就職活動をする時、”営業事務” という職種をよく見かけると思います。

営業事務とは、具体的な仕事内容がイメージしづらいと思ったことはありませんか?

営業なのか事務なのか、はたまた両方なのか。

営業事務というのは、営業活動を行う会社の業務の中で非常に重要な役割を担っています。

大手メーカーで営業事務の仕事をした経験から、営業事務の役割や業務内容について、詳しく解説していきたいと思います。

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営業事務は、一般事務との違いは?

営業事務

営業事務の仕事とは、営業担当者のサポートをすることです。

営業は、直接クライアントに商品を紹介したり、取引先をまわったりして、表に出て扱う商品をアピールしていきます。

一方、営業事務は、営業担当が安心して仕事が出来るように事務処理や秘書的な業務を行い、営業担当の仕事をサポートしています。

主に営業の部署に所属しています。

一般事務

一般事務は、名前の通り、一般的な事務仕事をします。

営業に関する業務だけでなく、内容は広範囲になります。

例えば、人事・総務などの事務は一般事務になります。

どんな部署にも事務仕事というのは存在するので、一般事務職は営業部署に限らず色々な部署にあるポジションです。

営業事務職の具体的な仕事内容

営業活動によって生じる事務処理を担当します。

例えば、受注したオーダーを入力したり、発注をかける業務。

在庫管理や集計業務、売上表などを作成する。

クライアントからの電話を受けたり、営業担当のスケジュールを調整することもあります。

また、会議の資料作成や情報収集など、必要であれば対応することになります。

伝票処理や、売上の見通しなどの報告書を作成することもあります。

会社や業種によって差はありますが、担当する業務は多岐にわたります。

具体的に一つ一つの業務を詳しく見ていきます。

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受発注業務

メーカーは自社工場、または請負の工場に発注することによって商品を製造し、その商品を出荷します。

営業事務は、クライアントからのオーダーを受けた内容を入力することによって、工場や倉庫に指示を出します。

責任を持って商品の受け渡し業務を行う営業事務の代表的な仕事です。

在庫管理

商品が工場や倉庫にどのくらいあるのか把握し、オーダーを受けてすぐに発送できる状態なのかを明確にします。

在庫状況を、定期的に営業担当や上司に報告します。

在庫管理がしっかりしていないと、せっかくの注文をもらっても在庫がないために対応できないということになりかねません。

非常に重要な業務の一つです。

納期管理

商品が予定通りに出来上がるのか、クライアントの求めている納期とバランスを取りながら、工場などの進捗状況を確認し管理します。

納期が遅れそうならば、工場に急ぐように伝えたり、クライアントと調整したりします。

伝票や請求書などの資料作成

営業活動に関する経費などを、会社のシステムに従って処理をします。

営業は出張などがつきものですので、旅費や経費などをきちんと迅速に処理し、かかった経費の報告書を作成することもあります。

プレゼン資料の作成

会議やプレゼンの資料を作ることもあります。

パワーポイントなどを使ったりして、営業担当の求める内容を資料にまとめる作業です。

営業事務になると必ず担当する業務ではありませんが、こういった資料作りの能力が高いと評価されるでしょう。

電話応対

クライアントや、外出先の営業担当からの電話に対応することも大切な業務です。

営業は外回りも多く、その間は事務所で対応する人が必要です。

丁寧で正確な対応をすることが求められます。

データ入力

お客様データや商品データなど、膨大なデータをまとめることも大事な仕事です。

営業担当の求める情報がすぐ得られるように、正確にインプットすることが求められます。

ファイリング業務

必要な資料がすぐに取り出せるように、きちんとファイリングすることは、事務仕事にとって、非常に大切なことです。

迅速に正確にファイリング業務を行い、必要な時にさっと取り出せことができれば、仕事ができる人と思われるでしょう。

営業事務の仕事の難しい点

営業の業務には、やはり繁忙期というのがつきものです。

繁忙期になると、夜遅くまで残業が続くこともあります。

私は展示会のシーズンになると、2~3週間はかなりの残業を覚悟しないといけませんでした。

一年中同じくらいのペースで仕事ができるということはないと思った方がいいでしょう。

営業担当者のサポート業務になるので、チームワークが必要になります。

営業は、成績を出せばある程度自由にやらせてもらえることもあるかもしれませんが、営業事務は、担当する営業のやり方に従っていくことが多くなります。

自分の意見が通りにくいのは理解しておいた方がいいでしょう。

工場やクライアントの間で板挟みになることもあります。

納期を早くしてもらいたいクライアントと、無理な注文は受けたくない工場側との調整役として、板挟みになることがあります。

私は個人的に、この状況が一番大変でした。

どちらにもいい顔をしてしまうと、自分が苦しくなってしまいます。

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やりがいを感じるのは、こんなとき!

