医療事務の仕事は主に会計業務、患者さんへの対応やカルテ入力、そしてレセプト業務などがあります。

基本的に医療事務という職業は、事務作業だけではありません。

様々なことをやっていかなければならないのです。

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医療事務の5個の業務

医療事務の基本的な業務は、大きく分けて4つあります。

これらは日常的に行う業務なので、最初はわからなくても自然に覚えられるでしょう。

ただレセプト業務に関しては、病院やクリニックによって多少やり方が異なるようです。

私の働いていた職場では事務員全員でレセプト業務を行っていましたが、別の所ではリーダーやサブリーダーが業務に就いていたそうです。

基本業務と説明しましたが、勤務先によって業務内容は多少異なるため、必ずしもこの通りではありません。

会計業務

会計業務は診療費を取り扱う仕事で、病院やクリニックでは大事な業務の一つです。

診療が終わった患者さんの処置料や検査料など、全ての診療費用を計算し患者さんに自己負担額を請求します。

現在では、電子カルテやパソコンを導入している所が多いため、診療内容を入力するだけで自動的に患者さんの負担額を計算してくれます。

私の勤務先も電子カルテだったので、診療費に関する細かな計算はしませんでしたが、入力内容が間違っていないかをしっかりチェックしていました。

診療費はコンピューターが自動的に計算してくれます。

しかし診療報酬の改訂などもあるため、会計業務に携わるスタッフは算定方法を理解しておく必要があるでしょう。

機械にトラブルが発生する場合もあるので、自動で計算してくれるから安心だと油断しないで下さい。

カルテ管理・入力

カルテ管理・入力に関しては基本的に医療事務が行います。

カルテは、先生や看護師も使用するので慎重に管理してください。

なぜかというと、カルテには患者さんの住所や生年月日、血液型など多くの個人情報が記載してあるからです。

そして、どのような保険に加入しているかによって診療費が変わってくるので、保険の種別を間違えないよう気を付けなければなりません。

患者さんの情報を電子カルテで管理している場合、毎日バックアップをしておく必要があります。

万が一データが消えてしまった場合は、業務に大きな支障をきたす可能性があるからです。

特に最近は自然災害が多くなっているので、非常時に備えデータ管理をしておいた方が良いでしょう。

電子カルテのメリットの一つは、USBで全ての患者さんのデータを管理することが可能だとういうところです。

紙カルテの場合患者さんの人数分だけ冊数があるので、それだけ保管が大変です。

また前回の受信歴がかなり前だとそれだけ探すのにも時間がかかるので、気力も体力も消耗します。

このようなこと事を考えると、電子カルテの方が効率的なのかもしれません。

カルテ入力は、患者さんがどんな治療をしたのか入力する業務です。

もちろん私達が項目を決めているわけではなく、全て先生の指示で行っています。

先生の指示を聞き間違えてしまうこともありますが、間違えて入力すると患者さんや病院に迷惑がかかってしまうため充分に注意する必要があります。

レセプト業務

レセプト業務というのは月に1回行う、診療報酬明細書の作成業務のことです。

まず社会保険や国民健康保険など、それぞれの保険別に患者さんを分けて、正しい診療情報を入力しているか確認します。

その後レセプトを作成・点検し、国民保険団体連合会などに提出をしなければならないのです。

ちなみにレセプト業務は、審査支払機関への提出期限があり、全ての医療機関において毎月10日までと決まっています。

毎月10日という提出期限ですが、自治体によっては10日が休みだった場合、その前日までに提出するというルールがあるようです。

レセプト業務をする際には、まずその月に来院した全ての患者さんの診療記録を見直す必要があります。

患者さんに対して行った医療行為とコンピューターの入力内容が間違っていないか、チェックしてからレセプトを作成するのです。

そのため、月初めから10日まではいつもより多忙になります。

もし提出した後に間違いが見つかった場合、次の月ぐらいに返戻と呼ばれる書類が戻ってきます。

返戻されたレセプトは、間違いを訂正してから再提出します。

私の職場は患者さんの数が限られていたため、他のクリニックなどよりもレセプト業務は楽だったかもしれません。

