新しく仕事を始めた時、誰もがすぐに内容を理解でき、かつやるべきことが覚えられればよいのですが、必ずしもそうではありません。

多かれ少なかれ壁にぶつかってしまう…ということがあります。

絶対的に向いていない仕事という可能性もないわけではないですが、せっかく入った職場です。

なんとか仕事を覚えて、できるようになりたいですよね。

仕事が覚えられないし向いていないからやめてしまおう、とすぐに諦めてしまうのではなく、少しのコツと努力でなんとかすることができればいいと思いませんか。

そこで、今までにいくつかの仕事をしてきた経験などから、仕事が覚えられないときの対処法とコツを厳選して紹介します。

仕事が覚えられない時ってどんなとき?

新卒で入った職場や、未経験職種への転職など、まったく経験のない分野での仕事に就いた場合に、いきなり即戦力たり得る存在として活躍するのはどだい無理な話です。

他にも、入社の時期や、その職場の人的環境などで、仕事の覚えやすさは変わってくるはずです。

どのようなときに仕事を覚えるのが難しいと感じてしまうのでしょうか?

そのパターンを挙げて、見ていきましょう。

未経験職種

新卒での入社を含め、初めて経験する仕事であれば、なかなかこつがつかめず覚えられないと思うのも無理からぬことです。

類似の経験がある場合には、その職種では未経験とはいえ、過去の経験を活かすこともできるかもしれません。

また、例えば販売の仕事をしたことはなくても客として類似の店舗でレジを利用したことがある、というような、その仕事を別の角度から見たことがある、その仕事に触れたことがある場合にも仕事の内容がイメージしやすいかもしれません。

しかし全くの未経験で、触れたこともない、という仕事では、仕事を覚えるのが難しいかもしれません。

繁忙期の入社

指導係がついて、逐一ゆっくり教えてもらうことができる環境であれば申し分ないのですが、そういったことが容易ではない時期がある会社も少なくありません。

新人の指導に人員を割くことができないくらいの繁忙期であれば、そばについて教えてもらう訳にはいかないのは無論のこと、声をかけて教えてもらうのも悪いような気がしてしまうことも…

時期外れの中途採用などでしばしばこのような事態が起こります。

人手不足の状態

前項「繁忙期の入社」ともいくらか重なる面もありますが、余剰な人員のいない、中小企業や零細企業などでは、それぞれがこなさなくてはならない仕事も多く、忙しさを極めているというようなこともあります。

切り詰めた人員配置になっていることも多く、声をかけづらくて気兼ねしてしまい、結果、なかなか仕事が覚えられないということになる方も多いようです。

こういった忙しい職場では、誰がどんな仕事をしていて、それぞれの進捗状況や手すき具合も当然わからないため、誰に声をかけていいのかわからず戸惑ってしまうこともあります。

