営業事務はブラックなんて話を聞いたことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか?

営業事務はよく聞く仕事だと思いますが「事務なのに営業?」と業務内容については具体的にわからず、混乱しがちですよね。

今回は、営業事務がきついと思うブラックな瞬間や、その逆にそれでも楽しいと思う瞬間について話していきたいと思います。

感じ方は人それぞれなので、あなたに合う職業なのか見極めましょう。

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営業事務の大まかな仕事内容

営業事務の仕事は幾つかに分かれます。

それぞれご説明します。

見積書の作成

営業がお客様と結んだ契約をもとに見積書を作成します。

商品やサービスの数量・単価などを表記し、お客様に提示するものです。

発注

お客様に提供する商品を仕入れる際の発注と、本来はお客様が作成する発注書をこちらで作成する業務があります。

企業によっては発注書はお客様に作成してもらうところもありますが、こちら側で予め作成する企業が多いかと思います。

納品書の作成

お客様へ実際に商品やサービスを提供する時に「これを納品します」という意味で作成する書類になります。

ここで漏れていたり余分な物が入っていたりすると、無料で商品やサービスを提供することになったりお客様から過剰に代金を頂くことになり後からトラブルになり兼ねない為、注意が必要です。

請求書の作成

見積書を踏まえてお客様に商品やサービスを提供するのですが、後から追加・削減になった分を反映させ、お客様が実際に使われた商品やサービスの料金を請求します。

ファイリング

取引上発生した書類などのファイリングは、とても重要な仕事です。

それぞれ保存期間も決まっているので、間違えずに行うことが必要とされます。

もしここで紛失してしまうと、個人情報の流出に繋がったり、後からトラブルになった時に証拠がないという状況に陥ってしまいます。

電話対応

基本的に営業担当者は外に出ていることが多い為、会社が携帯電話を支給しています。

しかしお客様の中には携帯電話ではなく事務所に直接電話を掛けてくる方もいらっしゃるので、そういった電話の対応をすることがあります。

そして、受けた内容を営業に引き継ぐという流れになります。

また、新規のお客様からの問い合わせの対応もありますので、電話対応は重要な業務です。

更に、この電話対応の中にはクレーム対応も含まれます。

顧客からのクレームがほとんどですが、稀に顧客外の方のクレームが入ることがあります。

「お宅の営業車のせいで道路を通れない」

「お宅の営業マンのセールスがうるさい」

など、様々です。

しかし、ここで対応の仕方を間違えてしまうと今後の自社のイメージ悪化に繋がり兼ねないので、慎重に丁寧に対応しなければなりません。

来客対応

お客様や取引先が営業担当者を訪ねてきたり、新規のお客様が来訪されることがあるので、そういった方の対応をします。

応接室へご案内しお茶をお出しするというのが一般的です。

ここで営業事務が対応できることであれば、スムーズに対応します。

受注、出荷、在庫管理

お客様からの受注、お客様への出荷、仕入れなどを行います。

また自社で在庫を持っている場合は、その在庫の管理も営業事務が担うことが多いです。

各種企画書・プレゼン資料の作成

社内外問わず、様々な企画書を作成するのも、営業事務の仕事の一つです。

営業担当者から上がった企画をどうにか通るように試行錯誤し、企画書を作ります。

顧客管理

自社が抱える顧客の個人情報や取引内容などの管理をします。

契約更新が近いお客様がいたらそれを営業担当者に連絡し、契約継続の手続きをしたりもします。

ここで更新手続きが漏れてしまうと自動解約となってしまい、お客様に迷惑をかけることになってしまいます。

業務推進

「いかに業務を効率的に進めていくか」の改善計画を作成し、提出します。

営業担当者と営業事務、他の部署がどのようにしたら円滑に業務を行えるのかを常に考えます。

また、ライバル企業や世の中の傾向を調べ、メールや社内報にて他職員に共有することもあります。

「営業事務がブラックな仕事だな」と感じた4つの瞬間とは?

