営業事務…よく聞く仕事だと思いますが、『営業なのに事務?』という声もチラホラ聞こえてきます。

そんな営業事務について、営業事務がブラックだと思う瞬間についてお話していきたいと思います。

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営業事務の大まかな仕事内容

営業事務の仕事はいくつかに分かれます。

それぞれご説明します。

見積書の作成

営業がお客様と結んだ契約を元に、見積書を作成します。

商品やサービスの数量・単価などを表記し、お客様に提示するものです。

発注

これはお客様に提供する商品を仕入れる際の発注と、本来お客様が作成される発注書をこちらで作成する作業とがあります。

企業によって発注書はお客様に作成してもらうところもありますが、こちら側で予め作成する企業が多いかと思います。

納品書の作成

お客様に実際に商品やサービスを提供する際に『これを納品します』という意味で作成する書類になります。

ここで漏れていたり余分な物が入っていたりすると、無料で提供することになったりお客様から過剰に代金をいただくことになり、後からトラブルになりかねない為、注意が必要です。

請求書の作成

見積書を踏まえてお客様に商品やサービスを提供するのですが、後から追加・削除になった分を反映させ、お客様が実際に使われた商品やサービスの料金を請求をします。

ファイリング

取引上発生した書類などのファイリングは、とても重要な仕事です。

それぞれ保存期間も決まっているので、間違えずに行うことが必要とされます。

もしここで紛失したりしてしまうと、個人情報の流出に繋がったり、後からトラブルになった時に証拠が無いという状況に陥ってしまいます。

電話対応

基本的に営業担当者は外に出ていることが多い為、会社が携帯電話を支給しています。

しかしお客様の中には、携帯電話ではなく事務所に直接電話をかけてくる方もいらっしゃるので、そういった電話の対応をすることがあります。

そして、受けた内容を営業に引き継ぐという流れになります。

また、新規のお客様からの問い合わせの対応もありますので、電話対応は重要な業務です。

さらに、この電話対応の中にはクレーム対応も含まれます。

顧客からのクレームがほとんどですが、稀に顧客外の方のクレームが入ることがあります。

「おたくの営業車のせいで道路を通れない」

「おたくの営業マンのセールスがうるさい」

などなど…。

でもここで対応の仕方を間違えてしまうと、今後の自社のイメージ悪化に繋がりかねないので、慎重に丁寧に対応しなければなりません。

来客対応

お客様や取引先が営業担当者を訪ねてきたり、新規のお客様が来訪されることがありますので、そういった方の対応をします。

応接室へご案内し、お茶をお出しするというのが一般的です。

ここで営業事務が対応できることであれば、スムーズに対応します。

受注、出荷、在庫管理

お客様からの受注、お客様への出荷、仕入れなどを行います。

また自社で在庫を持っている場合は、その在庫の管理も営業事務が担うことが多いです。

各種企画書・プレゼン資料の作成

社内外問わず様々な企画書を作成するのも、営業事務の仕事の1つです。

営業担当者から上がった企画を、どうにか通るように試行錯誤し、企画書を作ります。

顧客管理

自社が抱える顧客の個人情報や取引内容などの管理をします。

契約更新が近いお客様がいたらそれを営業担当者に連絡し、契約継続の手続きをしたりもします。

ここで更新手続きが漏れてしまうと自動解約となってしまい、お客様にご迷惑をかけることになってしまいます。

業務推進

「いかに業務を効率的に進めていくか」の改善計画を作成し、提出します。

営業担当者と営業事務、他の部署がどのようにしたら円滑に業務を行えるのかを常に考えます。

またライバル企業や世の中の傾向を調べ、メールや社内報にて他職員に共有することもあります。

営業事務がブラックな仕事だな…と感じた4個の瞬間とは?