仕事の量が多い

会社からの期待値が高いときなどに陥りがちな状態です。

あれもこれもと詰め込むように、多すぎる業務内容が出現します。

能力の高さを見込まれてのことではあるのでしょうが、消化しきれずに覚えられない、ということになるようです。

なまじ能力があるために、本人も快い返事をしてしまいがち。

未経験職種などでは特に、優先順位がわかっていないなどの理由から、断っていい仕事がわからず、キャパオーバーになることもあります。

指導できる人がいない

業務内容を説明してもらえたり、やり方進め方を、理由やこつも含めて教えてもらえたら、仕事を覚える上では有用そうです。

しかし、同職種に従事する人がいない職場環境で働かなくてはならないということがあります。

同職種に従事していた人がすでに退職済みであるとか、新規に立ち上げた部署(事業)であるとか、その理由は様々です。

また、職種を同じくする人がいても、その人が「教える」ということに長けているとは限りません。

自分が「できる」ということと、「人に教える」ということは必ずしも比例しないのです。

その仕事に関して、有能な人であればあるほど、教えることが不得手ということも往々にしてあります。

覚えるための行動が不足している

職場の環境や、指導する側の都合ではなく、本人の考え方や仕事への望み方に問題がある場合もあります。

せっかくの指導も、漫然と聞き流してしまっていては、当然覚えられるはずがありません。

覚えようとする姿勢と、仕事が覚えられるように行動をすることをセットにしなくてはなりません。

指導をしてくれている人の話をしっかり聞く、わかっていないことをそのままにせず質問するなどして理解しようと努めるといったことが必要です。

そのためには、詳しく述べるのはこの後の章に譲りますが、メモをとることが有効です。

他に気がかりなことがある

気持ちが職場や仕事に向いていないときには、仕事を覚えることもままならないのではないでしょうか。

集中力を欠き、仕事の内容もなかなか覚えられません。

気持ちの切り替えをうまくするよう心がけて、仕事中には仕事のことに集中するということを徹底させます。

仕事を覚える必要のある一時期に限った話ではなく、職業人生を歩む限りずっと、こうした気持ちの切り替えや集中力のコントロールをしていかなくてはなりません。

気がかりなことがあったとしても、一時的にシャットアウトするようにします。

プライベートではまた逆に仕事を必要以上に持ち込まず、分けて考えるようにすることで、ワークライフバランスを整えます。

切り替えをうまくすることで、仕事もいいバランスを保って長続きさせることにつながります。

自分のタイプを把握していない

仕事をする姿勢や、仕事を覚えるに当たって、どのようにすれば覚えられるのかといった、自分自身のタイプやパターンを把握していないときに、やはり仕事は覚えにくくなります。

単純作業であれば、習ったとおりの手順をなぞることで特に問題なくこなせると思います。

そういった作業ばかりではなく、到着点に至る道筋がいくつもあって、その道筋を自分で設計して作らなくてはならないような仕事もあります。

自分に向いているやり方で仕事を進めるためには、そもそも自分自身のことを知らなくてはなりません。

そして仕事の内容を把握し、上手にすりあわせなくてはならないのです。

誰かのまねをしたり、既存のマニュアルからはみ出さないようにしていては成り立たない仕事もあるのです。

営業や、企画の仕事などで特にその傾向が強いのではないでしょうか。

ある程度の創造性や、他者相手の折衝が必要になる仕事です。

仕事を覚えると同時に、自分のやり方を設計し創造していかなくてはならないのです。

おすすめの対処法とは?

では、前章でいくつか挙げてきた、仕事が覚えられない状況に対処するにはどのようなことをすればいいのでしょうか。

仕事が覚えられない理由と、それに合わせた対処法を見ていきましょう。

どのような状況に当てはまっているのかを考えてみること自体にも意味があります。

自分自身と、職場の環境などを分析することにもつながり、仕事を覚えるという目的に活かすことができます。

メモをとる

仕事を覚えるための対処法としては基本中の基本ではないでしょうか。

メモをとるためには、内容に欠けがないように、常にスタンバイ状態を保つことが望ましいでしょう。

メモをしたいことができてからメモ帳を取り出すというのではなく、ペンとメモ帳にすぐ手が届く状態にしておきます。

胸ポケットに入れておく、デスクの上に出しておく、といった形で準備しておきましょう。

質問の仕方

わからないことがあるときに、上司や先輩、指導係として付いてくれている人などに質問をすることになるかと思います。

その際、質問の仕方もいくらかは考えておかないと、肝心のことが聞けなかったりします。

相手には、自分がどの程度わからないかが伝わっていないことも多く、理解の度合いの前提にずれが生じることもあります。

その前提、つまりどこまで理解していて何がわかっていないのかということを示せるような質問をができるよう、表現などに工夫をしてみましょう。

確認をする

前項の「質問の仕方」とうまく絡めながら使いたい対処法になります。

自分の理解が正しいかどうかの確認を必ずしてください。

「~~については、こういった理解でいいか」というような形です。

そうすることで、指導を受けた内容と、自分が理解していると思っていることの間にズレや間違いがないかの確認ができ、もし間違っていた場合には訂正をしてもらえるはずです。

見せてもらう、見てもらう

仕事の内容にもよりますが、同じ職種に就いている人に教えてもらえるのであれば、ぜひその人の仕事のやり方を見せてもらってください。

もちろん、そのやり方をそっくり踏襲すべきでそのために見せてもらおうということではありません。

その仕事の到達すべき目的と、その課程を見せてもらうことで、仕事そのものへの理解が深まります。

そして、習ったことなどを、自分でもやってみて、見てもらうようにします。

手順に問題がないか、目的を正しく理解しているか、といったことについて、評価してもらえるはずです。

前項「確認をする」では口頭での確認について触れましたが、実技などでも確認をしていくことはとても重要です。

この際にも間違いがないかどうか、もし間違いがあるのであれば、適切な訂正を仰ぎましょう。

焦らない

忙しい職場であればあるほど、気持ちも急いてしまいます。

仕事を覚えて、早く戦力になりたいという思いが強いほど、この焦る気持ちは大きくなるかもしれません。

しかし焦っていては、覚えられるものも覚えられません。

周囲からの期待値や、職場の人員数の程度によっては、どうしても焦らざるを得ない、となる向きもあるかと思います。

それでも、落ち着いて、深呼吸をしたり周りを見渡したりしながら臨んでほしいと思います。

必要以上にスローペースを心がけよということではなく、ゆっくりした落ち着いた気持ちで聞けば、先輩たちの指導がはっきり伝わり、かつ、自分の中の問題点も明確にすることができます。