どの仕事にも、ブラックだと感じる部分はあるものではないでしょうか。

ここでは「営業事務の仕事がブラックだな」と感じる一面を紹介します。

休憩時間が休憩時間ではない

会社にもよりますが、休憩時間は自分のデスクで過ごすことが多いと思います。

実際、私が営業事務をしていた会社はそうでした。

休憩時間のベルが鳴るとデスクを片付け、そのまま昼食をとります。

しかしこれが問題で、デスクに電話が掛かってきたら対応しなければなりませんし、営業担当者からの緊急の書類作成などにも対応しなければなりません。

また、1時間の休憩時間が設けられていても、仕事が溜まっていると早めに切り上げて業務を再開することもしばしば。

本音としては、休憩時間はしっかり取りたいものです。

なぜそうなるの?

一番の原因は、デスクで休憩時間を過ごすことです。

デスクには電話もPCも書類もあります。

手を伸ばせば常に仕事がある状況だから良くないのだと思います。

また、営業担当者はお客様に合わせるために休憩時間がバラバラなので、こちらの休憩時間を考慮せず仕事を頼んでくる人が多いです。

「緊急で」と言われると、こちらもついついやってしまうのです。

それも原因の一つだと思います。

仕事量が多すぎる

上にも営業事務の仕事を書きましたが、これは大まかに説明したもので、細かく言えばもっと沢山あります。

例を挙げると、備品の発注、ファイリング等です。

備品の発注は必要な人が発注すれば良いし、ファイリングも書類を完了した人が都度行えば済むものなのですが、そのようなものまで回ってくるので仕事量が多くなってしまいます。

なぜそうなるの?

やはり兼任化だと思います。

営業事務と一般事務を兼任させている企業は多いのではないでしょうか?

本来、営業事務とは営業担当者のサポートです。

しかし「事務」と付くことで、一般的な事務処理や庶務まで任されてしまいます。

営業担当者が使うファイルを発注するのは、営業のサポートだと言われればそうなのですが、何か違うのではないか?

と感じている営業事務の方は少なくないと思われます。

お客様の接待に連れて行かれる

今では接待はご法度とされていますし、これはセクハラ・パワハラだと感じる方もいれば、当然のことだと思う方もいるので、一概には言えません。

私は後者で、特に気にはならないのですが、同僚で不満に思っている人が多かったので書かせてもらいました。

最近では割り勘が多いので「接待」というものとは違うかもしれませんが、営業担当者はお客様との親交を深める為に、食事に行ったり飲みに行ったりします。

その際に営業事務も誘われることがあります。

勿論断ることもできますが、営業担当者から頼まれたし奢ってもらえるということで、付いて行く営業事務は多いです。

なぜそうなるの?

昔からの企業では、接待の習慣が抜けていないということでしょう。

また、営業担当者の中には「普段、お客様と接したことがないから、良い機会になる」という意味で誘ってくれる人もいます。

それを良しと捉えるかどうかは人それぞれですね。

営業担当者のミスが自分のミスになる

これは、営業担当者が自分のミスをこちらのミスだと言ってくる場合がある、ということです。

「電話で変更を伝えた」「電話で確かに発注した」などと言ってきます。

どれも「電話」で言った言わないの話となり証拠がない為、こちらのミスということにされてしまうのです。

これは営業担当者の人柄にもよるのですが、責任転嫁されることは多々あると思います。

なぜそうなるの?

