仕事をしている中で、誰しもがなんらかのミスを経験したことがあると思います。

ミスを起こしてしまった時には「次回は気をつけよう」と意識はするのでするものです。

しかし、また思いがけないところでミスをしてしまったということが、往々にしてあります。

ここでは仕事上でどうしたらミスが多く起きてしまうのか、紐解いていきたいと思います。

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仕事のミスが多くなる9個の理由とその対処法とは?

仕事のミスが多くなるには、様々な要因や傾向があります。

一つずつ解説していきましょう。

仕事の慣れ

企業に入社したばかりのとき、部署間の異動になったとき。

そこには新しい仕事が待ち受けていたり、新たな責任を負うことになることがあります。

そういったとき、新しいごとでミスをしないように、早く仕事に慣れなくてはと真摯に仕事に向かう方が多いのではないでしょうか。

しかし、数ヶ月、半年、一年と勤務年数を積み重ねていくうちに業務にも慣れ、同じ仕事でもより正確に、より早くこなすことができる反面、いつの間にか基本から離れ、自分のやりやすい方法で仕事をしてしまい、ミスにつながるということがあります。

その対処法とは?

毎日行う業務がマンネリ化している可能性があります。

ただ指示を受けて仕事をしていると、毎日の仕事がルーチンワークとなり、慣れが生じやすく改善しようとする意識がうまれません。

仕事に慣れてきたら、新たに目標を設定させるのがおすすめです。

責任や権限を与えるためにリーダーとしての自覚を促し、後進の指導に携わらせてみるのも良いでしょう。

可能であれば定期的に担当する仕事を組み替えることで、緊張感を持たせて仕事に臨める環境を作ることでミスを減らすことができます。

睡眠不足

言わずもがな、仕事にかかわらず様々な影響がでてきてしまうのが睡眠不足です。

注意散漫になり、仕事上での確認事項や、チェック項目が漏れてしまうことがあります。

現場で作業を行う業務であれば、小さなミスから怪我をしてしまったりと影響が大きいと言えます。

企画や開発であれば、頭がぼーっとしてしまい集中できない状態が続き、よい発想・アイデアが出辛いといった弊害があります。

その対処法とは?

とにかく睡眠をとることが大切です。

睡眠不足の方のほとんどが残業続きなど、忙しい毎日を送っています。

ある程度のまでは残業をすることで成果が上がることがあるでしょう。

しかし、長期的な目でみると成果につながらないばかりか、ミスに繋がってしまうことも。

夜遅くまで仕事をしていて成果が出づらくなってくるようであれば、残業をやめる、早めに切り上げることが大切になってきます。

そうすることで睡眠時間を確保することができます。

さらにいつもより早く起床し、出社することで残業するよりも、効率的に業務を行うことができる場合があります。

お昼などの休憩時間中に昼寝を取り入れることも有効だと言われています。

数十分でも目をつむって体を休めるだけでも効果があると言われています。

適切に休憩をとることも大切です。

昼食の量を少し減らすことも効果があるようです。

曖昧なやりとり

社内、社外問わず、コミュニケーション不足によって起こされるミスが多くあります。

またミスが起きた際にも責任が明確にならず「言った、言わない」と水掛け論になって問題が長引いてしまうことも。

阿吽の呼吸という言葉がありますが、日本人の特徴として相手の思っていることを察して動こうとする傾向があるようです。

社内でよく起こりがちなのが同じ企業内での上下の意思疎通が円滑に図れないことによってミスが起こるパターンです。

通常は上司が部下に仕事の指示を出すことで仕事が始まりますが、指示を出し方として「あれ」をやっておいて等、固有の名称を用いらず、相手がわかっている前提で話をしてしまうことです。

その仕事の指示を受けた側は、相手の意図を自己解釈して仕事を進めることになります。

もちろん伝わる場合もありますが、たいていの場合は、指示を出した側は求めた成果を得ることができないといったことが起こります。

また、指示を受けた側は評価を得ることができなくなってしまいます。

指示を出す方からすると、相手が理解しているものとして話をしてしまいがちです。

また自分では分かりやすく指示を出しているつもりでいます。

受け手側からすると、相手の指示に対して、一度自分の中で咀嚼して理解をするわけですが、その過程で誤った認識をしてしまうことがあるものと認識しましょう。

その対処法とは?

