予備校事務の仕事内容をご紹介！この仕事の大変なところは何？良いところも教えます！

予備校事務の仕事内容を具体的にお教えしちゃいます。

資格取得を目指す人が足しげく通う、資格予備校。

みなさんはどんなイメージを持たれているでしょうか？

「静かでメガネの人が多い？」正解です。

「働いていない人が主に通うとこ？」間違いです。

資格予備校に通う方は働きながら資格試験の勉強をしている人がほとんどです。

今回はそんな資格予備校事務の大変な所や詳しい業務内容、メリット等をご紹介していきます。

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予備校事務の仕事は大きく2個の役割に分けられる

予備校事務職員の仕事は大きく分けて二つ。

ちなみに講義は担当しません。

受講相談・提案営業

資格試験を目指す受験検討者への受験相談をします。

取り扱う資格は国家資格から民間資格、検定試験まで多岐にわたるため、各試験の情報が武器になります。

事務は営業も兼ねていますので、資格試験の概要をお伝えしながら自社の商品（講座等）をおすすめしていきます。

資格試験の学習スタートは早ければ早いほど有利に働くため、少しでも検討期間を短くするために受験検討者の意思に寄り添い、意向に沿った説明・提案をしていきます。

もちろん強引な勧誘・営業はしません。

講座運営

事務の仕事は営業も大事ですが、実際の講義の運営なども事務職員が行います。

教室の清掃や当日使用するテキスト・レジュメなどの配布物の用意、自習室の管理など運営業務も様々あります。

当日の配布物の準備、翌日・1週間後の講義準備と仕事は多いです。

足りないものがあれば印刷したり本社へ事前に発注をかけ、不備が内容に早いところでは3週間前から準備をしています。

特に公開模擬試験では不備がクレームに直結するため、細心の注意を払って運営にあたっています。

受講相談・提案営業の4個の業務

業務内容について詳しく紹介していきます。

受験案内

来校されたお客様のご希望を伺い、意向に合った講座を案内していきます。

資格によって受験資格、受験時期、学習時間の目安などが異なるため、相談者の意向を聞きながら、時にはプライベートの話にまで及びます。

相談時間は内容にもよりますが、概ね1時間ほどです。

お客様と話していると自分も受験するような気になってきて、相談される側の方が盛り上がることもしばしばあります。

資格に対する広い知識が必要で、相談者の意向を素早く汲み取る能力も必要とされます。

ここがいわゆる花形と言えますね。

電話営業

資料請求をされたお客様へ、お礼のお電話と併せて来校誘導をしています。

資格学校によりパンフレットの様式は様々ですが、慣れない人が見てもその内容を理解するのは難しいです。

対面でのご案内をさせていただくことで内容を理解をした上での検討ができるようになり、検討時間の短縮に繋がります。

そのため、資料をご請求いただいたお客様へは個別にお電話での案内をさせていただいています。

もちろんお電話でそのまま講座を案内させていただくこともあるので、手元には常にパンフレットを用意しています。

地味な作業ですが、このお電話によって来校されるお客様も多いです。

この電話の件数が翌月の売上を決めると言っても過言ではありません。

試験分析

資格試験は毎年変わらず実施されますが、試験で出題される問題は毎年変わりますし、受験生も毎年変わります。

そのため、情報はいつも新しく更新しておく必要があります。

事務職員はそれぞれに担当の試験を持ち、本試験情報や受験状況、売上状況などを管理・分析しています。

これも受験相談をする上で大切な準備となります。

例えば、今年の本試験の受験者数はどれくらいで合格者数はどれくらい。

合格率はこれくらいでその内予備校を使って学習していた人は何人くらい。

上記のことを把握しておくと、相談が来たときには説得力がぐんと増します。

特に法律の改正などの情報は受験生も敏感になっているので、試験の情報は常にアンテナを高く張っておく必要があります。

売上管理

残念なことに資格予備校は営利目的の会社です。