それでも間違いがないかをチェックする作業は本当に大変でした。

大体月初めに入ったらレセプト業務の準備を行っておいた方が良いでしょう。

クラーク業務

クラーク業務というのは、医師や看護師のアシスタントのような役割だと考えて下さい。

あくまでもサポート業務なので、看護師と同じように患者さんの治療に携わることはありません。

カルテ出しや患者さんに問診をしたり、先生や看護師が使用する備品などを準備する業務です。

クラーク業務は毎日行うので、会計業務と一緒で自然にと覚えられるでしょう。

私も上記のことを全てやっていました。

問診とは、患者さんから事前に症状などを伺うことです。

その内容を看護師や先生に直接伝える役割でした。

患者さんから聞いたことを確実に伝えなければいけなかったので、私には少々難しかったです。

問診内容がうまく伝わらないと、それ後の診療内容も変わってくる可能性があります。

アシスタント業務なので医療事務が直接注射や薬剤の中身に触れることはありませんが、発注を任されていました。

在庫数量が大体決まっていたので特に難しいことはありませんでしたが、発注を忘れてしまうと治療に影響が出てしまうので気を付けていました。

カルテ出しに関しては、慣れてくれば自然に覚えられると思います。

その他の雑務

基本的な業務の他に、医療事務の仕事は雑務も多いです。

例えば業者さんやお客様へのお茶出し、備品の買い出しやロッカー等の合鍵作成、資材のネット注文、電球の交換や先生の部屋の掃除、待合室等の環境整備などです。

クラーク業務や会計業務だけが医療事務の仕事ではありません。

その他の雑務もこなさなければなりません。

この雑務は日常的に行うものと、2ヶ月〜3ヶ月に一度くらいのペースで行うものがあります。

資材等の管理は担当が決まっているわけではないので、気がついた人が行っていました。

その他にも、先生や看護師から雑用を頼まれることがあります。

医療事務というのは、デスクワークの仕事ばかりではありません。

雑務等があるので動き回ることも多いです。

一般事務と医療事務の違いは、カバーする業務内容が広いということではないでしょうか。

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医療事務の仕事の良いところ

日々の業務の中で、医療事務をやっていて良かったと思うことはあります。

大変なことも沢山ありますが、医療事務という仕事で自分自身が成長できると思います。

現在私は退職していますが、今でも医療事務の経験を活かせている部分は沢山あります。

私が医療事務の仕事でやりがいを感じたポイントをいくつか紹介します。

やりがいを感じるポイント

医療事務の仕事でやりがいを感じるポイントは多々あります。

それは、意外と何気ないことなのです。

些細なことで気づかされることも多いものです。

患者さんからのありがとう

何よりも、患者さんから「ありがとう」と感謝してもらえることが一番嬉しいです。

人はついついしてもらって当たり前だと思ってしまうものです。

そのため感謝の気持ちを忘れがちになります。

どんな患者さんからでも、「ありがとう」と言ってもらえるのは嬉しいものですが、

気難しい患者さんが言ってくれた時は、特にホッとします。

やはり対応が良くないのか心配になるので、自分のことを認めてくれたという気持ちにもなります。

いつも感謝されたいというわけではないのですが、時々言ってもらえると凄くありがたいですし、自分への励みにもなるでしょう。

人の助けになっている実感がもてる

先生や看護師ほどではありませんが、医療事務も医療従事者として働いていると思って下さい。

処置の準備やカルテ等の管理は、患者さんへの治療の一環としてとても重要なことなのです。

自分たちのやった仕事は患者さん側から分かりにくいものですが、医療事務という仕事は先生や看護師、そして患者さんの架け橋となっている存在で、医療事務がいなければ病院は成り立っていかないでしょう。

患者さんだけではなく、医者や看護師などの助けにもなっています。

誰かの助けになっているという実感はとても大切なもので、自分でも役に立ってると思うことができますよ。

日常生活で誰かの役に立ったり、人の助けになると思えることなんてあまりありません。

人の助けになっている実感が持てる=自分への自信に繋がるのです。

医療事務のやりがいは、こちらの記事も参考に!