普段のやりとりにおいて、抽象的な言葉や、曖昧な指示をしていないかをチェックします。

それでもなかなか癖は抜けないので、指示をする側は相手が理解していない前提で依頼をすることがが大切です。

受け取る人にとっては、それぞれに関心や重要だと思う点が違うからです。

また、想定する成果を得たいのであれば、より理解しやすいように重要度に応じて順位をつけて伝えることも有効です。

そうすることで、指示を遂行する上で迷ってしまった時や、時間の余裕がない場合に優先する仕事を容易に選択することができます。

いつでも部下や同僚が質問できる環境を作ることも大切です。

整理整頓ができていない

業務上で起こるミスのほとんどが基本的なことができないないことから起こることがあります。

単純に整理整頓ができていない場合には、進行中の仕事と終了した仕事、新しく始める仕事などの書類やデータが混在していることがあります。

現在自分はどの業務を行っているのか、業務がどこまで進行しているかなどを、その度に確認しなければならず、余計な時間がかかってしまうことも多いようです。

その対処法とは?

なかなか整理整頓ができない人には、いつの間にか必要なものと不要なものが混在してしまうことが多いようです。

机上で一週間使用しなかったものについて、定期的に本当に必要かどうか検討させます。

必要なものであれば、ファイリングする、ボックスなどに収納させるなどのルールを作成するのもの良いでしょう。

必要ないと判断したものについては速やかに破棄させます。

個人で対処できないようであれば、業務を終えたものと、進行中のものを分類しておく共有のファイルやボックスを利用させることで、本人以外の視線が渡るようにします。

その結果、徐々に本人に自覚が生まれるでしょう。

予定の積み込みすぎ

仕事は段取りが8割、仕事が2割という言葉があります。

事前予定を立てて、そのスケジュールに沿って仕事を行っている方は多いでしょう。

事前に予定を立てるのは良いのですが、一部の方はどの時間帯も隙間なく予定を詰め込んでおり、身動きが取れなくなっている方も少なくないようです。

実際に予定を立てるのと、実際に業務を行うことには差異があり、ほとんどの場合予定通りに物事が進むことは少ないようです。

想定していなかった予定が割り込んできたり、トラブルが発生して、対処をしていたらその日の業務をする時間が取られてしまうなんてことも。

特に完璧主義の傾向がある人は注意が必要です。

事前に計画した事柄について必ず実行、達成しようとするため、予定が崩れた途端にますます計画が破綻し、どの仕事についても完了しなかったということにつながってしまいます。

その対処法とは?

余裕を持ったスケジュールを組むことが大切です。

一日のスケジュールの中で空きを作る、自由に使える時間を設定する。

一週間の中で、空きのある日を設定し、問題が起きた時にはその時間を対処する時間に当てるなどの工夫ができます。

しかし余裕ばかりみてスケジュールを立ててしまうと生産性が落ちてしまうことも。

スケジュールを立てるには慣れが必要ですが、周囲で効率良く業務を行っている方に必要であれば相談、アドバイスをもらうことも良いでしょう。

確認の不足

業務の流れとして、通常は指示を出す側と、指示を受ける側とに分類できます。

自分では伝えたつもり、理解したつもりでも、実は双方のやり取りの中で認識のズレが起こり、望む結果が得られないということが往々にしてあるのです。

ミスが起きてから対処をするとなると、大変な労力となります。

一言声をかける、相談していれば防げるミスも多いのです。

その対処法とは?

