データ入力とはどんな仕事？具体的な仕事内容や良い面・悪い面についてご紹介します！

データ入力の仕事には、実は様々な種類があるのをご存知ですか？

パソコンを使って何かのデータを入力するということは想像できると思いますが、どんなデータを入力するかは、企業によって違います。

今回は案外奥が深くてやりがいのある仕事である「データ入力」とはどんな仕事なのか、様々なデータを入力してきた筆者がまとめてみました！

この記事で皆様にデータ入力の仕事内容を知っていただけたらと思います。

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データ入力とはどんな仕事？

データ入力は、基本的にはパソコンやタブレットなどを用いて企業に必要なデータを入力する仕事です。

その種類も様々で、数字、文章、グラフィックなどジャンルも豊富です。

日々のルーティンワークとして伝票を毎日入力することもありますし、社内報や資料、挨拶文やDMなどの文章入力、お客様担当ではメールの処理も行います。

具体的な内容は後々ご紹介しますね。

データ入力の役割とは？

データ入力業務は、今や無くてはならない仕事になりました。

インターネットで繋がっている世界中のコンピュータには数えきれないデータが蓄積されています。

いわゆるビッグデータと呼ばれるものです。

もし今電気がなくなったら、世界中に大パニックが生じるでしょう。

データ入力は、現代に欠かせない役割を担っています。

では、具体的にデータ入力の役割についてご説明しましょう。

企業の情報をデータ化

企業のデータは稼働日であれば、日々発生します。

そのデータは、蓄積することで後々活かすことが可能になります。

例えばグラフ化して推移を研究したり、マーケティングの資料として利用したり、視認性を高めて業務の改善策を見出す手助けをすることができます。

データ入力者の役割

データ入力はパソコンで入力するので、デスクワークがメインになります。

営業や上役など外出や会合が多い人に代わり、日々発生するデータを誰かが入力しなければなりません。

データを間違いのないよう迅速に入力し、データを蓄積する入力者の役割は大きいのです。

データやファイルの管理

営業や現場など出入りの多いスタッフにとっては、いざ必要なデータが欲しい時、どこに自分の必要としているデータがあるのかが把握できていないこともあります。

そんな時、データ入力者が管理していれば、すぐに必要な情報が取り出せます。

ファイルやフォルダを分かりやすく整理する役割も、データ入力者は請け負っているのです。

文字起こし

音声データや映像データから音源を取り出し、テキストデータ化することを文字起こしと言います。

音声データをテキストにする場面は日常に多くあります。

例えば映像に使用するテロップや雑誌などのインタビュー、会議や打ち合わせの録音など。

音声をテキスト化しておくことで印刷も可能になり、使い道が広がります。

顧客管理

今やほとんどの企業が顧客管理はパソコンでデータ化し、本社と各支店をオンラインで結び、どこにいても顧客の情報が得られるように対策されています。

販売事業であれば顧客の購入履歴や住所などの基本情報を、銀行であれば顧客の預金や資産管理を、医療現場であれば顧客の病歴や経過をデータ化して保存し、明確に分かるように管理しています。