これはもう営業担当者の責任逃れですね。

「お客様からの注文を発注し忘れていて怒られた」

→「営業事務のせいにすれば、自分は逃れられる」

→「お客様には『今後こういったことの無いようによく言っておきます』と説明し、一件落着」

というところでしょうか。

お客様が営業事務に直接名指しのクレームを入れたりすることはほぼないので、営業担当者はこういうやり方で逃げているのでしょう。

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営業事務の仕事が楽しいと思う5個の理由

ここまで「ブラック」だと思うことについて話してきましたが、楽しいことややりがいも勿論あります。

そんな楽しいことややりがいについてお話します。

達成感が得られる

営業事務は、営業担当者のバディのような存在。

営業担当者が目標やノルマを達成した時の達成感はやはり何にも代えがたいもの。

また、それらの数字は会社全体の成長にも関わってきますから、会社の業績が上がるとより一層達成感が得られるでしょう。

縁の下の力持ち

営業事務は営業担当者と顧客の橋渡しをする存在でもあります。

営業担当者の説明が分かりづらく事務所に問い合わせがあった時などは、しっかりと説明しフォローします。

これはクレームがあった時も同じで、営業担当者をしっかりとフォローしつつお客様の不満や疑問を解消し、お互いのわだかまりを解く手助けをします。

そして、営業担当者とお客様の仲を上手く取り持つことができ、晴れて契約となった時は、難しいパズルを解けたような感覚になります。

やりがいを感じられる

上に述べたことと被るものもありますが、営業事務をやっていると「やりがい」を感じることは多いです。

そこで、どんなやりがいを感じるのかお話したいと思います。

自分の可能性を見出せる

目標やノルマを達成したことによって、自分の可能性を発見することがあります。

例えば営業担当者がまだ歴が浅い人だった場合、営業事務のサポートはとても大切なものになります。

大まかな仕事は先輩や上司から教えてもらいますが、細かな商品やサービスのことまでは細かく教えてもらえません。

お客様に提案している際に、分からないことを訊かれる場合もあるでしょう。

そんな時、営業事務にヘルプの電話が掛かってくるのです。

営業担当者に直接説明することもあれば、電話を代わってお客様に直接説明することもあります。

そして、そういった契約が上手く結べた時、とてもやりがいを感じることができます。

「ありがとう」を沢山言われる

営業事務の仕事は、営業担当者のバディのような存在と書きました。

営業担当者から、企画書や見積もりなど様々な書類の作成を頼まれることが多いです。

時には「この期日までにはどう頑張っても無理!」というくらいの無理難題を押し付けられることもあります。

しかしその分「ありがとう」を沢山言われます。

「ありがとう」と言われたいが為にやっているわけではありませんが、言われて嬉しくない人はいませんよね。

また「ありがとう」という言葉は営業担当者からだけではなく、お客様からもよく言われます。

「分からなかったことを教えてくれてありがとう」

「営業担当者をサポートして、良い契約を結べるようにしてくれてありがとう」

時に、クレームの電話をかけてきた人からの「親身になって聞いてくれてありがとう」

など、多くの人から沢山の「ありがとう」を言われ、「次も頑張ろう!」「これからも頑張ろう!」とやりがいが出てくるのです。

営業事務のやりがいについては、こちらの記事も参考になるかと思います。

会社の概要を知ることができる

「どういうこと?」と思われるかもしれませんが、簡単に言うと「自社の傾向を知ることができる」ことです。

どの商品やどのサービスが人気なのか、逆に不評なのはどれかを知ることができます。

そして営業事務にはお客様からの苦情の電話を受ける役目もありますので、客観的な意見を直に感じることで自社のことを一歩引いた目で見ることができます。

また業務上、ライバル企業のリサーチもするので、世の中の傾向を知ることもできるのです。

休みと仕事がはっきりとしている

時には休日に出勤しなければならないこともありますが、基本的に土日は休みですし、オンとオフを切り替えやすい仕事なのではないかと思います。

勿論、土日休みではない会社もありますが、休みの日はしっかり取れるかと思います。

まとめ

営業事務の仕事についてお話してきましたが、いかがでしたでしょうか?

普通の事務とは違う、でも営業をするわけではない。

少し分かりづらい仕事ですが、会社を下から支えている「縁の下の力持ち」なのです。

「大丈夫?ブラックじゃない?」と思う瞬間もありますが、楽しくやりがいのある仕事でもあるので、興味を持たれた方は是非一度、求人を覗いてみてください。




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