普段からお客さんや工場とコミュニケーションを上手にとっていたおかげで、仕事がスムーズに運んだ時はやりがいを感じます。

例えば、お客さんから展示会に間に合わせたいのでこの素材を1週間以内に欲しいなどと頼まれます。

普段工場と円滑にコミュニケーションを取っていると、この分をなんとか至急お願いしたいといった無理なお願いを聞いてもらいやすいのです。

結果、クライアントや営業担当も喜んでくれて、信頼を得ることができます。

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営業事務に求められるスキルは、どんなこと?

Word・Excelなどの基本的なパソコンスキル

基本的にはPCに向かうデスクワークがほとんどなので、基本的なパソコンスキルは必須になります。

Word・Excel での基本的なスキルは、必ず使うことになります。

コミュニケーションスキル、協調性

営業担当、お客様、工場、倉庫などと円滑にコミュニケーションをとって調整することが仕事ですので、コミュニケーションスキルは非常に大切な要素です。

営業部署はチームワークで業務を行うので、協調性が求められます。

電話応対、顧客応対などの基本的なビジネスマナー

直接交渉など表に出るのは営業担当が主になりますが、せっかく営業が取り付けた契約を、事務担当のビジネスマナーができてないために台無しにしてしまっては困ります。

そのため、基本的なビジネスマナーは必須です。

電話対応や来社した顧客にいい印象を持ってもらえるような、社会人としての常識やマナーを身につけておくことは、仕事をしていくで必ず必要になってきます。

臨機応変な対応力

意外と必要な場面が多いのが臨機応変な対応力です。

営業が不在の時に顧客対応をしたり、限られた在庫をどうまわしていくのか、営業に確認しながらの事務処理の中にも、自分で判断する場面があります。

優先順位を組み立てたり、営業や顧客の気持ちを汲んで対応していく能力が必要です。

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自分のスキルが足りてるか、不安になったら

ここで紹介したような必要なスキルが、自分にあるか・足りているのか、と不安に思う人も多いと思います。

もし少しでも気になるようでしたら、一度キャリアアドバイザーの人に相談してみると良いでしょう。

「営業事務をやるべき」「他の職種のほうが向いている」「こういったスキルは自分で学んだほうが良い」などを的確にアドバイスくれるので、実際に転職先を探す前に話を聞いてみるのがオススメです。

相談先としては、20代の人はマイナビジョブ20's30代以上の人はリクルートエージェントが人気なので良いでしょう。

こんなスキルや経験があれば、活かせます!