焦って指示や指導を聞き漏らすということが格段に減るはずです。

立ち位置を知る

経験によっては、即戦力になることを期待されることもあるかもしれません。

同職種を経験している、類似の職種に関する経験があるといった場合に顕著です。

職種としては経験があっても、会社が変われば「同じ」とはいいがたいというような場合が多々あります。

期待をなんとなく感じながら黙っているより、自分のスキルや経験の程度などを伝えることができれば、どこまでできてどこからできないのかがわかってもらえて、過度の期待からは逃れることができそうです。

そうすれば落ち着いて教えてもらったり、気兼ねなく質問をしたりできそうですね。

また、仕事ができる・覚えたとは言いがたい状態にある場合には、そのことを自分で意識をするという意味でも、求められているレベルと、実際の自分の立ち位置を把握しておくと、目標設定などもしやすくなります。

なんとなくできるような気がして確認を怠ったり、逆になんとなく難しそうだから手を出さずにいたりすれば、自分自身も周りも、「なんとなくできる」という認識になってしまうことが少なくありません。

いざ仕事を任されてみて、できるつもりでいたことができない・覚えていないのでは話になりません。

コミュニケーションをとる

職場の先輩や同僚たちと、積極的にコミュニケーションをとるようにします。

友だちのような親しさを目指す必要はありませんが、ある程度コミュニケーションが円滑にとれるようになっていれば、質問などもしやすくなりますし、失敗に対するフォローもしてもらいやすくなります。

そのような状態のなかでは、余裕を持って仕事に臨むことができます。

そうなると「覚えられない!」と焦ることも少なくなるのではないでしょうか。

頼るところは頼って、最終的に仕事を覚えてできる!というところに持って行きたいものです。

先輩や同僚たちも、積極的に仕事を覚えようと質問などをしてもらって、結果として早く仕事を覚えて「できる」ようになってもらった方がいいに決まっているからです。

仕事を覚えるためのメモの取り方、活用の仕方

メモをとることは、仕事を覚えるためにする基本的な行動であるとすでに述べました。

では、実際にメモをとる際にどのようなことに気をつければよいのでしょうか。

仕事を覚えるのに有効なメモの取り方とその活用の仕方を詳しく紹介します。

メモ帳の準備

前章で簡単に述べていますが、いつでもすぐにメモをとることができるようにしておきます。

ポケットや手元に置いてお筆記用具としては、鉛筆やシャープペンシルより、ペンの方が便利です。

鉛筆などでは、それなりの筆圧で書いていかないと紙に記すことができません。

芯が折れることもないので、インクのつきがよく書きやすいペンを用意してみましょう。

水性ペンなどではほとんど力を入れずに書けます。

ボールペンは、ペン先を紙に押しつけるようにして書く必要があり、油性ペン(マジック)では、インクが手についたり、蓋の開け閉めが必要だったりと、メモをとるという目的で使用するにはその扱いに難があります。

おすすめはノック式の水性ペン。

特に色ペンなどは必要ではありません。

後で見返す際に、赤ペンや青ペン、蛍光マーカーなどでチェックをしてある方が見やすいということであれば使ってももちろん支障ありません。

ただし、すぐに取り出して使えるように持っておくという点で、ペンが複数になると少し手間取るかもしれず、推奨はしません。

また、都度ペンを持ち替えて書き込んだりしていては、肝心な部分を書き漏らすリスクも生じてきます。

メモはとりっぱなしにしない

しっかりメモをとるようにしているという人も少なくないことでしょう。

指導内容を書きつけたメモ、どうしていますか?

