただ、学習や進路に関しては専門外から間違った助言をするのは学生のためにはなりません。
無理に助言をするのではなく話を聞くに留め、適切な相談相手を紹介することが事務職員に求められる役割です。
予備校事務が仕事で関わる人は？
仕事で関わる人はある程度限られています。
校舎で関わる人々について説明します。
生徒
基本的には浪人生なので、希望の大学に合格することができず落ち込んでいる学生もいます。
一方、より上を目指して頑張る前向きな学生もいます。
そういった様々なタイプの学生が、朝から晩までの勉強と大学合格へのプレッシャーというストレスが多い状態で過ごしているので、どの学生に対しても同じように明るく分け隔てなく関わり、安心して勉強に励むことができるようにサポートします。
親御さん
次こそはより良い大学に合格してほしい！
という強い想いを持つ親御さんが多くいらっしゃいます。
その想いに共感し、共にお子様を応援します！
という気持ちが伝わるような関わりを心がけています。
講師
講師の方々がスムーズに気持ち良く授業を行えることが、予備校にとっては何よりも大切です。
いくつかの予備校を掛け持ちしていたり他の仕事を抱えていたりと多忙な方が多いので、連絡ミスのないように気を使います。
乾燥する季節にはのど飴を講師控室に用意するなどしておくと講師の方々に喜んでもらえたりしますので、関係構築に役立ちます。
予備校事務でやりがいを感じること
予備校事務には、一般企業での事務とは違った大きなやりがいを感じられる季節があります。
寒い冬が終わり春を迎えた時の喜びのために、日々の業務も頑張ることができます。
生徒が志望校に合格したとき
一年間必死に勉強をする学生たちを一番身近で目にしていただけに、志望校へ合格したという報告が届いた時の嬉しさは格別です。
生徒から直接お礼を言われるとき
大学に合格すると、これまで遊びを我慢していた分思いっきり遊んだり入学への準備をしたりと忙しく、生徒皆が直接報告に来てくれるわけではありません。
忙しい合間を縫って合格の報告に来校してくれて、笑顔でお礼の言葉を伝えてくれた学生たちの顔は皆キラキラと輝いており、いつまでも忘れられません。
まとめ
予備校というとテレビに出てくる人気講師たちの職場であるイメージが強いですが、影で支える事務職員も欠かせない予備校の職員です。
賑やかな学生たちの声を聞きながらの仕事は、日々変化があり楽しいものです。
勉強を頑張る学生たちを毎日見守っていると母親のような気持ちになり、自然に応援する気持ちが湧いてきます。
そのため、毎春には沢山の喜びを感じることができる…そんなやりがいのある仕事です。
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