データ入力の仕事内容7個の業務と向いている人・向いていない人の特徴

データ入力の仕事は募集も多く、人気のある職業の一つです。

PCに数字やテキストなどを入力するだけと思われがちですが、実は様々な種類があります。

入力するデータの種類や使用するソフトなど、実際に業務を始めてみたら思っていたのと違った…とならないよう、データ入力の仕事内容について解説します。

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データ入力の仕事は大きく３つの役割に分けられます

データ入力の仕事の役割1：数字や文章など、テキストデータを入力する

一般的にイメージされている形態で、数字やテキストデータをExcelやWord、企業が使用しているシステムなどに入力する業務です。

データ入力の仕事の役割2：写真やイラストなど、画像データを伴う入力をする

名刺や広告など、写真やイラストを含むデータと一緒に、クライアントから提供されたテキストなどを入力する業務です。

データ入力の仕事の役割3：電話や録音など、音声データを扱う

テープ起こしやコールセンター、予約受付など、音声をテキストにデータ化して入力する業務です。

テキストデータ入力の4つの業務

テキストデータ入力業務1：一般事務

求人も多く、人気のある職業です。

ExcelやWordの操作ができる人を対象に募集されていることが多く、特に数字データの場合は、関数やグラフ作成などの専門知識を求められることもあります。

また、企業が独自に採用しているシステムにデータを入力することもあります。

この場合はデータ入力をしながら独自システムに慣れる必要があります。

テキストデータ入力業務2：アンケート入力

在宅で簡単なアンケートに応える入力業務です。

クライアントから与えられる設問にチェックや文章を入力するのですが、設問数が多かったり、選択肢が多いなど複雑な案件もあります。

1問～10問以下のようなアンケートであればそれほど時間もかかりませんが、中にはアンケート終了まで20分以上かかるような案件もあり、数をこなすことが意外と大変なこともあります。

テキストデータ入力業務3：通販商品の詳細データ入力

近年増えてきた業務で、Amazonや楽天市場、フリマアプリなどへ商品を登録したり、商品の詳細を入力を行います。

例えばアパレルであればサイズやカラー、素材などを、雑貨であれば原産国やサイズ、重量、対象年齢などを入力します。

自分が知らないジャンルやあまり知識のない商品だったりすると細かな詳細を入力していくことがだんだんと苦痛になってしまうこともありますが、好きなブランドや商品、得意とするジャンルなら楽しく入力できると思います。

テキストデータ入力業務4：専門知識を要するデータ入力

経理や製薬会社といった業界など、中には専門的な知識を要するデータ入力もあります。

筆者は製薬会社のデータ入力を経験したことがありますが、扱うデータ量が非常に多く、専門的な用語も含まれるため入力に慎重を要する業務でした。

また、入力したデータの保管や書類の取り扱いなど、データ入力以外の業務もありました。

一度、入力したデータを誤って削除してしまい、現場の機械を止めてしまうという大きなミスをしたこともあります。

画像を伴うデータ入力の３つの業務

画像を伴うデータ入力業務1：DTPなど印刷関係のデータ入力

名刺やポスター、広告など、様々な印刷物を制作する際のデータを入力します。

デザイナーの補助として、指定された場所に文章やキャッチコピー、画像やイラストなどを入力しますが、専門性の高い業務で関連ソフトの知識や経験が必要になることもあります。

画像を伴うデータ入力業務2：Webサイト制作などのデータ入力

Webサイト制作に必要な文章や画像を入力する業務です。

こちらは関連ソフトの知識だけでなくWebページの制作知識や著作権などの知識も必要で、主に経験者に向いています。

クライアントからいただく手書きのデータやテキストデータを基にリライトしたり、ソースに落とし込むといった作業があります。

また直接クライアントからコメントをいただくこともあり、コミュニティ能力が必要なときもあります。

画像を伴うデータ入力業務3：Webライターのデータ入力

在宅業務でも募集の多い業務です。

決められたテーマやキーワードに沿ってオリジナルの文章を作成し、入力します。

中には画像を伴う入力や、インターネット上で行う知識が必要になる場合もあります。

最近はWordPressなどのCMSを使った入力も多く、Wordとどう違うの？と思われた方は、事前にWordPressの学習が必要です。

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データ入力で注意した方が良いこと

データ入力で注意した方が良いこと1：データ入力でミスに注意する

この業務が肝となります。

最も多いミスは誤字脱字です。

スピードを意識するあまり誤字脱字に気付かず入力してしまうことがありますので、読み直しなどのチェックは怠らないようにしましょう。

画像を伴うデータ入力では画像のサイズや容量など、クライアントの要望を事前に確認することも大切です。

データ入力で注意した方が良いこと2：データや書類の保管

入力時に使用した書類や入力後のデータの保存、バックアップなど、保管にも気を配りましょう。

企業によってはファイル名の付け方や保存のルールが定められている場合もあります。

せっかく入力したデータの場所が分からなくなっては大変です。

しっかりと管理しましょう。

データ入力で注意した方が良いこと3：秘密保持

どの業務にも共通して言えることですが、業務で知り得た情報は外部に漏らさないよう注意しましょう。

データ入力の仕事の良いところ

やりがいを感じるポイント

筆者が製薬会社でデータ入力をしていたときは、朝机の上に山のように積まれた書類を1枚ずつ、必要事項を入力し保存していました。

この書類は、停電などによる機械の運転停止時間やヒューマンエラーによる作業の遅延時間、固体の薬剤であれば欠けや形成不良などの個数を、現場の作業員が手書きで記入して提出してくださるデータでした。