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データ入力の具体的な仕事内容とは？

一言にデータと言っても、様々な形式があります。

数字のみ、テキストのみ、長文、英文、映像や静止画などなど。

また配属される部署によっても扱うデータは変わりますし、勤務する業種によってもデータの内容は変わります。

更に、使用する端末もパソコンだけでなくタブレットやスマホ、専用機器など複数あります。

テキストを中心とするデータ入力

文書作成、翻訳など

文書作成や翻訳、ライターなどテキストを入力する仕事は数え切れないほどあります。

一般事務でA4の書類を作成したという人も多いのではないでしょうか。

またコールセンターなどでは、顧客からの連絡をスタッフ間で連携できるようリアルタイムに要件を入力します。

外国語が堪能な方は、各国の言語で書類を作成したり翻訳したりと日本語以外のテキストを扱うこともあります。

Webライターは、今やノマドワークの代表的な仕事です。

自分の得意分野を活かした文章を執筆し、各メディアに掲載します。

近年多いのは大手通信販売業者への商品登録業務で、商品の詳細を入力する仕事。

魅力的な文章で商品をPRし、具体的なスペックなどを入力します。

数字を中心とするデータ入力

お金や資産運用、保険や医療など

金融関係や保険業務、官公庁や医療などの現場では数字データも多く取り扱います。

数字は全角と半角の区別が必要だったり、桁を間違えやすいなど、テキストデータとは違う気遣いを要します。

漢字の変換が不要な分、軽快にタイピングできるのでミスも多くなりがちです。

しかし、数字は桁を間違えると取り返しのつかない損失を招くこともあり得ますので、迅速且つ正確を前提に作業しなければなりません。

医療の現場では、患者の血液データや血圧などの基本的な数値や病名などを電子カルテに入力します。

画像や映像データを扱うデータ入力

絵師、映像クリエイターなど

データ入力はテキストや数字だけではありません。

画像や映像もデータなので、パソコンにインプットしたり修正する仕事もあります。

例えば、手描きのイラストをデジタルデータ化したり、防犯カメラやドライブレコーダーの映像をインプットし映っている個々の人物を個人情報保護の観点からぼかしたり…といった仕事があります。

イラストをデジタルデータ化するには、ペンタブレットと呼ばれる特殊な機器を使うこともあります。

他にもドローンやアクションカメラで撮影した映像を取り込み、編集したり、BGMを付けたりといった専門的なデータ入力もあります。

立体データを扱うデータ入力

物作りの現場に

CADや3Dプリンターなど、立体的な物を扱うデータも増えてきました。

CADが登場してから物作りの現場はとても便利になり、建築、木工、製造、アパレルなど様々な分野で導入されています。

しかし、立体データは2次元とは異なる「奥行き」がプラスされるため、専門的な知識を要することから常に人材不足の分野です。

これから増えそうなデータ入力

次世代のデータ

今、人工知能(AI)の開発が盛んです。

必要なあらゆる教育データを人工知能に入力し学習させるデータ入力は、今後も注目の仕事です。

人工知能を正確に判断できるよう育てるには、膨大なデータが必要になります。

テキストだけでなく画像認識や音声認識、計算力や予測など、様々なタスクを要求される人工知能を開発するためにデータを入力する仕事は、今後ますます注目すべき仕事になります。

企業の各部署におけるデータ入力

さて、ここからは企業でよくある部署毎のデータ入力業務についてご紹介します。

配属された部署によって入力する内容はガラリと変わりますよ。

経理のデータ入力

経理担当者のデータ入力は日々の出納管理です。

実際のお金の入出金や備品の購入金額、従業員の給与計算、出張費の精算など数字にまつわるデータ入力が多く、間違えられない重要なポストです。

また簿記の知識も必要になり、即戦力も必要です。

総務部のデータ入力

総務部では、会社の規約や重要書類などを文章にする仕事があります。

社外に出す文章も多く扱うので、失礼がないように、また誤字脱字がないように注意が必要です。

小規模な企業の場合は、イベントの案内やDMなど営業的なデータ入力も行う場合があります。

また、年賀状の作成なども総務部が総括して行う企業が多いようです。

営業部のデータ入力

営業マンは日々名刺の交換をし、会社に持ち帰ります。

あっという間に増えてしまう名刺の中からサッと取り出せるように、最近では名刺をデータ化しておく傾向にあります。

名刺ホルダーを活用している人も多いのですが、増えてくると場所を取るばかりか、どのホルダーにしまったっけ？ということもよくあります。

デジタルデータ化しておくことで、場所を取らず、検索しやすくなり、効率化できるのです。

また、営業部では顧客のデータ管理も多く扱います。

直接顧客との接点が多く、近い存在が営業なので顧客管理は大切な仕事です。

企画部のデータ入力

企画部は次なるヒット作を生み出す現場。

試作品を作る場合もあります。

そのため一般的なデータの他にCADや立体データを扱うケースが発生します。

図面を作成する作業などは、企画部におけるデータ入力の最たる仕事でしょう。

また、パッケージやキャラクターの発案などイラストや画像データを取り扱うこともあります。

システム部

企業によっては社内にシステム部を設けていることもありますね。

システム部で扱うデータはほとんどがプログラムデータです。

言語はプログラムによってC言語だったりJAVAだったり種類は様々ありますが、専門知識が無いと扱えないデータです。

ホームページの制作もWebデータを扱う知識が必要ですが、最近では簡単にホームページが作れるツールもありますので、プログラマーほど高い敷居ではなくなってきています。