注意喚起を行うことや、ミスが起きた際の情報の共有を行うことが基本になります。

それでもなかなか状況が改善しない場合には、ダブルチャックなどの仕組みを構築する、または確認業務を行う人の組み合わせを変えるなどの工夫が必要になります。

ミスが発生するまでには、ほとんどの場合前兆があります。

「いつもとちょっと違うぞ」「なんか変だなぁ」と実は一部の社員が早期に気付いているいることがあります。

「おかしい」と何かを察した社員が、その時点で報告、相談など通じて確認を行うことで、ミスになる前に小さな労力で解決できる場合があります。

どんなに小さなことでも、異常を感じた時にすぐに相談できる環境作りが大切だと言えます。

責任が明確でない

個々に毎日行う業務については、個々に責任を持って取り組んでいるはずですが、新たに仕事を任される際には、依頼をする側も、依頼を受ける側もどこまでの責任を負うかを確認することが大切です。

自分に責任がない仕事では、成果が出た際には自分の利益と感じ、失敗した際などには責任を負うことなく仕事についてミスが起きた時に、その上司だけが責任を負うということがありますが、しっかりとその業務を行った本人に責任を負わせる

その対処法とは?

新たに部下や、同僚などに仕事を頼む際に当人に責任を持たせることが重要になります。

責任が伴わない仕事には、優先度合いが低かったり、仕事の精度や、求める成果が曖昧になりがちです。

この仕事については、ここからどこまでがあなたの責任において仕事を行うよう、基準を明確にしておきます。

よく上司が責任を一手に引き受けて、部下に自由に動いてもらえる環境を作ることも一つの方法です。

しかし、それだけではいつまでたっても責任を負うことはありません。

ミスの原因を理解していない

ミスを起こしやすい人に共通することとして、ミス自体を把握できない。

ミスを犯していることに気がつかないといったことがあります。

何が一番問題なのかというと、同じミスを繰り返してしまうということです。

その対処法とは?

ミスがおきた際に、ただ漫然と指導をする、叱責するだけでは。

ミスを起こした本人が理解しないままに謝って終わってしまうことがあります。

まず、ミスをしたことを認識させることから始めると良いでしょう。

その後、本人にミスが起きた原因を考えさせます。

大抵の場合は、その時点で自分で解決方法を見つける場合がほとんどです。

ついでの報告

「ほうれんそう(報・連・相)」会社に就職してこの言葉を一度は聞いたことがあると思います。

いわゆる「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとった造語です。

仕事を行う上で大切な要素ではありますが、行うタイミングによっては全く無意味となってしまうことがあります。

報・連・相のどれをとっても、相手がしっかり聞ける状態の時にしなくては、中途半端なものになってしまいます。

例えばなかなか捕まらない先輩や上司に対して、ちょうど廊下ですれ違った時に引き止めて、急ぎ早に報告する。

休憩中や、昼食を摂っている最中に報告するなど、相手が聞ける状態でない時の場合には、往々にして重要な部分が伝わっていなかったり、聞いていたのにもかかわらず忘れてしまっていたということがでてきてしまいます。

その対処法とは?

重要なことを話す際には、廊下や休憩所のような場所でなく、お互いがしっかりと話が聞ける場所で聞くことをおすすめします。

どうしても目の前の業務を行っている時、移動している時などは意識がそちらに向いているので、聞いているつもりでも内容が漏れてしまったり、そもそも聞いたことを忘れてしまったということも起こりがちです。

どちらかが席ついている時に報告を行う。

もしくはあらかじめ打ち合わせの時間を取り交わした上で報告をするなど。

必ず双方が話す、聞く準備ができた時に重要な話をするのがいいでしょう。

それでも時間を合わせることができないようであれば、毎日必ず確認事項をメモやノートに書いて、目を通してもらうことも良いかもしれません。

まとめ

仕事のミスはどんな場合に起きてしまうのかを書いていきました。

ここで紹介した内容が全てではありませんが、総じて言えることは、一度起きてしまったミスに対してしっかりと振り返りを行い、対策を練ることが重要だと言えます。

「次は気をつけよう」とその場で決意をしたとしても、ミスを減らすことにはあまり効果がありません。

思い出すことで、辛い思いや、苦痛を伴うことがありますが、真摯にミスと向き合い、少しでもミスを減らしていけるようにしましょう。

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