面白いポイント

医療事務をしていて面白いと思えるポイントは、業務上覚える知識の全てをどこかで活かすことができる点です。

医療事務の業務の全ては、覚えているといざという時役に立ちます。

特に医療知識は人から訊かれることも沢山あるので、上手く答えることができるとみんなに喜ばれます。

医療知識が身につく

医療知識を身につけることができます。

そのためにはある程度は勉強が必要です。

何故医療事務なのに知識が必要なのかと思う人もいるでしょう。

何故なら医療知識を身につけることにより、治療に必要なものをすぐに準備することができるからです。

上司からも、患者さんがよく行う検査の項目や名前を覚えておいた方が良いと言われました。

看護師や先生から頼まれて、採血の際に使用するスピッツという容器を準備したり、採血項目に記入をしたり、検査会社に連絡したりしないといけません。

採血一つにしても、やらないといけないことがは多いのでスムーズに進めないと迷惑がかかってしまいます。

そして採血項目の種類を覚えておくことにより、この患者さんはどんな治療が必要になるか、また白血球の数値が上がりすぎているから風邪気味の可能性がある、などと考えることができます。

医療知識があると業務がスムーズになるので、失敗も少なくなるのです。

長期休暇や転職にも経験が活きる

基本的に救急病院などではない限り、年末年始やお盆、ゴールデンウィークなどに長期休暇を取ることができます。

最近は勤務先や職種によって休みをもらえない会社もあるので、本当にありがたかったです。

私の働いていた職場では、スタッフ同士がお互いに日にちをずらし長期休暇を取っていました。

また、転職にも経験を生かすことができます。

医療知識があれば周りの人の健康状態に気がつくことができますし、ちょっとしたアドバイスも可能です。

対人スキルも生かせるので、人と接することに自信が持てるでしょう。

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医療事務の仕事をするにあたって覚えなければいけないこと

医療事務の仕事をするにあたって、覚えておいた方が良いことがいくつかあります。

忘れそうであればメモをとる必要がありますが、毎日やっているものはすぐ覚えれるでしょう。

ただ月に一度しかないレセプト業務に関しては、覚えるのに時間がかかるかもしれません。

自信がないのであれば、自分でマニュアルを作成しておいても良いでしょう。

マニュアルがあれば、後から入ってくる新人にも教えることができます。

自信がないことに関しては、必ず調べる癖をつけて下さいね。

レセプト業務に必要な知識

レセプト業務に必要な知識は最初は簡単には覚えられないと思います。

業務をするのが月に一度なので、覚えるのに大体半年くらいかかるかもしれません。

人間は忘れてしまう生き物なので、ずっと覚えておくことはできません。

そのため、メモを取ったり、マニュアルを見返して何度もやらないとすぐに忘れてしまうのです。

しかし、レセプト業務に入る前の、必要な決まりごとやカルテの読み方などは毎日でも覚えられるので、大体3ヶ月程度で慣れるでしょう。

医療保険制度の仕組みや決まり事

医療保険や制度の仕組みなどの決まりごとは把握しておきましょう。

把握できていないと大変です。

社会保険や国民健康保険、後期高齢者や障害者手帳を持っているかなどによって診療費が変わってきます。

それを間違えてしまうと負担額を多く頂いてしまったり、逆に少なく算定したりということにもなりかねないので、気を付けて下さい。

電子カルテなどコンピューターを導入していると、診療費の計算は自動的にやってくれます。

しかし患者情報は手動入力のため、保険の種別を間違わないようにしましょう。

カルテの読み方

カルテの読み方に関しては、私達がそこまで深く覚える必要はありません。

所見に関しては入力しておくように言われますが、カルテ自体は先生が記入するのでそこまで問題はないでしょう。

ただ、患者さんの病状や治療方針を決める所見については、私達も確認しなければいけません。

これは、先生によって丁寧に書いてくれていたり、逆に大雑把に書いている先生もいます。

所見には後日カリウムの採血をする、または次回血圧の状態を見てお薬を変更するということが書かれています。

これらを見落としてしまわないように、所見は確実に見ておく必要があります。

確認ミスが原因で、薬の出し忘れがあったら大変です。

基本的なパソコンスキル

基本的なパソコンスキルというのは、ExcelやWordを指します。

一般事務とは異なりそこまでExcelやWordを使用する機会はないかもしれませんが、書類を作成したり患者さん宛に手紙を書くこともあるので、ある程度のスキルがあれば便利です。

