仕事の求人を見ていると「OA事務」という業種をよく見かけるという方も多いのではないでしょうか?

しかし、OA事務と言っても一体どんな業務内容なのかよく分からないですよね。

今回は、OA事務は具体的にどんな仕事なのか、OA事務求人のおすすめの選び方、OA事務のチェックポイントついて説明いたします!

OA事務に興味が湧いたら、ぜひ挑戦してみてくださいね。

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まずは「OA事務」の仕事例をチェック

OA事務にはどんな仕事があるの?

「OA事務」と「一般事務」との違いは何なのでしょうか?

「OA事務」とは「パソコンを使った事務作業」のことを指します。

OA事務は一般事務の業務内容である電話応対や資料作成なども行いますが、求人で「OA事務」と記載されている場合は、基本的なパソコン操作、Word、ExcelなどのOfficeアプリケーションを使いこなすことができる人材を求めているケースが多いです。

また、学生時代にパソコンを使いこなしていた人には、OAスキルを発揮することができます。

では、OA事務には具体的にどんな仕事があるのでしょうか?

データ入力

OA事務の業務内容でとして「データ入力」があれば、キーボードのタイピングが問題なくできる人材と求めているということです。

OA事務では、キーボードを見ないでタイピングができるブラインドタッチができるのは基礎中の基礎です。

OA事務に興味あるがタイピングに自信がない方は、タイピングの練習をしてブラインドタッチができるようにしましょう。

また、OA事務のデータ入力の方法は会社によって異なります。

多くの会社がWordやExcelに顧客情報や売り上げ情報などのデータを入力していきます。

特にExcelを使ったデータ入力をする場合は、関数を使うケースが多いです。

Excelを使って四則演算やSUM関数、AVERAGE関数はできるように勉強しておきましょう。

Excelを使ったデータ入力に慣れてきたら、IF関数やCOUNT関数などを使ってみる、マクロを導入してみるなどして、データ入力の効率化を考えてみましょう。

様々なExcelの関数を上手く使ってみると、データ入力の時間を短縮することができます。

データ管理

OA事務の「データ管理」は、データ入力をしたファイルをしっかりと管理していくことです。

会社によって、データ入力をしたファイルをどのように管理していくかは異なっています。

ファイルにパスワードをかける、ファイルを会社のサーバー上に保存するなど様々な管理方法があります。

どのデータ管理方法でも大事なのは「紛失しないこと」「どのデータがどこで管理されているのかを把握しておくこと」です。

データの紛失は、会社全体の損失に繋がります。

データ入力をしたファイルを紛失しないように、上司やチームメンバーにどこにファイル管理をすれば良いのかを確認しておくことをおすすめします。

また、必要な時にすぐにデータが確認できるように、どのファイルにどのデータを入力しておいたのかを把握しておきましょう。

慣れない内は、パソコン上のメモ帳にどのフォルダに何のデータが入っていたかメモしておくのも良いですね。

上司が求めてきたデータをすぐに渡すことができると、評価にも繋がるかもしれません。

会議の資料作成

会議の資料作成は、OA事務の場合はWord、Excel、PowerPointを使用するケースが多いです。

会議の資料作成も会社やチームによって異なってくるので、上司に確認するようにしましょう。

どのOfficeアプリケーションでも共通点は「読みやすさ、分かりやすさ」です。

会議で使用する資料なので、どんなふうに工夫すれば、会議で読みやすくなるのか、短時間で分かりやすくなるのかを考えることが重要です。

また、作成した資料を印刷することも考えて資料を作成するようにしましょう。

せっかく資料を作成したにも関わらず、印刷したら字が小さすぎて読みづらかったり大事な箇所が切れていたりというケースがあります。

議事録作成

OA事務として雇われていたら、会議の議事録作成をお願いされることがあることがあります。

会議に出席することになったら、ノートに手書きで会議の内容を書くようにしましょう。

会社によっては、会議にノートパソコンを持参しても良いということもあります。

その場合は、ノートパソコンのメモ帳に、会議の内容を書いていきましょう。

ノートパソコンで書いていく際には、タイピングが早いと会議でスラスラと内容を書くことができます。

また、議事録を作成するときは、会議での決定事項を忘れずに書きましょう。

また、議事録を作成したら、会議があったその日の内に回覧を回すようにしましょう。

回覧方法は、議事録をメールで会議参加者に一斉送信、印刷して回覧する、情報共有ツールに投稿するなどと会社やチームによっても変わってくるので、慣れない内は上司や先輩に確認するようにしてください。

企業によっては文書整理や電話対応もある!?