御多分に漏れず売上目標があり、それを達成できるよう日々営業努力をしています。

様々な試験を扱うので、年間を通して今はこれ！みたいなのがあるのですが、商品自体安いものではないのでなかなか成約いただけないこともあります。

ですので、相談件数や成約の見込みなどを把握し、売上をコントロールしていく必要があります。

どうしても目標達成が難しいときは、割引なども駆使して成約を取っていきます。

受験生に寄り添う一方で売上も意識しなければならないため、どうすればお客様と会社側とがwin‐winの関係になれるかをいつも考えて営業しています。

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講座運営の5個の業務

全部事務職員の仕事です。

営業から運営まで全てをこなします。

教室清掃

朝一番の業務は教室を掃除するところから始まります。

机、椅子を拭き、教壇、ホワイトボードを磨きます。

マーカーやホワイトボード消しなどの備品に廃れ等があれば新しいものに変えておきます。

講師や受講生が講義をしやすい・受けやすい環境を作ることが大事です。

予備校の商品は長期間のものが多いですが、ほとんどが前払いで受講料をいただく形になっています。

そのため、お金をいただいた後も講義の運営や環境づくりは受講生満足に欠かせない大事な業務となります。

自習室管理

予備校では講義の他にも自習室として教室を開放しています。

丸一日開放しているので、定期的に空調管理や利用者確認を行います。

講義準備

講義で使用するテキストやレジュメの準備をします。

講師によっては沢山のレジュメを使用する講師もいるため、講師との調整も欠かせません。

ページ数が多いものは冊子にしたりサイズを合わせて印刷したりと細かい作業ですが、受講生にもこだわりがあり、勉強を進める上で少しでも快適になるように努めています。

本社からの指示に従い、3週間前から準備を始めます。

現場で印刷ができないものは本社に発注して納品を待つため、早めの準備が必要になります。

当日に不足が出てしまうと対応に追われるため、二重三重でチェックをしています。

教室管理

資格試験予備校で扱う資格は沢山ありますが、そのいくつかの資格で通学講義をそれぞれ実施しています。

長期スケジュールのものが多いため、各資格の講義が重ならないように設定をしていきます。

長いものでは2年近く教室を押さえる講座もあり、2年先のスケジュールまで調整しています。

講義以外にもガイダンスや無料講座などがあるので、教室がブッキングしないように先々のスケジュールを組んでいきます。

パンフレットメンテナンス

予備校で扱っている講座全てにパンフレットが存在します。

受講料やスケジュールが記載されており、会社の顔になるものです。

学習開始の時期によりスケジュールも刷新されるので、ずっと同じパンフレットを使うわけではありません。

多いものだと3ヶ月に1回パンフレットを変えています。

また、一つの資格試験でも複数のパンフレットを発刊しているので、取り扱うパンフレットは100種類を優に越えます。

新しいものが出れば古いものは下げ、関連したチラシなどが出ればパンフレットに差し込んでいくこともあります。

予備校事務の仕事の良いところ

仕事のやりがい

誰かを応援することで、自身の成長に繋がる

資格試験の勉強を始める方は様々な理由で学校に訪れます。

今の会社が不安で転職したい。

会社勤めが嫌で開業したい。

家族・知人の助けになるため勉強したい。

などなど…。

そんなお客様のお話を聞いている中で勉強になることは沢山あり、大変影響を受けます。

頑張っている人を見ていると勇気をもらえ、自分も頑張らなくてはと背中を押されている気分になります。

また自分が相談を担当した受験生が試験に合格した報告などをくれると自分のことのように嬉しくなります。

相談から申込に繋がった

自分の相談で申込まで繋がったときは単純に嬉しいです。

資格試験の講座は決して安い金額ではありません。

そのため、我々も充分にご理解・ご納得いただいた上で申込を決めていただきたいと思っています。

しかし、そこは営業。

あくまでも営利団体ですから、売らないとならないのです。