営業経験

営業経験者が営業事務としてサポートしてくれたら、非常に頼もしい存在として重宝されるでしょう。

業種が違ったとしても、営業という仕事に共通することはたくさんあるはずです。

また、営業の大変さをわかってあげれるということも、チームワークをしていく上で役立つのではないでしょうか。

事務経験

PCを使って事務をしていた経験があり、基本的な操作が可能であれば、即戦力になります。

事務の業務は、一般的な会社での業務に共通することがとても多いので、事務経験があるということは、とても有利です。

PowerPoint、Access

会議やプレゼンの資料作成に必須のPowerPoint スキルがあれば、営業担当や上司から信頼を得られます。

データ管理や集計業務に欠かせないAccessも必須です。

基本的なスキルは研修を受けるなどして、最低限はできるようにしておいた方が良いでしょう。

語学力

部署にもよりますが、海外との業務がある部署では、語学力が高いと仕事の幅が広がり、信頼を得られます。

電話対応の際、英語でも慌てずに対処できれば、英語を活かした業務を任されたり、より能力を活かして仕事ができるでしょう。

また、書類作成やメールでのやり取りで語学ができると重宝されます。

秘書検定の資格

秘書検定は事務職に就く人にとって有用な資格です。

基本的なビジネスマナーや簡単な資料作成などのスキルを網羅しています。

取っておくといい資格の一つです。

広範囲な業務を広く浅く学ぶことができます。

簿記関係の資格

簿記3級以上を取得しておくこともおすすめです。

簿記はどの事務仕事をする上で必ず役立ちますし、特に伝票処理や売り上げ関係の資料作りにも使えるでしょう。

営業事務に向いている人

サポート役が好き

自分が前へ出て目立つよりも、縁の下の力持ちになって支えたいという人には天職と言えます。

いい営業事務が付いてくれたおかげで営業成績が上がった、という話もよく聞きます。

きちんとサポートすることで、チームの仕事がうまく進み、そのことでやりがいを感じることができれば、優秀な営業事務として能力を発揮することができるはずです。

丁寧かつ正確に作業を進められる

多くの事務作業を、ミスなく丁寧にきちんとこなすことができる人、コツコツと作業をするのが好きな人は、営業事務に向いていると言えます。

繁忙期になると、たくさん舞い込む注文を素早く大量に入力しなければいけないこともあります。

調和を大事にして、チームで仕事ができる

チームがまとまっていれば、成績向上に結びつけていくことが期待できます。

営業事務にムードメーカー的な役割を求める会社もあります。

明るく、上手に支えてくれる営業事務がいる職場は仕事をしやすく、それに伴って成績も良くなるのではないでしょうか。

職場の人たちが仕事をしやすいように潤滑油となり、チームワークを大切に気配りができる人は営業事務に向いています。

計画性がある

営業担当のスケジュール管理や、納期管理をすることもあり、常に計画をしっかり立てて対応することが求められます。

先を見越して計画が立てられる人に向いています。

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人の気持ちを察するのが上手な人

営業は、雨の日も雪の日も外回りに出なければならない事もあります。

なにか問題が起きれば矢面に立つのは営業です。

サポート業務を行うにあたって、それぞれの立場によって置かれてる状況を理解し、気持ちを察しながら適切なサポートができる人は、優秀な営業事務として活躍できるに違いありません。

営業事務が向いてない人の特徴は、こちらの記事を参考に!

向き不向きについても、先程紹介したキャリアアドバイザーに相談してみると良いでしょう。

転職のプロなので、優しく丁寧に教えてくれますよ。

営業事務の仕事からのキャリアアップ

秘書の専門職

営業事務の仕事は、秘書業務と重なることが多くあります。

実際に私も営業部署に所属して営業事務のルーティンをしながら、非常任取締役の秘書をしていました。

仕事内容としては、資料作成、スケジュール調整、電話の取り次ぎなどでした。

秘書検定も持っていたので基本的なビジネスマナーなどの面で信頼を得られたことから任命されたようです。

のちに転職した際、秘書業務が中心の仕事をすることになったのも、この時の経験が活きていたと思います。

営業職

営業事務を経験していれば、営業の仕事を身近で見る事ができます。

仕事のできる業績のいい営業を見分ける目も養えます。

営業職同士で手の内を垣間みることは少なくても、事務サポートの立場からは見えるということはよくあります。

いずれは営業職につきたいと思っている人も、まずはサポート業務をしながら、出来る人の仕事の仕方を観察してみると大いに役立つでしょう。

自ら開業

自分で会社を立ち上げようとする時、営業事務の経験があると、仕事に必要な事務仕事をひと通りこなすことができます。

逆に営業や管理職の経験しかないと、細かい事務処理を全く知らないで過ごしていることがあります。

そういった時に営業事務のサポートがあることがいかにありがたかったか、実感するという話も聞きます。

専門性があまり高くないと言われがちな営業事務ですが、その代わり、オールマイティに対応できる能力が身に付くことが強みです。

まとめ

いかがでしたか?営業事務と一言に言っても、その業務内容は多岐に渡ります。

優秀な営業事務になるには、縁の下の力持ちに撤しながらも、チーム全体の仕事がうまく運びやすいようにしっかりサポートをしなければいけません。

営業担当や顧客に感謝されることも多く、やりがいの仕事だと思います。

ぜひ、営業事務のスペシャリストを目指してみてはいかがですか?

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