OA事務は「パソコンを使った事務作業」がメインになりますが、企業によってはパソコンを使用しない文書整理や電話対応も業務内容に含まれている場合もあります。

紙の文書を整理する場合は、過去にはどのように文書を整理していたのかを確認、どのように整理すれば分かりやすくなるかを考えるようにしましょう。

文書整理した後に、自分のパソコンのメモ帳で簡単にどのファイルにどの文書が入っているかというようにメモをしておくのも良いです。

また、電話対応では、どんなクライアントがいるのか、社内のどなたに電話を繋いでおけば良いのかをExcelでまとめておくのもおすすめです。

OA事務として雇われていたら、文書整理や電話対応でもOAスキルを使っていくことを心がけておきましょう。

「OA事務」求人の選び方を紹介!

「OA事務をやってみたい!」と思う方に、求人のおすすめな選び方をご紹介します。

OA事務は、データ入力、管理、資料作成などという沢山の業務があり、会社によっても業務内容が違ってきます。

就職してから想像していた業務とはなんだか違っていた…ということがないように、しっかりと求人をチェックするようにしましょう。

自分のスキルや経験にあった仕事内容かどうか確認しよう

OA事務は、データ入力のみ、一般事務全般の業務などいうように会社によって異なります。

今までパソコンを駆使した人がひたすら同じ内容のデータ入力のみのOA事務だと物足りないと思う、電話対応やお茶出し、会議参加というコミュニケーションを求められることが苦手なのに一般事務全般を任せられてしまう、というケースがあります。

一般事務全般のOA業務なら、今まで学んだり経験したりしたOAスキルを思う存分に発揮することができます。

黙々と作業することが好きという方なら、データ入力のみの業務でOAスキルを発揮することができます。

また、OA事務の場合ですと「データ入力、資料作成」と書かれた求人も多く、具体的にどんなデータを入力するのか、資料を作成するのかが分からない場合もあります。

その際は、採用面接で「具体的にどんな業務内容なのか」を確認するようにしましょう。

就労条件をしっかりと確認しよう

OA事務だからというわけではなく、企業で働く上で大事なのは「就労条件」です。

給料、休日、労働時間などをしっかりと確認するようにしましょう。

「データ入力のみ」というOA事務の場合は、会社によってはシフト制だったり、勤務時間が深夜だったりと様々な就労条件があるので、働く上で自分にとって何が大事なのかを考えることも忘れないようにしてください。

パソコンが苦手という方は「未経験者OK!」の求人から応募してみよう

OA事務に挑戦したいけどパソコン操作に慣れていない、パソコンに苦手意識があるという方は、「未経験者OK!」と書いてある求人から応募してみましょう。

「未経験者OK!」と書いてある求人の場合は、しっかりとパソコン操作、Officeアプリケーションを教えてくれる方がいる場合が多いです。

しかし、企業が求人を出す場合は、すぐに即戦力になる方に応募してもらいたいと気持ちはありますので「パソコンやOfficeアプリケーションについて勉強して、スキルを身につけます!」というように、少しでも即戦力になるような自己アピールをするようにしましょう。

