事務職には、OA事務、一般事務、営業事務、医療事務などたくさんの種類があります。

今後、事務職で働きたいけど、イマイチどういうことをしていくのか分かっていないという方も、多いのではないでしょうか。

今回は、OA事務の仕事内容について、経験者でもある筆者が詳しく説明します。

OA事務は、パソコン操作ができれば、特に問題はありません!

事務職に興味があって少しでもパソコン操作に慣れている人は、ぜひ、OA事務の仕事に挑戦してみてくださいね。

OA事務の仕事内容の6個の業務

OA事務は「Office Automation」の略称です。

主に、会社のオフィスでパソコンを使って文章を作成したりデータを入力したりする業務がメインとなります。

主な「OA事務」の仕事内容について、6個ほどご紹介いたします!

OA事務の仕事内容1:社内外の文書作成

WordやExcel、社内のシステムで、請求書、納品書などの社内外の文書を作成していくのもOA事務の業務の一つです。

OA事務は「パソコンでの事務仕事ができる」ということが当たり前になっているので、「パソコンが苦手だから、手書きで納品書を作成する」ということは絶対に避けましょう!

OA事務の仕事内容2:会議の議事録作成

社内外問わず、打ち合わせでの議事録は必須になりますよね!

議事録があると、「決定事項が不明になっていた」「いつの打ち合わせで話したのが忘れてしまった」などというときに読み返すことができますし、なにかトラブルが発生したときには、議事録が証拠になる場合もあります。

OA事務を任せられている人は、打ち合わせでの議事録作成をするということもあります。

実際の打ち合わせに、ノートやノートパソコンを持ち込んで、打ち合わせの内容を書き込む、自分のデスクに戻ったら、WordやExcelで議事録を作成します。

大体の企業には、議事録のテンプレートがあるので、そのテンプレートに打ち合わせの内容を打ちこむようにしましょう!

テンプレートがない場合には、打ち合わせの日付、時間、参加者、どんなことを打ち合わせしたのか、決定事項という内容を必ず記載しておきましょう。

OA事務の仕事内容3:プレゼンテーションや営業の資料作成

OA事務は、営業やディレクターのアシスタントとして業務を行う時もあります。

その際に、よくお願いされるのは「プレゼンテーションや営業の資料作成」です。

資料の内容は、会社やプロジェクトによって異なってきますが、説明は割愛させていただきますが、資料の作成には、PowerPointやWordで作成することが多いのでないでしょうか。

どんな内容を資料に落とし込んでいくべきなのかを、上司に確認をしつつ、どんな風に作成したら、資料を読む側が分かりやすくなるのかを自分で考える必要があります。

また、プレゼンテーションまたは営業に行く日までには、必ず資料を完成させておくことも大事です!

OA事務の仕事内容4:業務に関するマニュアル作成

「プレゼンテーションや営業の資料作成」は社外向けの資料のことが多いですが、社内の業務に関するマニュアル作成もOA事務には必要な業務です。

何故ならば、OA事務には、派遣や契約社員、アルバイトといった契約期間がある雇用形態の方が多いからです。

契約期間が切れたら、退職をしてしまうので、業務に関するマニュアルをWordやExcel、PowerPointで作成して、しっかりと業務を引き継ぐようにしましょう。

また、正社員の場合でも「一人の方しかできない」ということをなくして、誰でもできるようにしておくことを重要になります。

業務に関するマニュアルを作成するようにしましょう!

OA事務の仕事内容5:データ集計やデータ入力

OA業務は、資料作成もありますが、一番多い仕事内容といえば「データ集計やデータ入力」だと思います。

社内の各部署の売り上げや経費、お客様の個人情報などのデータをExcelで入力、競合企業での売り上げを調べてExcelに入力をしていくなどといった企業にとって大事なデータを扱います。

OA事務の仕事内容6:電話応対や来客対応

OA事務は、黙々とパソコンに向かって作業することが多いですが「電話応対や来客対応」も行います。

電話応対は、社会人としての基本的なスキルです。

資料作成やデータ入力をしていると、集中していて電話の音に気が付かないということもありますが、なるべく電話応対をするように心がけましょう!

他の事務との仕事内容の違い

OA事務は、ほかの事務職(営業事務、医療事務など)と比べると「パソコン」での基本スキルが求められます。

タイピングはもちろんのこと、Word、Excel、PowerPointのオフィスソフトの基本操作ができるのは当たり前になっています。

パソコン操作に不安があるけど、OA事務に興味がある方は、仕事に就く前にしっかりとWordとExcelは、勉強しておくようにしましょう。

OA事務の仕事の良いところ

OA事務は、パソコンの基本スキルがあれば、やりがいを感じやすい仕事だと思います!

どんなところで、やりがいを感じることができるのかをご説明します。

OA事務の仕事の良いところ1:自分のスキルが仕事に活かせる

OA事務には、パソコンのスキルやコミュニケーションスキルなどを活かすことができる仕事です。

Word、Excelといったオフィスソフトに自信がある方は、スキルを活かして仕事をすることができるので、やりがいを感じることができますよ!

また、OA事務は、仕事をすればするほど、パソコンスキルを磨くことができるので、少し自信がないということも、頑張り次第でOA事務の仕事にやりがいをもつことができて、成長することができます。

OA事務の仕事の良いところ2:必要とされていることを実感できる

自分が作った資料を使って、クライアント先にプレゼンテーションをしたり、業務の引き継ぎを行うので、必要とされていることを実感できるのも、OA事務の魅力のひとつです!

「何のために、仕事しているのかよくわからない」と感じてしまっている方は、OA事務に転職するのもいいかもしれませんね!

まとめ

OA事務の仕事内容や、やりがいについてご紹介いたしましたが、いかがでしたか?

私は、学生時代から、WordやExcelなどのオフィスソフト、インターネットのスキルを身につけていたためか、OA事務の仕事には、すぐに慣れることができて、やりがいを感じることができていました!

OA事務は、パソコン操作に慣れている方におすすめな事務職です!


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