どの仕事にも、ブラックだと感じる部分はあるものではないでしょうか。

ここでは、営業事務の仕事がブラックだなと感じる一面をご紹介します。

休憩時間が休憩時間ではない

会社にもよりますが、休憩時間は自分のデスクで過ごすことが多いと思います。

実際、私が営業事務をしていた会社はそうでした。

休憩時間のベルが鳴るとデスクを片付け、そのまま昼食をとります。

しかしこれが問題で、デスクに電話が掛かってきたら対応しなければなりませんし、営業担当者からの緊急の書類作成などにも対応しなければなりません。

また、1時間の休憩時間があっても、仕事が溜まっていると早めに切り上げて業務を再開することもしばしば…。

本音としては、休憩時間はしっかりとりたいものです。

なぜそうなるの?

1番の原因は、デスクで休憩時間を過ごすことです。

デスクには電話もあるしPCもあるし書類もある…手を伸ばせばすぐ仕事がある状況だから、いけないんだと思います。

また営業担当者はお客様に合わせるため、休憩時間がバラバラなので、こちらの休憩時間を考慮せず仕事を頼んでくる人が多いです(笑)。

『緊急で』って言われると、こちらもついついやってあげてしまうんですよね…。

それも原因の1つだと思います。

仕事量が多すぎる

上にも営業事務の仕事を書きましたが、これは大まかに説明したもので、細かく言えばもっと沢山あります。

例を上げると、備品の発注、ファイリング等です。

備品の発注は必要な人が発注すればいいし、ファイリングも書類を完了した人が都度行えば済むものまで回ってくるので、仕事量が多くなってしまいます。

なぜそうなるの?

やはり兼任化だと思います。

営業事務と一般事務を兼任させている企業は多いのではないでしょうか?

本来営業事務とは営業担当者のサポートです。

しかし『事務』と付くことで、一般的な事務処理や庶務まで任されてしまいます。

まぁ、営業担当者が使うファイルを発注するのは営業のサポートだと言われればそうなのですが、何か違うんじゃない?

と思っている営業事務の方は多いです。

お客様の接待に連れて行かれる

今は接待はご法度とされていますし、これはブラック(セクハラ・パワハラ)と感じる方もいれば、当然のことだと思う方もいるので、一概には言えません。

私は後者で特に気にはならないのですが、同僚で不満に思っている人も多かったので書かせてもらいました。

最近では割り勘が多いので『接待』というのとは違うかもしれませんが、営業担当者はお客様との親交を深める為に、食事に行ったり飲みに行ったりします。

その際に女性社員が何人か誘われるということです。

もちろん断ることもできますが、営業担当者から頼まれたし奢ってもらえるということで、ついていく営業事務は多いです。

なぜそうなるの?

昔からの企業では、接待の習慣が抜けていないということでしょう。

昔ならば接待に女性社員を連れて行くというのは普通だったので…。

また営業担当者の中には『普段お客様と接したことがないから良い機会になる』という意味で誘ってくれる人もいます。

それを良しと捉えるかどうかは人それぞれですね。

あとは取引先からの要望であれば、営業担当者が断れないのもあるでしょう。

『それこそパワハラじゃない⁈』と思われるかもしれませんが、人間関係はそう簡単に割り切れるものではないので、仕方がないのかもしれません…。

営業担当者のミスが自分のミスになる

これは、営業担当者が自分のミスをこちらのミスだ、と言ってくることがある、ということです。

『電話で変更を伝えた』『電話で確かに発注した』などと言ってきます。

どれも『電話』で証拠が無い為、こちらのミスということにされてしまうのです。

これはもう営業担当者の人柄というか人それぞれなのですが、責任転嫁されることは多々あることだと思います。

なぜそうなるの?