OAスキルは、どの企業でも求められているので、パソコンの苦手意識がある方は、求職期間中に、勉強することもおすすめします。

もっと具体的な求人の選び方については、転職エージェントから教えて貰えます。

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「OA事務」の求人のチェックポイント

OA事務として応募する求人のチェックポイントについてご紹介します。

どの仕事でもチェックするポイントに変わりはありませんが、OA事務の場合は様々な条件や環境でも働くことができるので、自分に合う条件の求人を見つけましょう。

勤務地

OA事務だからというわけでなく、企業で働く場合は、なるべくなら自宅から近い勤務地をおすすめします。

「パソコンを使う事務」のOA事務は、どの企業でも必要不可欠になっています。

自宅から近くにOA事務の募集をかけている求人がないかを探してみましょう。

また、データ入力のOA事務なら、企業に出社することなく在宅勤務でできるケースも増えています。

家庭の事情や健康面などで企業に出社することは難しい場合は、在宅勤務ができるOA事務の求人を探してみるのもおすすめです。

会社の規模

OA事務は、大手企業、中小企業、個人事業主といった規模に関係なく必要な業務です。

大手企業の場合はOA事務を行っている人数が多く、パソコンやOAスキルに自信がない場合でも教えてくれる人がいることが多いので、OA事務未経験の方におすすめです。

逆に中小企業や個人事業主の元でOA事務をする場合は、社員人数が少ないため、パソコンやOfficeアプリケーションについて教えてくれる人がいないケースもあるので、OAスキルに自信がある方やOA事務経験者の方におすすめです。

自分が、どういう規模の会社でOA事務としてどのように成長していきたいのかをしっかりと考えてから応募するようにしましょう。

業務内容・業務範囲

OA事務の業務内容や業務範囲は、企業によって異なります。

OA事務の求人には「データ入力、資料作成」という大まかな業務内容しか記載されてないケースもあります。

またOA事務は、社員の勤怠や給料を入力するという社内のみのデータ入力もあれば、会社の社外秘を扱うデータ、顧客情報のデータ入力などという幅広い業務範囲があります。

応募後の採用面接で具体的な業務内容やどのようなデータを入力していくのかなどを確認するようにしましょう。

雇用形態

OA事務の雇用形態も幅広く、正社員、契約社員、派遣、業務委託、アルバイトなど様々な雇用で働くことができます。

自分がOA事務としてどのように働きたいのか、成長していきたいのか、家庭の事情などをしっかり考えて、自分に合う雇用形態でOA事務を探してみましょう。

給与

OA事務の給与は、企業や雇用形態によって異なっています。

OA事務の平均的な月給は手取りで「19万円」前後。

企業や雇用形態にも変わっていますが「OA事務」だけですと、なかなか給料が上がることは難しいかもしれません。

今までの経験やOAスキルを発揮してOA業務であるデータ入力や資料作成の効率化する、OA業務を通して会社にとって貢献するという自己アピールや成長をしていくと、企業によっては給料が上がる可能性もあります。

給料を上げたい人は、採用面接のときに「今までOA事務から給料上がった人はいるのか?」と訊いてみるのも良いかもしれません。

勤務時間や残業

OA事務の勤務時間や残業も企業や雇用形態によって異なります。

OA事務は大量のデータを入力することもあるので、企業によっては残業時間が多い場合もあります。

アルバイトや派遣のOA事務は残業禁止という企業もあるので、求人をしっかりと確認しましょう。

また残業時間が気になる方は、採用面接時に「残業はあるのか?」と訊いてみるようにしましょう。

必要なスキル

OA事務に必要なスキルは「Word、Excel」です。

この二つのOfficeアプリケーションの基本的な操作ができれば、大体のOA事務をこなすことが出来ます。

OA事務が未経験な方でも、業務を通して操作を覚えられます。

また、Excelの場合は数多くの関数を使いこなせるとOA事務として成長することができるので、業務のスキマ時間や休憩時間などに関数について勉強しておくこともおすすめです。

OA事務に興味がある方へ!

OA事務は、パソコンやOfficeアプリケーションを使うことができれば、どなたでも業務をすることができます。

OA事務が未経験の方は、業務を通してOfficeアプリケーションを学んで早く即戦力になることを、採用面接時に自己アピールするようにしましょう。

OA業務を経験したことある方は、今までどんなOA業務をしてきたのかを具体的に説明できるようにしましょう。

OA業務は勉強や業務をしていくほどスキルがつくので、飽きることはありません。

求職中の方で、OA業務に興味がある方は、ぜひ応募してみてくださいね。

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