手書きデータなので、人によっては文字が崩れて判読不可能なものや肝心な箇所に記入が無かったりと不備も多くありました。

それでも現場で作業をしながらデータを手で記入してくださるお陰で、それが業務改善に繋がり、円滑な仕事ができるようになるのだと思いながら入力していました。

また、毎日同じようなデータを朝から晩まで入力するのですが、このデータが蓄積されてグラフ化されると視認性が高まり改善策を講じる必要箇所が分かるので、苦労して入力した甲斐があったと嬉しかったのを覚えています。

ルーティン業務は単調で、ずっと座ったままでデータ入力をしていると眠くなったり足が浮腫んできたり…一見「楽そうな仕事」に見られたりしますが、実際は肉体的にも精神的にもハードな業務です。

データ入力は毎日の業務では気付きにくいのですが、蓄積されていくデータはとても重要で、その後の業務に大きく貢献する、自信と誇りを持てる職業なんです。

デスクワークであること

体を動かすのが苦手な人やデスクワークが好きな人に向いている仕事です。

会社でデータ入力をする場合は空調やPCの環境など整っていますので、外で体を張って作業している人に比べると肉体的には楽だと思います。

達成感

毎日ルーティンで行うデータ入力の場合、朝はウンザリするほどの書類が待っていることもあります。

しかし一つずつ入力し終えて早く片付いた時の達成感は心地よいものです。

紙コップのコーヒーでさえ、いつもより美味しく感じたりします。

スキルアップ

初めは慣れないデータ入力も、毎日こなしていく内に自然とスピードアップしていきます。

知らない内にブラインドタッチが習得できていたりPCに詳しくなったりと、スキルアップできます。

面白いポイント

入力時のデータに不備がないときは、入力業務もとてもスムーズに進みます。

面白いように書類の山が減っていく光景が見られるので、気分爽快です。

キーボード

業務で使うPCのキーボードが自分に合ったものだと、タイピングそのものが楽しく感じます。

キーを打っている指先の感覚が心地よく、ずっと打っていたいと感じる時もあります。

手書きの面白さ

手書きのデータを入力する場合、人は何て面白いミスをするのだろうと思う時があります。

書く人によって面白い文章になったり、文章では通じないと思ったのかイラストを添えてくれたり、ぶっきらぼうな書き方をしたりと千差万別です。

見ていて面白い

筆者はホテルや旅館のデータを移行する業務も体験したことがあります。

画像を伴うデータ入力で、ホテルや旅館の美しい画像を多く見ていました。

美味しそうな料理の写真も沢山あり、お昼前にステーキ御膳などの画像が出てくると、たまらなくお腹が空いてきます。

また、温泉や大自然の写真や豪華な客室などの写真は見ていて飽きません。

聞いて面白い

テープ起こしや動画を扱うデータ入力は元の素材を聴くことができるので、面白い話が紛れていたりします。

最終的には自然な流れになるように音声をテキストにしたり動画にあったテキストを入力して動画をより面白く魅力的にするのですが、元の素材はそのような体裁になっていないので思わず笑ってしまうような会話や場面があって、こちらまで笑ってしまうことがあります。

データ入力の仕事はどんな人に向いている？

どんなお仕事にも向き不向きはあるものです。

データ入力のお仕事はどんな人に向いているのでしょうか。

黙々とお仕事をこなせる人

データ入力はどちらかというと単純作業の繰り返しのお仕事です。

単純作業は得てしてミスが起こりやすいです。

黙々と集中して作業できる人をクライアントは好む傾向にあります。

丁寧に作業できる人

データ入力はミスがあってはなりません。

入力の際にミスなく行うことも大変大事なことですが、人間ですのでミスは起こり得ます。

そういう意味でも、入力が終わった後にしっかり見直しをするなどの作業を完璧に行う方に向いています。

逆にデータ入力の仕事に向いていない人の特徴は？

データ入力に向いていない人とはどのような人でしょう。

動きのあるお仕事をしたい人

データ入力は、いざお仕事が始まると座りっぱなしで作業を行います。

長時間座っていることが苦手という人にとっては大変苦痛な作業となりますので、向いていないでしょう。

キーボードでのタイピングがあまり得意ではない人

「未経験OK」とか「資格不問」という求人であっても、キーボードをブラインドタッチくらいはできないと、お仕事がもらえても苦痛になってしまいます。

やはり、タイピングが得意ではないとか、パソコンに対して極度の苦手意識がある人にはなかなか難しいお仕事だと言えます。

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データ入力の仕事で活かせる経験

ここでは、データ入力のお仕事をするにあたってどのような経験が活かせるかについて触れていきたいと思います。

同業経験がある方

ありきたりですが、データ入力のお仕事経験者はもちろん活かすことができます。

前職がデータ入力でなくても同じ職種の経験者であれば、これもまた活かすことができると思います。

例えば、前職にて貿易事務をしていたという方が貿易関係の会社でデータ入力を行う場合であれば英文によく触れていたでしょうし、何よりお仕事の内容が分かることも多く、入力するデータも見慣れたものだと思われます。