これはもう営業担当者の責任逃れですね。

お客様からの注文を発注し忘れていて怒られた→営業事務のせいにすれば自分は逃れられる→お客様には『今後こういったことの無いようによく言っておきます』と説明し、一件落着!というところでしょうか。

お客様が営業事務に直接名指しのクレームを入れたりすることはほとんどないので、営業担当者はこういうやり方で逃げているんでしょうね(笑)。

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営業事務の仕事が楽しいと思う5個の理由

ここまで『ブラック』だと思うことについてお話してきましたが、楽しいことややりがいももちろんあります。

ここからはそんな楽しいことや、やりがいについてお話していきます。

達成感が得られる

営業事務は営業担当者のバディのような存在。

営業担当者が目標やノルマを達成した時の達成感といったらないです。

また、それらの数字は会社全体の成長にも関わってきますから、会社の業績が上がるとより一層達成感が得られるでしょう。

縁の下の力持ち

営業事務は、営業担当者と顧客の橋渡しをする存在でもあります。

営業担当者の説明が分かりづらく事務所に問い合わせがあった時は、しっかりと説明しフォローします。

これはクレームがあった時も同じで、営業担当者をしっかりとフォローしつつお客様の不満や疑問を解消し、お互いのわだかまりを解く手助けをします。

そして、営業担当者とお客様の仲を上手く取り持つことができ契約となった時は、難しいパズルを解けたような…そんな感覚になります。

やりがいを感じられる

上に書いたことと被るものもありますが、営業事務をやっていると「やりがい」を感じることは多いです。

そこでどんなやりがいを感じるのかお話したいと思います。

自分の可能性を見いだせる

目標やノルマを達成したことによって、自分の可能性を発見することがあります。

例えば営業担当者がまだ歴が浅い人だった場合、営業事務のサポートはとても大切なものになります。

大まかな仕事は先輩や上司から教えてもらいますが、細かな商品やサービスのことまでは細かく教えてもらえません。

お客様にご提案している際に、分からないことを聞かれることもあるでしょう。

そんな時営業事務にヘルプの電話が掛かってくるのです。

営業担当者に直接説明することもあれば、電話を代わってお客様に直接ご説明することもあります。

そしてそういった契約が上手く結べた時、とてもやりがいを感じることができます。

「ありがとう」をたくさん言われる

営業事務の仕事は、営業担当者のバディのような存在と書きました。

営業担当者から、企画書や見積もりなど様々な書類の作成を頼まれることが多いです。

時には「この期日までにはどう頑張っても無理!」と言うくらいの無理難題を押し付けられることもあります。

しかしその分「ありがとう」をたくさん言われます。

「ありがとう」と言われたいが為にやっている訳ではありませんが、言われて嬉しくない人はいませんよね。

また、「ありがとう」を言われるのは営業担当者からだけではなく、お客様からもよく言われます。

「分からなかったことを教えてくれてありがとう」

「営業担当者をサポートして良い契約を結べるようにしてくれてありがとう」

時にクレームの電話をかけてきた人からの「親身になって聴いてくれてありがとう」

など、たくさんの人からたくさんのありがとうを言われ、「次も頑張ろう!」「これからも頑張ろう!」とやりがいが出てくるのです。

営業事務のやりがいは、こちらの記事も参考に!

会社の概要を知ることができる

どういうこと?と思われるかもしれませんが、簡単に言うと「自社の傾向を知ることができる」と言うことです。

どの商品やどのサービスが人気なのか、逆に不評なのはどれかを知ることができます。

そして営業事務にはお客様からの苦情の電話を受ける役目もありますので、客観的な意見を直に感じることで、自社のことを一歩引いた目で見ることができます。

また業務上ライバル企業のリサーチもするので、世の中の傾向を知ることもできるのです。

休みと仕事がはっきりとしている

時には休日に出勤しなければならないこともありますが、基本的に土日は休みですし、オンとオフを切り替えやすい仕事なんじゃないかなと思います。

もちろん土日休みではない会社もありますが、休みの日はしっかり休みを取れるかと思います。

まとめ

営業事務の仕事についてお話してきましたが、いかがでしたでしょうか?

普通の事務とは違う、でも営業をするわけではない…。

ちょっと分かりづらいお仕事ですが、会社を下から支えている「縁の下の力持ち」なのです。

「大丈夫?ブラックじゃない?」と思う瞬間もありますが、楽しくやりがいのある仕事でもあるので、興味を持たれた方はぜひ一度、求人を覗いてみてください。


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