メモをとるだけとって、デスクに置きっぱなし…という風にしていては、せっかくのメモが活用し切れていません。

とったメモは、ぜひ持ち帰って、じっくり見返すようにしてください。

もちろん、機密情報などを含み、社会持ち出しができないと言った場合は例外です。

個人情報や機密情報には十分注意して、取り扱うようにしてください。

メモを見返す方法ですが、具体的には清書をすることをおすすめします。

仕事中、あるいは指導を受けているときに使っているメモ帳だけではなく、もう一冊別にノートなどを用意します。

書いたものを丁寧に書き写す中で、単に聞いたままを書いてはあるが理解が及んでいない部分や、書き抜かっている部分などがあるのに気づくでしょう。

情報を整理し、質問や確認をする内容をまとめておきましょう。

ノートに書き写す際には、好みに応じて色ペンなども使ってわかりやすくまとめるとよいかと思います。

困ったときに開いて、すぐに情報が取り出せるように書いていきましょう。

そして、改めてもう一度書くことで、覚えるべきことがしっかり覚えられる点も、この自宅での清書をおすすめする理由です。

特に、わかりやすく書こうとすることで、より理解は深くなるので、ぜひ試してもらいたい方法になっています。

このとき、疑問に思うことや、理解に不安があることが出てくれば、改めて質問をするなどして解消しておきます。

そしてまたこのノートにフィードバックしていきます。

ノートを活用する

前項「メモはとりっぱなしにしない」で作った清書ノートは、仕事のマニュアルの覚え書きとして大変優秀なものになっているはずです。

部分部分で教わって覚えていった仕事の内容を、体系的に見ることができます。

すぐに書きつけるために手元に置くメモ帳とは別に、こちらのノートも仕事中はそばに置いて、すぐに該当箇所が見られるようにしておきます。

インデックスなどをつけておくとよいでしょう。

そういった一工夫で、使いやすさが増します。

仕事中にとったメモを元にして、このノートには随時書き足していきます。

そうすることで、オリジナルのマニュアルができていくのです。

メモができない場合は…

メモ→ノート作りという過程は、基本的にはどのような職種でも有効なはずです。

もし、メモ帳をなど持ち込めないような職場であれば、メモをとるところを飛ばして、ノートを作ってみましょう。

その日にした作業、教えてもらったことを思い出して、書き出します。

メモに頼らず覚えておかなくてはならないので大変ではありますが、思い出そうとすること、覚えておこうとすることで、確実に身についていきます。

思い出せないことがあれば、早いうちに質問するなどして空白を埋めておくようにします。

きちんと振り返りをすることで、その時点で理解していることと理解していないこと、覚えていること覚えていないことが把握できます。

それがわかれば、理解していないことや覚えていないことを理解し覚えられるようなアクションがとれますね。

仕事を覚えられる人になるコツ

できるだけスムーズに仕事を覚えたいものですが、なかなか簡単にはいかないのが現状です。

どうすれば仕事を覚えられるのでしょうか。

「仕事が覚えられない時ってどんなとき?」の章において挙げた状況に対処する方法を、「おすすめの対処法とは?」の章で心構えや大まかなスタンスとして解説しました。

ここでは、実際に役に立つ形で小さなコツとテクニックを紹介していきます。

視点1(相手の視点)

人は皆「自分の視点」で生活しています。

それは当然のことですね。

仕事をするに当たっては、相手の視点に立ってみるということをしてみましょう。

何をどんな風にしてほしいのか、逆にしてほしくないのかといったことを想像してみることで、求められている仕事がわかってくるのではないでしょうか。

同じ職場の、チームを組んでいる人に対しても、社外の取引相手やお客さんに対しても同じです。

相手の立場、相手の視点ということを意識してみると、自分の仕事そのものもまた違った角度で見えてくるはずです。

視点2(上から下から)

俯瞰で見るということと、またその逆で近視眼的に見てみるということ。

あるいはマクロの視点、ミクロの視点という表現をしてもいいかもしれません。

自分自身や自分の仕事、また職場の様子などを、全体的に見渡してみたり、細かいところを見てみたりします。

固定的な視点で物事を見ていると、最初に見逃したものはずっと見逃したままになりがちですし、多面的に物事を捉えることができません。

仕事の内容に関してもそうですが、職場の人間関係などにも適用できます。

人間も多面的・多角的な存在です。

そういった視点で人とも接することで、職場のコミュニケーションもより円滑にとれるようになり、一石二鳥です。

進んでやろう

入社したてで右も左もわからない…となると、指示を待って、ただそれをこなすだけの仕事の仕方になりがちですね。

ある程度忙しい職場であれば、指示や指導は後回しにされ時間をとってもらえないこともあります。

単純なルーチンワークなどをあてがわれて放っておかれるなんていうことも…

それでは、仕事を覚えることは到底できません。

また、なんとなく難しそうな、あるいはめんどくさそうな仕事があることに気がついたら、ぜひ手を出してみましょう。

もちろん手に余る内容であれば、かえって職場で迷惑をかけてしまうことにもなりかねないので、教えてもらったり、そもそもその仕事に手をつけていいかを確認してから進めます。