基本的なパソコンスキルがないという人もいるので、最初は自信がなくても後から身につけることもできるでしょう。

私自身もパソコンスキルはほぼありませんでした。

しかし、パソコンが得意な人から色々学んだお陰で、ある程度は身につきました。

今後はインターネットでの資材発注や、電子メールでのやり取りが当たり前のようになります。

特に電子カルテのある所だとパソコン操作は必須です。

最近ではレセプト業務をパソコンで行うことも多いので、最初は苦手でも徐々に覚えた方が良いでしょう。

専門知識

医療事務は診療報酬や保険適用についてもそうですが、薬剤やコミュニケーションなどの知識も必要となります。

保険適用や薬剤は覚えるだけなのでそこまで難しいことはないのですが、コミュニケーションに関しては慣れていくしかありません。

コミュニケーション能力は専門知識を学びたかったので、私は「七つの習慣」という本や「アドラーの知識」という本などを色々読み漁りました。

自分がやっていたコミュニケーションのやり方では、上手くいかないこともあったので本を見て改善していくように努力しました。

薬剤は種類によってややこしいものもあります。

例えば高圧剤などのアダラートというお薬があるのですが、これにはアダラートCR錠やL錠というものがあります。

同じ名前の薬でも用途が変化してくるため、気を付けないといけないのです。

専門知識はその場で先輩や上司が教えてくれるケースもありますが、細かい部分は自分でも調べた方が勉強になります。

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医療事務が向いていない人

厳しい意見かもしれませんが、医療事務としてあまり向いていない人を挙げてみます。

他の職場以上に医療事務は業務が多いので、働き続けるのは大変かもしれません。

私自身はどちらかと言えば医療事務には向いていなかった気がします。

医療事務に向いていない人について、私の過去の体験談も交えてまとめてみました。

おおざっぱな人

医療事務はカルテ入力や薬など、全てにおいて確認をしていかなければいけません。

それ故に、おおざっぱに仕事をしてしまう人ではミスを連発してしまい、思いもよらない事態を引き起こしかねないでしょう。

医療事務の場合は特に気を付けなければなりません。

おおざっぱな人ほど確認を怠理がちなので、仕事をする上でミスが増えてしまうのです。

私自身もよく上司から注意されていました。

冷静な時は大丈夫なのですが、慌ててしまうと確認を忘れがちだったので反省しています。

デスクワークより動くのが好きな人

基本的に医療事務はデスクワークばかりではありません。

私が働いていた職場では、デスクワークと他の業務が半々ぐらいでした。

むしろ丸々一日デスクワークに集中できる日は、ほとんどありません。

動いて座っての繰り返しだった気がします。

ただこの状況が続くと一つの仕事に集中できないのも事実です。

デスクワークの途中に動かなければいけないこともあったので、途中で仕事がどこまで終わったのか分からなくなったということがよくありました。

走り回ることもあるので、体力も必要です。

計算が嫌いな人

これは業務に慣れていくしかありません。

計算が苦手な人も沢山いたので、そこまで問題はないと思います。

ただ切羽詰まると冷静な判断ができなくなってしまうので、よく計算ミスをしてしまうことはありました。

かなり慌ただしい状況だったので、落ち着いて計算ができなかったというのが原因です。

計算が苦手であっても他の部分で補うことはできますし、そこまで気にしなくても大丈夫です。

人と接するのが苦手な人

人と接するのが苦手だという人は、医療事務には向いていないかもしれません。

医療事務という仕事は老若男女問わず、毎日多くの患者さんが来院します。