そういう経験の繋がりがあると大変お仕事が行いやすいです。

何らかの事務経験がある

「未経験者OK」の求人であっても、データ入力未経験であっても、事務の経験は必須という企業は多いです。

事務経験があればキーボード入力は大抵の方ができますし、ExcelやWord、PowerPointなども使いこなせるとなれば、データ入力およびデータ分析など＋αの部分で役立てることができ、お給料アップにも繋がるかもしれません。

パソコンセットアップ経験

これは、パソコンのことをよく分かっているという前提でもあると筆者はとらえています。

大きな企業ではまずないお話ですが、規模が比較的小さな企業だとIT部門を持っていなかったりSEを雇っていなかったりで、自分が使うパソコンの準備は自分で、という企業があることもしばしばです。

不具合が起こってしまった場合の対処法など知っているに越したことはないです。

その後のキャリアについて

この仕事に就いた後のキャリアアップの道は？

データ入力のお仕事をしていく上で一番身につくのは、タイピングスピードと正確性です。

この二つはどのような事務作業にも必要なスキルであり、重宝されます。

この二つにパソコンの基本作業であるExcelやWord、PowerPointの操作も身につけることができれば、求人募集にある事務作業はほぼこなすことができる事務員になれます。

他の仕事にもこの経験を活かせる？

データ入力を行い身につけたパソコンスキルでデータ分析が行えるようになれば、営業事務で営業さんのサポートをこなすことができるようになります。

会議資料作成ができるようになる

正確な入力とデータ分析を基にPowerPointも使いこなせれば、会議資料も作ることができるようになります。

データ入力あるある

データ入力を職業としている方に多い「あるある」をご紹介します。

引き出しにアメが入っている

事務職やデータ入力をしている人の引き出しには、アメやミント系のタブレットなどが入っていることが多いです。

ガムは噛んでいることが周囲に分かってしまいますが、アメやミントタブレット、チョコレートなどは口に含んでいても自然に溶けますし、周囲にもバレにくいので、息抜きのためにも大抵入っています。

付箋が用意してある

入力前のデータは不完全であることも多く、手書きの書類等は文字の判断がつかない、記載漏れがある、入力者では判断ができないといった箇所もあり、そういった書類は後回しにするしかないのですが、必ずと言って良いほど付箋を貼ります。

以前は付箋の粘着力が弱く、いつの間にか剥がれてしまうこともありましたが、最近では超強力な付箋も登場し、色や材質も豊富で可愛らしいデザインもあることで付箋コレクション状態になる人もいます。

色付きボールペンとマーカー

こちらもデータ入力者には必需品です。

案件によって色を変えて、元データに書き込みます。

特に手書きデータを記入者に差し戻す場合は、赤やマーカーで目立つようにコメントを書き込みます。

クリアファイル

中身が見えるものと、表に柄が入っている中身が見えないものを使い分けます。

社外秘の書類は見えないファイル、未入力、修正が必要、完了など作業の流れにはクリアなファイルと、巧みに使い分けます。

机上にドリンク

企業によっては業務中に飲食禁止のところもありますが、水分補給のためにマイボトルを机の上に置いていたり、眠気覚ましのコーヒーを置いたり、疲れすぎた人は栄養ドリンクやエナジードリンクなど、何かしらの飲み物が机の上に置かれています。

まとめ

ただ単にデータを入力するだけでなく、画像や音声を伴う入力だったり専門知識が必要だったりと、ジャンルによっても違うということがお分かりいただけたかと思います。

自分では気が付かないところでタイピングミスをしていることも、しばしばあります。

特に数字を多く扱うデータ入力は、687と678を見間違えたり、タイプミスしても一見気付きにくいのです。

だからこそ、正確で迅速なデータ入力ができるようになると、自分に自信が持てるようになります。

また、タイピングには資格もあります。

パソコン検定やビジネス実務検定などでもタイピングはありますが、キータッチ2000などのようにブラインドタッチを主とした専門的な資格もあります。

如何にスピーディーで且つ正確な入力ができるかを証明する資格ですので、データ入力を仕事にしたい人におすすめの資格です。

興味がある方は是非チャレンジしてみてください。

また入力業務は日々の積み重ねで上達しますので、はじめは難しくても「習うより慣れろ」で知らない内に気にならなくなります。

迷っている方は、空いた時間を利用して入力項目の少ない案件や在宅業務のデータ入力から始めてみるのもおすすめですよ。