ただ、どちらも1文字間違うだけで動作しなくなったりすることがあるので、注意が必要です。

仕事の流れ

インプット（取り込み）

データ入力の仕事は基本的にインプット作業です。

様々な形式のデータをパソコンに取り込みます。

方法は手入力、スキャン、データtoデータなど。

ExcelやWord、Google機能などではインポート、エクスポートと呼ばれることもあります。

このようにまずはデータをパソコンに取り込みデジタル化するのが、データ入力の基本作業です。

変換・編集

データを取り込んだだけでは、そのデータを充分に活かすことができません。

誤字脱字や文章の校正も必要ですし、取り込んだデータが文字化けしていたら修正しなくてはいけません。

またデータ形式によっては変換をしないと扱えないデータもあります。

よくあるのは、MacのパソコンからWindowsにデータ移行させる際OSの違いにより文字化けするケースです。

ZIP形式で送られてきた圧縮データを解凍したらファイル名が文字化けして全く分からない…ということが起きたりします。

筆者も何度も経験しました。

また、バラバラに取り込んだ画像を繋げたり、加工したり、色のバランスを整えたりと、デジタル化したデータを編集・変換して初めて生きたデータとなるのです。

保存

せっかく取り込んで編集したデータも、保存しないと意味がありません。

急な停電で今までの作業がパーになった…という話もよく聞きますが、保存はマメに行いましょう。

停電でなくても、電源が抜かれたら入力途中のデータは消えてしまいます。

また保管の方法にも工夫が必要です。

筆者もよくやってしまうのですが、パソコンのデスクトップ画面に幾つものファイルを保管してしまうことはパフォーマンスにも影響するので避けた方が良いです。

フォルダごとに保管して、誰が見ても分かりやすい保存方法を工夫しましょう。

保存する階層を深くし過ぎるとたどり着くまでに時間がかかってしまう上にどこだっけ？とファイルが見つからないといったことになりかねません。

ショートアイコンだらけになるのもおすすめできません。

不要なデータは削除し、整理して保存することで作業効率がアップします。

アウトプット（出力）

保存までしたデータは形を変え、印刷物や資料になるなどアウトプットが可能になります。

紙だけでなくプロジェクターやメール添付など、様々な場面で活躍します。

急な顧客からの問い合わせにも迅速な対応ができたり、イラストやグラフィックなどは着色して印刷することもできますね。

逆にカラーデータからモノクロに変換してアウトプットすることも可能です。

プリンターも低価格化が進み、コストも抑えられる時代になりました。

データは紙とデジタルデータで管理する時代になったのです。

データ入力の仕事で良い面とは？

さて、ここからはデータ入力の仕事でのメリットをご紹介しましょう。

デスクワークであること

基本的にパソコンでの業務が主となりますので、重労働ではありません（肩コリや腰痛は起こりますが…）。

体力に自信がない人や高齢者の方、障がいをお持ちの方でもできる仕事という面は利点と言えるでしょう。

パソコン1台でも可能

パソコン1台あれば、最低限のデータ入力は可能になります。

ノートパソコンも、スペックをある程度備えながら安価な物が出回っています。

中古品も多く売られているので、ライターやクリエイターの人などの特殊な作業を望まない人ならば、パソコン1台から始められる仕事です。

場所を選ばない

政府の働き方改革の起爆剤として在宅ワーク（テレワークの一種）に注目が集まっています。

インターネットが普及して以降、回線も安定し、速度も充分出るようになり、事務所を設けなくても、また出社しなくても仕事ができるようになりました。

オシャレなカフェでパソコンを眺めているサラリーマンも見かけます。

筆者も時々カフェで仕事をします。

飲食店でも無料Wi-fiを導入したりコンセントを設けたりと、ノマドワーカーが利用できる店が増えてきました。

テレワークのメリットは通勤時間を仕事に充てられることや、企業も通勤費を支給しなくて済むという利点があります。

また、地方で仕事がない人にとっても遠隔で作業できるので、これからますます注目を浴びる仕事になるでしょう。

新しい仕事を生み出せる

実際、数年前までYouTuberという仕事は存在しませんでした。

映像クリエイターという肩書きは聞いたことがありますが、テレビや映画など大きなメディアが主で、一個人が映像クリエイターとしてフリーランスで生業としている人は少なかったのですが、それが今や小学生YouTuberもいるほどに業界が成長しました。