定期的に通院している患者さんもいらっしゃいますが、ほとんどの場合初診の患者さんが多いと思って下さい。

医療事務の中にも人見知りの人は数名いましたが、業務をこなす内にある程度改善されています。

人見知りであったとしても、業務に慣れてくれば患者さんへの対応はできるようになるでしょう。

しかし対人関係が苦手という人は、ストレスが溜まりやすいと思います。

 窓口業務ではどんな患者さんにも対応しなければいけません。

 医療事務は他のスタッフとの連携が必要になってくる仕事なので、コミュニケーションが取れるように努力が必要でしょう。

のんびり屋

医療事務の業務には、至急でやらなければならないことも多いです。

そのため、気がついたら後回しにせず、すぐに対応した方が良いのです。

私の同僚で、のんびりした性格の人がいました。

仕事が遅くても正確にやってくれるなら良いのですが、やり忘れたり後回しにしてしまうということが何度もあったため、よく周りの私達が注意を受けました。

期間に余裕があるのであれば翌日に回しても支障はありませんが、なるべくならその日の内に終わらせておかなければいけません。

自分だけの仕事ならそれでも構いませんが、他のスタッフへの連絡事項なども忘れていたことが多く、看護師や先生から質問された時私達も全く把握できていない状態で本当に困りました。

ほとんどが重要度の高いことばかりだったので、その人は事務員全員や看護師からも厳重注意を受けていました。

のんびりした性格が悪いとは言いませんが、自分一人で仕事をしているわけではないので気を付けましょう。

個人プレーが好きな人

医療事務というのは基本的にチームワークが必要だと思って下さい。

私の職場はシフト制度だったため、休みの前日に翌日の引き継ぎをしておかなければなりませんでした。

しかしそのことを忘れていて、当日に「何も連絡を受けていない」というケースがよくありました。

連絡を受けていないスタッフは、凄く困ったと思います。

仕事ができる人ほど、一人で業務を抱えてしまう傾向があります。

がんばり屋な人は人に迷惑をかけてはいけないと思っているので、他のスタッフに助けを求めることができません。

そういう人ほどストレスが溜まりやいので、人に素直に助けを求めましょう。

医療事務という仕事はチームワークで成り立っています。

チームワークがないと、お互いスムーズに仕事ができなくなるでしょう。

他力本願

他力本願とは自分自身ではなく、何でも他者にやってもらうことです。

他人任せにしておいて、さも自分がやったという人が案外います。

残念ながらそのような人は、医療事務としてやっていけないでしょう。

誰がどの業務をやっていたか把握しておかないといけないので、他人任せでは仕事をすることはできません。

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まとめ

医療事務という職業は本当に大変です。

こなさなければならない業務が数多くありますし、性格の向き不向きも大きく左右されます。

細かい作業も多いので、一つでも抜けてしまうと迷惑をかけてしまうこともあります。

慎重にこなさなければならない業務が多いので、気を抜く暇がありません。

書類なども自分以外の誰かが見る場合は、丁寧に仕上げた方が相手にも喜ばれると思います。

以前、医療事務スタッフが患者さんから別の病院への紹介状が欲しいと言われたそうです。

その際に手書きで宛名を書いたところ、凄く字が汚いと言われたという話を聞きました。

筆跡には個人差がありますが、文書などはなるべく丁寧に書くように心掛けましょう。

業務をこなすのは良いことですが、それを優先してしまい粗末な対応にしてしまっては本末転倒です。

やはり向き不向きはありますが、自分の努力次第でかなり改善できると思います。

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