営業事務は、特に女性に人気で、女性の採用の多い仕事です。

気配り上手で細かな仕事も丁寧に行い、会社になくてはならない存在です。

営業事務が行う業務は多岐に渡るのですが、やったことのない人には仕事内容や、採用面接での受け答えのコツ、面接時の服装がよく分からないと思います。

実際に営業事務として働いていた筆者が分かりやすく教えます。

営業事務の仕事内容

営業事務は、外回りをする営業マンを支えるお仕事です。

基本的に毎日会社に出社する、内勤の仕事です。

デスクワークであり、机の上には電話とパソコンが置かれています。

まず基本的な仕事となるのが、会社にかかってくる電話の応対や、メールやFAXの確認と返信です。

そして、物の売り買いが発生した場合、納品書や請求書の作成、売り先ごとの売上の管理、パソコン上での在庫管理をします。

また、その他の仕事として、営業マンに必要な資料の作成、会社に来たお客さんへのお茶出し、事務用品の管理や発注、郵便物の確認、お歳暮やお中元の発注・発送などもします。

忙しいのは、月末から月初で、1ヶ月分の請求書を作成し、お客さんへ郵送します。

月初には前月の1ヶ月の仕入総額や売上総額、在庫の推移などの資料を作成しなくてはいけません。

営業事務の採用面接で聞かれる4個のこと

営業事務の採用面接で実際に聞かれたことと、入社してから感じた受け答えのコツを教えます。

パソコンの操作について

必ず聞かれるのが「エクセル、ワードの基本的な操作が出来るか」です。

エクセルは、複雑な関数を使っている会社もあります。

その会社の商品知識は入社してから覚えても良いのですが、パソコンのスキルについてはある程度出来ることが求められます。

受け答えのコツ

「エクセルもワードも使えます。」と答えると、入社後に複雑な関数が分からず苦労することになります。

足し算、引き算などの簡単な式しかしたことがないか、どのような関数を使ってどんなことをしたことがあるのかなど、詳しく答えると良いです。

簡単な式しかしたことがない場合、「入社までに分かるようにしたので、どのような関数を学んだら良いでしょうか?」と聞くとかなり好印象です。

わたしは入社後に苦労したので、入社前に本1冊くらい購入し、読んでおいたらよかったなと思いました。

分からないことがあったらどうするか?

わたしが面接で聞かれたのが「分からないことがあった時、自分で解決しようとするか、人にすぐに聞くか、どちらが多いですか?」という質問でした。

受け答えのコツ

営業事務は、あまり自分で決定することがなく、営業からの指示を仰ぐようにする仕事です。

営業の意思がよく分からなければ、分かるまで確認しないと、間違ったことをお客さんに伝えてしまうことになります。

かと言って、何でも聞いているようだと、仕事が出来るようになりません。

「自分で見直して分かることであれば出来るところまでやり、不明点があればすぐに尋ねるようにします。」という答えが一番良いです。

営業事務として働いていると、お客さんから商品の問い合わせがあれば、出来れば希望通りに売りたいと思いますが、在庫があっても営業が考える優先順位があり、お客さんにお断りの電話をすることもありました。

営業とよく話をすることの大切さを感じました。

ですが、一度聞いたことを何度も聞いたり、メモを取らず忘れてしまうと、迷惑を掛けます。

「忘れそうならすぐにメモを取る」を徹底していました。

語学について

輸入業務や輸出業務がある会社だと、語学が出来る人は重宝されます。

履歴書の資格の欄に検定や、日常会話レベル、翻訳可など書いておくと、詳しく聞かれるでしょう。

受け答えのコツ

何年くらい学んだのか、持っている検定はどのくらいのレベルなのか(一通り文法が出来るレベル、またはビジネスレベル等)を伝えると良いです。

語学を生かせる営業事務が希望であればそのように伝えると良いでしょう。

留学経験や海外に住んだ経験のある人は、それも伝えると大きな強みになります。

志望動機と自己PR

どんな仕事の面接でも聞かれることと思います。

営業事務の面接ではどのように答えるのが良いのでしょうか。

受け答えのコツ

まず、志望動機ですが、その会社の商品についてどのように感じているのかを話すと良いです。

嫌いではなく、好きである、興味がある、ということが伝わるように言えば問題ないです。

営業事務の仕事の日常として、特徴となるのが、①内勤である②縁の下の力持ち③気配り上手④こまめな確認と連絡、このような点です。

このようなことが好きで、やりたいという気持ちが伝わる自己PRが出来るととても良いでしょう。

過去の関係のない分野の経験を長く話してしまうと、なぜその分野に進まなかったのかと思われてしまいますので、あくまで営業事務の仕事をしたい!してみたい!ということと、その会社に興味があることを全面に出すと良いと思います。

営業事務の採用面接での注意点

営業事務の採用面接で注意すべき点を教えます。

服装

服装は、スーツが良いです。

ブラウスにジャケット、下はスカートかパンツで、色合いは落ち着いていれば何でも良いでしょう。

営業事務は、きちんとした人が求められるので、服装もきちんとしておいた方が好印象です。

職業柄、お客さんと会うことは少なく、外見の良し悪しはあまり見られないので、あくまできちんとした印象を与えられれば大丈夫です。

会社に着いた時、部屋に入る時、席に座る時のマナー

面接では、初めてその会社を訪れることになると思いますが、ビジネスのマナーがしっかり出来ていると、採用担当者だけでなく、将来一緒に働くことになるかもしれない社内の人々に良い印象を与えられます。

まず、会社に着いたら、①名前②担当者名③何時から面接の約束をしているのか、はっきりと聞こえる声で伝えます。

声が聞き取りやすいことも、営業事務として大切な要素です。

発声練習をするのがおすすめです。(わたしも働いている間、時々発声練習をしていました。)

次に、部屋に入る時は、①ノックをして②「失礼します。」と言います。

席に座る時は、①着席の指示があるまで立っていて、②担当者が来たら「(名前)○○と申します。本日はお時間作って頂きありがとうございます。よろしくお願い致します。」と言うと良いでしょう。

まとめ

営業事務は、日々前向きに成長していこうという意思が感じられる人が求められています。

質問には素直に答えて、頑張って働きますという気持ちを大切にして、面接に臨んでくださいね。


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