デジタルデータという便利なツールが登場したおかげで、アイデア次第で新しい仕事を生み出せるようになったのです。

仕事を探しやすい

前述した通り場所を選ばないデータ入力の仕事もあるため、仕事を探しやすいというメリットがあります。

事務所を構えない事業所や人件費を抑えたい企業が今積極的に在宅でのデータ入力者を必要としています。

社会保険や福利厚生などの利点は得られませんが、フレックスタイムで仕事ができることや休日を自由に設定できるなどのメリットもあります。

フリーランスとして起業する人もいます。

またパート、アルバイトとしての募集が多いのもメリットです。

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データ入力の仕事で悪い面とは？

何だか良いことだらけの仕事のようですが、デメリットもあるのです。

運動不足

デスクワークが中心となるため、どうしても座ったまま長時間過ごすことが多くなります。

肩こりや腰痛を発症する人も多く、職業病と言えるでしょう。

お尻が痛くなることもよくあります。

脚が浮腫みやすいとか、オフィスの冷暖房による体調不良を訴える人もいますね。

視力の低下

画面ばかり見ていると、瞬きの回数が減るという統計が出ています。

実際、画面と目の距離が近くなりがちな現代人はコンタクトレンズ使用者が増えました。

ドライアイは自分では気が付かないこともありますので、定期的に休息をとり、画面を見ない「休眼日」を作るのも良いかもしれません。

変換ミス、入力ミスによる損失

過去に実際あった事例ですが、株式の市場で桁を間違え一株1円で販売されてしまったケースがあります。

これは大騒ぎになりました。

データ入力はこのように取り返しのつかないミスが起こり得る場合もあります。

特に金融関係や個人情報を扱う業種での個人情報の漏えいなど、入力したデータにミスは禁物です。

またうっかりデータを削除してしまった！というミスもあるので、注意してくださいね。

睡眠障害

全ての人に当てはまるわけではありませんが、比較的軽作業であるデータ入力の仕事は肉体的な疲労が少なく、パソコンなどの機器が発するブルーライトを長時間浴びるため、睡眠障害を起こす人がいます。

現代人はスマホを見る時間が長く、仕事でもパソコンの画面を見ているなどブルーライトを浴びる時間が長くなりがちです。

また室内にいることが多く、日光を浴びないでいるとますます体内時計に狂いが生じ、放っておくと睡眠障害を発症してしまうのです。

かくいう筆者も同様で、昼夜が逆転してしまうこともよくありますよ。

データ入力の仕事に就くためにはどうしたらいい？

専門職で無ければ資格を必要としないデータ入力は、探せば数々の仕事が見つかります。

企業に勤めるのか、在宅で作業するのか条件にもよりますね。

データ入力の仕事に就職するために

データ入力者として就職をしたいのであれば、お近くのハローワークで求人を訪ねるか、インターネットで掲載情報を得ることができます。

ただし、パソコンを扱えることが条件です。

データ入力はある程度入力のスピードが必要になりますので、タッチタイピングができる方が望ましいです。

入力業務は慣れも必要ですので、不安な方はインターネットでタイピング練習などをしてみてください。

初めはキーが上手く打てなくてイライラするかもしれませんが、一週間もすれば慣れてきますよ。

画像処理の知識を身につけよう

写真を撮った時、日光や天候の加減でカラーバランスが崩れてしまうことがあります。

青被りと呼ばれる青っぽい写真になったり、逆光で暗くなってしまったり、白飛びして写りが悪くなってしまったりと、修正が必要な写真は意外と多いのです。

データ入力では写真を取り入れることもありますので、写真の補正やサイズ変更、トリミングなどの知識を身につけておくと就職に有利になります。

データ入力の仕事のその後のキャリアは？

データ入力の仕事を経験すると、様々なスキルが身につく場合があります。

パソコンの基本知識はもちろん、タイピングのスピードアップや一般的に使用されているソフトの知識などが身につきます。

そこからステップアップして事務職に転職する人もいますし、働きながらパソコン教室や専門学校に通い出す人もいます。

また、資格を取得して技術手当を貰う人も。

データ入力の仕事を足掛かりに、興味を持った分野へ転職するなど仕事の幅が広がります。

まとめ：データ入力は種類も形式も豊富！

このように「データ入力」の仕事は、企業や募集の形態も様々です。

会社員として勤めることも、在宅で受注を受けながらフリーランスとして起業することも、自由にノマドワーカーとして仕事することも、自分で選ぶことができる仕事なのです。

ただし、どんな仕事にも言えることですが、納期だけは守るように注意してください。

スケジュール管理をしっかりと行い、分からない箇所は確認を取り、自分の判断で進めないようにしましょう。

そうすることで信頼を得て、仕事量を増やすことが可能になります。

データの向こうには「人」がいることをお忘れなく。

やってみると楽しい仕事ですよ。

迷っている人は是非チャレンジしてみてください。