単純作業の積み重ねも仕事を覚えるのに必要なことではあるのですが、そればかりでは進歩がありません。

少し難しいことや複雑なことができるようになるということは、その手前にある作業ができるということに他なりません。

積極的に取り組みましょう。

すぐにやろう

指示があったときや、その仕事ができそうなチャンスがあったときには、すぐに取りかかりましょう。

まだ習っていない、覚えていない、という場合にはことさらにそうすべきです。

指示をしてくれた人がそばにいることも多く、わからないことなども気軽に聞きやすくなっているかと思います。

この場合、また習っていない、覚えていない内容の時には、指示をしてくれた人がそういう認識を共有してくれているかどうかは確認しておいた方がいいでしょう。

「教えたつもりだった」「できると思っていた」という認識で指示をしていることもあります。

寝かせてみよう

すぐにやるのとは逆に、訳もわからず片づけてしまうのではなくあえて仕事を寝かしてみます。

もちろん急いでこなさなくてはならない仕事ですべきことではなく、時間の制約のない仕事に限られます。

他の仕事を覚えてからの方が理解が深くなることもあります。

時間をかけた方が、仕上がりがよくなる仕事もあります。

その仕事が、すぐにやるべきことなのか、時間をかけて、深い理解を持って↓法外い仕事なのかの判断ができるようになることも、仕事を覚えるということの一環になってくるはずです。

不慣れなうちは、自分で判断してしまわず、上司や先輩などに判断を仰ぐようにしましょう。

疑問を押さえ込む

「とにかくやってくれ」「ただ手順さえ覚えてくれればいい」

こういった指示の元でする仕事があります。

なぜするのか、どんな目的でするのかといった疑問がわくこともありますが、仕事によってはそれを押さえ込んで「とにかく」「ただ手順を覚えて」こなしていくべき場面もあります。

全部が全部そういう仕事であることはなく、たまたまそんなタイミングだったということがほとんどではないかとは思います。

全体を見たときに、疑問を差し挟まずに、ただ急いでやった方がいい仕事、そうすべき場面があるということを理解しましょう。

余裕があるときに、内容に踏み込んだ質問をしたり、他の仕事との関連を推し量ったりということが可能になるはずです。

疑問を持つ

前項とは逆のことになりますが、自分がしていること、指示されたことがどんな仕事なのか疑問を持つことはとても大事です。

かねてから漫然と仕事をしていては覚えられるものも覚えられないと述べてきましたが、自分が担った仕事の工程が、全体のどの部分に当たるのか、どういった目的で行われるものなのかといった疑問を持ち、それを解決することで理解は断然深まります。

ただし、前項で述べたように、疑問を差し挟むべきでない場面もあります。

そんなときには、教えてもらった手順などと共に、疑問をメモしておきましょう。

メモを残しておけば、改めて尋ねることが可能です、

気負いすぎない

バランスということがとても大切です。

社会人としてバランス感覚に優れていると、仕事はスムーズに行くことが多いでしょう。

仕事を完璧に覚えよう、指示されたことを完遂したい、と思うこと自体はもちろん悪いことではありません。

モチベーションを高く保って、仕事をどんどん覚えて行ければ言うことなしです。

ただ、気負いすぎていると、疲れてしまいます。

テンション高く張ったままの糸は、切れやすさというリスクを高めていってしまいます。

できて当たり前と思っていると「できない」「覚えられない」という状態に陥ったときに疲れてしまいますから、今はできなくても時間をかけてできるようになろうと考えてみるとか、上司や先輩など気軽に相談できる相手を作っておくとかして、一人で抱え込まないようにします。

付箋活用

メモ+ノートに、さらにもう一つ、付箋を活用して、仕事を整理します。

短いスパンで片づけていくべき仕事などは付箋紙にメモをして目につくところに貼ります。

また、付箋紙は色とりどりカラーがついていますから、これをメモ帳やノートに貼ることで仕事の内容がより整理されて見やすくすることもできます。

たくさんの指示をされる職場でも、付箋を活用してTo Do リストを管理すれば、忘れてた!という事態を免れます。

ぜひ活用してみてください。

まとめ

まずなぜ仕事が覚えられないのかを挙げてみました。

本人の適性や性格と、どのような職場で、どのような状態で仕事をしているのかといった観点から見てみると、その問題点が見えてきます。

仕事が覚えられないのは、無能だから、というようなことではもちろんありません。

間違った覚え方をしようとしていたり、仕事を覚えるために活用すべき道具を有効に使えていなかったりするからです。

しっかり仕事を覚えられる、メモの取り方と、まとめノートの活用の仕方を解説しましたので、参考にしてみてください。

焦らずに自分の立ち位置なども明確にしながら、コミュニケーションをしっかりとっていくという考え方を身につけます。

一つ一つ着実に仕事が覚えていけるようなコツを押さえて、仕事ができる人を目指しましょう。


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