そういったジレンマの中、相談から申込まで決められたときは自分の交渉力に自信が持てますし成長も感じます。

私自身はこれが一番のやりがいですね。

事務スキル・対応能力が身につく

事務職員というだけあって、Excel・Wordはそれなりに使います。

試験分析や売上分析。

また講座の告知には、Wordやペイントなどでチラシを作成し頒布したりもします。

他方、講義や公開模試の運営等ではイレギュラーな事態が起こることも珍しくなく、問題処理能力が養われます。

ケースバイケースという言葉がぴったりかと思いますが、臨機応変な対応ができるようになっていきます。

また自社の講座は社員割引が効くので、資格試験の勉強を始めるにはもってこいの環境です。

資格の予備校は面白い？普段の仕事ぶりをご紹介。

講座を担当する講師はいろんなキャラがそろってます。

講師をやられる人達ってそれぞれにキャラが立ってて面白いです。

やはり人を惹きつける何かを持っているのでしょうね。

話が上手いのでずっと聞き入ってしまいます。

そして勉強になる。

さすがです。

イベント企画・運営。そして打ち上げ。

無料セミナーやガイダンスなどのイベントを自ら企画し、運営することができます。

イベント企画には広告作成や、集客、運営まで一通りやれるのでノウハウが身につきますし、自分で企画して、自分で広告を作って、自分で集客したイベントに参加者が多数来校してくれたときは達成感があり、講師や主賓も喜んでくれます。

イベント終了後は関係者で打ち上げに行きます。

時には教壇に立つことも

我々事務職員が集める試験情報は侮れるものではなく、それだけでガイダンスが成り立つ場合もあります。

講師ではないですが、その分横断した資格の知識があるためターゲットを限定しない総合説明会の実施が可能で、自ら教壇に立ちお客様に遊説することもあり、緊張する反面、社内プレゼンとは違った複数の顧客への商品説明は良い経験になります。

大変なところもありますよ。予備校のお仕事。

クレーム処理

どんな仕事でもあると思いますが、資格予備校においてはクレーム処理も事務業務の一つです。

特に受験を間近に控えた受講生はナーバスになっておられるため、ちょっとしたことで火を噴くこともあります。

また、講師には腰が低いが事務スタッフには高圧的な受講生も少なからずいるため、下に見られることも多々あります。

社を巻き込む大きな事案は1年に数回レベルですが、店舗では大小様々なクレーム処理を行っています。

本試験配布

どんな試験でも受験経験がある方はご存知かと思いますが、我々資格予備校は本試験の日に配布活動を行っています。

まずは朝一番、試験へ向かう受験生に応援の声かけと、本試験で出題されるかもしれない重要論点などのチェック表などをお配りしています。

資格試験は夏から秋にかけて行われる試験が多く、真夏日には炎天下の下、数時間配布作業を行うことになります。

雨が降れば雨の中の配布となり、体力的な負担は大きいです。

試験終了後は受験を労う声と共に、今後の学習についてのパンフレットや他の資格のパンフレットなどをお配りしています。

午前・午後と一日かかる試験では午前の解答速報を午後に配布したりと、沢山の人間が駆り出されます。

まとめ

資格予備校事務の仕事をご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか？

デスクワークよりも相談業務、運営業務の比重が大きくなっており、普通の事務の仕事とは違ったものかなと自分でも思います。

予備校の運営から売上までを一手に引き受けるオールラウンドな仕事です。

覚えることは山ほどありますが、自分の説明にお客様が納得してくれて申込を決めてくれた時の喜びもひとしおです。

また、内外沢山の人が訪れる場所なのでコミュニケーション能力や調整能力が養われます。

自社講座の社員割引を使って資格試験を目指しながら働いている職員も多く在籍しており、年々合格して巣立っていきます。

そういった中で仕事をしていると、なんだか自分も頑張れる気がしてくるから不思議ですね。

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